13 uittreksel samenstelling delegatie raad voor klankbordgesprek

Uittreksel “Handreiking burgemeesters – benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid”

SAMENSTELLING DELEGATIE NAMENS DE RAAD Compacte afvaardiging Een klankbordgesprek is een gesprek tussen de burgemeester en de gemeenteraad. In de praktijk betekent dat een gesprek tussen de burgemeester en een afvaardiging van de gemeenteraad. Wie en hoeveel raadsleden worden afgevaardigd ligt nergens vast. Er zijn dan ook verschillende invullingen, zowel in aantal als in persoon (variërend van alle fractievoorzitters tot ‘enkele’ raadsleden die ervaring hebben met het voeren van dergelijke gesprekken). Bij voorkeur zijn een of enkele leden van de vertrouwenscommissie bij benoeming ook betrokken bij de klankbordgesprekken. Op die manier is niet alleen de burgemeester zelf degene die vanaf het begin betrokken is. Het is ook raadzaam het aantal deelnemers niet overbodig groot te maken. Dit vergroot de kans dat er een echt gesprek ontstaat en bovendien krijgt iedere deelnemer zo een kans deel te nemen aan het gesprek. Een te grote delegatie vanuit de gemeenteraad heeft als risico dat het een eenzijdig vraaggesprek wordt, terwijl het gesprek als doel heeft om op basis van gelijkwaardigheid feedback te geven en te ontvangen en mogelijke verbeteringen te bespreken. Een afvaardiging van drie tot vijf leden ligt voor de hand. Uiteraard moet de feedback wel voldoende recht doen aan de opvattingen die binnen de gemeenteraad leven over het functioneren van de burgemeester.

Dit betekent dat de afvaardiging van de gemeenteraad in haar proces goed nadenkt over de wijze waarop de gemeenteraad input kan aandragen voor het klankbordgesprek. Geen politieke samenstelling Een evenwichtige afspiegeling van de gemeenteraad is belangrijk. Dit betekent niet dat alle fracties vertegenwoordigd dienen te zijn. Het beoordelen van het wederzijds functioneren is immers geen politiek of beleidsinhoudelijk doel. Een evenredige vertegenwoordiging van oppositiepartijen en coalitiepartijen of een afvaardiging uit alle partijen kan de suggestie wekken dat de politieke overtuiging er wel toe doet. Achtergrond leden Bij de samenstelling van de afvaardiging van de gemeenteraad voor het klankbordgesprek is het belangrijk vooral leden te vinden die elkaar qua competenties goed aanvullen. Een diverse en evenwichtige samenstelling is daarom belangrijk. Daarnaast is het goed ervoor te zorgen dat de mensen die het klankbordgesprek voeren voldoende ‘status en statuur’ hebben. Dit helpt om te voorkomen dat het bijvoorbeeld een eenzijdig ‘gesprek’ wordt van de burgemeester in de richting van raadsleden, of dat er onvoldoende diepgang in het gesprek zit. Het succes van de gesprekken wordt zowel bepaald door de organisatie als door de deelnemers aan het gesprek.

Zorg daarom dat de commissie zo is samengesteld dat de raadsleden het gezamenlijk in zich hebben om zuiver, integer en duidelijk feedback te geven op de verschillende aspecten van het functioneren van de burgemeester. Voorzitter Voor een goed en overzichtelijk verloop van de klankbordgesprekken is het aanwijzen van een voorzitter of gespreksleider wenselijk. De voorzitter waarborgt als procesbegeleider het open en lerende karakter van het gesprek. Naast het leiden van de vergadering op de meer vergadertechnische aspecten en het helpen scheppen van een open sfeer, dient de voorzitter te waken voor

Uittreksel “Handreiking burgemeesters – benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid”

politiek geladen bijdragen. De voorzitter moet ook de gelijkwaardigheid bewaken en daarvoor bijvoorbeeld letten op de verdeling van de spreektijd. Gelet op het beperkte aantal deelnemers aan het gesprek, kan de voorzitter ook inhoudelijk deelnemen aan het gesprek. Het staat iemand vrij te kiezen voor voorzitterschap/gespreksleiding door een raadslid (bijvoorbeeld de nestor of de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad of de voorzitter 69 van de vertrouwenscommissie) of door een externe gespreksleider. Een externe begeleiding kan extra markeren dat de aard van dit gesprek anders is dan de reguliere contacten van een raadslid met de burgemeester. Het verdient dan wel aanbeveling dat zowel de raadsleden als de burgemeester hiermee vooraf instemmen. Ook dient de geheimhouding te allen tijde goed gewaarborgd te worden. Dit kan door de externe gespreksleider een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen. Vervanging De gemeenteraad kan vooraf beslissen op welke wijze met ziekte of afwezigheid van een afgevaardigd raadslid wordt omgegaan. Zeker bij een compacte afvaardiging van de gemeenteraad kan de afwezigheid van een van de raadsleden goed worden gevoeld. Een oplossing hiervoor is een raadslid als reserve aan te wijzen. Uiteraard kan ook worden afgesproken dat er geen vervanging plaatsvindt.

Hoe de keuze ook uitpakt, het is aan te raden dat hierover aan de voorkant afspraken worden gemaakt, zodat het niet van de persoon of de situatie afhangt hoe de afwezigheid wordt opgelost.