11 bijlage 4 Bijlage Memo Office 365 Raad def.docx

MEMO Raad Afkomstig van

Rogier Winkelhorst

Tst.nr.

(015) 380 4285

Afdeling

Bedrijfsvoering

Voorstel d.d.

16 november 2022

Registratienummer

0000138601

Portefeuillehouder

Onderwerp

Transitie Office 365

Vergadering Raad

Inleiding De memo is een bijlage van het Raadsvoorstel over de transitie naar Office 365 en het beschikbaar stellen van middelen daarvoor. U leest in deze memo over de aanstaande transitie naar Microsoft Office 365. Dit is geen eenvoudige migratie naar een nieuw pakket, maar heeft impact op de manier waarop wij ons werk doen. In deze memo leest u achtergrondinformatie die kan helpen bij het duiden van deze ontwikkeling en bij het maken van de beslissingen uit het gelijktijdig verstuurde raadsvoorstel. Deze memo gaat over een onontkoombare ontwikkeling die in eerste instantie intern (organisatie) gericht lijkt. De informatie hieronder schetst dan ook met name de organisatorische gevolgen. Dat laat onverlet dat het doel en de bedoeling van software en kantoorapplicaties is om de samenwerking te bevorderen, om informatie makkelijker en beter te ontsluiten en veilig te werken. Dit is nodig om het werk te kunnen doen en om een goede dienstverlening te bieden naar onze inwoners en ondernemers. Of anders geformuleerd: doen wij dit niet, niet volledig of niet tijdig, dan heeft het negatieve impact op de bedrijfscontinuïteit en dienstverlening. Inhoud memo Microsoft Office is een kantoorsoftwarepakket van Microsoft. Onze organisatie werkt met dit pakket en volgt ook de ontwikkelingen van Microsoft.

De laatste jaren is Microsoft bezig met een nieuw platform en licentiemodel voor de afname van dit softwarepakket, namelijk Microsoft Office 365. De overgang naar Microsoft Office 365 is een van de grote projecten en qua kosten de grootste uit ons informatiebeleidsplan 2022-2026. Microsoft heeft dit licentiemodel ontworpen om al hun software vanuit een Cloudplatform aan te bieden. Ook wil Microsoft steeds minder applicaties verkopen als los product en meer vanuit services (diensten) gaan werken. Het afnemen van Office 365 betekent dat je een dienst afneemt inclusief alle technische werkzaamheden eromheen. Dat heeft als voordeel dat je als organisatie deels ontzorgd wordt en flexibeler bent binnen de afgenomen software. Uitbreiding van licenties of modules zijn dan een kwestie van geld en niet van capaciteit en kennis op technisch vlak. Dat is een prettige ontwikkeling. Het vraagt echter wel om extra regie (regie op het geheel). Ook zullen de beheerders van de Office producten een cruciale rol gaan vervullen in de ontwikkeling van de software binnen onze organisatie, aangezien deze software leidend wordt in onze infrastructuur. Een snelle keuze maken voor een applicatie kan op dit moment niet (of nauwelijks) meer. De te maken keuzes grijpen steeds verder in op elkaar en op onze infrastructuur.

Dit betekent ook dat we als organisatie minder invloed hebben op de manier van werken, maar steeds meer aansluiten op de ’Microsoft gedachte’. In het coalitieakkoord staat opgenomen dat “… (we) willen voorkomen dat we te afhankelijk zijn van IT-leveranciers …”. De afhankelijkheid van in dit geval Microsoft is echter een gegeven. En daarmee is ook een gegeven dat wij hun ontwikkeling volgen. Het gaat hier nadrukkelijk om het volgen van de strategie. We houden zelf regie op onze processen en data.

Inhoudelijk is dit is naar onze mening een goede ontwikkeling, omdat het past in onze Cloud strategie. Maar het is wel een ingrijpende ontwikkeling waarin we weinig keuzeruimte hebben. Dit is de weg die Microsoft is ingeslagen. Het alternatief: afstappen van Microsoft, is een enorme uitdaging en niet reëel. Veel van onze andere applicaties voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering maken gebruik van Microsoft en zijn hiervan afhankelijk. Daarnaast volgen ook Apple en Google een vergelijkbare Cloud strategie. Dus ook als we zouden switchen, moeten we een vergelijkbare ontwikkeling volgen. Wat betekent dit concreet? De transitie vraagt de komende jaren voor de ambtelijke organisatie veel inzet aan zowel de technische kant (ICT belegd bij Westland), de functionele kant (applicatiebeheer belegd op de vakafdeling/bij de primaire processen) als de gebruikerskant (organisatie). En uiteraard bij de adviseurs van Informatievoorziening (projectleiding, advisering en coördinatie). De complexiteit zit dan ook in het kiezen van de juiste snelheid van de verandering. Het gekozen tempo, en de vraag of alle stakeholders dit tempo kunnen volgen, bepaalt of de transitie succesvol verloopt. Dit is de reden dat we deze transitie in behapbare projecten vormgeven over een periode van vier jaar. Deze andere manier van werken vraagt een hoop van de medewerkers.

Zij moeten gaan werken op een manier die (strakker) door de organisatie wordt bepaald. Het creëert duidelijkheid over wat wel en niet kan, maar geeft ook minder keuzevrijheid. In de bijlage met de projecten leest u het voorstel om deze de komende drie jaar, dus tot 2025, te verdelen1. We zijn in 2021 en 2022 al aan de slag geweest met een aantal onderdelen uit de Roadmap om de organisatie te voorzien in functionaliteiten tijden de pandemie. Wat is de impact op de organisatie en de inzet van onze medewerkers? Gelijktijdig met de transitie starten we een adoptieprogramma. Alle medewerker krijgen training in de nieuwe manier van werken met Office 365. We vragen ook deelname van medewerkers in dit programma aan de verschillende projecten, waaruit de Roadmap bestaat. Verder hebben de applicatiebeheerders van de verschillende teams een grote rol in het testen en nemen een aantal medewerkers van verschillende afdelingen deel aan deze projecten om de organisatie te vertegenwoordigen. Office 365 vraagt maar meer functioneel beheer en meer coördinatie op contractbeheer. Dit zijn structurele extra kosten. Wat vragen we van raad? Wij vragen uw commitment aan deze transitie, inclusief een akkoord op de gevraagde middelen. Het is belangrijk dat deze projecten prioriteit krijgen. Bij technologische ontwikkelingen zijn wij geen koploper.

Maar volgen wij op het moment dat software zich bewezen heeft (enkele uitzondering daargelaten). Dat doen we ook hier. De aanpak is aangepast aan de omvang van onze gemeente en de mogelijkheden die wij hebben. Daar waar we keuzes konden maken in fasering, hebben we dat gedaan. Noodzaak is wel om nu te starten. Het niet doen is geen optie. En het verder vertragen leidt ertoe dat we gaan achterlopen. En dat zal invloed hebben op de continuïteit van onze bedrijfsvoering en daarmee op onze dienstverlening. Dit aantal grote projecten vraagt ook de nodige inzet van collega’s en externe expertise. Hierover schetsen we een beeld in het Roadmap advies.

Onderstaande afbeelding laat u zien uit welke elementen Office 365 zich verhoudt en daarin ziet u ook de ‘oude bekende’ traditionele officetoepassingen terug in het geheel.

2

Overzicht applicaties binnen Microsoft Office 365

3