10 rv krediet ophogen wifi.docx

Datum

2 september 2021

Nummer

2021-08-10

Datum commissievergadering

14 september 2021

Datum raadvergadering

28 september 2021

OPLEGGER Registratienummer

2021-11873 / 21Z.002193

Onderwerp

Verhogen krediet vervanging wifi-infrastructuur gemeentehuis

Portefeuillehouder

Wendy Renzen- van Leeuwen

Uiterste behandeldatum (+reden) Eerdere besluitvorming Samenvatting

Te nemen besluit

In de begroting 2021 en verder is een investering opgenomen voor het vervangen van de wifi accesspoints. De reden hiervoor is dat het wifisignaal al langere tijd niet voldoet in het gemeentehuis. Voordat wij tot vervanging overgaan is een nieuwe ‘site survey’ gedaan met de inzichten van het huidige en toekomstige wifigebruik. Het nader onderzoek wijst uit dat het geraamde bedrag niet toereikend is. Ook is de gemeentewerf meegenomen in de nieuwe kostenraming. Het advies is om het huidige investeringskrediet met € 44.000,- op te hogen tot € 84.000,-. 1. Het krediet wifi gemeentehuis met € 44.000,- op te hogen.

Bijlagen

Begrotingswijziging

Advies commissie

Meerdere fracties stemmen in met het voorstel. Wel zijn er vragen over het niet eerder besteden van reeds gefiatteerd krediet en de gebrekkige argumentatie voor het verhogen van krediet en de voorgenomen maatregelen. De fracties PvdA en D66 geven aan dat dit voorstel een bespreekpunt voor de raad zal zijn.

Raadsbesluit

o Akkoord / o Niet akkoord opmerking:

Arjan de Vos griffier

Arnoud Rodenburg voorzitter

*2021-11873*

Inleiding De hardware voor het maken van de verbinding in het gemeentehuis en op de gemeentewerf is verouderd. Het systeem kan het huidige gebruik en de eisen van nieuwe ontwikkelingen niet meer aan. Verbindingen in het gemeentehuis en op de gemeentewerf verlopen traag. Verbindingen met mobile devices komen nauwelijks tot stand en niet overal in de gebouwen is bereik. Om de wifi in het gemeentehuis te verbeteren is een aantal jaren geleden (2017) een site survey gedaan. Met een site survey onderzoekt men wat de oorzaak is van de afwezige of trage verbindingen. Waaruit een voorstel is gedaan hoe de verbinding geoptimaliseerd dient te worden voor het gewenste gebruik. Destijds is voor vervanging van de wifi-infrastructuur in het gemeentehuis een krediet van € 40.000,- in de begroting opgenomen. Met het oog op nieuwe ontwikkelingen en de verwachte toename van het gebruik van wifi hebben wij voor de start van de uitvoering, in november 2020, opnieuw een site survey uitgevoerd. Het voornemen om de telefooncentrale te vervangen speelde hierbij mede een rol. Onze gemeente heeft hiervoor meegedaan met een landelijke aanbesteding van de VNG. In de scope van het tweede onderzoek is rekening gehouden met VoIP telefonie en een toenemend gebruik in aantal devices en door bijvoorbeeld video conferencing.

De belangrijkste conclusies uit het onderzoek waren dat het systeem nieuwe ontwikkelingen niet aan kan en dat de wifi accesspoints op meer en andere plaatsen moeten worden aangebracht. Het voorstel is om de hardware voor de huidige wifi-infrastructuur in het gemeentehuis te vervangen conform het advies van de site survey. Daarnaast adviseren wij om ook de wifi-infrastructuur bij de gemeentewerf mee te nemen in deze investering. Voor deze aanpassingen in het gemeentehuis en bij de gemeentewerf is het huidige krediet niet toereikend.

Beoogd effect Minder onderbrekingen op de arbeidsproductiviteit waardoor het werkplezier verder toeneemt. Frustraties over langzame wifi en of niet tot stand komen van videoverbindingen behoren hiermee tot de verleden tijd. Stimuleren van flexibel werken en daardoor efficiënter benutten van de beschikbare kantoorruimte. Voldoen aan de wens van potentiele huurders, namelijk de voorziening van een goed werkende wifi-verbinding.

Argumenten 1.

De nieuwe wifi-infrastructuur sluit aan bij de toekomstige manier van werken. Met het thuiswerken vanwege het coronavirus is het aantal digitale bijeenkomsten zoals webinars en online vergaderingen enorm gestegen. Dit vraagt veel capaciteit van het wifinetwerk. De verwachting is dat we in de toekomst deels thuis blijven werken en deze digitale manier van werken blijft, ook op kantoor. Daarnaast zijn er de afgelopen jaren steeds meer apparaten op het wifinetwerk aangesloten en komt de telefooncentrale daar binnenkort bij. Deze ontwikkelingen waren nog niet voorzien ten tijde van de site survey in 2017.

2.

Hiermee kan het kantoor bij de gemeentewerf beter gebruikt worden. In de kostenraming voor het opstellen van het krediet was alleen de wifi-infrastructuur in het gemeentehuis meegenomen. Het kantoor op de gemeentewerf was daarin niet meegenomen. De medewerkers van de Buitendienst werken ook steeds meer digitaal, bijvoorbeeld met apps voor het beheer van de openbare ruimte en online overleggen. Hiervoor is het van belang dat er een goed werkend wifinetwerk is waar meerdere apparaten tegelijkertijd op aangesloten zijn. Dit is nu niet het geval. Wanneer er één persoon een vergadering heeft in Microsoft Teams hapert de verbinding al. Medewerkers gaan daarom vaak naar het gemeentehuis of naar huis wanneer ze een onlineoverleg hebben.

3.

Een volledig dekkende, snelle en stabiele netwerkverbinding is noodzakelijk. Meerdere (bedrijfskritische) projecten en processen zijn afhankelijk van een goed werkende wifiverbinding. Voorbeelden hiervan zijn de nieuwe telefooncentrale met VoIP telefonie en video conferencing.

2

4.

De vorige site survey is verouderd. Ontwikkelingen op het gebied van internetverbindingen volgen elkaar snel op. Voor een wifinetwerk wordt vaak een afschrijvingstermijn van 5-6 jaar gehanteerd. De eerste site survey is in 2017 uitgevoerd. De tweede site survey is ongeveer 3,5 jaar later uitgevoerd. In die tijd zijn de eisen en mogelijkheden van internetverbindingen behoorlijk veranderd.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Financiën Op dit moment is een investeringskrediet van € 40.000,- beschikbaar voor de vervanging van de hardware voor het wifinetwerk. Dit krediet blijkt na de nieuwe site survey niet toereikend. Om een nieuw systeem op een goede wijze te kunnen implementeren moet het investeringskrediet met € 44.000,- worden opgehoogd tot € 84.000,-. Van dit extra budget is € 7.500,- geraamd voor aanpassing van de wifi-infrastructuur bij de gemeentewerf. De extra kapitaallasten gedurende 5 jaar zijn € 8.800,-. De jaarlijkse kapitaallasten starten na gereedkomen in 2021 en worden vanaf 2022 in de meerjarenbegroting opgenomen, met begrotingswijziging 2021-09.

Communicatie Niet van toepassing.

Vervolgstappen Niet van toepassing.

Reactie college op commissiebehandeling Tijdens de commissievergadering zijn vragen gesteld over de noodzaak voor het vervangen van de accespoints in relatie tot hybride werken (en dus minder op kantoor). Ook is gevraagd waarom het al beschikbare krediet nog niet is uitgegeven aan de vervanging van de wifi accespoints. De wifi is sterk verouderd. Om de wifi points te vervangen is eerder een sitesurvey gehouden. Op dat moment is geen opdracht gegeven tot vervanging omdat ook de vervanging van de telefooncentrale ging spelen. Wij deden mee aan een landelijke aanbesteding via de VNG (GT connect1). Duidelijk was dat ook een nieuwe telefooncentrale (communicatieoplossing) eisen zou stellen aan de beschikbare wifi. Alleen toen was nog niet duidelijk welke eisen. Om desinvestering te voorkomen, hebben we gewacht tot de uitkomst van deze aanbesteding. In de tussentijd is het aantal devices en oplossingen dat gebruik maakt/ afhankelijk is van wifi sterk gestegen. In de periode van aanleg van de huidige points was de wifi nodig voor onze bezoekers, een aantal smartphones en een klein aantal ipads, waaronder voor de raad. Nu moet je uitgaan van meerdere devices per persoon (telefoon, MTC2, eventueel ipad), maar ook van apparatuur dat gebruik maakt van wifi. Ook externen die ons gebouw bezoeken of eventuele (toekomstige) huurders van het pand hebben wifi nodig.

Externe bezoekers en huurders laat je niet op je eigen bekabelde netwerk. Tot slot stelt de (versnelde) nieuwe vorm van werken als gevolg van de coronamaatregelen ook eisen aan de beschikbaarheid van wifi. Juist hybride en flexibel werken vraagt om stabiele en toereikende wifi. Vergaderingen en overleggen zijn steeds meer in Teams (zowel intern als extern) en mobiel, tijden plaatsonafhankelijk werken is een nieuwe norm. Dit geldt ook voor de gemeentewerf, welke in de eerdere offerte niet is meegenomen.

1 De aanbesteding is afgerond, maar de VNG heeft het contract namens alle deelnemers ontbonden vanwege het

niet nakomen van de verplichtingen. Op dit moment lopen hierover juridische procedures, maar gemeenten worden niet meer aangesloten en moeten zelf met een alternatieve oplossing aan de slag. 2 Mobile thin client. Dit apparaat is op de werkplekken via een dockingstation verbonden aan het vaste netwerk en losgekoppeld is het een ‘laptop’ waarmee thuis, op andere werkplekken of in vergaderruimtes veilig/beveiligd gewerkt kan worden.

3