09 Kaderbrief begroting 2023 GR vastgesteld in wethoudersoverleg-1-1.pdf

> Retouradres Postbus 15, 2700 AA Zoetermeer

Bezoekadres Engelandlaan 502 2711 EB Zoetermeer Postadres Postbus 15 2700 AA Zoetermeer Telefoon 14 079 www.zoetermeer.nl Datum

Onderwerp: Kaderbrief begroting 2023 gemeenschappelijke regelingen

Uw kenmerk Ons kenmerk F&C/E Bijlagen

Geacht bestuur, Hierbij ontvangt u de Kaderbrief begroting 2023 van de gemeenten in de regio Haaglanden, waarin de (financiële) uitgangspunten voor de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) zijn opgenomen. Deze kaderbrief ontvangen de besturen van GR-en elk jaar voorafgaand aan een nieuwe begrotingscyclus. De kaderbrief richt zich op de financieel-technische en beheersmatige randvoorwaarden bij de begroting en verantwoording en procesafspraken. De beleidsmatige kaderstelling binnen de GR is de bevoegdheid van de bestuurders en niet opgenomen in deze brief. Doel van deze Kaderbrief is een eenduidige benadering vanuit de deelnemende gemeenten van de begroting 2023 van GR-en. Deze brief gaat nader in op: 1. Mogelijke besparingen 2. Indexering 3. Risico’s en weerstandscapaciteit 4. Maatschappelijk verantwoorde inkoop 5. Informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens 6. Tijdige afstemming, ook tussentijds De kaders betrekt u bij de opstelling van uw begroting voor 2023 en de meerjarenraming 2024-2026. Als u van mening bent dat een kader niet haalbaar is, wordt u verzocht dit te bespreken in de bestuursvergadering van uw GR. Uw bestuur kan de uitkomst van de bespreking dan opnemen in de aanbiedingsbrief bij de begroting naar de deelnemende gemeenten. Hieronder worden de uitgangspunten nader toegelicht.

1. Mogelijke besparingen Als gevolg van een toenemend beroep op voorzieningen in zowel het sociale als fysieke domein staan de gemeentebegrotingen onder stevige druk. En die druk wordt nog vergroot door de onzekerheid over de uitkomsten van een aantal financiële dossiers in de financiële verhouding tussen rijk en gemeenten. Die financiële druk voelen de GR-en vanzelfsprekend ook. En die was voor een aantal GR-en al aanleiding om in de afgelopen jaren in één of andere vorm bezuinigingsoperaties door te voeren of mogelijkheden daartoe voor te bereiden.

Uit de (concept) begrotingen van onze gemeenten komt naar voren dat de financiële situatie nog allesbehalve rooskleurig is. Sommige gemeenten in de regio hebben in hun zienswijze op de begroting 2022 al gevraagd te onderzoeken hoe in uw begroting en meerjarenramingen besparingen gevonden konden worden. Deze vraag is nog steeds actueel. Wij verzoeken u daarom in uw volgende begroting aan te geven of u bereid en in de gelegenheid bent om besparingsmogelijkheden te formuleren. Hiermee denken wij niet alleen aan maatregelen in de sfeer van efficiency. Ook zijn voorstellen van uw kant die de taakuitvoering raken mogelijk.

2. Indexering De indexering gebeurt zoals gebruikelijk op basis van de door het Centraal Planbureau gepubliceerde indexcijfers. In de Macro-Economische Verkenningen (MEV) 2022 zijn ook de cijfers voor 2023 opgenomen, één jaar verder dan het jaar van de MEV. In het indexcijfer voor de gemeentelijke bijdrage 2023 wordt de eerdere inschatting voor 2020, 2021 en 2022 geactualiseerd. Deze actualisatie wordt verrekend met de eerste inschatting van het percentage voor 2023. De genoemde indexcijfers geven een algemeen vertrekpunt voor de begroting van gemeenschappelijke regelingen in 2023 en heeft als doel een indicatie af te geven voor een toekomstige inflatie compensatie. Het staat echter niet in de weg dat voor individuele gemeenschappelijke regelingen, in afstemming met de overige deelnemers, tot een andere bijstelling van de gemeentelijke bijdrage kan worden gekomen. Indien van toepassing vindt hierover afzonderlijke communicatie plaats op het niveau van de individuele gemeenschappelijke regeling. Het cijfer dat voor het jaar 2021 gepubliceerd wordt in het CEP (Centraal Economisch Plan) van maart 2022 (jaar t+1) wordt als definitief cijfer aangenomen. Tot die tijd blijven de inschattingen verrekend worden in de gepresenteerde indexatiecijfers. Het cijfer voor 2020 is nu definitief vastgesteld op basis van het CEP 2021.

De GR heeft bij de begroting 2022 de opbouw van de deelnemersbijdrage ingedeeld naar het loongevoelige en het materiële gedeelte. Deze verdeling geldt voor de jaren 2022 tot en met 2025. Voor de begroting 2026 zal deze verdeling weer voor 4 jaar worden geactualiseerd. In onderstaand overzicht zijn de indexatiecijfers voor de bepaling van de gemeentelijke bijdrage opgenomen.

Index gemeentelijke bijdrage 2023 Cpi MEV 2021 MEV 2022 Verschil 2020 1,50 1,30 -0,20 2021 1,50 1,90 0,40 2022 1,60 1,80 0,20 2023 1,90 1,90 2,30

Index gemeentelijke bijdrage 2023 lonen MEV 2021 MEV 2022 Verschil 2020 4,60 1,60 -3,00 2021 0,60 0,50 -0,10 2022 1,30 3,10 1,80 2023 1,90 1,90 0,60

De gemeentelijke bijdrage voor 2023 vermeerdert ten opzichte van het basisjaar 2021 met: 1. 2,3% voor de materiële kosten volgens de nationale consumentenprijsindex (CPI), (bijlage 09 MEV 2022). Dit cijfer is een inschatting voor het jaar 2023 (1,9%)en een verrekening van de inschatting 2020, 2021 en 2022 (totaal 0,4%) en 2. 0,6% voor de loonkosten volgens de index prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers (bijlage 11 MEV 2022). Dit cijfer is een inschatting voor het jaar 2023 (1,9%) en een verrekening van de inschatting 2019, 2020 en 2021 (totaal 1,3%)

De GR kan ook hebben gekozen, als een bestendige gedragslijn, voor het uitgangspunt om het inflatiecijfer van het CEP (peildatum maart) te gebruiken en niet de MEV van september. Hierbij is het van belang dat er een bestendige gedragslijn wordt gevolgd. De gemeentelijke bijdrage wordt gebaseerd op ofwel de MEV-cijfers of van de CEP-cijfers. Dit betekent een ander peilmoment in het jaar, dat langjarig structureel als uitgangspunt wordt genomen. Na het verschijnen van het CEP in maart 2022 zullen de cijfers worden gecommuniceerd. Het is mogelijk dat er een discrepantie ontstaat tussen de toegekende index van de gemeentelijke bijdrage en de werkelijke kostenontwikkeling van de begroting. Dit kan bijvoorbeeld veroorzaakt worden doordat de prijs- of loonmutatie van de kosten bij een GR hoger is dan de indexering van de gemeentelijke bijdrage. Bij de aanbieding van de begroting kunnen deze verschillen worden aangegeven, met een voorstel hoe dit verschil wordt opgelost. De indexering heeft betrekking op de gemeentelijke bijdrage aan de GR. De indexering is gebaseerd op de in de macro economische verkenning 2022 (MEV 2022) van september 2021.

3. Risico’s en weerstandscapaciteit

Effectief risicomanagement is een speerpunt voor de deelnemende gemeenten. Kwalitatieve toelichtingen op de risico’s en een transparante systematiek zijn daarvoor essentieel. Het BBV schrijft voor de begroting de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing voor. Deze paragraaf bevat onder meer een overzicht van de risico’s en een uiteenzetting over de wijze waarop de risico’s worden beheerst. Om het risicoprofiel van de verbonden partij inzichtelijk te maken voor de deelnemende gemeenten, wordt het bestuur verzocht om naast het inventariseren van de risico’s deze ook te kwantificeren. In de risicoparagraaf neemt de GR alle voor de GR relevante risico’s op, nader gepreciseerd door kans (%) maal impact (€) te vermenigvuldigen tot een nieuw risicoprofiel, uitgedrukt in euro’s. Als het risicoprofiel is veranderd in vergelijking met vorig jaar, dient dit toegelicht te worden in de begroting (oorzaak en effecten). In de begroting dient ook aangegeven te worden welke maatregelen de GR gaat nemen om de opgenomen risico’s te beheersen. Het risicoprofiel geeft ook aan hoe hoog het weerstandsvermogen zou moeten zijn. Het weerstandsvermogen is gedefinieerd als de ratio van de beschikbare weerstandscapaciteit (de middelen en mogelijkheden die de GR heeft om onverwachte, niet-begrote kosten te kunnen dekken) ten opzichte van de omvang van de risico’s (het risicoprofiel).

De norm voor deze ratio maximaal 1,0, tenzij voor de betreffende GR andere regels zijn afgesproken, bijvoorbeeld in de Nota Weerstandsvermogen van de GR. De norm betekent dat als bij de jaarrekening de ratio groter dan 1,0 blijkt, dan dient in principe een terugstorting naar de deelnemende gemeenten plaats te vinden, omdat het aanhouden van een hogere risicobuffer dan het risicoprofiel bij de verbonden partij niet noodzakelijk is.

4. Maatschappelijke verantwoord inkopen Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is een effectieve wijze van inkopen om CO2uitstoot, milieu-impact en grondstoffengebruik te helpen reduceren, om een inclusieve arbeidsmarkt te realiseren en om misstanden voor mens en milieu aan te pakken in internationale ketens. Dit is door de (rijks)overheid als beleid vastgelegd in de inkoopstrategie ‘Inkopen met Impact’. Ook meerdere Haaglanden gemeenten en GR-en hebben MVI tot de hoofdzaak van hun inkoopstrategie verkozen. Wij vragen u dan ook in uw jaarverslag over het verslagjaar 2022 of zo mogelijk eerder al, te verantwoorden over de maatschappelijke impact van uw inkoopbeleid.

5. Informatiebeveiliging De GR en gemeenten zijn informatieverwerkende en informatieproducerende organisaties, midden in de informatie- en netwerksamenleving. Uw en onze dienstverlening is afhankelijk van en vindt plaats in de vorm van informatie, waaronder vaak persoonsgegevens. Informatievoorziening heeft dan ook een centrale rol in de dienstverlening. Informatiebeveiliging en bescherming persoonsgegevens is van essentieel belang voor de continuïteit van de bedrijfsvoering. En informatiebeveiliging biedt burgers en bedrijven ook het vertrouwen dat er zorgvuldig met hun gegevens wordt omgesprongen. Wij verzoeken u dan ook in uw jaarverslag te rapporteren over uw informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens, inclusief eventuele incidenten.

6. Tijdige afstemming, ook tussentijds Nieuw beleid Bij een GR kan behoefte bestaan aan beleidswijziging, nieuw beleid of nieuwe initiatieven. Ook (aanstaande) nieuwe wet- en regelgeving kan aanleiding zijn voor nieuwe beleidsvoornemens. Geadviseerd wordt deze aanzetten tot nieuw beleid tijdig te bespreken in uw bestuursvergadering. Zodra deze meer concrete vormen aannemen, worden deze opgenomen in uw beleidskader. Iedere gemeente kan er dan rekening mee houden bij de kaderstelling voor het komende jaar. Omgaan met tekorten/overschotten Gedurende de uitvoering van de begroting kunnen zich afwijkingen voordoen. Deze worden normaliter opgenomen in de reguliere uitvoeringsrapportages en (tussentijds) gemeld aan het DB van de GR. Uitgangspunt hierbij is dat exploitatietekorten in principe binnen de begroting van de GR worden opgevangen. Overschotten vloeien in principe terug naar de deelnemende gemeenten. De tussentijdse melding kan worden aangevuld met een voorstel voor bijsturing. Wij vragen u hier nadrukkelijk aandacht aan te besteden. Tussentijdse informatievoorziening Niet voor elke GR geldt eenzelfde afspraak of verwachting over tussentijdse rapportages. Verwacht wordt dat het bestuur van de GR bij materiële beleidsmatige en/of financiële (verwachte) afwijkingen gedurende het jaar de deelnemende gemeenten actief informeert.

Indien de GR de begroting wil wijzigen geldt hiervoor de gebruikelijke zienswijzeprocedure. Financiële kengetallen De kwaliteit van de begroting is medebepalend voor de kwaliteit van de jaarstukken. Het BBV schrijft ten aanzien van de verplichte kengetallen voor dat zorggedragen wordt voor “een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de financiële positie” (artikel 11, lid 2d) Het bestuur wordt verzocht expliciet aandacht te geven aan het beoordelen van de verplichte financiële kengetallen en daarbij zo nodig tijdig beleidsmaatregelen voor te stellen. Tijdig inzenden van stukken In lijn met de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) wordt gestimuleerd dat de begrotingscycli van de GR-en en van de deelnemende gemeenten goed op elkaar aansluiten. Tijdige inzending van de stukken versterkt de betrokkenheid van en sturing door de gemeenteraden. De raden zijn dan beter in staat om zienswijzen voor te bereiden en de informatie kan worden meegenomen bij de behandeling van de Voorjaarsnota c.q. Kadernota. Voor de indiening van de ontwerpbegroting 2023 en de voorlopige jaarstukken 2021 (inclusief accountantsrapportage) geldt daarom een aanleverdatum van uiterlijk 15 april 2022.

De GR-en dienen op grond van de Wgr de uitgangspunten voor hun begroting (indicatie beleidsvoornemens, gemeentelijke bijdrage en prijscompensatie) uiterlijk 15 april 2022 aan de gemeenteraden te sturen. In de praktijk worden deze uitgangspunten meteen opgenomen in de conceptbegroting. Een latere indiening dan 15 april 2022 is niet wenselijk, omdat dan mogelijk gemeenten niet voldoende tijd hebben om tijdig hun zienswijze op de begroting in te brengen bij het bestuur van de GR. Deze zienswijzen bieden de gemeenten dan uiterlijk 15 juni 2022 aan de GR-en aan.

Wat betreft de jaarstukken 2021 wordt in verband met de tijdige samenstelling van de gemeentelijke jaarstukken de GR-en gevraagd de gemeenten de vanuit het BBV benodigde gegevens uiterlijk 15 februari 2022 aan te leveren (het hoeft dan dus nog niet de volledige jaarrekening te zijn). Het gaat onder andere om de omvang van het eigen en vreemd vermogen en het verwachte rekeningresultaat. De GR-en verstrekken de gegevens uiteraard onder voorbehoud van hun eigen accountantscontrole. Voor nadere informatie over deze brief kunt u terecht bij de uw bekende contactambtenaar van een gemeente, of bij de voorzitter van het Controllersoverleg Haaglanden, dhr. B. Wijman van de gemeente Zoetermeer (079-3468346; e-mail: b.c.wijman@zoetermeer.nl). Wij wensen u veel succes bij het opstellen van de betreffende stukken en zullen ze met grote interesse tot ons nemen en te zijner tijd graag in de besturen met u bespreken.

Hoogachtend, Namens de colleges van Burgemeester en Wethouders van: Delft, Den Haag, Leidschendam-Voorburg, Midden-Delfland, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Wassenaar, Westland, Zoetermeer,

M.J. Rosier Wethouder Financiën gemeente Zoetermeer Voorzitter overleg wethouders Financiën Haaglandengemeenten