05 Nadere info nav vragen dhr Renzen commissie 11-03-205

Verzonden: woensdag 26 maart 2025 12:05 Onderwerp: INFO van COLLEGE nadere vragen Archiefwet/WOO/AVG commissie 11-03-2025 INFO van COLLEGE De VVD heeft voor de commissie van 11 maart 2025 vragen gesteld over de afdoening van WOO verzoeken. Deze vragen heeft het college 11 maart beantwoord. Tijdens de commissievergadering heeft de heer Renzen aangegeven op een later moment op dit onderwerp terug te komen. Vooruitlopend daarop stelde hij tijdens de commissie nog een tweetal vragen over de archiefwet. De burgemeester heeft hierop gereageerd dat deze vragen technisch worden afgedaan. Hieronder leest u de vragen en onze antwoorden. 1. VRAAG: Weet u het zeker dat de AVG voor de archiefwet gaat? ANTWOORD: wij hebben niet gesteld dat de AVG voor de archiefwet gaat. De AVG ziet toe op het waarborgen van de privacy, de archiefwet ziet toe op zorgvuldig beheer en bewaren van zogenoemde “bescheiden” (waaronder documenten met en zonder persoonsgegevens). Ter nadere toelichting: de archiefwet schrijft voor dat overheidsorganisaties informatie zorgvuldig beheren en bewaren. Tegelijkertijd verplicht deze wet overheidsinstanties om bepaalde informatie op gezette tijden te vernietigen als deze geen juridische, administratieve, historische of wetenschappelijke waarde meer heeft. Dat gebeurt op basis van de vastgestelde selectielijst.

De AVG verplicht organisaties om persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. De AVG kan dus een verplichting tot vernietiging opleggen, zelfs als de archiefwet bewaarplichten kent. Dit betekent overigens niet per definitie dat een heel document moet worden vernietigd, vaak is anonimiseren een oplossing. De Wet open overheid zelf bevat géén verplichting tot vernietiging. Als sprake zou zijn van tegenstrijdige verplichtingen, wordt een belangenafweging gemaakt tussen het belang van archivering, openbaarheid en privacy. 2. VRAAG: Is het niet in strijd met de archiefwet dat hele inboxen worden vernietigd? ANTWOORD: Het afsluiten van mailboxen en accounts is op zichzelf niet in strijd met de archiefwet, mits de archiveringsverplichtingen worden nageleefd. Ter nadere toelichting: een mailbox vormt geen archiefsysteem. E-mails die bestuurlijke of juridische waarde hebben en als bewijs van overheidshandelen dienen, vallen onder de elektronische archivering en moeten daarom conform de archiefwet worden gearchiveerd. Dit gebeurt door deze archiefwaardige e-mails op te nemen in het zaaksysteem. Dat is hiervoor gecertificeerd en werkt volgens vastgestelde bewaartermijnen (selectielijst). De bestaande selectielijst 2020 werkt proces (zaak) gericht: emailberichten van ambtenaren en bestuurders moeten worden opgenomen in/bij de zaak waarbij deze horen.

Het gaat hierbij niet om het gehele digitale postvak, maar om het deel dat daadwerkelijk als bewijs wordt gebruikt. Landelijk is inmiddels ook erkend dat dit een bewerkelijk en kwetsbaar proces is. Het is afhankelijk van het handelen van de individu. Daarom is er landelijk ook een addendum op de selectielijst opgesteld specifiek voor archiveren van email. Die selectielijst (dat addendum) is (nog) niet voor iedere gemeente van toepassing, hiervoor loopt een pilot met een aantal gemeenten. Wij participeren niet in deze pilot. De verwachting is dat in 2028 de overige gemeenten kunnen aansluiten. Deze pilot werkt conform de zogenaamde capstone methodiek om de effectiviteit en haalbaarheid in technische zin te testen.