05 d rv Roadmap Office 365.docx

Datum

24 november 2022

Nummer

2022-14- 05 d

Datum commissievergadering

6 december 2022

Datum raadvergadering

20 december 2022

OPLEGGER Registratienummer

0000130055

Onderwerp

Roadmap Office 365

Portefeuillehouder

M. Oderwald - Ruijsbroek

Uiterste behandeldatum (+reden)

20 december 2022

Eerdere besluitvorming Samenvatting voorstel

Samenvatting De transitie naar Office 365 is een grote transitie. Het vraagt de komende jaren veel inzet aan zowel de technische kant (ICT belegd bij Westland), de functionele kant (applicatiebeheer belegd op de vakafdeling/bij de primaire processen) als de gebruikerskant (organisatie). En uiteraard bij Team Informatievoorziening (coördinatie). De complexiteit zit dan ook in de snelheid van de verandering. Het gekozen tempo, en de vraag of alle stakeholders dit tempo kunnen volgen, bepaalt of de transitie succesvol verloopt. Dit is de reden dat we deze transitie in behapbare projecten vormgeven over een periode van vier jaar. Deze andere manier van werken vraagt een hoop van de medewerkers. Zij moeten namelijk gaan werken op een manier die door de organisatie wordt bepaald en hebben daar zelf minder keuzevrijheid in. Besluit De gemeenteraad besluit om: 1. Een apart programma op te nemen met een apart budget voor implementatie Officeprojecten en akkoord te gaan met de budgetten bij te ramen zoals omschreven onder het kopje Financiën. Argumenten 1.1 De gemeentelijke organisatie is sterk afhankelijk van een goed functionerende informatievoorziening. Een flexibele, stabiele, moderne (en veilige) informatiehuishouding is randvoorwaarde om maatschappelijke doelen te behalen en voor eigentijdse en persoonlijke dienstverlening aan inwoners en ondernemers.

Het is noodzakelijk dat de IT-basis op orde is. Office 365 maakt daar onlosmakelijk deel van uit. 1.2 De transitie naar Office 365 is gericht op het verbeteren van mogelijkheden tot samenwerking. Door de transitie naar Office 365 in te zetten versterken we de mogelijkheden tot samenwerking binnen de organisatie als organisatie overstijgend.

1.2 De transitie naar Office 365 is onontkoombaar. Daarnaast past het in onze Cloudstrategie en geven we hiermee invulling aan het vastgestelde Informatiebeleidsplan 2022-2026. Er zijn geen realistische alternatieven. Dat betekent dat wij vormgeven aan deze transitie op een wijze die past bij onze gemeente. Dat betekent ook dat we geen koploper zijn, maar wel de mogelijkheden benutten die bijdragen aan betere dienstverlening en samenwerking. Daarnaast willen we voorkomen dat we achter gaan lopen. Het niet doen is geen optie en te laat doen heeft impact op de continuïteit van de bedrijfsvoering en daarmee van de dienstverlening. De roadmap zoals deze nu is opgesteld is naar onze mening passend bij onze gemeente. De doorlooptijd om de basis goed neer te kunnen zetten is 4 jaar. Om mee te kunnen met deze ontwikkeling starten wij deze transitie spoedig.

Bijlagen

Kanttekeningen 1.1 De Roadmap brengt een grote kostenpost met zich mee waaronder een FTE uitbreiding. Er zijn geen aan te bevelen alternatieven. De transitie naar Office 365 is onontkoombaar. Keuzes voor andere leveranciers (Google of Apple) van kantoorsoftware pakketten vragen dezelfde transitie. Daarbij komt dan nog de overgang van Microsoft naar deze software. Dit vraagt een flinke investering en omscholing van de medewerkers. In de begrotingswijziging die u in december voorgelegd krijgt, is deze ontwikkeling opgenomen. 1. 20210721 Gem MiddenDelfland HLD Modern Workplace v1.0 2.Inschating budget Cloud roadmap - Gemeente Midden-Delfland 4. Bijlage Memo Raad

Advies commissie

Raadsbesluit

5. Roadmap kosten 2022 2026 De commissie stemt in met het voorstel en geleidt het als een hamerstuk door naar de raad. Fractie OGP stelt dat de noodzaak om de transitie naar Office 365 te maken duidelijk is, doch acht de hiermee gepaarde kosten zeer hoog.

o Akkoord / o Niet akkoord opmerking:

A. de Vos griffier

A.P.J van Hemmen voorzitter

2

Advies Het college van burgemeester en wethouders adviseert de gemeenteraad om: 1. Een apart programma op te nemen met een apart budget voor implementatie Officeprojecten en akkoord te gaan met de budgetten bij te ramen zoals omschreven onder het kopje Financiën.

Inleiding Onze organisatie werkt met het kantoorapplicatiepakket Microsoft Office. De vervolgstap is dat we (volledig) gaan werken met Microsoft Office 365. Deze volledige transitie is fors en we hebben hiervoor zowel eenmalig als structureel middelen nodig. De transitie is onontkoombaar. Dat lichten we toe in bijgevoegde memo. We stellen u voor om akkoord te gaan met het beschikbaar stellen van zowel de incidentele middelen als de structurele middelen die nodig zijn om deze transitie vorm te geven. U leest hieronder beknopt hoe de situatie was en is en waar we naar toe gaan. Meer achtergrondinformatie leest u in bijgevoegde memo. Al vanaf de jaren 90 werken we met het kantoorapplicatiepakket Microsoft Office. Dit softwarepakket bestond toen nog een viertal applicaties om het dagelijks werk te ondersteunen. Dit waren Word, Excel, Outlook en Powerpoint. In de loop van de jaren is dit pakket uitgebreid met extra mogelijkheden en applicaties. Deze softwarepakketten waren te koop en te installeren in het organisatienetwerk. Je kon deze pakketten over meerdere jaren gebruiken. De gebruikelijke afschrijftermijn voor deze pakketen was 4 jaar, afhankelijk van de wensen van de organisatie en de op dat moment geldende wettelijke beveiligingseisen. De afgelopen 10 jaar hebben we in onze organisatie gewerkt met Microsoft Office 2007 en Microsoft Office 2016.

De afschrijvingstermijn voor de laatstgenoemde stond voor 2021. Vanwege de pandemie en de opgelegde lockdown in 2020 hebben we vervroegd (deels) Microsoft Office 365 in gebruik genomen. Dit bood onze organisatie de mogelijkheid om online te vergaderen en samen te werken met Microsoft Teams. Deze versnelling en vervroegde implementatie was nodig om tijdens de lockdown en het vele thuiswerken, het werk te kunnen blijven doen. Office 365 is niet meer als 'product' te koop, maar kent alleen een licentiemodel (abonnement van een clouddienst). Met dit licentiemodel is rekening gehouden in de meerjarenbegroting. In de bijlage vindt u de memo over de transitie naar Microsoft Office 365. Deze is onontkoombaar. De memo geeft een beeld van de software en de omvang van het traject waarvoor we staan. De afgelopen jaren hebben we in onze organisatie met meerdere Office versies gewerkt. Het implementeren van een nieuwe versie is iedere keer een migratie, dat is niet nieuw. De migratie naar Office 365 is echter groter en heeft beduidend meer impact. De uitgangspunten zijn op de Cloud gebaseerd, waar de huidige situatie nog lokaal (op locatie) ingericht is. Deze transitie vraagt zowel een erg grote technische aanpassing op onze IT omgeving, als een organisatorische. Het is een andere manier van werken en Office 365 is daardoor niet te vergelijken met de Office toepassingen die we nu kennen.

Doel van Office 365 is de organisatie een integraal platform op kantoorapplicaties aan te bieden. Dit versterkt de samenwerkingsmogelijkheden binnen en buiten onze organisatie. De transitie naar Office 365 bestaat uit meerdere projecten. Vanwege de omvang, de onderlinge samenhang tussen deze projecten en andere projecten in onze organisatie, hebben we ons laten ondersteunen door externe specialisten en een Roadmap op laten stellen. In deze Roadmap zijn de uitgangspunten van het Informatiebeleidsplan verwerkt. Ook is er een raming gemaakt van de kosten voor ondersteuning bij de projecten.

3

Office 365 maakt onderdeel uit van ons informatiebeleidsplan en is veelal ook randvoorwaardelijk voor andere projecten. Office 365 overstijgt echter (het totaal van) de kosten van de overige projecten uit het informatiebeleidsplan. Daarom stellen wij voor om deze transitie als eigen programma (samenhang projecten) op te nemen en hier ook de eigen financiële middelen aan te koppelen. Zo ontstaat er geen verwarring van financiële middelen en is duidelijker en transparanter te sturen op de voortgang. We hebben een berekening gemaakt van de beheerlast die de implementatie van deze applicaties met zich meebrengt. In de bijgevoegde planning met financiële informatie leest u beknopt een overzicht van de projecten. De financiële impact en de organisatorische hebben wij uitgewerkt onder het kopje Financiën. Op 22 november bent u tijdens een raadsinformatieavond geïnformeerd over Informatievoorziening. In deze presentatie is ook aandacht gegeven aan de versaasing van de gemeentelijke informatiehuishouding en ook over de volledige transitie naar Office365.

Beoogd effect Beoogd effect is een flexibele, stabiele, moderne (en veilige) informatiehuishouding. Office 365 maakt daar onderdeel van uit en biedt de organisatie een integraal platform op kantoorapplicaties. Dit versterkt de samenwerking binnen en buiten onze organisatie en daarmee zorgt het voor een basis die randvoorwaarde is voor het behalen van onze maatschappelijke doelen en de gewenste kwaliteit van dienstverlening.

Argumenten 1.1 De gemeentelijke organisatie is sterk afhankelijk van een goed functionerende informatievoorziening. Een flexibele, stabiele, moderne (en veilige) informatiehuishouding is randvoorwaarde om maatschappelijke doelen te behalen en voor eigentijdse en persoonlijke dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Het is noodzakelijk dat de IT-basis op orde is. Office 365 maakt daar onlosmakelijk deel van uit. 1.2 De transitie naar Office 365 is gericht op het verbeteren van mogelijkheden tot samenwerking. Door de transitie naar Office 365 in te zetten versterken we de mogelijkheden tot samenwerking binnen de organisatie als organisatie overstijgend. 1.2 De transitie naar Office 365 is onontkoombaar. Daarnaast past het in onze Cloudstrategie en geven we hiermee invulling aan het vastgestelde Informatiebeleidsplan 2022-2026. Er zijn geen realistische alternatieven. Dat betekent dat wij vormgeven aan deze transitie op een wijze die past bij onze gemeente. Dat betekent ook dat we geen koploper zijn, maar wel de mogelijkheden benutten die bijdragen aan betere dienstverlening en samenwerking. Daarnaast willen we voorkomen dat we achter gaan lopen. Het niet doen is geen optie en te laat doen heeft impact op de continuïteit van de bedrijfsvoering en daarmee van de dienstverlening. De roadmap zoals deze nu is opgesteld is naar onze mening passend bij onze gemeente.

De doorlooptijd om de basis goed neer te kunnen zetten is 4 jaar. Om mee te kunnen met deze ontwikkeling starten wij deze transitie spoedig.

Kanttekeningen 1.1 De Roadmap brengt een grote kostenpost met zich mee waaronder een FTE uitbreiding. Er zijn geen aan te bevelen alternatieven. De transitie naar Office 365 is onontkoombaar. Keuzes voor andere leveranciers (Google of Apple) van kantoorsoftware pakketten vragen dezelfde transitie. Daarbij komt dan nog de overgang van Microsoft naar deze software. Dit vraagt een flinke investering en omscholing van de medewerkers. In de begrotingswijziging die u in december voorgelegd krijgt, is deze ontwikkeling opgenomen.

4

Financiën De Roadmap bestaat uit verschillende projecten. In de bijlage vindt u een overzicht van de projecten in de volgorde zoals we die nu overzien. In de bijgevoegde tabel vindt u ook een schatting van de doorlooptijd en een raming van de kosten van elk project. Doordat de projecten meerdere jaren beslaan en de kosten veelal jaar overstijgend zijn, stellen we u voor het totaalbedrag van de projecten ad € 264.250 in 2023 bij te ramen. Daarnaast vragen we u om in te stemmen met het voorstel jaarlijks het restantbudget (projectbudget -/- gerealiseerde kosten) door te schuiven naar het volgende jaar. Uiteraard informeren we u via de reguliere P&Ccyclus over de ontwikkeling van het project en de kosten. Verder stellen we u voor bijgevoegde budgetten beschikbaar te stellen voor Implementatie en Formatie. De FTE uitbreiding is hierin structureel. Dit loopt op van 1 fte in 2023 (€65.000,-) naar 3fte in 2025 (€ 195.000,- structureel). De nadere onderbouwing hiervan vindt u in de Roadmap documentatie. Voor deze benodigde budgetten is geen dekking. In de begrotingswijziging die u in december voorgelegd krijgt, is deze ontwikkeling opgenomen.

Vervolgstappen Bij de periodieke begrotingswijzigingen vanaf 2023 informeren we u over de voortgang van deze transitie. Hiermee geven we ook invulling aan een van de opdrachten aan het college uit het coalitieakkoord.

Consequenties Reactie college op commissiebehandeling

5