05 b rv wijz bezwaarschriftenverordening

Datum

19 december 2024

Nummer

2025-01-05 b

Datum commissievergadering 14 januari 2025 Datum raadsvergadering

28 januari 2025

Oplegger Zaaknummer

634562

Onderwerp

Aanpassing Verordening bezwaarschriftencommissie Midden-Delfland 2023

Portefeuillehouder

F.I. Noordermeer - van Slageren

Uiterste behandeldatum (met toelichting) Eerdere besluitvorming

Op 12 december 2023 heeft u besloten om de Verordening voor de bezwaarschriftencommissie vast te stellen.

Samenvatting voorstel

Op 12 december 2023 heeft u de Verordening bezwaarschriftencommissie Midden-Delfland 2023 (hierna: de Verordening) vastgesteld. In artikel 19 van de Verordening is aangegeven dat de deze in 2024 wordt geëvalueerd. Gebleken is dat de tekst op een aantal punten moet worden aangepast. Wij adviseren u om wijzigingen aan te brengen in de artikelen 1, 3, 6, 7, 8, 10, 15, 17, 18, 19, 20, 21 en 22 van de Verordening en de toelichting bij de artikelen 8, 10, 12 en 15. Hierdoor sluit de Verordening beter/weer aan bij de werkwijze in de bezwaarschriftenprocedure en zijn redactionele fouten hersteld.

Beslispunten

De gemeenteraad besluit om: De eerste wijziging van de Verordening voor de bezwaarschriftencommissie 2023 vast te stellen.

Bijlage(n)

1. Tekst eerste wijziging Verordening bezwaarschriftencommissie Midden-Delfland 2023. 2. Was-wordt tabel.

Advies commissie

De commissie stemt in met het voorstel en geleidt het als een hamerstuk door naar de raad.

Raadsbesluit

o Akkoord / o Niet akkoord Opmerking:

Datum van besluit gemeenteraad: 28 januari 2025

A. de Vos griffier

F.I. Noordermeer – van Slageren voorzitter

Inleiding Op 12 december 2023 heeft u de Verordening bezwaarschriftencommissie Midden-Delfland 2023 (hierna verder te noemen: de Verordening) vastgesteld. Overeenkomstig artikel 19 van de Verordening is deze geëvalueerd. Gebleken is dat de tekst van de Verordening op een aantal punten niet overeenkomstig de gewenste werkwijze van de bezwaarschriftencommissie en haar secretariaat is, of niet scherp of volledig genoeg is. Ook zijn er wat redactionele slordigheden gevonden. Wij adviseren u om wijzigingen aan te brengen in de artikelen 1, 3, 6, 7, 8, 10, 15, 17, 18, 19, 20, 21 en 22 van de Verordening. De wijzigingsverordening is als bijlage 1 bij dit advies gevoegd. Om te bepalen hoe de tekst van de verordening er na de wijziging uit gaat zien moet deze tekst naast de tekst van de huidige Verordening worden gehouden. Dit is een gepuzzel. Daarom is ook een was-wordt tabel aan dit advies gevoegd (bijlage 2). In deze staan de huidige tekst en de voorgestelde tekst naast elkaar. Hieronder leggen wij per artikel uit waarom wij voorstellen om dit te wijzigen. Artikel 1 Voorgesteld wordt om de definities van ‘dagelijks bestuur’, ‘fungerend voorzitter’ en ‘wet’ te laten vervallen. De term ‘dagelijks bestuur’ komt namelijk niet in de tekst van de Verordening terug. Daarnaast wordt in de Verordening voortdurend gesproken over ‘fungerend voorzitter’.

Deze twee definities voegen daarom niets toe. Ten slotte is de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) de enige wet waaraan wordt gerefereerd in de Verordening. Het gebruik van zowel een definitie van ‘Awb’ als ‘wet’ (zijnde de Awb) is verwarrend. Daarom wordt voorgesteld om zo concreet mogelijk te zijn en alleen de term Awb te gebruiken. Artikel 3 Voorgesteld wordt om dit artikel tekstueel aan te scherpen. De zin ‘Er is geen vaste voorzitter’ in het tweede lid voegt namelijk niets toe, omdat uit de zin daarna al blijkt dat de voorzitter rouleert. Ook is de bepaling over het benoemen van plaatsvervangende leden tekstueel iets gewijzigd. Ten slotte is de nummering van de leden gewijzigd omwille van een logischere opbouw. Artikel 6 In het tweede lid staat een tekstuele fout: ‘overlegde’ moet ‘overgelegde’ zijn. Artikel 7 Hoewel de strekking van dit artikel hetzelfde blijft, zien wij aanleiding om de tekst van het tweede en derde lid te wijzigen. Zo is de term ‘informele aanpak’ en ‘voorbereider van het primaire besluit’ in het tweede lid niet gedefinieerd. De voorgestelde tekst geeft hier uitleg aan. Daarnaast laat de huidige tekst van het derde lid een open einde. Een bezwaarschrift kan immers alleen minnelijk tot een einde komen als de bezwaarmaker het bezwaarschrift expliciet intrekt. Dit is een essentiële handeling.

Zonder dat kan een bestuursorgaan er niet zonder meer van uitgaan dat een bezwaarmaker de procedure niet wenst voor te zetten. Dit is ook zo als afspraken worden vastgelegd, zoals het huidige derde lid stelt. Ook dan moet het proces worden afgerond met de vraag aan bezwaarmaker of hij bezwaarschrift intrekt. Verder impliceert het huidige derde lid dat het resultaat van het minnelijk overleg altijd een nieuw besluit is, terwijl dat niet in alle gevallen zo is. Het komt namelijk ook voor dat een goede mondelinge uitleg van het bestreden besluit er toe leidt dat een bezwaarmaker het bezwaar niet wil voorzetten. De voorgestelde tekst komt aan deze overwegingen tegemoet.

2

Artikel 8 Wij stellen voor om in artikel 8 van de Verordening een beschrijving op te nemen van de bevoegdheden bij de genoemde artikelen uit de Awb. Dit helpt de lezer bij het bepalen om welke bevoegdheden het gaat en scheelt een zoekslag naar de genoemde wetsartikelen. Artikel 10 Het is logisch om het huidige tweede lid van artikel 10 op te nemen in artikel 8, tweede lid, van de Verordening. Dit is een betere plek, omdat artikel 8, tweede lid, de bevoegdheden opsomt die de fungerend voorzitter kan uitoefenen. Het is niet logisch om één bevoegdheden apart in een ander artikel te noemen. In het derde lid van artikel 10 is de verwijzing naar het betreffende artikel aangepast. Artikel 15 Artikel 7:7 van de Awb verplicht om een verslag van de hoorzitting te maken. De manier waarop dat gebeurt is vormvrij. Sinds de oprichting van de bezwaarschriftencommissie Midden-Delfland in 2005 wordt van de hoorzitting een schriftelijk verslag gemaakt, wat op zich goed werkte. Wel hadden en hebben de secretarissen behoefte aan een mogelijkheid om een geluidsopname te maken als hulpmiddel bij het opstellen van het schriftelijke verslag. Ook bleek het in de praktijk niet altijd doelmatig om een afzonderlijk en sterk uitgewerkt verslag op te stellen.

Bij de herziening van de Verordening in 2023 was de intentie om deze twee punten mee te nemen in het artikel over verslaglegging van de hoorzitting (artikel 15 van de Verordening). De huidige formulering van artikel 15 is echter niet geheel overeenkomstig deze intentie, omdat daar nu uit blijkt dat de geluidsopname zelf het verslag is dat wordt verstrekt. Dat is niet wenselijk. Zo bestaat het risico van ‘voice-cloning’ als een opname op de een of andere wijze in verkeerde handen valt. Dit houdt in dat met behulp van AI (kunstmatige intelligentie) een computerprogramma wordt geleerd iemands stem te imiteren en precies te laten spreken als die persoon. Hiervoor is alleen een korte opname van de stem van de persoon nodig1. Dit is niet alleen een risico voor de bezwaarmaker, maar ook voor de leden van de commissie en alle anderen die ter zitting spreken. Verder wordt op hoorzittingen regelmatig gevoelige informatie besproken, bijvoorbeeld financiële of (sociaal) medische gegevens. Dit laatste niet alleen van de bezwaarmaker zelf, maar ook van (minderjarige) gezinsleden. Het is de vraag hoe wenselijk het is dat deze opnames tot in lengte van jaren blijven bestaan. Bovendien is het nemen van genoemde risico’s onnodig om te voldoen aan de wettelijke plicht om een verslag te maken, omdat de wetgever alleen eist dát er een verslag wordt gemaakt en een schriftelijk verslag dus voldoet.

Om toch het doel van tijdsbesparing te realiseren is er in de voorgestelde tekst voor gekozen om in beginsel geen afzonderlijk verslag op te stellen, maar om in het advies van de commissie weer te geven wat er op de zitting is gezegd en gebeurd. Dat gebeurt in beknopte vorm. Het verslag is namelijk niet bedoeld als letterlijke weergave van de zitting. Een korte en zakelijke weergave is meestal voldoende, zolang de kern van wat op de zitting naar voren is gekomen is vastgelegd. Verder kan ten behoeve van de uitwerking van het verslag tijdens de hoorzitting door de secretaris een geluidsopname worden gemaakt. De geluidsopname is alleen een intern hulpmiddel voor het opstellen van het schriftelijke verslag. Deze geluidsopname wordt nooit aan partijen verstrekt. Als een geluidsopname wordt gemaakt vraagt de fungerend voorzitter bij aanvang van de hoorzitting aan de aanwezige partijen of zij daar bezwaar tegen hebben. Als een of meer aanwezigen daar bezwaar tegen hebben wordt er geen geluidsopname gemaakt. De secretaris legt het verhandelde tijdens de hoorzitting dan schriftelijk vast en stelt het verslag op basis van deze aantekeningen op.

https://veiliginternetten.nl/thema/dagelijks-gebruik/ai/wat-is-voice-cloning/ Veilig internetten.nl is een initiatief van het Ministerie van Economische Zaken, het Nationaal Cyber Security Centrum (onderdeel van het ministerie van Justitie en Veiligheid) en het Platform voor de InformatieSamenleving. 1

3

Als een geluidsopname wordt gemaakt, wordt deze vernietigd nadat de commissie het advies heeft uitgebracht. Artikel 17 Het huidige derde lid van artikel 17 geeft de mogelijkheid van een minderheidsstandpunt. De bezwaarschriftencommissie vindt dat niet wenselijk en wil als één commissie advies uitbrengen aan het betreffende bestuursorgaan. Deze mogelijkheid is dan ook verwijderd in de voorgestelde tekst van het derde lid. Mochten de stemmen in een voorkomend geval staken, dan is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Op deze wijze kan er nooit een impasse ontstaan. Bovendien zal dit niet vaak voorkomen, omdat in de praktijk wordt geadviseerd door drie commissieleden (dus een oneven aantal). De huidige tekst van artikel 17, vijfde lid, schrijft dwingend voor dat het advies digitaal wordt ondertekend. Dat sluit niet aan bij de huidige werkwijze, waarin adviezen ook nog handmatig worden getekend. Om toch de mogelijkheid van digitale ondertekening open te houden is het woord digitaal tussen haakjes gezet. Artikel 18 In het tweede lid wordt gesproken over ‘wet’. Voorgesteld wordt om dit te wijzigen in ‘Awb’ (zie hiervoor bij artikel 1). In het derde lid staat een grammaticale fout: ‘ontvangt’ moet ‘ontvangen’ zijn. Artikel 19 De evaluatie heeft plaatsgevonden, zodat dit artikel kan vervallen. Artikel 21 Ook hier wordt voorgesteld om het woord ‘wet’ te wijzigen in ‘Awb’.

Nummering artikelen 20, 21 en 22 Door het vervallen van artikel 19 moet de nummering van deze artikelen worden aangepast naar 19, 20 en 21. Toelichting bij artikel 8, 10, 12 en 15 De toelichting bij de artikelen 8, 10 en 15 moet worden aangepast overeenkomstig de voorgestelde wijziging van de artikelen zelf. Verder wordt voorgesteld om in de toelichting bij artikel 12 is het woord ‘wet’ te wijzigen in ‘Awb’.

Beoogd maatschappelijk effect Door de tekst van de Verordening aan te scherpen, aan te vullen en kleine omissies te herstellen, sluit de Verordening beter/weer aan bij de werkwijze in de bezwaarschriftenprocedure.

Argumenten 1.1 De voorgestelde wijziging hangt samen met het evaluatiemoment uit artikel 19 van de Verordening. 1.2 Door de tekst van de Verordening te wijzigen, aan te vullen en kleine omissies te herstellen, sluit de Verordening beter/weer aan bij de werkwijze in de bezwaarschriftenprocedure. 1.3 De voorgestelde wijzigingen zijn afgestemd met en goedgekeurd door de bezwaarschriftencommissie. 2.1 De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om de Verordening te wijzigen (artikel 147 van de Gemeentewet).

Kanttekeningen De wijziging volgt relatief snel op de vaststelling van de Verordening in 2023. De constateringen die zijn gedaan in de evaluatie geven echter aanleiding om de Verordening te wijzigen.

4

Financiën Niet van toepassing

Communicatie en participatie Zodra de wijziging van de Verordening door u is vastgesteld wordt deze bekendgemaakt in het elektronisch gemeenteblad. De geconsolideerde tekst van de Verordening (= de tekst zoals deze luidt na de wijziging) is te vinden op de website www.overheid.nl.

Vervolgstappen Bekendmaking van de wijziging van de Verordening zoals hiervoor beschreven.

Reactie college op commissiebehandeling

5