04 Hoofdlijnen plan van aanpak comunicatie mbt onderzoek opvang def.docx

Communicatie aanpak Opvanglocatie in Midden-Delfland 8 november 2022

Inleiding De gemeente Midden-Delfland wil de mogelijkheden onderzoeken om een belangrijke bijdrage te leveren aan de opvang van vluchtelingen. Dit betreft het plan van aanpak met betrekking tot de externe communicatie. Situatieschets Het aanmeldcentrum in Ter Apel kan de huidige instroom van vluchtelingen niet aan en de asielzoekerscentra zitten overvol. De oorzaak is niet direct dat er meer vluchtelingen zijn gekomen dan in andere jaren, maar er zijn minder opvangplekken beschikbaar en statushouders stromen minder snel door naar reguliere woningen, omdat er een landelijk tekort is aan betaalbare woningen. Ook zijn er onvoldoende noodopvangplekken om de vluchtelingen op te vangen. Het COA, dat de (nood-)opvang in Nederland moet regelen, loopt grotendeels vast. De situatie is voor veel vluchtelingen mensonterend. Tegelijkertijd hebben we een ingewikkelde woningmarkt en zijn opvangplekken dus niet zo maar geregeld. Het is overduidelijk dat de opvang van vluchtelingen een probleem is waarbij wij niet aan de zijlijn kunnen blijven staan. De situatie waarbij zelfs een organisatie als Artsen zonder Grenzen in Nederland actief moest worden is niet voor herhaling vatbaar. In de Veiligheidsregio Haaglanden moeten 450 vluchtelingen opgevangen worden. De gemeente wil onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om een substantieel deel van die benodigde opvangplekken te organiseren.

Daarbij willen we meteen onderzoeken of de opvang kan leiden tot voordelen zoals bijvoorbeeld extra woonruimte voor andere doelgroepen. Waar hebben we het over? Dit gaat over een onderzoek naar de opvang van vluchtelingen. Met vluchtelingen bedoelen we mensen die relatief ver in de asielprocedure zitten. Dit zijn degenen die de eerste onderzoeksweken van de procedure hebben doorlopen. Deze mensen zijn kansrijk voor het verkrijgen van een verblijfsvergunning en zij mogen werken. We bedoelen dus niet de veilige landers of uitgeprocedeerde vluchtelingen. Veilige landers worden in de eerste weken van de asielprocedure door de IND in kaart gebracht. Deze personen worden samen met de andere uitgeprocedeerden opgevangen in aparte centra van waaruit ze worden teruggezonden. Kortom die mensen gaan we niet huisvesten in onze gemeente. Het onderzoek richt zich op een opvanglocatie voor ongeveer 225 personen voor een periode van 5 jaar. Deze opvanglocatie moet in de buurt van voorzieningen zijn en de grond moet snel bouwrijp zijn. De gemeente wil gekoppeld aan de opvanglocatie ook een woonvoorziening voor doelgroepen zoals starters op de woningmarkt creëren. Dit is een verlichting van de problemen op de reguliere woningmarkt. Fases In het traject onderscheiden we verschillende fases: • Fase 1: van openbaarheid van de stukken tot besluit om te starten met het onderzoek.

(vanaf 9 november tot raadsvergadering op 14 november) • Fase 2: het proces tot het uitgewerkte raadsvoorstel (6 – 12 weken) • Fase 3: definitieve besluit en keuze van locatie door gemeenteraad • Fase 4: aanloop naar realisatie en daarna Het onderstaande plan is gericht op de fases 1 t/m 3.

Communicatie aanpak Achtergrond Opvang van vluchtelingen en of statushouders is meestal een gevoelig onderwerp. Tijdens de asielcrisis van 2015/2016 en ook weer in de afgelopen maanden was er in een aantal gemeenten sprake van maatschappelijke onrust. Denk hierbij aan de onrust in Tubbergen, Bant en Harskamp. Veel van de onrust komt voort uit een gebrekkige of onvoldoende communicatie. Mensen voelen zich vaak niet gehoord of voor het blok gezet. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan alle ellende met de stikstofkaart van minister Van der Wal, waarbij uiteindelijk ook de heer Remkes aangaf dat mensen zich gehoord moeten voelen. Wij proberen met deze aanpak dit te voorkomen. Daarnaast maakt onbekend ook onbemind. Mensen weten vaak niet wat er op hen afkomt, dus de onrust is logisch. Bedenk wel dat er inmiddels ook meer dan 125 opvanglocaties in Nederland zijn die niet negatief in het nieuws zijn geweest, omdat het daar gewoon goed gaat. Dat is het overgrote deel van alle opvanglocaties in Nederland.

Aanpak In de communicatie is het belangrijk om een aantal zaken steeds goed voor ogen te houden. 1. Informeer duidelijk en zorgvuldig over de plannen. Blijf uitleggen wat dit precies betekent. 2. Zorg dat er naar mensen geluisterd wordt. Heb begrip voor onrust of weerstand en luister daar naar. 3. Toon tegelijk bestuurlijk leiderschap waarin weliswaar ruimte is voor de wens van inwoners van Midden-Delfland, maar ook voor de noodzaak om te zoeken naar een mogelijke bijdrage van het landelijke probleem met vluchtelingen/ statushouders. 4. Focus op het feit dat je onderzoekt (er is nog géén beslissing genomen), anders voelen inwoners zich voor het blok gezet. 5. Focus niet alleen op nadelen, maar laat ook kansen zien (bijvoorbeeld: iets meer lucht op de woningmarkt in Midden-Delfland, werkgelegenheid, extra inkomsten voor MKB, sociale betrokkenheid, etc). De uitgangspunten voor de communicatie zijn: •

• •

open, eerlijk en transparant (nut en noodzaak/urgentie) dat betekent bijvoorbeeld ook openbaarmaking van stukken uit eerdere vertrouwelijke vergaderingen proactief en tijdig op de doelgroep afgestemd (maatwerk)

In onze communicatie is onderstaande kernboodschap de basis.

Kernboodschap De gemeente Midden-Delfland onderzoekt of zij een belangrijke bijdrage kan leveren aan de opvang van vluchtelingen. Het onderzoek maakt duidelijk of Midden-Delfland een bij haar passende bijdrage kan leveren aan het oplossen van een groot probleem. Het besluit wordt genomen als het onderzoek is afgerond. Nadere duiding Wat is passend? Door de gemeenteraad zijn randvoorwaarden opgesteld. Die voorwaarden komen tegemoet aan de belangen van onze gemeente. Die randvoorwaarden zijn leidend voor de raad bij het nemen van het uiteindelijke besluit. Wat is het vraagstuk? De huidige situatie is voor veel mensen mensonterend (denk aan Ter Apel waar mensen mogelijk buiten moeten slapen in de winter). We hebben hierin een humanitaire verantwoordelijkheid. Tegelijkertijd hebben we in Midden-Delfland een ingewikkelde woningmarkt en zijn opvangplekken dus niet zo maar geregeld. Wat gaan we nu doen? De gemeente gaat onderzoeken of het mogelijk is om ongeveer 225 vluchtelingen op te vangen op een locatie in de gemeente voor een periode van 5 jaar. Tegelijkertijd wil de gemeente van de gelegenheid gebruik maken om 25 tot 50 tijdelijke woningen te creëren voor lokale woningzoekenden zoals starters. Zo komt er in de gemeente meer ruimte op de woningmarkt en kunnen we vluchtelingen én lokale woningzoekenden een eigen thuis bieden.

Welke doelgroep van vluchtelingen? De gemeente richt zich op vluchtelingen die in de kansrijke asielprocedure zitten. Dit zijn dus de mensen die de eerste onderzoeksweken van de procedure hebben doorlopen. Wat is het doel? De mogelijke komst van een opvanglocatie in Midden-Delfland heeft twee doelen: • Een bijdrage leveren aan het oplossen van een groot maatschappelijk probleem • Tegelijkertijd extra woonruimte creëren op de woningmarkt Tijdens het onderzoek wordt overlegd met onder andere gemeenten uit de Veiligheidsregio Haaglanden, het ministerie van J&V, de provincie Zuid-Holland en het COA. Communicatiemiddelen Concept communicatie uitingen Verschillende communicatie uitingen/ activiteiten staan in concept al klaar. Hierbij grijpen we steeds terug op onze kernboodschap. Vanzelfsprekend worden ook de diverse doelgroepen op maat benaderd (zie doelgroepenanalyse). 1e Berichten over het idee (voorafgaand aan de openbare raadsvergadering) Website en bericht in De Schakel Midden-Delfland Kernboodschap met toevoeging … Om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen, geeft de gemeenteraad aan het college randvoorwaarden mee voor het onderzoek naar opvangmogelijkheden. Aan de hand van deze randvoorwaarden voert het college de gesprekken met het COA en andere betrokken partijen.

De raadsleden zullen nu eerst tijdens een openbare raadsvergadering bepalen of zij in kunnen stemmen met het starten van een onderzoek met randvoorwaarden. Het onderzoek zal duidelijkheid geven over de mogelijkheden. Onderdeel van het onderzoek is het benoemen van een of meer geschikte locaties. Hierover zal met de gemeenteraad en vanzelfsprekend ook met de inwoners worden gesproken. Dit proces zal ongeveer drie maanden in beslag nemen. Daarna zal een definitief besluit genomen worden. De raadsvergadering waarin de raad een besluit neemt over het starten van het onderzoek staat gepland op 14 november om 19.30 uur. Deze bijeenkomst is openbaar. De raadsvergadering is ook digitaal te volgen via onze website: Hier komt de link in de finale versie die naar buiten gaat. Mogelijk heeft u vragen. Wij hebben antwoorden geformuleerd op mogelijke vragen vanuit de samenleving. Deze vragen en antwoorden vindt u op onze website Hier komt de link in de finale versie die naar buiten gaat. Facebook/ Twitter/ Instagram De gemeente Midden-Delfland gaat onderzoeken of het mogelijk is om een belangrijke bijdrage te leveren aan de opvang van vluchtelingen. We willen stappen zetten om bij te dragen aan het oplossen van het landelijke probleem. Lees hier wat de gemeente precies wil onderzoeken: Hier komt de link in de finale versie die naar buiten gaat.

Persgesprek Opzet De burgemeester nodigt enkele journalisten uit voor een gesprek. Hierbij legt de burgemeester uit wat het idee is en welke randvoorwaarden wij gaan stellen bij het COA. Planning en samenhang Het persgesprek vindt plaats zodra de agenda en stukken voor de raadsvergadering van 14 november 2022 gepubliceerd worden op onze website. Dat staat gepland voor woensdag 9 november. Team Communicatie nodigt de journalisten uit en introduceert alvast het onderwerp. Meteen na het persgesprek plaatsen we ons eigen bericht op de website. Zo komen wij als eerste zelf met het bericht naar buiten. En zo zorgen we ervoor dat deze teksten vroeg in het proces online staan. Het gesprek met de samenleving Inloopbijeenkomsten We plannen (kleinschalige) bijeenkomsten waarbij zoveel mogelijk betrokken partijen aanwezig zijn/worden uitgenodigd. Zodra een besluit genomen is over de mogelijke locatie, organiseren wij specifiek in dat dorp een extra inloopbijeenkomst. Opzet De inloopbijeenkomst bestaat uit een aantal stands waar aanwezigen informatie kunnen krijgen en vragen kunnen stellen. Bij de ingang is een plattegrond te zien van de opstelling van de stands. Het wordt een laagdrempelige bijeenkomst waarbij iedere aanwezige de kans krijgt om zijn/ haar vragen te stellen en een bijdrage te leveren.

Aanwezigen • Gemeente • COA • Politie • Vluchtelingenwerk • GZA/ GGD Optioneel • Kerken • Sport

(uitleg waarom en proces) (opvang en begeleiding locatie) (vragen over veiligheid) (begeleiding op locatie) (zorg op locatie) (sociale betrokkenheid) (sociale betrokkenheid)

Doel • • • •

Geïnteresseerden kunnen vragen stellen aan aanwezige organisaties/ instanties Geïnteresseerden kunnen hun mening en ideeën geven Geïnteresseerden kunnen zich aanmelden als vrijwilliger voor op de opvanglocatie Geïnteresseerden kunnen zich aanmelden voor omwonendencommissie (in later stadium)

Emoties Dit onderwerp roept bij veel mensen emoties op. Het is belangrijk om stil te staan bij emoties die er leven, zorgen, behoeften en belangen. Dit is steeds gericht op de inventarisatie en het helder krijgen van de verschillende ideeën en gevoelens die leven en niet gericht op het bereiken van een oplossing (men hoeft het niet met elkaar eens te zijn, maar wel respect hebben voor alle meningen). Stands Collegeleden en vertegenwoordigers van betrokken organisaties staan klaar om met bezoekers in gesprek te gaan. Bezoekers kunnen bij de stands meer informatie krijgen over procedure, verblijf, gezondheid, veiligheid etc. Ook kunnen geïnteresseerden zich aanmelden voor vrijwilligerswerk. Beveiliging Als op voorhand wordt verwacht dat het nodig is wordt er beveiliging ingehuurd voor de bijeenkomst. Doelgroepenanalyse Doelgroep Gemeente In verschillende vormen: - procedureel - medewerkers die betrokken zijn bij dit onderwerp - alle medewerkers

Gemeenteraad

Omwonenden

Verantwoordelijk voor/ betrokken bij • Zorgen voor vrijstelling bestemmingsplan en vergunningen • Garanties rond inrichting openbare ruimte • Participatie met omwonenden/ betrokkenen • Draagvlak • Veiligheid op en rond de locatie • Inburgering • Raad en college trekken samen op bij de uitwerking van de plannen • Draagvlak • Veiligheid bij de locatie • Acceptatie/ integratie bewoners • Sociale contacten

Focus op

Kans

Draagvlak Leefbaarheid/ veiligheid/ acceptatie

Woningaanbod starters

Draagvlak Leefbaarheid/ veiligheid/ acceptatie

Woningaanbod starters

Veiligheid/ onrust/ leefbaarheid

Sociale contacten/ vrijwilligerswerk

• Inwoners

•

Hulpdiensten

• • • • •

Vrijwilligers

Belangengroepen (Ondernemersvereniging/ vluchtelingenwerk/ kerken) Gezondheidszorg Onderwijs

• • • • •

Inrichting openbare ruimte Acceptatie/ integratie bewoners Sociale contacten Veiligheid Veiligheid Bereikbaarheid Acceptatie/ integratie Sociale contacten Inburgering Acceptatie/ integratie bewoners Sociale contacten Gezondheid

Veiligheid/ onrust/ leefbaarheid

Sociale contacten/ vrijwilligerswerk

Veiligheid Acceptatie

Sociale contacten/ vrijwilligerswerk

Acceptatie

Sociale contacten/ vrijwilligerswerk

Gezondheid

Onderwijs/ Sociale Onderwijs kinderen contacten Integratie Formele inburgering Sport-/ Acceptatie Sociale • Acceptatie/ cultuurverenigingen contacten/ integratie vrijwilligerswerk bewoners • Sociale contacten Media Informatie Draagvlak • informatie bevorderen overdragen • Draagvlak * De communicatie met vluchtelingen/ statushouders wordt voor nu buiten dit communicatieplan gehouden. Hier wordt op een later tijdstip apart aandacht aan besteed. • • •

De belangrijkste doelgroepen kunnen we onderverdelen in: 1. 2. 3. 4. 5. 1.

Raad Intern Inwoners/ betrokkenen breed Omwonenden Professionals

Communicatie richting de raad • De eerste aanzet hiervoor zijn de besloten bijeenkomsten geweest • Bespreken communicatieplan op basis van presentatie tijdens besloten bijeenkomst • Communicatieplan delen met raadsleden • Mediatraining op dit onderwerp voor raadsleden die daar behoefte aan hebben (handvatten voor mediacontact/ gesprek met inwoners) • Kadernotitie bespreken tijdens openbare raadsvergadering op 14 november 2022 • Raad betrekken bij inloopbijeenkomsten • Raadsvoorstel inclusief concept bestuursakkoord en locatievoorstel • Gemeenteraadsvergadering: presentatie door COA over hoe de locatie wordt ingericht.

2.

Communicatie interne organisatie • Betrokken medewerkers via bestaande overlegmomenten informeren over impact op hun werkterrein. • KCC informeren over procedure voor bij hen binnenkomende vragen/ klachten • Intranetbericht incl. een handelingsperspectief; waar/bij wie zij meer informatie kunnen krijgen. • Updates met nieuws en voortgangsberichten, ook visueel

3.

Communicatie inwoners breed • Bericht op website • Q&A (zowel op website als voor het KCC) • Social media • Berichten in De Schakel Midden-Delfland • Inloopbijeenkomsten

4.

Communicatie omwonenden (kan pas zodra locatie bekend is) • Bewonersbrieven, bijvoorbeeld een brief ter aankondiging, incl. uitnodiging voor inloopbijeenkomst, brief als werkzaamheden starten en als vluchtelingen/ statushouders arriveren etc. • Inloopbijeenkomst(en), hierin vooral ruimte voor de inwoners zelf. Om vragen te stellen, emoties te uiten en in gesprek te gaan. • Opzetten klankbordgroep met omwonenden (betrekken bij o.a. inrichting openbare ruimte, interactie met nieuwe bewoners) • Eventueel organiseren “kijkdag” vlak voordat de locatie in gebruik genomen wordt • Telefoonnummer delen voor vragen/klachten/aanmelden vrijwilliger.

5.

Professionals • Informatiebrief met impact voor hun specifieke professie (onderwijs, huisartsen, zorgverleners, vrijwilligersorganisaties) • Informatiebijeenkomst (op uitnodiging), hierin vooral ruimte bieden om vragen te stellen, meningen te uiten en in gesprek te gaan. • Telefoonnummers delen voor vragen/klachten.