04 02 VVD inzake behandeling Woo verzoeken met collegereactie

COMMISSIE 11 MAART 2025 Punt 4: Mogelijkheid tot het stellen van vragen Indiener: M.W. Renzen (VVD) Onderwerp: Afdoening WOO-verzoeken Inleiding De VVD is ter hand gesteld een e-mailcorrespondentie (zie bijlage) tussen een inwoner van Midden-Delfland en de gemeente met betrekking tot een Woo verzoek. De VVD heeft voor de commissievergadering van 14 januari 2025 schriftelijke vragen gesteld over de wijze waarop de gemeente Midden-Delfland omgaat met Woo verzoeken. Eén van de vragen was of de gemeente Midden-Delfland wel voldoende kennis in huis heeft, waar – gelukkig maar – geruststellend op werd geantwoord. Uit de bijlage bij deze vragen volgt dat er door een inwoner op 26 mei 2024 een Woo verzoek is ingediend. De gemeente dient dit binnen vier weken op te volgen, waarbij geldt dat bij een groot of ingewikkeld verzoek deze termijn met twee weken kan worden verlengd. De gemeente heeft inmiddels meer dan 42 (!) weken laten verstrijken en de inwoner heeft, naar ik heb begrepen, nog altijd geen beschikking mogen ontvangen. Erger nog is dat uit de correspondentie volgt dat de gemeente zich op het standpunt stelt dat opgevraagde stukken niet meer beschikbaar zijn, omdat mailboxen van personen waaruit opgevraagde stukken moeten komen niet meer bij de gemeente werken.

Maanden daarna is gecommuniceerd dat de opgevraagde stukken er niet meer zijn omdat e-mails in mailboxen binnen de gemeente na drie maanden worden gewist. Vragen 1. Hoeveel Woo verzoeken zijn er in 2024 in totaal ontvangen door de gemeente? ANTWOORD: 29 Woo-verzoeken, daarvan is 80% binnen de wettelijke termijn afgehandeld. 2. Hoeveel Woo verzoeken uit 2024 zijn er ultimo februari 2025 nog niet afgehandeld? ANTWOORD: Geen. 3.

Is er wel voldoende kennis en mankracht in huis binnen de gemeente?

ANTWOORD Er is - zoals eerder geantwoord - voldoende kennis en expertise in huis om de Wooverzoeken af te handelen. Maar het vergt van de Woo-coördinator en de organisatie heel veel tijd om de Woo-verzoeken af te handelen vanwege: a) Complexiteit van het verzoek: Sommige Woo-verzoeken kunnen erg complex zijn, bijvoorbeeld wanneer ze betrekking hebben op grote hoeveelheden documenten of specifieke informatie die diepgaand moet worden onderzocht om de openbaarmaking te kunnen waarborgen. b) Gelijktijdigheid van de Woo-verzoeken: Wanneer meerdere verzoeken tegelijkertijd binnenkomen, kan het moeilijk zijn om binnen de termijn aan alle verzoeken te voldoen. Gelijktijdigheid kan je alleen opvangen als je permanente overbezetting hebt. Dat is niet doelmatig. c) Moeilijkheden bij het vinden van de gevraagde informatie: Soms is het lastig om de gevraagde informatie snel op te sporen omdat in diverse systemen en bronnen gezocht moet worden bijvoorbeeld het postregistratiesysteem, interne schijf van de gemeente, outlook en telefoons

van medewerkers en bestuurders. d) Juridische of privacybezwaren: In sommige gevallen kan er vertraging optreden doordat een verzoek juridische of privacykwesties oproept. Als gemeente moeten we ervoor zorgen dat persoonlijke gegevens niet onterecht openbaar worden gemaakt, wat kan leiden tot juridische afwegingen en extra tijd. In sommige gevallen moet de gemeente belanghebbenden in de gelegenheid stellen een zienswijze hiervoor in te dienen. Deze zienswijze moet dan ook afgewogen en beoordeeld worden en weer in de besluitvorming meegenomen worden. e) Verzoeker die niet meewerkt aan het afhandelen van het Woo-verzoek: In gevallen waar een verzoeker bijvoorbeeld niet bereid is om aanvullende vragen van de gemeente te beantwoorden (bijvoorbeeld wanneer er onduidelijkheid is over het verzoek of er extra informatie nodig is om het verzoek in te willigen), kan dit het proces vertragen. De gemeente heeft de mogelijkheid om de verzoeker te vragen om meer specifieke informatie of om het verzoek anders te formuleren. Wij komen in de praktijk nog teveel verzoeken tegen waarbij de verzoeker niet meewerkt aan het afhandelen van het Woo-verzoek. Dit terwijl in de memorie van toelichting van de Woo wordt aangegeven dat zowel de gemeente als de verzoeker verantwoordelijk zijn voor een soepele en tijdige afhandeling van het verzoek.

Wat betreft capaciteit, er zijn binnen de Woo-verzoeken piekmomenten die - naast de overige reguliere werkzaamheden die ook gebonden zijn aan termijnen - lastig opgevangen kunnen worden. Daarin zijn wij als gemeente niet bijzonder. Hoewel specifieke statistieken voor gemeenten beperkt beschikbaar zijn, tonen beschikbare gegevens aan dat overheidsorganisaties, waaronder gemeenten, uitdagingen ondervinden bij het tijdig afhandelen van Woo-verzoeken. Overigens doet onze gemeente met een afhandelingspercentage van 80% binnen de termijn het helemaal niet slecht. 4. Hoe secureert de gemeente dat relevante e-mails die in het kader van de Woo kunnen worden opgevraagd beschikbaar zijn en blijven? ANTWOORD De Archiefwet 1995, de Selectielijst 2020 en de Wet open overheid bepalen de regels voor het bewaren van e-mailberichten binnen gemeenten. Vooropgesteld; een mailbox is géén archiefsysteem. Wel kan er informatie in staan die archiefwaardig is. Gemeenten zijn niet verplicht alle e-mails te bewaren, maar de eigenaar van de mailbox moet handelen op basis van het proces of de zaak waar de e-mail deel van uitmaakt. Alleen e-mailberichten die bewijs vormen van overheidshandelen moeten worden bewaard in het documentmanagement- of zaaksysteem, zoals bevestigd door de Raad van State in 2020.

De Selectielijst 2020 werkt procesgericht en e-mails moeten worden gekoppeld aan de zaak waartoe ze behoren. 5. Is daar beleid voor vastgesteld? ANTWOORD Ja. Wij hebben ons gecommitteerd aan de landelijke Selectielijst 2020 van de VNG voor bewaartermijnen van archiefbestanden. Daarnaast staat in informatiebeleidsplan 2022 2026 dat we als uitgangspunt hebben om centraal in ons documentmanagementsysteem of zaaksysteem archiveren. 6. Zo nee, waarom niet? ANTWOORD 7. Hoe is het mogelijk dat de gemeente zich in eerste instantie op het standpunt stelt dat e-mails niet meer beschikbaar zijn omdat ‘de betrokken personen niet meer binnen Midden-Delfland werken’, om vervolgens te stellen dat e-mails na drie maanden worden vernietigd? ANTWOORD Ons standaardproces na vertrek medewerkers en bestuurders is dat het netwerkaccount wordt verwijderd na drie maanden. De mailbox maakt hier onderdeel

van uit. Dit proces wordt uitgevoerd door de ICT-medewerkers van de gemeente Westland die het netwerk- en systeembeheer voor ons uitvoeren. De verplichting om netwerkaccounts en mailboxen van gemeentelijke medewerkers en bestuurders binnen drie maanden na vertrek te verwijderen, is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De termijn van drie maanden is doorgaans een praktijkrichtlijn die wordt gehanteerd om ervoor te zorgen dat de gegevens niet langer in systemen aanwezig zijn dan noodzakelijk, en om het risico van onbevoegde toegang te minimaliseren. 8. Is het juist dat e-mails van wethouders na drie maanden worden vernietigd? ANTWOORD Zie antwoord bij 7. 9. Hoe verhoudt zich dat tot de Archiefwet en de Woo? ANTWOORD Volgens de Woo waarborgt het bestuursorgaan het behoud van de documenten waarop een door hem ontvangen verzoek betrekking heeft (artikel 4.1a van de Woo). De archiefwet stelt de verplichting tot bewaren en vernietigen volgens vastgestelde bewaartermijnen. 10.

Is er beleid binnen de gemeente aangaande de Archiefwet? ANTWOORD Ja: - Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Midden-Delfland houdende regels omtrent archief Archiefverordening gemeente Midden-Delfland 2019 | Lokale wet- en regelgeving - Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente MiddenDelfland houdende regels omtrent informatiebeheer Beheerregeling informatiebeheer gemeente Midden-Delfland 2019 | Lokale wet- en regelgeving - Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente MiddenDelfland houdende regels omtrent het handboek voor de vervanging van archiefbescheiden | Lokale wet- en regelgeving - Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid Gemeente Midden-Delfland 2023-2026 | Lokale wet- en regelgeving - Het Informatiebeleidsplan 2022 – 2026 (Op 21 december 2021 naar de gemeenteraad verzonden)

Daarnaast hebben we: Leidraad datamigratie en -conversie Gemeente Midden-Delfland

En beleid voor de opslag van duurzame bestandsformaten.

11. Zo ja, dan gaarne delen met de commissie. Zo nee, waarom niet? ANTWOORD zie antwoord bij 10