02e bijlage.pdf

Retouradres: Postbus 21012 3001 AA Rotterdam

Algemeen bestuur

Westersingel 12 Postbus 21012 3001 AA Rotterdam Telefoon 088 5445 100 E-mail: informatie@mrdh.nl Internet: www.mrdh.nl KvK nummer: 62288024 Bankrekeningnummer NL96 BNGH 0285 1651 43

Datum

20 november 2020

contactpersoon Esther Westerbeek uw kenmerk

Onderwerp

Informatievoorziening adviescommissies en raden

ons kenmerk 76168 projectnummer doorkiesnummer

Geachte leden van het algemeen bestuur,

e-mail e.westerbeek@mrdh.nl bijlage(n) -

Met deze brief informeren wij u graag gezamenlijk namens de adviescommissies Economisch Vestigingsklimaat en Vervoersautoriteit over de bespreking en het advies dat de adviescommissies op 18 november jl. over het onderwerp ‘informatievoorziening adviescommissies en raden’ hebben uitgebracht. Beide adviescommissies zijn positief over het voorstel van de informatievoorziening en hechten er belang aan dat de MRDH de commissieleden en de gemeenteraden goed wil voorzien in de informatie. De adviescommissies geven naast het voorstel de volgende adviezen mee: Advies 1 – Adviescommissie EV: lange termijnplanning en afwegingen Vanuit de adviescommissie EV is er behoefte om de lange termijnplanning van de onderwerpen die het komende jaar spelen binnen de MRDH-gremia te ontvangen. Deze planning wordt al wel meegestuurd in de vergaderstukken bij de adviescommissie Va. Daarnaast gaven de leden van de adviescommissie EV aan behoefte te hebben dat in de planning ook helder aangegeven is welke afweging wordt gemaakt om een onderwerp te bespreken/ advies te vragen aan de adviescommissie. Tevens is het advies aan het algemeen bestuur om een jaaroverzicht in één oogopslag op te stellen, inclusief een overzicht welke investeringen en projecten er in een gemeente plaatsvinden.

Advies 2 – Adviescommissie EV: helderheid stukken De adviescommissie EV geeft aan dat het bij de vergaderstukken duidelijk moet zijn wat er aan de commissieleden gevraagd wordt. Om hier meer focus in aan te brengen is het advies om een voorblad toe te voegen aan de vergaderstukken. Dit voorblad bevat een korte, bondige en duidelijke samenvatting van de achterliggende stukken. In aanvulling daarop is tevens het advies om de vergaderstukken helder, duidelijk en voor eenieder begrijpelijk op te schrijven.

Albrandswaard, Barendrecht, Brielle, Capelle aan den IJssel, Delft, Den Haag, Hellevoetsluis, Krimpen aan den IJssel, Lansingerland, Leidschendam-Voorburg, Maassluis, Midden-Delfland, Nissewaard, Pijnacker-Nootdorp, Ridderkerk, Rijswijk, Rotterdam, Schiedam, Vlaardingen, Wassenaar, Westland, Westvoorne, Zoetermeer.

Advies 3 – Adviescommissie Va: dossiers in e-systeem De commissieleden waarderen dat de vergaderstukken te raadplegen zijn via de bestaande systemen iBabs en Notubiz. Als suggestie wordt meegegeven om in deze systemen ook de functie dossiers te gebruiken, zodat de achtergrondinformatie van een dossier gemakkelijk terug te vinden is. Advies 4 - vergroot de betrokkenheid bij de raden De commissies zijn positief over het voorstel van de webinars en het bezoek aan de raden en de klankbordgroepen. Hierbij heeft de adviescommissie Va nog twee aandachtspunten. Met betrekking tot de webinars wordt meegegeven om de webinars vaker dan de voorgestelde één of twee keer per jaar te organiseren. Bij de bezoeken is het advies om dit interactief te organiseren. Daarnaast is het advies om de vergaderingen van de adviescommissies actiever onder de aandacht te brengen bij de raadsleden dat zij welkom zijn als toehoorder bij de vergadering. Advies 5 – Adviescommissie Va: evalueer de informatievoorziening De commissies zijn positief over het voorstel om per vergadering de vergaderstukken te evalueren. Het advies vanuit de adviescommissie Va is om hiervoor de klankbordgroepen en de agendacommissie voor te gebruiken. De adviescommissie EV wil dit als standaard agendapunt toe gaan voegen. Tevens is het advies om per half jaar te evalueren of de informatievoorziening voldoet aan de behoefte.

De adviezen dragen bij aan een betere positionering binnen de MRDH en binnen de raden. Wij zien graag een reactie tegemoet op deze brief. Namens de adviescommissies Economisch Vestigingsklimaat en Vervoersautoriteit,

Karin Kayadoe

Jan Pieter Blonk

Voorzitter adviescommissie Economisch Vestigingsklimaat

Voorzitter adviescommissie Vervoersautoriteit

2