02 VSL 07-12-20.pdf

VERSLAG

Rekeningcommissie MRDH openbare vergadering, maandag 7 december 2020, 18.00 –19.45 uur Digitaal via TEAMS Aanwezig Albrandswaard Brielle Den Haag Hellevoetsluis Krimpen aan den IJssel Maassluis Midden Delfland Pijnacker – Nootdorp Ridderkerk Rijswijk Nissewaard Schiedam Vlaardingen Westland Westvoorne

mw. J.G. Ram - van Mourik dhr. J.J. ’t Mannetje dhr. M. De Vuijst dhr. H. Westbroek dhr. R.M.A. Barkey dhr. C.M.P. ’t Hart dhr. A. van den Berg (plv.) dhr. J.W. Maas (voorzitter) dhr. E.M. Piena dhr. R.J. de Vries dhr. F.W.O. van Boven dhr. J. Pegtel mw. L.W.M Claessen dhr. P.D. Immerzeel dhr. H. Heijndijk

MRDH Ambtelijk: H. Bakker, B. van Beers, E. Fokkema, W. van den Heuvel (secretaris), J. Versteeg (uitvoerend secretaris, verslag) Bestuurlijk: Dhr. P. van de Stadt, portefeuillehouder Middelen AB MRDH

Verhinderd met afmelding Capelle a/d IJssel Midden-Delfland Rotterdam

de heren C. Schaatsbergen en E.C. Raadsen (plv.) dhr. R.H.P. Ringeling dhr. D.P.A. Tak

Gasten Dhr. G.L. Vleugels, Bauke de Boer (Gemeentelijke Accountantsdienst Den Haag)

1.1. Opening, mededelingen en vaststellen agenda  Dhr. Van de Stadt is namens het algemeen bestuur (AB) als portefeuillehouder middelen aanwezig en wordt in het bijzonder welkom geheten.  De voorzitter benoemt de regels voor een ordentelijk verloop van de digitale vergadering. De deelnemers van de vergadering worden verzocht: - De camera aan en de microfoon uit te zetten, tenzij men het woord krijgt. - Bij een stemming/peiling: duim omhoog voor geven van akkoord en omlaag bij niet akkoord. - Om het woord te vragen: hand opsteken bij voorkeur via de TEAMS-optie ‘raise hand’. - Wie het woord krijgt wordt verzocht steeds naam en gemeente te noemen i.v.m. het verslag.  Een bericht van verhindering is ontvangen van: - dhr. Tak (gem. R’dam) - dhr. Schaatsbergen en plv. lid dhr. Raadsen (gem. Capelle aan den IJssel) - dhr. Ringeling (gem. Midden-Delfland); hij wordt vervangen door zijn plaatsvervanger dhr. Van den Berg.

Pagina 1 van 6

 De voorzitter attendeert de aanwezigen nogmaals op de nieuwe verzendwijze van de vergaderstukken in 2021: verzending vindt dan alleen nog via het e-systeem (Notubiz en Ibabs) plaats. Via de mail ontvangen de rekeningcommissieleden - en in afschrift de griffiers en MRDH coördinatoren - een notificatie dat de vergaderstukken gepubliceerd zijn. De vergaderstukken worden daarnaast nog steeds op de website van de MRDH gepubliceerd (www.mrdh.nl). Belanghebbenden kunnen de vergaderstukken dus altijd via de website raadplegen. De rekeningcommissieleden zijn hierover vorige week maandag via de mail ook geïnformeerd.  Ter vervanging van een fysieke presentielijst i.v.m. het digitaal vergaderen, start de vergadering met een voorstelronde. De aanwezigen worden verzocht naam en gemeente te noemen. Dit leidt tot de volgende presentielijst:  Albrandswaard mw. J.G. Ram - van Mourik  Brielle dhr. J.J. ’t Mannetje  Den Haag dhr. M. De Vuijst  Hellevoetsluis dhr. H. Westbroek  Krimpen aan den IJssel dhr. R.M.A. Barkey  Maassluis dhr. C.M.P. ’t Hart  Midden-Delfland dhr. A. van den Berg (plv.)  Pijnacker – Nootdorp dhr. J.W. Maas (voorzitter)  Ridderkerk dhr. E.M. Piena  Rijswijk dhr. R.J. de Vries  Nissewaard dhr. F.W.O. van Boven  Schiedam dhr. J. Pegtel  Vlaardingen mw. L.W.M Claessen  Westland dhr. P.D. Immerzeel  Westvoorne dhr. H.

Heijndijk Er wordt geconstateerd dat 15 gemeenten zijn vertegenwoordigd door hun rekeningcommissieleden. Hiermee is het vereiste quorum - meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden - gehaald. 1.2 In en uitgaande stukken Het verslag en advies op de Jaarstukken 2019 en de reactie aan het algemeen bestuur MRDH worden ter kennisgeving aangenomen. 2.1 Vaststellen verslag 25 mei 2020 Het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 2.2 N.a.v. het verslag: verzoek betrokkenheid vanuit de rekeningcommissieleden bij de financiële positie van de MRDH In de vergadering van 25 mei jl. is de rol van de rekeningcommissie bij de financiële positie van de MRDH ter sprake gekomen. Om het kader waarbinnen de rekeningcommissie handelt nogmaals aan de commissie te verduidelijken heeft de ambtelijke ondersteuning dit voorbereid door de rol vanuit de GR/Verordening voor de adviescommissie en rekeningcommissie nog eens op een rijtje te zetten. Naar aanleiding hiervan ontstaat net als tijdens eerdere vergaderingen de discussie over de logica van de scheiding van advies geven over de begroting (beleid) door de adviescommissies en het uitvoeren van het jaarrekeningonderzoek door een aparte rekeningcommissie (controle). Een aantal rekeningcommissieleden vindt deze werkwijze niet efficiënt/logisch. De visies hierop blijken

Pagina 2 van 6

nog zeer verdeeld, variërend van niet scheiden (onnodig dubbel werk) tot wel scheiden (financiële kennis, onafhankelijke rol) van deze beide rollen en een groep die eerst meer informatie wil alvorens hier iets van te vinden. Gedurende de discussie wordt ook duidelijk dat aan deze discussie ten grondslag ligt hoe deze twee rollen in de eigen gemeente voor gemeentebegroting en -jaarrekening is geregeld. Een aantal gemeenteraden blijkt deze rollen niet te scheiden, dus geen aparte rekeningcommissie voor het jaarrekeningonderzoek te hebben. Besloten wordt dat de MRDH via de MRDH coördinatoren inventariseert hoe de bespreking/behandeling van de jaarstukken in de verschillende gemeenten is geregeld. Voor de volgende vergadering in mei 2021 wordt een gespreksnotitie voorbereid aan de hand waarvan het gesprek opnieuw met elkaar wordt gevoerd vanuit de vraag of de huidige situatie aanpassing vraagt. Zo ja, wat vraagt dat voor verdere acties? Zijn er alternatieven zoals de klankborgroepen in de gemeenten hier een prominentere rol in te geven? Dhr. Van de Stadt, portefeuillehouder middelen AB, geeft aan in deze voorbereiding en het gesprek in mei een rol te willen spelen, vanuit zijn kennis en ervaring. Aldus wordt besloten (actie MRDH). 3.

Interim controle accountant en stand van zaken verbeteracties 2015-2019 De accountant licht kort de werkwijze van de controle toe en de voornaamste bevindingen:  Het gaat steeds beter met begrotingsplanning (beperken planningsoptimisme) door het vergaren van tussentijdse informatie mbt voortgang en afrekening gesubsidieerde projecten. MRDH is er nog niet. Dit zien we ook bij de openbaar vervoer concessies, hetgeen met name door de complexiteit hiervan komt: dat neemt meer tijd in beslag.  De processen m.b.t. inkopen en salarissen worden beheerst. Aandacht blijft nodig voor archivering prestatiebevestigingen.  De impact van Covid 19 op de MRDH is m.n. te zien bij de OV concessies (zie ook PPP agendapunt 6.2 Presentatie Bekostiging OV concessies in samenhang met de coronacrisis). Hoe zich dit in 2020 gaat ontwikkelen is nog niet zeker. Dat kan effecten hebben op de liquiditeit van de concessiehouders en openstaande leningen materieel en infra. Dit vraagt tezijnertijd een goede toelichting in de jaarrekening. De commissie BBV en Bado komen nog met handreiking hoe om te gaan met Corona in de jaarstukken.  Treasury is aangemerkt als belastbare activiteit (vennootschapsbelasting). De MRDH gaat hiertegen in beroep net als alle andere openbare lichamen en gemeenten die met treasury activiteiten te maken hebben.

 Volgend jaar moet ook de MRDH aan de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording voldoen en is daar klaar voor: de MRDH heeft de systematiek voor interne controle-onderzoeken om de noodzakelijke informatie te verzamelen.  Covid 19 en voortgang projecten in relatie tot lasten/baten en balansposten vragen wederom aandacht. In meerjarig verband m.b.t. de vraag hoe ontwikkelt een project zich over de hele periode. De volgende vragen vanuit de rekeningcommissie worden nader belicht: Dhr. Pegtel (gemeente Schiedam) wordt desgevraagd geantwoord dat er contact wordt opgenomen met de gemeente die niet tijdig verantwoordingsinformatie heeft aangeleverd. Met spoed is verzocht dit alsnog te doen.

Pagina 3 van 6

Dhr.er De Vuyst (gemeente Den Haag) vraagt of met oog op de impact van Covid 19 het weerstandsvermogen dat door de MRDH wordt opgebouwd toereikend is om ook in 2021 de schokken op te vangen. De accountant geeft aan dat er een weerstandsvermogen van inmiddels 26 miljoen is opgebouwd Het Rijk is echter eerst aan zet m.b.t. OV en exploitatietekorten gezien de opgelegde maatregelen. Daarnaast heeft de MRDH een golden share bij beide vervoerders; daarmee kan de MRDH invloed uitoefenen op de bedrijfsvoering van de vervoerders. 4. 1e Bestuursrapportage en concept 2e bestuursrapportage Dhr. Bakker geeft een korte toelichting op de 1e bestuursrapportage (BR) en geeft daarnaast een doorkijk naar de 2e bestuursrapportage. algemeen Op grond van de Financiële verordening van de MRDH zijn er jaarlijks twee Bestuursrapportages en wordt de mogelijkheid geboden de begroting tussentijds aan te passen aan de hand van gerealiseerde of verwachte ontwikkelingen. Met deze rapportages informeren de bestuurscommissies, via het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur (beleidsmatig en financieel) over de voortgang van de begroting 2020. De bestuursrapportages in één oogopslag zijn dit jaar nieuw en dit document laat een totaaloverzicht van de begrotingswijzigingen zien.

1e bestuursrapportage 2020 Op 10 juli heeft het algemeen bestuur deze begrotingswijziging vastgesteld In de bestuursrapportage is een aparte paragraaf opgenomen betreft Covid-19 met daarin o.a.de ontwikkelingen m.b.t. beschikbaarheidsvergoeding (zie ook agendapunt 6.2) Een aantal begrote activiteiten verlopen niet conform planning. Vertragingen hebben o.a. te maken met Covid-19 Dit levert het volgende financiele plaatje op: de lasten dalen van € 718,0 miljoen naar € 717,8 miljoen (€ 0,2 miljoen). De baten stijgen van € 724,2 miljoen naar € 725,0 miljoen (€ 0,8 miljoen). De drie grootste posten zijn een stijging van de onttrekking aan het BDU een verlaging van de overige inkomsten (Rotterdamsebaan, Sint Sebastiaansbrug) en stijging van de rente en marktconformiteitsopslag. Het positieve resultaat vóór bestemming stijgt met € 1,0 miljoen. 2e bestuursrapportage 2020 Op 11 december wordt deze aan het algemeen bestuur voorgelegd, met het voorstel om de begrotingswijzigingen vast te stellen. De rapportage bevat net als de vorige keer een Covid19 paragraaf waarin per taakveld de stand van zaken wordt weergegeven. Een aantal begrote activiteiten verlopen niet conform planning. Vertragingen hebben o.a. te maken met Covid-19. Dat levert het volgende financiële plaatje: de lasten stijgen van € 717,8 miljoen naar € 782,3 miljoen (€ 64,5 miljoen).

De baten stijgen van € 725,0 miljoen naar € 789,4 miljoen (€ 64,4 miljoen). De twee grootste posten zijn een daling van de onttrekking aan het BDU en de bevoorschotting van het Rijk opgenomen voor de beschikbaarheidsvergoeding OV-bedrijven (BVOV). Het Rijk keert in 2020 80% van de aangevraagde subsidie uit. Het positieve resultaat vóór bestemming daalt met € 0,1 miljoen

Pagina 4 van 6

De volgende opmerkingen/vragen vanuit de rekeningcommissie worden nader belicht:  Mw. Claessen (gemeente Vlaardingen) merkt op dat ze de apparaatslasten van de MRDH in het algemeen hoog vindt en vraagt waarom in de rapportage in één oogopslag niet duidelijk wordt verwoord wat in de inleiding van de BR staat, hetgeen juist voor de raad goede informatie is. Dhr. Bakker geeft aan dat de rapportage in één oogopslag alleen de begrotingswijzigingen weergeeft. De Covid-gevolgen hebben voor 2020 nog geen gevolgen voor de begroting.  Dhr. Immerzeel (gemeente Westland) vraagt of het feit dat er nu meer BDU gelden onttrokken zijn, dit gevolgen heeft voor investeringen in de toekomst? Dhr. Bakker/mw. Van Beers antwoorden dat budgetten voor infrastructuur en exploitatie gescheiden zijn. Als minder is uitgegeven aan infrastructuur wordt dit doorgeschoven naar een volgend jaar t.b.v. infrastructurele uitgaven.  Dhr. De Vuyst (gemeente Den Haag) vraagt naar de systematiek van de bestuursrapportage; gaat een bestuursrapportage altijd gepaard gaat met een begrotingswijziging? Dhr. Bakker geeft aan dat er twee keer per jaar (juli en december) een bestuursrapportage wordt gemaakt waarin begrotingswijzigingen waarvan op die momenten kennis is genomen worden meegenomen. 5. Doorkijk op proces en planning Jaarstukken 2020 Vanuit de MRDH geeft mw.

Fokkema een korte toelichting op het proces/planning van de Jaarstukken 2020, die in 2021 een week eerder dan anders door de rekeningcommissie wordt besproken vanwege Pinksteren. 6. Presentatie Rekencommissie Een van de invullingen van de aanbeveling rekeningcommissie Stuurgroep Evaluatie GR (2019) betreft het organiseren van inhoudelijke presentaties in of voorafgaand aan de vergadering, over onderwerpen gerelateerd aan de financiële huishouding van de MRDH waarbij vanuit de rekeningcommissie behoefte is aan meer verdieping. In de vergadering van 25 mei jl. is besloten in de decembervergadering een presentatie over bekostiging concessies openbaar vervoer te laten verzorgen. 6.1 Presentatie Concessies Bekostiging concessie RET Rail en de corona effecten Mw. Van Beers, financieel adviseur OV MRDH, verzorgt een presentatie Bekostiging OV concessies in samenhang met de coronacrisis (zie bijlage bij verslag). De opbouw van de kosten van een concessie worden toegelicht, hoe deze kosten worden gedekt en wat het effect van de coronacrisis hierop is. Tevens wordt in beeld gebracht wat de invloed is van de beschikbaarheidsvergoeding van het Rijk op de concessie.

De volgende vragen vanuit de rekeningcommissie worden nader belicht:  Desgevraagd geeft mevrouw Van Beers de heer Heijndijk (gemeente Westvoorne) aan dat de vervoerders de voorschotten die ze in 2020 krijgen van de Beschikbaarheidsvergoeding van het Rijk (80%) volgend

Pagina 5 van 6

jaar moeten verantwoorden: wat zijn de werkelijke kosten, ondersteund door een accountantsverklaring en daadwerkelijk opbrengsten. Die verantwoording moet bij de MRDH worden aangeleverd en MRDH stuurt deze verantwoording door naar het ministerie van IenW, waarna bekeken wordt of die vergoeding uiteindelijk 93% of 95% van de kosten bedraagt.  De heer De Vuyst (gemeente Den Haag) wil weten of de MRDH, net als de gemeenten dat doen bij hun tekorten, de tekorten van de vervoerders uit eigen reserve kunnen aanvullen? Mevrouw Van Beers antwoordt dat het weerstandsvermogen voor de Vervoersautoriteit alleen een risicoreserve financieringen bevat, die is bedoeld voor leningen die vervoerders niet kunnen terugbetalen. De MRDH loopt geen groot risico als vervoerders (een keer) niet hun lening op tijd kunnen afbetalen aan MRDH. Andere reserves zijn er niet. De MRDH mag uit de Brede Doeluitkering (BDU) geen eigen vermogen creëren. Wel kan de MRDH de BDU middelen besteden aan extra inkoop vervoer maar dat gaat ten koste van infrastructuur. Dat is een bestuurlijke afweging.  Tot slot geeft mevrouw van Beers de heer Immerzeel (gemeente Westland) aan dat met het eventueel snijden in dienstregelingen de dienstverlening in de regio niet persé harder wordt geraakt dan de steden: dat is niet de insteek. 6.2 Groslijstpresentaties voor de december vergaderingen In de mei-vergaderingen worden o.a.

de jaarstukken standaard van een presentatie voorzien. Op de groslijst staan de volgende onderwerpen:  liquiditeitsprognoses  werkwijze Investeringsprogramma Vervoersautoriteit De rekeningcommissieleden worden uitgenodigd nieuwe onderwerpen aan te dragen. Dat mag ook na deze vergadering per email. 7. Rondvraag Niemand heeft iets voor de rondvraag. De voorzitter wijst tot slot de aanwezigen op de data van de rekeningcommissievergaderingen 2021 -17 mei (18-20 uur) en 13 december (18-20 uur) en sluit vervolgens onder dankzegging voor alle bijdragen om 19.45 uur de vergadering.

Pagina 6 van 6