proceshandreiking en introductieprogramma GR 2022 concept

Versie 1.1 12-11-2021

Proceshandreiking gemeenteraadsverkiezingen 2022

VOORWOORD Op 14, 15 en 16 maart 2022 vinden de gemeenteraadsverkiezingen plaats. Kiesgerechtigde inwoners kiezen op deze dagen de gemeenteraad. Dit document is opgesteld vanuit de gedachte om alle activiteiten rondom de verkiezingsperiode, afscheid, installatie en inwerkprogramma in goede banen te leiden en een compleet en transparant beeld te creëren over de periode voorafgaand aan en na afloop van de gemeenteraadsverkiezingen. Raadsleden hebben een steeds complexer wordende opdracht. Dit komt onder meer door de toename van de taken en verantwoordelijkheden van het lokaal bestuur. De relatie tussen de steeds mondigere burgers en het gemeentebestuur speelt ook een steeds grote rol. Betrokken burgers willen meedenken en meedoen. De verwachtingen van burgers en instellingen over de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie nemen toe, waardoor zij kritischer zijn op de geleverde prestaties. Daarnaast zijn ook de (sociale) media van grote betekenis in relatie tot het raadslidmaatschap. Voor raadsleden betekent dit al met al dat zij goed op hun taken moeten worden voorbereid en vroegtijdig kennis moeten hebben vanonder andere interne afspraken over de werkwijze van de gemeenteraad.

INSTALLATIE EN WAT DAARAAN VOORAF GAAT Gemeenteraadsverkiezing Woensdag 16 maart 2022 Op maandag 14 t/m woensdag 16 maart worden de gemeenteraadsverkiezingen gehouden. De stembureaus sluiten om 21.00 uur. Daarna begint het tellen van de stemmen en in de loop van de avond komen de eerste uitslagen binnen. Er wordt een verkiezingsbijeenkomst georganiseerd in het huis van Cultuur en Bestuur, Gorecht-Oost 157 te Hoogezand, voor de deelnemers aan de verkiezingen en alle belangstellenden. Op deze avond wordt een voorlopige uitslag van de verkiezing bekend gemaakt. In verband met Corona is nog niet helemaal uitgewerkt hoe deze bijeenkomst wordt ingestoken. Op 1 maart wordt daar een definitieve keuze in gemaakt. (breed uitnodigen of beperkt, d.w.z. alleen de kandidaten op de kieslijsten).

Bijeenkomst centraal stembureau en raadsleden Maandag 21 maart om 10.00 uur (raadzaal) Het centraal stembureau stelt in een openbare zitting de definitieve uitslag van de gemeenteraadsverkiezing van 16 maart 2022 vast. Dan is ook helder welke kandidaten met voorkeurstemmen zijn gekozen. De kandidaat-raadsleden worden uitgenodigd hierbij aanwezig te zijn. Doel is informatieverstrekking over en voorbereiding op de installatie van de nieuwe raad. Planning: Op maandagmiddag wordt, ervan uit gaande dat er geen hertellingen plaatsvinden, één en ander administratief afgehandeld. Het gaat dan om het in ontvangst nemen van de “benoemingsbrief”, ondertekenen van het formulier van de “verklaring aanvaarding van de benoeming”, overlegging van “verklaring openbare betrekkingen” en overige zaken die voor het geloofsbrievenonderzoek nodig zijn. Ook zullen de nieuwe raadsleden in de gelegenheid worden gesteld een toegangspasje voor het gemeentehuis aan te vragen. De kandidaten worden dringend verzocht dit in hun agenda vrij te houden! (E.a. in afstemming met burgerzaken/ICT) De middag wordt afgesloten met een gezamenlijke borrel. Nadere informatie volgt.

Laatste vergadering van de oude gemeenteraad Dinsdag 29 maart 2022 om 19.30 uur (raadzaal)

Op de agenda van de laatste vergadering van de oude gemeenteraad staat in ieder geval: afscheid van niet terugkerende raadsleden en kennisgeving onderzoek geloofsbrieven en beslissing over de toelating door de gemeenteraad van benoemden. In Nederland beoordeelt de gemeenteraad of het centraal stembureau de uitslag goed heeft vastgesteld en op basis daarvan de juiste kandidaten benoemd heeft verklaard. De uitslag van de gemeenteraadsverkiezing is onherroepelijk nadat de raad de nieuwe leden heeft toegelaten. Voorafgaand aan de vergadering komt de commissie die de geloofsbrieven onderzoekt bijeen om haar werkzaamheden in de procedure te verrichten. De commissie adviseert de gemeenteraad of de kandidaten die benoembaar zijn in de gemeenteraad.

Installatie van de nieuwe gemeenteraad Als na verkiezingen de gemeenteraadsleden moeten aftreden, moeten de geloofsbrieven van meer dan de helft van het aantal nieuwe leden zijn goedgekeurd. Is dat niet het geval dan blijven de oude leden aan totdat deze goedkeuring er wel is. Woensdag 30 maart 2022 om 19.30 uur (raadzaal) De datum van de installatievergadering van de nieuwe raad is wettelijk bepaald. Op de agenda van de eerste vergadering van de nieuwe gemeenteraad staat in ieder geval: afleggen van eed of belofte door de raadsleden. Op de avond van de vergadering worden foto's gemaakt van de individuele raadsleden. (Voor de website). Zodra het college is gevormd en de definitieve samenstelling van de raad bekend is, zal er wederom een fotomoment worden gepland waarin foto’s worden gemaakt van de voltallige raad, de commissieleden, het college en de griffie.

DUIDING VERKIEZINGEN + COALITIEONDERHANDELINGEN Na de gemeenteraadsverkiezingen van 16 maart 2022 moet een nieuwe coalitie worden gevormd. In deze paragraaf treft u een aantal handvatten en suggesties over het proces van coalitievorming aan. Ook zijn twee bijlagen toegevoegd met formele aspecten en relevante artikelen uit de gemeentewet.

Proces coalitievorming De wijze waarop de coalitiebesprekingen in gemeenten worden gevoerd laat een grote variatie zien. Algemeen gebruikelijk is dat de partij die de meeste stemmen heeft verworven de leiding neemt. Soms wordt in gezamenlijkheid door de raad een onafhankelijke informateur aangewezen of zoekt de leidinggevende partij een informateur. Bij de daadwerkelijke onderhandelingen kan een formateur worden aangesteld. De informateur en de formateur kunnen dezelfde persoon in zijn. Belangrijk is dat alle partijen vertrouwen hebben in deze persoon. Van hem/haar mag worden verwacht dat hij/zij het proces begeleidt op basis van gelijkwaardigheid en met respect voor de standpunten van alle partijen. Enige afstand tot de actieve politiek kan daarbij een pré zijn. Tijdens het proces informeert hij/zij de burgemeester geregeld over de voortgang. Is er geen (in)formateur, dan doet de lijsttrekker van de grootste partij dit. In diverse gemeenten starten de besprekingen, vanuit het oogpunt van transparantie, met een openbaar duidingsdebat, waar alle politieke partijen aan deelnemen. Hierin worden de verkiezingen geduid. Op basis van de uitkomsten daarvan, vinden daarna vervolgbesprekingen plaats tussen de beoogde coalitiegenoten. Een andere werkwijze is dat gestart wordt met bilaterale gesprekken van de grootste partij met alle andere partijen.

Hierna vinden vervolggesprekken plaats tussen de beoogde coalitiepartijen. Soms wordt ervoor gekozen het voortraject over te slaan en, na wat overleg in de wandelgangen, direct het gesprek te starten met de beoogde coalitiepartijen. Dit laatste was vroeger vrij gangbaar, maar wordt tegenwoordig, vanwege de afwezigheid van transparantie, steeds minder gehanteerd.

2

Ook het beoogde resultaat van de formatie kan variëren. Vaak worden een coalitieakkoord en een collegeprogramma opgesteld. Een andere mogelijkheid is een raadsprogramma. Het proces van coalitievorming kan dus variëren. Het opstellen van een procedure kan hierbij helpen. De volgende onderdelen kunnen hierbij worden onderscheiden: 1. Informatiefase 2. Inhoudelijke formatie – opstellen coalitieakkoord/raadsakkoord 3. De gemeenteraad aan zet: Bespreking van coalitieakkoord/ raadsakkoord vaststelling en benoeming college Ad 1. Informatiefase Deze omvat de volgende stappen: 1. Inventariseren van relevante politieke keuzes; wat zijn de wensen van fracties, de grootste partij dan wel de (in)formateur. 2. Benoemen van verschillen en overeenkomsten tussen partijen. Het is gebruikelijk dat de grootste partij het voortouw neemt bij de coalitievorming en dat deze partij alle partijen uitnodigt. De eerste inventariserende fase van de coalitievorming bestaat doorgaans uit een openbaar duidingsdebat. Daarna volgen afhankelijk van de situatie enkele gespreksronden in aanloop naar de daadwerkelijke onderhandelingen. Deze gespreksronden kunnen openbaar zijn. •

Start: het duidingsdebat: Deze bijeenkomst is openbaar. Het is raadzaam een technisch voorzitter aan te wijzen. Dit kan iemand zijn van de grootste partij, maar kan ook een onafhankelijke externe zijn. Als technisch voorzitter kan ook worden gedacht aan een niet terugkerend raadslid, die in de afgelopen periode als voorzitter heeft gefungeerd. Mogelijke agendapunten zijn: ✓ Een eerste reactie van partijen op de verkiezingsuitslag ✓ De wijze waarop partijen tot een coalitie willen komen en welke rol ze daarin zelf willen spelen; ✓ Waar/bij wie ligt het initiatief voor het vervolg ✓ De vormgeving van het proces van onderhandelingen en collegevorming; welke stappen worden gezet en wat wordt in de openbaarheid gedaan en wat besloten ✓ De behoefte om een (externe) informateur te benoemen voor de volgende inventariserende gespreksronde(n)

•

Vervolg: één of meerdere (gespreks)ronden: Op uitnodiging van de technisch voorzitter (eventueel de informateur) worden alle partijen uitgenodigd voor een of meerdere eventueel bilaterale (gespreks)ronden. Mogelijke agendapunten zijn: ✓ Welke (hoofd)punten vinden partijen van belang voor opname in het coalitieakkoord/raadsakkoord ✓ Welke punten zijn voor partijen niet onderhandelbaar ✓ Wenst men betrokkenheid vanuit de samenleving bij de agendavorming voor coalitie- of raadsakkoord en op welke wijze ✓ Welke coalitie vinden partijen, gegeven de verkiezingsuitslag, de meest voor de hand liggende combinatie en waarom ✓ Welke partijen zijn bereid deel te nemen aan het college en onder welke voorwaarden ✓ Hoe zou het college eruit kunnen zien qua aantal fulltime of parttime werkende wethouders ✓ De behoefte aan het inschakelen van externe (inhoudelijke) deskundigheid ✓ De behoefte om een (externe) formateur te benomen

Het beoogde resultaat: samenvatting informatieronde en keuze partijen waarmee de coalitieonderhandelingen gaan plaatsvinden.

3

De griffier kan bij deze fase ondersteunen, maar dat hoeft geenszins het geval te zijn. Partijen kunnen dat ook zelf verzorgen. Een eventuele aangestelde informateur kan ambtelijke ondersteuning vragen.

Ad 2. Inhoudelijke formatie – opstellen coalitieakkoord/raadsakkoord Het gaat hierbij om het opstellen van bijvoorbeeld een visie, inhoudelijke politieke lijnen en een agenda voor de toekomst. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld door de deelnemende partijen zelf teksten te laten aanleveren. Er kan voor gekozen worden om niet meer dan twee onderhandelaars per fractie bij dit proces te betrekken. Hierbij kan worden opgemerkt dat in de regel een goede ambtelijke ondersteuning het proces van coalitiebespreking en collegevorming ten goede komt. De ambtelijke ondersteuning kan bestaan uit procesmatige-/secretariële ondersteuning, verslaglegging en uitwerking gemaakte afspraken. In de fase waar het gaat om de concretisering van het beleidsprogramma kan deze ondersteuning ook adviserend van aard zijn, waarbij gedacht moet worden aan juridische en financiële aspecten en de inbedding in de ambtelijke organisatie. In de praktijk komen meerdere documenten voor, te weten raadsprogramma, coalitieprogramma (beiden politiek sturend) en collegeprogramma (uitvoerend). In de meeste gemeenten wordt gekozen voor een coalitieprogramma met daaraan gekoppeld het collegeprogramma. Hieronder volgt uitleg over de diverse documenten.

Coalitieprogramma: Het coalitieprogramma is een document van die politieke partijen die hebben besloten samen de bestuursverantwoordelijkheid voor de nieuwe zittingsperiode op zich te willen nemen. Het is een document waarin verantwoording kan worden afgelegd voor de coalitiekeuze en waarin op hoofdlijnen afspraken staan over uitgangspunten voor het te voeren beleid. Het vormt de basis voor het collegeprogramma. Collegeprogramma: Dit is een document van – de naam zegt het al – het nieuwe college van burgemeester en wethouders. Het is een verdere uitwerking van het coalitieprogramma en vormt een belangrijke input voor de ambtelijke organisatie bij de opstelling van de afdelingsprogramma’s. Raadsprogramma: Hiervan is sprake wanneer de raad een programma opstelt, dat door het college wordt uitgevoerd. Het past in het dualisme (de raad stelt de kaders, het college voert uit), maar het gaat enigszins voorbij aan het feit dat ook na de verkiezingen verschillen in politieke opvattingen tussen (coalitie en oppositie) partijen bestaan. Een echt inhoudelijk raadsprogramma lijkt daarom niet voor de hand liggend. Wel is denkbaar dat de raad een strategische raadsagenda opstelt. Zo’n agenda bestaat uit een aantal onderwerpen/ thema’s waar de raad in die raadsperiode al dan niet zelfstandig of op voorstel van het college over wil debatteren.

Een dergelijke agenda laat zich goed combineren en integreren in een lange termijnagenda van de raad. Het beoogde resultaat: Het proces leidt tot een coalitieakkoord/raadsakkoord, afhankelijk waar de partijen voor kiezen. Dit document is de basis voor een programma voor de bestuursperiode (een later op te stellen college-/raadsprogramma). Ad 3. De gemeenteraad aan zet - Vaststelling van coalitieakkoord/raadsakkoord en college/raadsprogramma plus benoeming college In een openbare raadsvergadering legt de beoogde coalitie verantwoording af. Het coalitieakkoord/raadsakkoord en de uitwerking via een college/raadsprogramma wordt in de gemeenteraad besproken. Afhankelijk van de tijd die de fracties c.q. de beoogde collegepartijen nodig hebben om de collegevorming en het programma voor te bereiden, moet de raad op enig moment de wethouders benoemen. “Op enig moment” omdat de wet geen termijn bevat waarbinnen de wethouders moeten worden benoemd. De “oude wethouders” blijven in functie en hebben een demissionaire status,

4

totdat de nieuwe raad “tenminste de helft van het aantal nieuwe wethouders heeft benoemd en deze benoemingen zijn aangenomen”. Voordat de wethouders worden benoemd, zal een kandidaat wethouder gescreend worden door een extern bureau. Voordat het nieuwe college aan kan treden zal dus een risicotoets plaatsvinden met betrekking tot de wethouders. Hiertoe kunnen partijen de kandidaat wethouders aanmelden bij de griffier die de organisatie hiervan verder voor haar rekening neemt. Hiertoe dient rekening gehouden te worden met een periode van 2 à 3 weken waarin deze onderzoeken plaatsvinden. Vervolgens wordt er een ad-hoc commissie “Integriteit” geformeerd door de raad bestaande uit drie raadsleden, voorgezeten door de burgemeester en met ondersteuning van de griffier. Deze commissie bespreekt het resultaat van de screening door het externe bureau met de kandidaatwethouders. De commissie geeft een advies aan de raad aangaande de toetsing op integriteit aan de raad. De kandidaat wethouder dient vooraf aan benoeming een aantal zaken beschikbaar te hebben, dit zijn: a. Een verklaring omtrent gedrag (VOG). Er wordt in ieder geval een VOG verstrekt wanneer de kandidaat geen strafbaar feit heeft gepleegd dat relevant is voor de betreffende functie. De gemeente neemt de kosten voor de aanvraag van de VOG voor zijn rekening. b.

Een uittreksel uit de basisadministratie (neemt de gemeente tevens voor zijn rekening). c. Een curriculum vitae met apart een overzicht van alle nevenfuncties (ook die uit het verleden). Via schriftelijke en geheime stemming worden de wethouders door de raad benoemd. De raad stelt ook vast hoeveel wethouders de gemeente heeft en of er sprake is van een deeltijdsnorm. Daarnaast neemt de raad, indien van toepassing, een besluit op een verzoek van een wethouder om ontheffing van het woonplaatsvereiste voor één of meer niet in de gemeente woonachtige wethouders. Als de wethouder zijn benoeming aanneemt legt deze de eed of de verklaring en belofte af. Worden wethouders uit de raad benoemd, dan moet in de opengevallen plaatsen in de raad worden voorzien. Dit kan in de eerstvolgende vergadering.

Voorstel voor een proces in Midden-Groningen Uitgangspunten: 1. Vanuit het oogpunt van transparantie wordt een openbaar duidingsdebat gehouden waarin alle partijen de mogelijkheid krijgen te reflecteren op de verkiezingsuitslag. 2. Afhankelijk van de afspraken in het duidingsdebat: a. Neemt de grootste fractie (in stemmenaantal) het initiatief bij de coalitievorming. b. Draagt de grootse fractie een externe informateur en/of formateur voor. 3. Een definitieve opdracht aan de (in)formateur wordt in gezamenlijkheid bepaald. 4. Ondersteuning in de informatiefase wordt indien gewenst geboden onder de verantwoordelijkheid van de griffier. 5. Ondersteuning in het proces van coalitieonderhandelingen wordt verzorgd door de ambtelijke organisatie onder leiding van de gemeentesecretaris. 6. Het resultaat van de onderhandelingen wordt vastgelegd in een coalitieakkoord/raadsakkoord. 7. Het streven is om zo transparant mogelijk te zijn over de onderhandelingen en de voortgang daarvan, zonder het proces te schaden. In diverse stadia van de onderhandelingen wordt tussentijds extern gecommuniceerd. Hierover worden vooraf heldere afspraken gemaakt. 8. De (in)formateur informeert gedurende het proces de niet bij de onderhandelingen betrokken lijsttrekkers en de burgemeester over de voortgang. De formatie kan worden afgetrapt met een openbaar debat ter duiding van de verkiezingsuitslag.

Een mogelijke datum daarvoor is dinsdag 22 maart 2022. Er wordt gedebatteerd over wat de uitslag betekent en met elkaar gesproken over welke opdracht de fracties aan de (in)formateur meegeeft. Ook is de vraag aan de orde wanneer in het vervolgproces in openbaarheid wordt

5

teruggekoppeld. Als mogelijke onafhankelijke voorzitter voor dit debat kan worden gedacht aan de uittredend plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad. De lijsttrekker van de grootste fractie, dan wel de informateur neemt het voortouw in het vervolgproces. De lijsttrekkers/fractievoorzitters worden door haar/hem bijeengeroepen. In die bijeenkomsten wordt onderzocht met welke partijen en op basis van welk programma het best een college kan worden gevormd. Er kan een keuze worden gemaakt om de informatieronde, dus tot het moment dat er een aantal partijen te kennen geeft dat ze met elkaar verder willen, in openbaarheid of in beslotenheid te doen. Het is wel aan te bevelen om een kort verslag over de informatiefase in de openbaarheid te bespreken, voordat het proces van coalitieonderhandelingen start. Daarna volgen de inhoudelijke onderhandelingen. In de gemeente Midden-Groningen is tot op heden sprake van het opstellen van een coalitieakkoord en collegeprogramma. Dit vindt over het algemeen plaats in beslotenheid. Het resulterende coalitieakkoord is uiteraard openbaar. Dit wordt in de raadsvergadering door de formateur toegelicht.

Als de formateur de burgemeester informeert over de uitkomsten van de coalitie-onderhandelingen, stelt deze hem of haar (op grond van artikel 35 van de Gemeentewet) ook in de gelegenheid zijn/ haar opvattingen over voorstellen ten behoeve van het collegeprogramma en de (personele) invulling van de portefeuilles kenbaar te maken. Het nieuwe college zal dan aan de slag gaan met het opstellen van het collegeprogramma, wat de basis is voor het beleid van de komende vier jaar. Dit collegeprogramma zal in de openbare raadsvergadering worden besproken. (In de vergadering waarbij ook de wethouders worden benoemd) Voor de raad geldt dat zij in de loop van 2022 een strategische agenda opstelt die uitmondt in een langere termijn agenda. In de raadsperiode 2018-2022 is de volgende werkwijze gehanteerd: Jaarlijks benoemd de raad 3-5 onderwerpen die in het komende jaar extra aandacht aan wil besteden. (De LTA- lange termijn agenda)

OVERDRACHTSDOCUMENTEN Vanuit de raad De raad heeft op 2 januari 2018 een visie vastgesteld. In het overdrachtsdocument zal worden ingegaan hoe de raad deze visie heeft geïmplementeerd. In de afgelopen raadsperiode zijn meerdere heidagen gehouden, hierop wordt gereflecteerd. Ook zal wordt ingegaan op de vraag waar de raad nu staat en eventuele te nemen vervolgstappen in de komende raadsperiode. De raad heeft diverse commissies en werkgroepen. Deze zullen input aanleveren voor het op te stellen overdrachtsdocument van de raad, met daarin de belangrijkste activiteiten in de raadsperiode 20182022. Het betreft dan: de auditcommissie, de raadswerkgroep omgevingswet, de raadswerkgroep huisvesting, de raadswerkgroep NPG en de raadswerkgroep sociaal domein. Daarnaast is er een groot aantal raadseigen publicaties, verordeningen en reglementen. Deze zullen aan de raadsleden beschikbaar worden gesteld via het digitale raadsinformatiesysteem. Vanuit de ambtelijke organisatie De raadsleden zullen kort na de verkiezingen vanuit de organisatie (via de gemeentesecretaris) een overdrachtsdocument krijgen waarin op hoofdlijnen de belangrijkste inhoudelijke dossiers bij de raadsleden onder de aandacht worden gebracht. Deze onderwerpen zullen nader worden toegelicht in de introductie van de organisatie.

Zodra een onderwerp daadwerkelijk op de agenda komt zal er op dit specifieke thema een op maat toegesneden kennisoverdracht plaatsvinden. De griffie zal in overleg met de ambtelijke organisatie een “informatiemarkt” organiseren waar de belangrijkste thema’s in de gemeente (De Lange Termijn onderwerpen) aan de orde komen. Hierin

6

wordt ingegaan op onderwerpen waarbij de nieuwe raad al snel na de benoeming tot besluitvorming moet overgaan.

HET INTRODUCTIEPROGRAMMA Het programma begint voor de gemeenteraadsverkiezingen met een algemene introductiebijeenkomst. Dit vindt plaats op dinsdag 25 januari 2022 in de vorm van “gast van de raad. De eerste zeven kandidaat raadsleden per lijst worden hiervoor uitgenodigd. Het doel hiervan is kennismaking met de griffie en het in globale zin informatie te verkrijgen over het raadslidmaatschap. Het programma bevat onder meer een introductie door de burgemeester en een toelichting van de griffier over de plaats van de raad in het bestel, de taken van de gemeente, de rol van de burgemeester en de griffie, de algemene bevoegdheden en instrumenten van de raad. Deze bijeenkomst ook bedoeld om elkaar (beter) te leren kennen. In dit kader is het ook zeker van meerwaarde als zittende raadsleden hieraan deelnemen. In de loop van 2022 zal op diverse onderwerpen dieper worden ingegaan. Te beginnen op de startdag. Onderdeel van de startdag, gehouden op zaterdag 26 maart 2022, is een verdieping op de vraag wat het raadslidmaatschap zoal inhoudt. Het programma bevat onder meer toelichting over de plaats van de raad in het staatsbestel, de taken van de gemeente, de rol van de burgemeester en de griffie, de bevoegdheden en instrumenten van de raad. Ook zal de gemeentesecretaris de raad informeren over zijn rol binnen de gemeente en de positie van de ambtelijke organisatie.

Naast een rondleiding in het huis van Cultuur en Bestuur waarbij kennis wordt gemaakt met het Kielzog en de bibliotheek, vindt er ook een bustour door de gemeente plaatst. Deskundigheidsbevordering Het hele jaar 2022 en ook in 2023 zullen er onderdelen worden aangeboden. Deze zijn toegankelijk voor raadsleden, waar mogelijk zullen ook raadscommissieleden uitgenodigd worden. De bijeenkomsten vinden plaats in de raadzaal in Hoogezand. Een afwijkende locatie zal worden vermeld bij de uitnodiging. Datum en Tijdstip Dinsdag 25 januari

Onderwerp Kennismaking met de leden van de griffie. Wat kan de griffie voor je betekenen?

Algemene Introductie Waar gaat de raad wel en niet over? 19.00 – 22.00 uur

Uitleg staatsinrichting- positie raad De instrumenten van de raad

“Uittredende raadsleden” wordt gevraagd een deel Van het programma voor rekening te nemen.

Rolverdeling raad-college, taak burgemeester Uitleg over de vergaderstructuur Inleiding op het thema morele richtingwijzers

M.m.v. Olaf Schuwer over de positief van de raad Maandag 21 maart

Centraal stembureau 10:00 uur Vaststellen uitslag

Dinsdag 22 maart 19:30 uur

Duidingsdebat

7

Maandag 28 tot Woensdag 30 maart 2022

Diverse administratieve zaken Uitreiking IPad en power Bank + bijbehorend contract/ toegangspasjes/ foto maken. Dit gebeurt in overleg met ICT

Dinsdag 29 maart 2022 Vanaf 19:30 uur

Afscheid oud-raadsleden

Woensdag 30 maart 2022 Vanaf 19:30 uur

Installatie raadsvergadering

Donderdag 31 maart 2022 Vanaf 19:30 tot 21:30 uur

Uitleg over IPad, raadsinformatiesysteem, Thorbecke LTA en Starleaf en de vergaderinstallatie. (Uitleg vergaderapparatuur – stemmen etc.) Uitleg over Youforce en een hand-out Commissieleden op een later moment

Zaterdag 2 april

10:00-12:15

STARTDAG

Rondleiding in het HvCB en daarbij ook kennismaking met bibliotheek en Kielzog. Hierbij betrekken Faciliteiten raadsleden/ introductie in de gemeentelijke organisatie informatie gegeven over praktische zaken zoals: vergaderfaciliteiten, huisregels HvCB, fractiekamers, beveiliging.

10:00- 20:30 ’s Morgens programma in HvCB – ’s middags een bustour (Met lunch en na afloop dineren)

Uitnodigen de raadsleden en 2 opvolgers op de lijst

Uitleg MET EEN CASUS (in raadzaal) Waar gaat de raad wel en niet over? Raad als bestuursorgaan /wettelijke kaders/ staatsinrichting Hoe zit vergaderstructuur in elkaar? / instrumenten raad hoe inzetten?

Evt. de nog zittende collegeleden uitnodigen.

BUSTOUR 13:00-17:00 Met de raadsleden door de gemeente. Deskundige ambtenaren geven ter plekke uitleg. (Uitwerking overdrachtsdocument) Op thema een aantal bezoeken afleggen. In de bus: Kennismaking gemeentesecretaris Uitleg organisatie gemeente Werkwijze gemeente (besturingsfilosofie)

12 April 19:30-22:30 Startbijeenkomst Financiën

Uitleg algemeen gemeentefinanciën en kaders P&C Doel: iedereen hetzelfde basisniveau. Hoe zit de Planning en control cyclus (P&C – cyclus) in elkaar? Hoe lees ik een gemeentebegroting? Met algemene uitleg van financiële termen. Uitleg Pepperflow (digitaal programma voor de P&C cyclus) Kennismaking met accountant / Rekenkamer Zij geven elk 15 min uitleg over hun werkzaamheden

21 april 2021 19:00-22:30

In carrousel vorm / meerdere ronden informatie geven over belangrijke onderwerpen in M-G (LTA-thema’s) en

8

onderwerpen waar al snel besluitvorming op plaats moet vinden. - Omgevingswet - Veiligheid (ondermijning, BIBOB, koffieshop-drugs) - NPG

Informatiemarkt

mei

Themabijeenkomst Morele richtingwijzers

19:30 – 22:30

Aanwezig raadsleden, fractievertegenwoordigers, college, griffie en directie

Eind september 2022 Werkconferentie Met overnachting Idee Zeegse?

We gaan samen “de reis aan” om de samenwerking tussen raadsfracties, de rolverdeling russen raad en college en DT en de bestuurscultuur voor de komende raadsperiode vorm te geven. DT leden geven inzage in Belangrijke thema’s voor M-G 1 Dit voor het vaststellen LTA voor 2023 Twee dagen met overnachting Aanwezig: gehele raad, griffie, het college, de directieleden, directiesecretaris.

Nog te bepalen i.s.m. griffies in Groningen

Informatiemarkt gemeenschappelijke Regelingen

(nog te bepalen)

Directeuren introduceren hun afdeling/teams/belangrijke taken etc. Speciale aandacht voor bijvoorbeeld: * Wijk- en dorpsgericht werken * NPG 5% amendement * Aardbevingsproblematiek ook i.r.t. het scholenprogramma * Verstedelijking RGA / omgevingswet /RES * Participatie * Kansenongelijkheid / armoede

Afhankelijk van wanneer er een thema actueel is.

Nog te bepalen

Drie basistrainingen ✓ ✓ ✓

Cursus debatteren Mediatraining / omgaan met sociale media Training agressie en geweld

Scholing gericht op raadwerk / vaardigheden voor de jaren 2023 en verder Er wordt gekeken of er in samenwerking tussen de diverse griffies in Groningen en de Vereniging Groninger Gemeenten een “raadsacademie” kan worden opgesteld, waarin doorlopend op diverse thema’s en vaardigheden trainingen en scholing wordt aangeboden. (Wellicht wordt er gezamenlijk ingekocht)

1

De directeuren introduceren hun thema’s op hoofdlijnen (verdere uitwerking in het overdrachtsdocument) Er worden vervolgbijeenkomsten gepland in de loop van 2022. (Een verdiepingsslag via bedrijfsbezoeken n.a.v. actuele thema’s.)

9

Dit is dan een aanvulling op het bestaande scholingsaanbod dat is opgesteld in door de VNG, Vereniging van griffiers en Vereniging van raadsleden. Te benaderen via de leeromgeving binnen de gemeentelijke website en de GO- applicatie of via onderstaande link. https://academieportal.nl/raadsleden/?toremove=/raadsleden&goback=leeromgeving.raadsleden.nl Nader te bepalen

Aanvullend scholingsaanbod ✓ Kennis over decentralisaties ✓ Omgevingswet /RES ✓ Mediatraining hoe ga je om met pers? ✓ Juridische kennis ✓ Etc.

Griffie, de inhoudelijke deskundige teams, raadswerkgroepen

(Individueel) trainingen nodig buiten het fractiebudget?

Inventarisatie oktober 2022 door griffier

Extra kennisbevordering audit commissie

Inventarisatie oktober 2022 door griffier

Kennismaking met externen (verenigingen van dorpsbelang, belangenorganisaties, GGD, RGA, brandweer, politie etc.)

Via werkbezoeken of in beeldvormende vergaderingen. Een lijst maken, eventueel raadsleden opspitsen en zo meerdere externen op een avond bezoeken (in de fracties terugkoppeling)

10

Bijlage 1: Formele aspecten bij coalitie en collegevorming. Taak en rol informateur Een informateur heeft als taak om te komen tot een nieuwe coalitie. Hij/zij is verantwoordelijk voor het proces waarbij duidelijk wordt welke partijen de nieuwe coalitie gaan vormen. De informateur heeft desgewenst bij de start van het proces een oriënterend gesprek met de burgemeester, griffier, gemeentesecretaris of anderen. Hierbij kunnen alle zaken die voor het proces van belang zijn, aan de orde komen. Een informateur zorgt voor de agendabepaling van de bilaterale besprekingen, geeft leiding aan de gesprekken en brengt advies uit aan de deelnemende partijen. Taak en rol formateur Onder verantwoordelijkheid van de formateur wordt het coalitieakkoord geschreven en is verantwoordelijk voor het proces om te komen tot de portefeuilleverdeling. De formateur kan dezelfde persoon zijn als de informateur, maar dit hoeft niet. De formateur houdt contact met de burgemeester over het verloop van de onderhandelingen, de uitkomst van de coalitieonderhandelingen en de beoogde wethouder kandidaten. De formateur informeert de niet bij de onderhandelingen betrokken lijsttrekkers. Taken en rollen van burgemeester, griffier en secretaris Burgemeester: De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente volgens artikel 170 van de gemeentewet.

In Midden-Groningen zal een kandidaat wethouder gescreend worden door een extern bureau alvorens tot benoeming kan worden overgegaan. Het onderhandelingsproces tot collegevorming is een zaak van de raad, in het bijzonder van de betrokken fracties. De burgemeester heeft daarbij geen formele positie. Wel is in artikel 35, tweede lid, van de Gemeentewet bepaald dat de burgemeester wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de collegeonderhandelingen. De burgemeester wordt dan in staat gesteld zijn opvattingen kenbaar te maken. De Gemeentewet schrijft voor dat de burgemeester wordt betrokken bij de coalitieonderhandelingen, maar in een laat stadium. De burgemeester is voorzitter van het college en moet met de nieuw te benoemen wethouders samenwerken. Daarom is het raadzaam om aandacht te besteden aan de informatiepositie van de burgemeester aan het begin van het proces van collegevorming. Dit bevordert de stabiliteit van het nieuwe college. Uiteraard is het aan de onderhandelaars te bepalen op welke wijze zij de burgemeester een rol willen geven in de collegeonderhandelingen. Griffier: De raad heeft een keuze in wie een rol vervult bij de coalitieonderhandelingen. De griffier is de eerste adviseur van de raad en kan ondersteuning bieden bij de informatieronde en eventueel bij het begin van de coalitieonderhandelingen en de opstelling van het coalitieakkoord.

Dit laatste kan ook door ambtenaren onder leiding van de gemeentesecretaris worden ondersteund. De raad maakt hierin een keuze. De griffier heeft geen rol in het vervolgproces, dus bij de totstandkoming van het collegeprogramma. Voorgesteld wordt om de griffier de ambtelijk ondersteuning in de informatiefase te laten verrichten. Er kan voor deze fase vanuit de gemeentelijke organisatie ondersteuning worden geboden, onder verantwoordelijkheid van de griffier. De ondersteuning van de vorming van de coalitie zal door of onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en de ambtelijke organisatie worden opgepakt.

11

Secretaris: De secretaris geeft leiding aan de ambtelijke organisatie en is eerste adviseur van het college. Het hele proces van de collegevorming kan ambtelijk worden ondersteund en gefaciliteerd. De ondersteuning kan aan de ene kant bestaan uit het notuleren van de bijeenkomsten, het vastleggen van afspraken, advisering over het proces en de organisatorische ondersteuning. Aan de andere kant zal worden gezorgd dat ook op inhoudelijk gebied kennis en kunde aanwezig is. Per onderwerp kunnen bijvoorbeeld directieleden die het onderwerp onder hun hoede hebben aanschuiven of er kunnen experts betrokken worden. Daarnaast mogen de partijen die aan tafel zitten rekenen op goede overdrachtsdocumenten. De secretaris kan met zijn ambtenaren het nieuwgevormde college adviseren en ondersteunen bij het opstellen van het collegeprogramma.

12

Bijlage 2: Relevante artikelen uit de gemeentewet voor coalitie en collegevorming De volgende artikelen uit de gemeentewet zijn van belang. Artikel 18 De raad vergadert na de periodieke verkiezing van zijn leden voor de eerste maal in nieuwe samenstelling op de dag met ingang waarvan de leden van de raad in oude samenstelling aftreden. Artikel 35 1. De raad benoemt de wethouders. Artikel 31 is van toepassing op de stemming inzake de benoeming. 2. De burgemeester wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de college onderhandelingen. Hij wordt alsdan in de gelegenheid gesteld zijn opvattingen over voorstellen ten behoeve van het collegeprogramma kenbaar te maken. Artikel 36 1. Het aantal wethouders bedraagt ten hoogste twintig procent van het aantal raadsleden, met dien verstande dat er niet minder dan twee wethouders zullen zijn. 2. De raad kan besluiten dat het wethouderschap in deeltijd wordt uitgeoefend. 3. Indien het tweede lid toepassing vindt, bedraagt, in afwijking van het eerste lid, het aantal wethouders ten hoogste vijfentwintig procent van het aantal raadsleden, met dien verstande dat de tijdsbestedingsnorm van de wethouders gezamenlijk ten hoogste tien procent meer bedraagt dan de tijdsbestedingsnorm van de wethouders gezamenlijk zou hebben bedragen indien het tweede lid geen toepassing had gevonden. 4.

De raad stelt bij de benoeming van de wethouders de tijdsbestedingsnorm van elke wethouder vast. 5. Bij de berekening van het maximale aantal wethouders, bedoeld in het eerste en het derde lid, wordt afgerond tot het dichtst -bijgelegen gehele getal. Artikel 37 De benoeming van de wethouders na de verkiezing van de leden van de raad vindt plaats in een vergadering van de raad in nieuwe samenstelling. Artikel 38 In het geval van artikel 37 gaat de benoeming van degene die zijn benoeming tot wethouder heeft aangenomen, in op het tijdstip waarop ten minste de helft van het met inachtneming van artikel 36 bepaalde aantal wethouders zijn benoeming heeft aangenomen of, indien de aanneming van de benoeming op een later tijdstip plaatsvindt, op dat tijdstip. Artikel 42 1. Na de verkiezing van de leden van de raad treden de wethouders af op het moment dat de raad ten minste de helft van het met inachtneming van artikel 36 bepaalde aantal wethouders heeft benoemd en deze benoemingen zijn aangenomen. 2. Indien zoveel wethouders hun ontslag indienen of worden ontslagen dat niet ten minste de helft van het met inachtneming van artikel 36 bepaalde aantal wethouders in functie is, treedt de burgemeester in de plaats van het college totdat dit wel het geval is. Artikel 107a 1. De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2.

De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Artikel 170 1. De burgemeester ziet toe op: a. een tijdige voorbereiding, vaststelling en uitvoering van het gemeentelijk beleid en van de daaruit voortvloeiende besluiten, alsmede op een goede

13

afstemming tussen degenen die bij die voorbereiding, vaststelling en uitvoering zijn betrokken; b. een goede samenwerking van de gemeente met andere gemeenten en andere overheden; c. de kwaliteit van procedures op het vlak van burgerparticipatie; d. een zorgvuldige behandeling van bezwaarschriften; e. een zorgvuldige behandeling van klachten door het gemeentebestuur. 2. De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente. 3. De burgemeester bevordert overigens een goede behartiging van de gemeentelijke aangelegenheden. Artikel 172 1.

De burgemeester is belast met de handhaving van de openbare orde.(...)

14