79. Raadsbrief managementletter interimcontrole 2022
Tekst van het document
Raadsbrief
Datum:
16 december 2022
Verzenddatum:
16 december 2022
Behandeld door:
Erica Ensing
Mailadres:
erica.ensing@midden-groningen.nl
Zaak:
1022002
Portefeuillehouder:
Markus Ploeger
Onderwerp:
Managementletter interimcontrole 2022
Geachte leden van de raad, In deze raadsbrief treft u onze reactie aan op de door de accountant op 16 december 2022 uitgebrachte managementletter interimcontrole 2022. 1. Algemeen De accountant controleert jaarlijks de jaarrekening van de gemeente. Het controleproces bestaat uit de fasen interimcontrole en jaarrekeningcontrole. Op basis van de jaarrekeningcontrole geeft de accountant een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid. Getrouwheid De accountant geeft hierbij een oordeel over de vraag of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de lasten en baten en de grootte en samenstelling van het vermogen. Dit oordeel wordt verwoord in het accountantsverslag bij de jaarrekening. Rechtmatigheid Rechtmatigheid is het handelen in overeenstemming met wetten en regels. Ook hierover geeft de accountant een oordeel die wordt verwoord in het accountantsverslag. De interimcontrole is een voorbereiding op de jaarrekeningcontrole waarbij de accountant tussentijds controleert op de interne beheersing van de voor de jaarrekening meest relevante processen. Beheersing van de processen is een randvoorwaarde om te komen tot betrouwbare verantwoordingsinformatie. In de managementletter wordt ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot de interne beheersing van deze processen. De managementletter geeft een helder beeld van de positieve ontwikkeling die we
Pagina:
2 van 4
Datum:
13 december 2022
Zaak:
1022002
als organisatie het afgelopen jaar hebben gemaakt. De accountant zegt hierover het volgende: "In de organisatie bij de gemeente Midden-Groningen zien wij dat de interne beheersing zich in positieve zin ontwikkelt". Als organisatie hebben we onze interne controle goed ingericht waardoor we een duidelijk beeld hebben van wat we nog kunnen verbeteren. De geconstateerde bevindingen sluiten grotendeels aan bij onze eigen bevindingen vanuit de interne controles. 2. Belangrijkste bevindingen Inkoop en aanbesteden De accountant geeft aan dat het inkoopproces op verschillende aspecten is verbeterd, maar dat het proces nog niet volledig in control is. Dit komt onder andere doordat gekozen is voor een decentrale structuur met een groot aantal budgethouders. Hierdoor is het lastig om (volledig) grip te krijgen op het naleven van de juiste inkoopprocedure. De accountant zegt hierover het volgende: "De gemeente Midden-Groningen kent door deze keuze voor decentraal werken een groot aantal unieke budgethouders verdeeld over meerdere teams. Dat zorgt ervoor dat het voor de organisatie een uitdaging is om te waarborgen dat het juiste aanbestedingsproces wordt gevolgd en dat er wordt gewaarborgd dat contracten op een uniforme wijze worden vastgelegd in een contractenregistratie".
De ambtelijke organisatie heeft een plan van aanpak opgesteld om een aantal verbeteracties in gang te zetten zoals het vergroten van de kennis van de aanbestedingsrichtlijnen bij de budgethouders en het vastleggen van de rollen en verantwoordelijkheden binnen het inkoopproces. Daarnaast wordt onderzocht of het aantal contracteigenaren beperkt kan worden. Jeugd Uit zowel de interne controle als de accountantscontrole is naar voren gekomen dat bij cliënten die jeugdhulp ontvangen er niet altijd een jeugdplan aanwezig is waarin de afgegeven indicatie wordt onderbouwd. Het ontbreken van jeugdplannen leidt tot onzekerheden in de rechtmatigheid. Daarnaast is uit de controles gebleken dat jeugdplannen veelal summier en niet uniform zijn opgesteld. De accountant zegt hierover het volgende: "Uitkomsten uit deze dossiercontroles hebben geleid tot de algehele conclusie dat de jeugdplannen summier zijn opgesteld, in een aantal gevallen ontbreken of betrekking hebben op een eerdere zorgvraag en dat geen sprake is van uniforme vastlegging. Met name het ontbreken van jeugdplannen leidt tot onzekerheden in de rechtmatigheid".
Wij zijn bezig met een inventarisatie van de ontbrekende dossiers om vervolgens via een herstelactie de jeugdplannen alsnog te laten opstellen. Verder is aan de welzijnsstichting waar de gemeente de uitvoering heeft ondergebracht gevraagd
Pagina:
3 van 4
Datum:
13 december 2022
Zaak:
1022002
om met een verbetervoorstel te komen. Subsidieverstrekkingen De accountant adviseert om naast het verbetervoorstel concrete afspraken te maken met de welzijnsstichting ten aanzien van de uitvoering van de werkzaamheden door de sociale teams met betrekking tot de indicering van jeugdhulp. De accountant zegt hierover het volgende: "Vooruitlopend op het verbetervoorstel, adviseren we u om een actieve rol in te nemen en expliciet afspraken te maken met de stichting omtrent het proces en hierin te onderkennen verantwoordelijkheden ten aanzien van de rechtmatigheid".
De welzijnsstichting ontvangt jaarlijks subsidie van de gemeente voor de inzet van de casemanagers jeugd in de sociale teams. Een risico hierbij is dat bij het maken van expliciete afspraken over hoe de uitvoering moet plaatsvinden de opdrachtverstrekking steeds meer naar een overheidsopdracht (en daarmee inkoop) neigt. Naast het risico op het niet naleven van de aanbestedingsregels lopen we als gemeente ook een btw-risico. Als de fiscus de opdrachtverstrekking ziet als inkoop dan zal er btw betaald moeten worden over het inkoopbedrag. De accountant heeft in diverse gesprekken aangegeven dat zij deze risico's onderschrijven. Wij laten ons hierover juridisch adviseren. Verder is ten aanzien van het proces subsidieverstrekkingen uit de interne controle naar voren gekomen dat de juridische grondslag bij een aantal subsidieverstrekkingen ontbreekt. De accountant deelt deze bevinding. In de managementletter is hierover het volgende opgenomen. "Op basis van de uitkomsten van de IC en de gesprekken die wij met de teams hebben gevoerd zijn er een aantal verbeterpunten te benoemen. Deze verbeterpunten zijn met name procedureel van aard. Een voorbeeld hiervan is dat niet in alle gevallen sprake lijkt van een juridische grondslag".
Het ontbreken van een juridische grondslag leidt niet tot een financiële onrechtmatigheid. Wel is het risico aanwezig dat ook andere partijen aanspraak willen maken op deze afgegeven subsidie. De gemeente heeft inmiddels een subsidieloket gevormd. Het uitgangspunt is dat in 2023 alle subsidieverstrekkingen via dit loket gaan lopen. De toets op de juridische grondslag is dan een standaard onderdeel in het proces.
3. Tenslotte We herkennen ons in het door de accountant geschetste beeld van de positieve ontwikkeling die de organisatie doormaakt en bedanken de accountant voor de adviezen over hoe wij onze organisatie verder kunnen verbeteren.
Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen
A. Hoogendoorn Burgemeester
Pagina:
4 van 4
Datum:
13 december 2022
Zaak:
1022002
H.J.W. Mulder Gemeentesecretaris