79 1 Management Letter Midden-Groningen 2022

Accountants en Adviseurs

Aan het college van burgemeester en wethouders Van de gemeente Midden-Groningen T.a.v. de heer. H.J.W. Mulder, secretaris Postbus 75 9600 AB HOOGEZAND

Laan Corpus den Hoorn 200 9728 JS Groningen Postbus 8006 9702 KA Groningen Tel. 088-500 95 00 E-mail info@eshuis.com

Ons kenmerk: Datum:

2022.447 16 december 2022

Betreft:

Managementletter interimcontrole 2022

Geacht college, Eshuis Registeraccountants heeft van de Raad van de gemeente Midden-Groningen de opdracht gekregen om de jaarrekening 2022 te controleren. Door middel van onze brief van 15 september 2022 is deze opdracht bevestigd. In die opdrachtbevestiging liggen de voorwaarden en het honorarium vast. Onderdeel van de controleopdracht is de interimcontrole. Deze is inmiddels nagenoeg afgerond en u leest onze bevindingen in de nu voorliggende managementletter. Wij hebben hierin de volgende indeling opgenomen: 1. De maatschappij is fors in beweging 2. Samenvatting interimcontrole 2022 3. Het controleproces 2022 4. Procesbevindingen 5. Proces overstijgende aandachtspunten 6. Aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole 7. Afsluiting Wij geven in deze managementletter aan hoe het controleproces in elkaar steekt, waar we in deze interim de accenten hebben gelegd en uiteraard treft u onze bevindingen en adviezen aan. Ook zijn we nagegaan wat de follow up is geweest op eerdere bevindingen en adviezen. Een concept van deze managementletter is op 15 december 2022 ambtelijk besproken. Uw medewerkers hebben zich ingespannen ons tijdens de controle optimaal te ondersteunen en daar bedanken wij hen van harte voor.

1

1. De maatschappij is fors in beweging 1.1 Algemene ontwikkelingen Op dit moment lijkt de wereld, en dus ook Nederland, min of meer in permanente staat van crisis te verkeren. Corona, oorlog, vluchtelingen, de woningmarkt, inflatie, het zijn begrippen die de media domineren en dagelijks tot ons komen. De overheid heeft ermee te dealen en het betekent dat er ook veel op gemeenten afkomt. Daarbij is regelmatig zoveel (reactie-)snelheid geboden, dat er niet altijd tijd is om de reguliere processen te volgen. Zo was het na het uitbreken van de coronapandemie van belang om zo snel mogelijk adequaat functionerende testfaciliteiten op te zetten. Dat spoedeisende karakter maakte dat het naleven van (Europese) aanbestedingsregels voor deze activiteiten uiteraard niet de hoogste prioriteit kon hebben en afwijken vanwege het spoedeisende karakter was dan ook toegestaan. Maar op enig moment wordt een situatie die eerst zwaar spoedeisend was, na verloop van tijd beheersbaar en meer voorspelbaar en worden de “normale” regels weer van kracht. Ten aanzien van de opvang van Oekraïense vluchtelingen geldt hetzelfde. Realisatie van opvang, geïnitieerd vanuit de overheid, dan wel particulier met steun van de overheid, had dit voorjaar de hoogste prioriteit. Verstrekken van onderdak, leefgeld, het moest in een handomdraai worden geregeld, veelal nog zonder expliciete kaders van hogerhand.

1.2 Afrekening coronasteun in 2022 De financiële impact van de coronacrisis voor ondernemers, de cultuursector en sportverenigingen is voor gemeente Midden-Groningen meegevallen door de vele compensatieregelingen die door het Rijk beschikbaar zijn gesteld. Het college heeft van de Raad ruimte gekregen om door middel van maatwerkafspraken instellingen te ondersteunen. Het college voert dat uit onder de verplichting hierover te rapporteren aan de Raad. De effecten van corona zijn inmiddels in financiële zin overzichtelijk, maar de huidige inflatie en hoge energieprijzen zullen mogelijk nieuw maatwerk voor instellingen zoals het Kielzog theater, de muziekschool en de sportverenigingen noodzakelijk maken. Wij vragen u de effecten over 2022 inzichtelijk te maken zodat de eventuele verwerking daarvan in de jaarrekening kan worden getoetst. 1.3 Effecten inflatie en energiecrisis op verbonden en gesubsidieerde partijen Nederland kampt met een historisch hoge inflatie. De effecten van deze inflatie bezorgen alle gemeenten behoorlijk wat financiële risico’s. Denk hierbij aan de oplopende rente, waardoor geld lenen duurder wordt. Tegelijkertijd zorgt de hoge inflatie ervoor dat investeringen meer kosten. Als de gemeente deze risico’s (die ook spelen bij verbonden- en gesubsidieerde partijen) niet goed in beeld heeft, kunnen er onaangename verrassingen ontstaan.

In de voorjaarsnota 2022 heeft de gemeente Midden-Groningen op basis van een analyse vastgesteld dat de inflatie voor 2022 mogelijk een nadeel tussen de € 3 – € 5 miljoen zal betekenen. Hier is ook rekening mee gehouden in de begroting 2022. Voor de begroting 2023 en verder is een nadere analyse gemaakt van het inflatierisico. In de meicirculaire 2022 heeft het Rijk inflatiepercentages gecommuniceerd die gemeenten kunnen gebruiken als richtlijn. Gemeente Midden-Groningen heeft ervoor gekozen deze inflatiepercentages toe te passen op het inflatiegevoelig budget in de begroting. Gemeente Midden-Groningen heeft vastgesteld dat het inflatiegevoelig budget is geraamd op € 110 miljoen. De extra begrotingsdruk voor 2023 – 2026 is in de meerjarenbegroting ingecalculeerd. In de Najaarsnota 2022 heeft de gemeente voorgesteld om voor de overgebleven middelen bij de jaarrekening 2022 in een reserve te storten. Op deze manier wil de gemeente het inflatierisico, wanneer de werkelijke inflatiecijfers afwijken van de gehanteerde percentages, opvangen.

2

Naast de gemeenten hebben de inwoners last van inflatie en dat wordt het meest zichtbaar in de energierekening. De energierekening is dit jaar voor veel mensen sterk gestegen en zal - in afwachting van het aangekondigde prijsplafond - hoog blijven. Veel inwoners maken zich zorgen of zij hun rekeningen wel kunnen blijven betalen en een toename van het beroep op schuldhulpverlening en bijstand wordt langzamerhand zichtbaar. Het Rijk wil de negatieve effecten van de hoge inflatie zoveel mogelijk dempen en trekt daar vele miljarden voor uit. Een deel ervan wordt via de gemeenten uitbetaald via de energietoeslag. De vergoeding wordt via het gemeentefonds beschikbaar gesteld. 1.4 Inrichting administratie en bewaking kosten opvang Oekraïners Sinds de inval van Rusland in Oekraïne op 24 februari 2022 is een grote vluchtelingenstroom op gang gekomen, waardoor de gemeenten voor een opgave kwamen te staan voldoende opvangplekken te creëren. Maatwerk, noodopvang en private opvang waren allemaal nodig om de crisis het hoofd te bieden. In korte tijd werd de noodopvang geregeld en werd het leefgeld geïntroduceerd. De omvang van de kosten zijn nu al opgelopen tot meer dan € 3 miljoen en het einde is nog niet in zicht.

Het is belangrijk dat de gemeente Midden-Groningen bij de inrichting van de administratie en de bewaking op de kosten ten aanzien van het opvangen van Oekraïners, een overzichtelijk en transparante vastlegging hanteert, waarbij er duidelijke afspraken zijn gemaakt over de registratie van opvangplekken, opgevangen vluchtelingen en de financiële stroom die daar het gevolg van is. We hebben echter nog niet met de verantwoordelijke medewerkers kunnen spreken, evenmin hebben we kennis kunnen nemen van de basisregistratie rondom het aantal gerealiseerde opvangplaatsen. De gemeente Midden-Groningen ontvangt per gerealiseerde opvang dag een vast bedrag om de kosten te dekken. Naar verwachting zullen de kosten het te ontvangen bedrag niet overstijgen. Om de betrouwbaarheid van het aantal gerealiseerde opvangplaatsen te kunnen toetsen zullen we een oordeel moet vormen over de basisregistratie en de onderliggende onderbouwingen. Deze zijn door ons opgevraagd en zullen wij in een later stadium beoordelen. De verantwoording van deze kostenpost zal plaatsvinden over het aantal gerealiseerde opvangplaatsen en middels de SISA-bijlage tot uiting komen in de jaarstukken. 1.5 Invoering Wet Open overheid De wet open overheid (Woo) is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).

De Woo wordt in verschillende fasen ingevoerd omdat de het Rijk de diverse uitvoeringsvoorschriften nog in bewerking heeft en voor de implementatie tijd nodig is. Onder de Woo wordt het uitgangspunt dat informatie door inwoners en andere belanghebbenden kan worden opgevraagd vervangen door het principe dat bestuursorganen, dus ook uw gemeente, actief informatie moet publiceren tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Dat betekent dat notulen, verslagen, rapporten en andere documenten eenvoudig toegankelijk gepubliceerd moeten worden bijvoorbeeld op uw website. Vanzelfsprekend mag u daarbij een afweging maken dat vanwege privacyaspecten of andere belangen informatie vertrouwelijk moet blijven. Daarbij geldt het uitgangspunt dat ook dan openbaarmaking zoveel mogelijk plaatsvindt en dat de betreffende informatie ten dele toch openbaar wordt. De Woo zal naar verwachting effecten hebben op de wijze waarop vergaderingen en besluiten worden geregistreerd, geagendeerd en genotuleerd. In de praktijk is het daarbij nodig dat er een duidelijk kader is waarbinnen u deze afwegingen maakt, zodat deze afwegingen voor derden ook toetsbaar worden. Sinds mei 2022 heeft de gemeente Midden-Groningen een projectgroep WOO ingesteld die bezig is met de impactanalyse. De projectgroep vergadert tweewekelijks. De voortgang wordt gerapporteerd aan de directeur bedrijfsvoering.

De impactanalyse wordt in het eerste kwartaal van 2023 afgerond. Na de impactanalyse wordt het implementatieplan opgesteld en gestart met de implementatie.

3

Daarnaast bent u vanaf 2022 verplicht om een openbaarheidsparagraaf op te nemen in uw jaarverslag waarin u beschrijft op welke wijze u omgaat met de Woo. Wij constateren dat binnen de organisatie al wel wordt gewerkt aan diverse procedures, maar dat nog geen duidelijk beeld bestaat bij de wijze waarop gerapporteerd kan worden en hoe een proces om de daarvoor benodigde informatie uit de organisatie op te halen kan worden ingericht. De gemeente Midden-Groningen is, vooruitlopend op de gefaseerde inwerkingtreding van de actieve openbaarmaking, inzichtelijk aan het maken welke categorieën actief openbaar gemaakt kunnen worden. In de jaarrekening van 2022 zal de openbaarheidsparagraaf worden opgenomen. 1.6 Omgevingswet Met de Omgevingswet wil de overheid de regels voor ruimtelijke ontwikkeling vereenvoudigen en samenvoegen, zodat het straks eenvoudiger is om bouwprojecten te starten. De Crisis- en herstelwet (Chw) maakt dit nu al mogelijk, bijvoorbeeld door bestaande regels aan te passen. De Omgevingswet gaat na nieuw uitstel nu naar verwachting in op 1 juli 2023. Uw gemeente heeft in de programmabegroting 2022-2025 reeds rekening gehouden met dit onderwerp als onderdeel van de kaderstelling.

Op basis van diverse berichten alsmede besprekingen met andere decentrale overheden merken wij dat de invoering van deze wet en met name de beheersing van de onderliggende processen tot uitdagingen leidt, bijvoorbeeld in relatie tot personele inzet en kennismanagement. Wij vragen uw aandacht voor het nauwgezet volgen van de landelijke ontwikkelingen en te trachten hierop voor te sorteren door uw bedrijfsvoering op passende wijze aan te passen aan de vereiste taken. 1.7 Perspectief 2026 Tot en met 2025 krijgen gemeenten en provincies meer geld van het Rijk voor de uitvoering van hun taken. Dit jaar krijgen gemeenten € 32,6 miljard en dat loopt op naar € 37,2 miljard in 2025. In 2026 moeten gemeenten weer miljarden inleveren al is het “ravijn”, de teruggang in het financieel perspectief van gemeenten vanaf 2026, iets minder diep geworden. Inmiddels heeft het Rijk voor 2026 € 1 miljard extra incidenteel beschikbaar gesteld. Voor gemeenten is in de meicirculaire duidelijk geworden hoe de nieuwe verdeling van het gemeentefonds uitpakt, zoals dat vanaf 2023 gaat gelden. Tussen 2023 en 2025 gaat er door die herverdeling geen enkele gemeente financieel op achteruit. De minister heeft gekozen voor een geleidelijke invoering van de nieuwe herverdeling van het gemeentefonds, zodat gemeenten daar langzaam aan kunnen wennen.

Voor gemeenten die er nu al financieel slecht voor staan en veel inwoners hebben met een zwakke sociaaleconomische positie worden de nadelige financiële effecten extra verzacht. Dat geldt ook voor sterk vergrijzende gemeenten. Gemeenten zijn via de VNG nog met het Rijk in gesprek om het “ravijn” nog verder te dempen. Hoe deze ontwikkelingen uiteindelijk uitpakken voor de gemeente Midden-Groningen is nog onzeker, maar in uw rapportages (w.o. de perspectief nota) besteedt u ruimschoots aandacht aan de mogelijke effecten. Voor gemeente Midden-Groningen geldt overigens dat er in de komende jaren tot en met 2025 naar verwachting sprake zal zijn van overschotten.

4

2. Samenvatting interimcontrole 2022 Onderwerp

Bevindingen

Inrichting van de interne beheersing

Tijdens de interimcontrole hebben wij meerdere proceseigenaren gesproken over de interne beheersing van de belangrijke processen binnen de gemeente Midden-Groningen. Wij nemen waar dat bij gemeente Midden-Groningen er een breed gedragen verantwoordelijkheidsbesef aanwezig is om de beheersing te optimaliseren. Dat geldt ook voor overkoepelende onderwerpen zoals de aankomende rechtmatigheidsverantwoording en de gevolgen hiervan. Rechtmatig inkopen is een belangrijk onderwerp bij gemeenten. De gemeente Midden-Groningen beschikt over een inkoopbeleid 2020. De twee belangrijkste preventieve maatregelen zijn het gebruik van uniforme inkoopstartformulieren en het gebruik van een volledig contractenregister. Bij gemeente MiddenGroningen is het gebruik van een inkoopstartformulier verplicht. Er is echter nog geen sprake van een volledig contractenregister, terwijl de verantwoordelijkheden om in te mogen kopen decentraal zijn belegd bij de budgethouders. Een belangrijke detectie maatregel is de spendanalyse die gericht is op de naleving en de werking van de interne processen ten aanzien van inkoop en aanbestedingen. De tussentijdse spendanalyse laat een beeld zien waarbij er sprake is van een prognose van circa € 1,7 miljoen onrechtmatige inkoop over 2022. Naar verwachting blijft hiermee de onrechtmatigheid vanuit het inkopen en aanbesteden binnen de toleranties.

Voor de volledigheid van de opbrengstverantwoording is het van belang dat de gemeente Midden-Groningen op alle stromen voldoende waarborgen treft, zodat alle uitgevoerde opdrachten en werkzaamheden leiden tot de afgesproken opbrengst. Wij hebben vastgesteld dat de organisatie hier over het algemeen voldoende waarborgen voor heeft getroffen en zich hier ook bewust mee bezighoudt. Het sturen op fraudepreventie blijft een organisch proces en krijgt blijvend aandacht bij de gemeente Midden-Groningen. De zichtbare aandacht voor dit onderwerp bij der Raad is nog beperkt. De borging van de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de informatievoorziening is cruciaal voor de gemeente Midden-Groningen. Gemeente Midden-Groningen beschikt over een informatiebeveiligingsbeleid met een vertaling naar een actueel informatiebeveiligingsplan dat is vastgesteld door de directie. Zowel het technisch- als het functioneel beheer wordt door de gemeente in eigen beheer gehouden. De gemeente voldoet nog niet geheel aan de gestelde eisen op basis van de geldende Baseline Informatiebeveiliging Overheid (hierna: BIO) maar dit onderwerp is bij de gemeente MiddenGroningen wel nadrukkelijk onder de aandacht. Er is nog verbetering nodig in de proceskwaliteit binnen het sociaal domein. Een voorbeeld hiervan is het ontbreken van jeugdplannen, waardoor onzekerheid inzake de rechtmatigheid optreedt.

Daarnaast is bij de PGB’s gesignaleerd dat bij een aantal verstrekkingen de zorgovereenkomst niet overeenkomt met de afgegeven beschikking. Het proces rondom subsidieverstrekkingen is in 2022 verder verbeterd. Een voorbeeld hiervan is het openen van een subsidieloket. Een juridische grondslag is nog niet in alle gevallen van de verstrekte subsidies vast te stellen. Het verdient prioriteit om te waarborgen dat elke subsidie een juridische grondslag kent.

Inkoop en aanbesteden

Opbrengstverantwoording

Sturen op fraudepreventie en integriteit IT-omgeving en informatieveiligheid

Sociaal domein

Subsidieverstrekkingen

5

3. Het controleproces 2022 3.1 Het proces is in de basis onveranderd Het reguliere proces van de accountantscontrole kent twee hoofdfasen, namelijk de interimcontrole en de eindejaarscontrole, naast diverse vormen van afstemming en overleg rondom deze beide hoofdfasen. Op die wijze organiseren we samen een effectief en efficiënt controleproces wat ons in met elkaar in staat stelt om de verschillende deadlines in uw P&C-cyclus te halen. De interimcontrole is een voorbereiding op de jaarrekeningcontrole waarin de accountant zich een beeld vormt van de interne beheersing binnen de belangrijkste, voor de jaarrekening relevante, administratieve processen. Daarbij proberen we zoveel mogelijk inzicht te krijgen in eventuele risico’s en andere factoren die effect zouden kunnen hebben op de strekking van de controleverklaring. Bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zorgen de aanbestedingsregels de laatste jaren voor veel controlebevindingen en ook regelmatig voor nietgoedkeurende oordelen op het vlak van rechtmatigheid. De afgelopen jaren zijn er bij de gemeente MiddenGroningen ook onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van de aanbestedingen, waarbij er over 2021 geen sprake was van invloed op het oordeel.

Zoals u weet is er al langer sprake van een voorgenomen wijziging in wetgeving die ervoor moet zorgen dat het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording gaat opnemen in de jaarrekening. Vervolgens wordt het accountantsoordeel beperkt tot een getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening, waarbij dan uw rechtmatigheidsverantwoording onderdeel is van de jaarrekening en dus valt onder ons getrouwheidsoordeel. Het betreffende wetsvoorstel is inmiddels aangenomen in de Tweede en de Eerste Kamer. De ingangsdatum is het boekjaar 2023, zodat wij ook bij de jaarrekening 2022 zowel een oordeel inzake de getrouwheid als een oordeel inzake de rechtmatigheid zullen afgeven. 3.2 Nieuwe aandachtspunten in de controleverklaring, fraude en continuïteit De laatste jaren besteden accountants in de controle en de rapportage aandacht aan de onderwerpen fraude en continuïteit. Bij wettelijke controles die vallen onder Wet Toezicht Accountantsorganisaties (WTA) is het met ingang van het boekjaar 2022 verplicht om in de controleverklaring in te gaan op deze beide onderwerpen. Aangezien de gemeente Midden-Groningen onder de werking van deze WTA valt geldt dit met ingang van 2022 ook voor u.

Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving. De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie. Dat gaat dus niet alleen over fraude maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. Dit geldt niet alleen op de werkvloer, maar vraagt ook iets van het gemeentebestuur. De werkzaamheden die de accountant ten aanzien van het onderwerp fraude verricht en de bevindingen op hoofdlijnen worden steeds vaker opgenomen in een afzonderlijke paragraaf in de controleverklaring. Bij de gemeente Midden-Groningen wordt dat vanaf 2022 verplicht. Dat geldt overigens ook voor het onderwerp continuïteit.

6

Het doel van deze paragrafen is om beter duidelijk te maken welke werkzaamheden wij verrichten, en wat de verantwoordelijkheid van de organisatie, het college en de Raad is om voldoende maatregelen ter voorkoming van fraude te treffen. De Raad heeft ook in dezen een toezichthoudende rol en dient deze zichtbaar in te vullen. Los van de formele verplichtingen is het belangrijk om het gesprek hierover met elkaar te voeren. We hebben in de uitvoering van onze werkzaamheden gemerkt dat er in het verleden aandacht is geweest voor fraude en integriteit. De nieuwe kadernota rechtmatigheid gaat ervan uit dat decentrale overheden in hun jaarverslag in de paragraaf nader ingaan op integriteit en frauderisico’s. Deze wijziging in de kadernota sluit aan bij de algemene verplichting tot het rapporteren over belangrijke risico’s in het jaarverslag en de uitbreiding van onze controleverklaring met ingang van het boekjaar 2022. De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. De nieuwe paragraaf in onze controleverklaring zal gaan verwijzen naar de beschrijving die u zelf in het jaarverslag opneemt over continuïteit en over fraude.

Daarmee sluit onze aanpak aan bij de door u en door ons geïdentificeerde frauderisico’s en continuïteitsrisico’s. Bij de beoordeling van de continuïteit van een gemeente is sprake van de beoordeling van zowel de formele continuïteit als een materiele beoordeling. De eerste gaat over het voortbestaan van de organisatie als zodanig en op dat vlak heeft het Rijk harde waarborgen getroffen. Uw continuïteit staat in dat opzicht dus niet ter discussie. Materieel kan het wel zo zijn dat activiteiten nu of in de toekomst, niet of anders worden vormgegeven als gevolg van externe of interne ontwikkelingen. Dat kan leiden tot aanpassing in taken, activiteiten, beleid, projecten of doelstellingen. Politieke keuzes daarin kunnen leiden tot bijvoorbeeld afwaardering van activa of de noodzaak om voorzieningen te treffen. Indien dat majeure financiële effecten heeft dienen ook deze in de continuïteitsbeoordeling of risicoparagraaf te worden betrokken voor zover deze niet al in de jaarrekening zijn verwerkt. Op grond het voorgaande vragen wij u om in de grondslagen van de jaarrekening een passage op te nemen met het standpunt van de gemeente ten aanzien van de continuïteit. Het onderwerp fraude vindt, zoals hiervoor aangegeven, een plek in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze teksten in de jaarstukken vormen het startpunt voor de teksten die wij opnemen in de verklaring.

Wij verzoeken de gemeente Midden-Groningen om de passage inzake integriteit en fraude tijdig met ons te delen zodat wij samen op kunnen trekken in het uitwerken van deze nieuwe ontwikkelingen.

4. Procesbevindingen Bij het uitvoeren van de interimcontrole hebben wij naast nieuwe ontwikkelingen binnen de gemeente MiddenGroningen ook oog voor adviezen, aanbevelingen en opmerkingen uit eerdere jaren. In onze werkzaamheden houden wij rekening met de opvolging van eerder gegeven adviezen. In de organisatie bij de gemeente MiddenGroningen zien wij dat de interne beheersing zich in positieve zin ontwikkelt. 4.1 Procesinrichting en verbijzonderde interne controle De gemeente Midden-Groningen heeft de ambitie om een zelf controlerende organisatie te zijn. Dat begint primair bij de medewerkers zelf. De zogenoemde eerste lijn. De tweede lijn ondersteunt de eerste lijn bij het identificeren en bewaken van risico's. Ten slotte is het belangrijk dat er binnen de organisatie een functie bestaat die controleert of het samenspel tussen de eerste en tweede lijn soepel functioneert en daarover een objectief, onafhankelijk oordeel velt met mogelijkheden tot verbetering. Deze functie is de derde lijn, die onafhankelijk van alle andere organisatieonderdelen opereert. Op basis van onze interimcontrole zien wij deze elementen van bovenstaande methodiek duidelijk terug in uw organisatie. 7

Er is sprake van een interne controleplan, een jaarplanning en doorlopend wordt de stand van zaken gemonitord door de afdeling concern control. Het interne controleplan wordt jaarlijks aangeboden aan de directie. In de door u gemaakte afspraken over de uitvoering van de VIC-functie is concreet weergegeven welke processen door worden getoetst en liggen de hoofdlijnen van de uitvoering vast. Jaarlijks wordt de samenstelling van de processen bijgesteld op basis van nieuwe inzichten zoals ontwikkelingen in financieel belang voor de jaarrekening van de gemeente Midden-Groningen als geheel. De methodologische aanpak blijkt minder expliciet uit het interne controleplan, waardoor in de opzet van het controleplan nog onvoldoende duidelijk is waarom voor een bepaalde controlemethode is gekozen. Door hier meer aandacht aan te besteden, wordt de relatie tussen de geïdentificeerde risico’s en hierop verrichte werkzaamheden, alsmede de opvolging van de uitkomsten van controles nog beter gewaarborgd. Er is sprake van een formele tussentijdse rapportage, waardoor het bijsturen op tussentijdse bevindingen mogelijk is. Wij hebben kennis genomen van deze tussentijdse rapportage en delen het geschetste beeld dat daarin is weergegeven.

Onze controle is volledig gegevensgericht ingestoken omdat er steeds hogere eisen worden gesteld aan het kunnen steunen op beheersmaatregelen (voornamelijk vanuit de beoordeling van de effectiviteit van de automatiseringsomgeving). Dit doet niets af aan het belang van uw eigen interne controles zoals uiteengezet in het interne controleplan. Ook met het oog op het boekjaar 2023 waarin de gemeente zelf een rechtmatigheidsverantwoording gaat opnemen in de jaarrekening is een goedwerkende interne beheersing essentieel. 4.2 Tussentijdse informatievoorziening Door middel van tussentijdse informatievoorziening zorgt het college ervoor dat de Raad tijdig wordt geïnformeerd over ontwikkelingen in beleid, de voortgang van de afgesproken activiteiten, de behaalde inhoudelijke resultaten en de ontwikkelingen in de baten en lasten gedurende het boekjaar. Ook een vooruitblik in de vorm van een prognose voor het jaar als geheel alsmede een nadere duiding van de afwijkingen ten opzichte van de begroting in termen structurele en incidentele oorzaken horen hierin een plek te hebben. In overeenstemming met de financiële verordening legt het college jaarlijks twee tussenrapportages voor aan de Raad. Indien het college daartoe aanleiding ziet komt het met een extra rapportage tussen het voor- en najaar. In 2022 heeft het college hier geen aanleiding voor gezien.

De najaarsnota 2022 is inmiddels door de Raad vastgesteld. De gemeente verwacht een resultaat van € 5,0 miljoen voordelig. 4.3 Personeel en salarissen Het is belangrijk dat uitsluitend geautoriseerde mutaties in de personeels- en salarisadministratie worden doorgevoerd en dat het vierogenprincipe wordt toegepast op de verwerking van de mutaties. Dat betreft zowel de in- en uitdienst mutaties als personele vergoedingen (secundaire arbeidsvoorwaarden) en declaraties (bijvoorbeeld reiskosten). Op basis van de interim werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de organisatie beschikt over een richtlijn waarin de opzet van functiescheiding tussen invoeren en controleren van salarisgegevens is geregeld. Ons advies om dit systeem technisch in te regelen blijft staan, omdat daarmee beter wordt afgedwongen dat deze controle plaats vindt. Wij hebben begrepen dat door capaciteitsgebrek en ziekte op de personeelsafdeling het nog niet is gelukt om het personeelsproces verder te digitaliseren, behoudens de afwikkeling van declaraties. De in- en uitdienst mutaties worden nog handmatig verwerkt. Daarom is het belangrijk om maandelijks, alvorens de salarisbetaling uit te voeren, te analyseren in hoeverre wijzigingen in de salarisadministratie aansluiten met de werkelijkheid. Dat kan door middel van het hanteren van een standenregister.

Met het standenregister kan de medewerker salarisadministratie looncomponenten op personeelsniveau van meerdere perioden met elkaar vergelijken. Momenteel is een dergelijke maatregel nog niet geïmplementeerd. 8

4.4 Inkoop en aanbesteden In de aanbestedingswet is de Europese aanbestedingswetgeving verwerkt. Voor aanbesteding van leveringen en diensten is de Europese grens in 2022 € 215.000. Boven deze grens is, behoudens uitzonderingen, een Europese aanbesteding verplicht. De Europese regelgeving kent een classificatie van leveringen en diensten (de zogenaamde CPV-code), waarmee de vergelijkbaarheid van transacties is vastgelegd. Dergelijke vergelijkbare (voorgenomen) transacties dienen te worden samengeteld om de waarde van de opdracht te bepalen die aan de Europese grenzen moet worden getoetst. Van belang is dan dat er aan de voorkant zoveel mogelijk inzicht is in de voorgenomen inkoopstromen. Een verplichtingenregistratie, contractenregister en inkoopstartformulieren zijn daarbij voorbeelden van instrumenten die kunnen worden gehanteerd. Om rechtmatigheid op inkopen inzichtelijk te maken, stelt u momenteel periodiek een rapportage achteraf op. Dit betreft een zogenaamde spendanalyse. Dit is een tijdrovende klus en dit betreft een analyse die slechts periodiek kan worden gemaakt. Een koppeling met een verplichtingenadministratie kan mogelijk efficiency-voordelen bieden. De gemeente Midden-Groningen heeft de inkoopbevoegdheid decentraal belegd bij de budgethouders.

De gemeente Midden-Groningen kent door deze keuze voor decentraal werken een groot aantal unieke budgethouders verdeeld over meerdere teams. Dat zorgt ervoor dat het voor de organisatie een uitdaging is om te waarborgen dat het juiste aanbestedingsproces wordt gevolgd en dat er wordt gewaarborgd dat contracten op een uniforme wijze worden vastgelegd in een contractenregistratie. Het inkoopstartformulier is het middel voor de organisatie om te zorgen dat de juiste aanbestedingsprocedure wordt gevolgd. We hebben geconstateerd dat handhaving op het inleveren van deze formulieren wel wordt gemonitord door de inkoopfunctie, maar het komt voor dat de constatering van het ontbreken ervan pas achteraf plaatsvindt. Het aanwezig zijn van deze maatregelen ondervangt het risico van de onrechtmatigheid van inkopen aan de voorkant, maar het ontbreken van een volledige contractenregistratie (van met name oude contracten) is een blijvend risico voor de organisatie. Wij begrijpen dat dit een belangrijk aandachtspunt is voor de organisatie, maar dat door de decentrale structuur het moeilijk te waarborgen is dat de contracten juist, volledig en tijdig worden geregistreerd. De maatregelen gelden voor de eerste- en tweede lijn in de organisatie, maar we zien dat niet in alle gevallen deze maatregelen consequent worden nageleefd.

Ondanks dat het inkoopproces dus nog niet volledig in control is, zien we zien dat de gemeente haar inkoopproces op verschillende aspecten wel heeft verbeterd. Een voorbeeld hiervan is het hanteren van een eigen online dashboard waarmee de inkoopafdeling nadere analyses kan maken van haar inkooprelaties om daarbij ook het aspect rechtmatigheid te monitoren. Het afdwingen van functiescheiding tussen besteller, contracteigenaar, prestatie akkoordverklaarder en budgethouder blijft ook nog een aandachtspunt. Ten tijde van de interimcontrole is een tussentijdse spendanalyse opgesteld en zijn de tussentijdse uitkomsten via een halfjaar rapportage gedeeld met het directieteam. De bijgestelde prognose over 2022 laat een verwachte onrechtmatige inkoop zien van ruim € 1,7 miljoen, waarvan de grootste onrechtmatigheid (€ 0,5 miljoen) wordt veroorzaakt door het ICT contract. Overigens ligt aan dit ICT contract een DT-besluit ten grondslag. De grens voor goedkeuring ligt naar verwachting in de orde van € 2,3 miljoen. Daarmee zijn deze rechtmatigheidsfouten vanuit de onrechtmatige inkoop naar verwachting niet van invloed op het oordeel inzake rechtmatigheid.

9

4.5 Volledigheid van de opbrengstenverantwoording Ten aanzien van de opbrengstenverantwoording verwachten wij dat in de diverse processen die tot opbrengsten leiden er voldoende checks en balances zijn ingebouwd die de volledigheid van de opbrengstenverantwoording moeten waarborgen. De beheersing is in de basis op orde, maar de zichtbare vastlegging van controles en daarmee ook de zichtbare borging van de volledigheid van de opbrengstenverantwoording blijft een punt van aandacht. Dit komt hieronder nader aan bod. We willen daarbij benadrukken dat deze controles en de vastleggingen voornamelijk ook in het belang van de gemeente zelf zijn, zodat u aan de voorkant afdekt dat de opbrengstverantwoording juist, volledig en rechtmatig plaatsvindt, ook in het kader van de aanstaande rechtmatigheidsverantwoording 2023. Wat betreft de opbrengsten van de belastingoplegging op OZB, afvalstoffenheffing en rioolheffing merken we op dat er sprake is van een gedegen proces waarin belangrijke controlehandelingen en functiescheidingen aanwezig zijn om de juistheid en volledigheid van de belastingoplegging te waarborgen, maar er blijft nog mogelijkheid tot verbetering.

Wel bent u bezig om de zichtbaarheid van controlehandelingen explicieter terug te laten komen, maar niet voor alle controlehandelingen is even zichtbaar wie welke controlehandelingen precies heeft uitgevoerd, welke conclusies getrokken kunnen worden, wie een review heeft uitgevoerd op de uitgevoerde werkzaamheden en hoe opvolging is gegeven aan eventuele bevindingen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de controle op actuele vrijstellingen, waarbij voor meerdere objecten nader uitzoekwerk nodig bleek te zijn maar op basis van de controle hier geen opvolging aan is gegeven. Ook blijkt op de genoemde controle geen zichtbare review uitgevoerd te zijn. Wij adviseren u om bij de diverse controles ook de review, conclusies en eventuele opvolging te betrekken en te documenteren. Ten aanzien van de opbrengsten uit leges omgevingsvergunningen hebben wij vastgesteld dat er geen sprake is van een automatische koppeling tussen de subadministratie en de financiële administratie. Wel wordt deze aansluiting periodiek gemonitord. Door team VTH wordt een Excel-bestand handmatig ingevuld, welke vervolgens aan team Belastingen wordt verstuurd en ingelezen in de applicatie VRiS ten behoeve van het opleggen van leges. Op basis van interne controle blijkt bij één dossier te weinig leges te zijn opgelegd. Dit is ontstaan door het niet volledig doorgeven van de leges van team VTH aan team Belastingen.

Op basis van uitbreiding van de steekproef, extrapolatie van de fout en de verhouding tussen de populatieomvang en de materialiteit is vastgesteld dat dit niet leidt tot een materiële fout voor de jaarrekening. Met de invoer van het nieuwe systeem ProcessPro wordt gewerkt om de handmatige handelingen te minimaliseren en is de wens om diverse koppelingen automatisch in te regelen. Wij hebben daarnaast met u afgesproken om een volledigheidsanalyse per jaareinde uit te voeren door een aansluiting te leggen tussen de (volledigheid van) aanvragen en opgelegde leges. Hierbij dient tevens aandacht geschonken te worden aan aanvragen uit 2021 die tot opbrengsten in 2022 leiden. U heeft de werkzaamheden met betrekking tot het afhandelen van (bouw)aanvragen en het bepalen van de leges uitbesteed aan Omgevingsdienst Groningen (ODG). U geeft aan dat onvoldoende gestuurd kan worden op tijdigheid en kwaliteit van afhandelen door ODG, met name door onvoldoende capaciteit vanuit hun kant. U heeft in 2022 een aantal vergunningverleners in dienst genomen om uzelf en ODG te ondersteunen. Een belangrijke ontwikkeling is dat u heeft besloten om de VTH-taken voor bouwaanvragen in de toekomst zelf uit te voeren om zo de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. De invulling en gevolgen hiervan zullen naar verwachting in 2023 geconcretiseerd worden.

Net als voorgaand jaar adviseren wij u om de controlehandelingen in de eerste lijn uit te voeren, in plaats van door concern control achteraf. Met de overgang in aantocht heeft u besloten dat concern control voorlopig de huidige controles blijft uitvoeren. Net als concern control constateren wij dat dit proces niet volledig in control is, met name doordat weinig invloed is op de uitbestede diensten. U zet met het in eigen beheer nemen van de bouwvergunningen een nieuwe stap om meer grip te krijgen op het proces.

10

De toetsing van de bouwkosten is een belangrijke controlehandeling om de juistheid en volledigheid van opgelegde leges te waarborgen. Ondanks dat een aanzienlijk deel van het proces van vergunningsverlening plaatsvindt bij ODG, is het uw (mede)verantwoordelijkheid om de juistheid en volledigheid van de bouwkosten te waarborgen. Het zichtbaar toetsen van de bouwkosten is binnen het proces niet altijd aanwezig en het documenteren aan de hand van welke documentatie en informatie de bouwkosten zijn getoetst is voor verbetering vatbaar. Dat momenteel niet alle aanvragen worden getoetst door ODG blijkt ook uit de aanvragen die van rechtswege worden verleend. Overigens, indien een aanvraag door de gemeente Midden-Groningen wordt behandeld is er wel sprake van een toets op de bouwsom. Wij adviseren u om de toetsing van de bouwkosten zichtbaar binnen het systeem af te dwingen en met name de motivatie van de bouwkosten zichtbaar vast te leggen. 4.6 Factuurafhandeling en betalingsverkeer Een adequate functiescheiding binnen het inkoopproces en betalingsproces is een basisvoorwaarde voor de juiste verwerking van transacties en facturen. De budgethoudersregeling en de naleving daarvan geldt als een belangrijke interne beheersmaatregel. Op basis van de factuurcontrole hebben wij geen afwijkingen geconstateerd.

Aandachtspunt blijft, net als voorgaand jaar, dat op dit moment de functiescheiding tussen inkoper, besteller, prestatieakkoordverklaarder en budgethouder nog onvoldoende wordt toegepast omdat dit niet is ingeregeld binnen de financiële applicatie. Wij adviseren u deze functiescheiding ook systeemtechnisch in te regelen. Voorgaand jaar hebben wij u geadviseerd om de toetsing op de prestatielevering als onderdeel van het inkoopbeleid terug te laten komen. Als reactie hierop is een beleidskader prestatielevering opgesteld, waarmee, hoewel het nog niet formeel is vastgesteld, al wel wordt geëxperimenteerd. In 2022 is gestart met een pilot op drie afdelingen om na te gaan wat het beleidskader voor het proces betekent en welke voor- en nadelen hieraan kleven. In het beleidskader is aangegeven dat voor inkoopopdracht boven de € 5.000 de prestatielevering vastgesteld en vastgelegd dient te worden. Uit de pilot blijkt dat het voorgestelde beleid een oplossing biedt om de getrouwheid en de rechtmatigheid van een geleverde prestatie inzake een inkoopopdracht boven de € 5.000 te waarborgen. Borging aan de voorkant betekent minder werk achteraf. Daarnaast blijkt in de praktijk dat dit slechts een minimale werkbelasting voor betrokken teamleden en lijnafdeling vergt.

U bent positief over de voortgang en uitkomsten van de pilot en bent voornemens om deze pilot uit te breiden naar andere afdelingen. In 2023 zal een besluit worden genomen over het wel of niet implementeren van het beleidskader prestatielevering. Wij adviseren u het beleidskader prestatielevering spoedig vast te stellen, zodat de vastlegging van prestatielevering conform beleid door de hele organisatie zal worden nageleefd. Zonder vastgesteld beleid dient prestatielevering ook voor facturen met een geringe omvang te worden gedocumenteerd. Tussen het klaarzetten van de betaling en het accorderen ervan is het van belang dat er (systeemtechnische) functiescheiding is ingeregeld. In opzet dwingt u middels de betaalapplicatie van de BNG de vereiste functiescheiding af. De inhoudelijke controle op de factuur en de crediteurstamgegevens vindt plaats in het financieel pakket. Wij hebben u erop geattendeerd dat er ondanks de aanwezige interne controles van de facturen het risico aanwezig is dat de betaaladvieslijst uit het financieel pakket nog aangepast kan worden alvorens het bestand wordt ingelezen in de betaalapplicatie. Om die reden is het belangrijk een extra waarborg te treffen in het betalingsproces. Een mogelijkheid hiertoe is het implementeren van een hashcode op de betaaladvieslijst.

11

Inmiddels beschikt uw betaaladvieslijst uit het financieel pakket over een hashcode. De betaaladvieslijst die vervolgens ingelezen wordt in de bankapplicatie dient dezelfde hashcode te genereren. Als dat niet het geval is, dan is de betaaladvieslijst aangepast. Middels het aansluiten van het hashcode waarborgt u dat de betaaladvieslijst niet is aangepast voordat die is ingelezen in de bankapplicatie. Hiermee mitigeert u de kans op onrechtmatige betalingen. Inmiddels wordt deze controle ook als zodanig toegepast door de gemeente MiddenGroningen. Ook maakt u gebruik van de Rabobank. Gemeente Midden-Groningen heeft de werkafspraak dat elke betaalopdracht moet zijn geautoriseerd middels een fysieke handtekening op de aanvraag, maar de dubbele autorisatie in de Rabobank wordt, in tegenstelling tot de BNG-bank, niet systeemtechnisch afgedwongen. Dit heeft als risico dat alsnog ongeautoriseerde betalingen plaats kunnen vinden. Wij adviseren u de autorisatie in de Rabobank te herijken en in lijn met de BNG-bank in te richten door middel van een afgedwongen vierogenprincipe. 4.7 Waarborgen rondom contante geldstromen U hanteert een kas voor het proces rondom burgerzaken en bijvoorbeeld voor de activiteiten van de BWRI. Wij hebben nog niet kunnen vaststellen of u beschikt over een kasinstructie, waarin de waarborgen rondom het kasgebruik is geregeld.

En het belang van een kasproces is alleen maar toegenomen vanwege de vluchtelingen uit Oekraïne, waardoor u als gemeente tevens verantwoordelijk bent voor het uitkeren van leefgeld (in contanten). De vluchtelingen hebben voor het afsluiten van een bankrekening een officieel paspoort nodig. Vooral in het begin ontving een ruim aantal vluchtelingen daarom het leefgeld contant. Voor een goed verloop van de diverse contante geldstromen is het van belang dat de gemeente MiddenGroningen op alle onderdelen waar contant geldverkeer voorkomt, beschikt over een kasinstructie waarin in ieder geval de invulling van de volgende zaken zijn vastgelegd: • Een kassier mag nooit geld of geldswaardige papieren in ontvangst nemen en betalingen verrichten zonder schriftelijke opdracht van een daartoe bevoegde functionaris; • De kassier mag nooit zelf kwijting verlenen voor door hem ontvangen bedragen; • Bij de ontvangst van contante gelden en soortgelijke moet de kassier zich overtuigen van rechtmatigheid; • Bij overschrijding van een vastgesteld maximum kassaldo zal direct afstorting bij de bank plaatsvinden; • De kasbewijzen worden door de kassier direct in het kasboek verwerkt, en op de betaalbewijzen wordt de betaling/ontvangstdatum vermeld; • De kasinstructie regelt ook hoe periodiek kasopname plaatsvindt en de afstorting daarvan; • Ook zijn er waarborgen opgenomen, zoals een periodieke

kastelling en archivering hiervan. 4.8 Memoriaalboekingen Memoriaalboekingen zijn boekingen die buiten het reguliere proces om uitgevoerd worden. Memorialen zijn bij uitstek geschikt, en bedoeld, om bijvoorbeeld correctieboekingen of schattingen op de juiste wijze in de periodecijfers of de jaarrekening te verwerken. Wij hebben vastgesteld dat de functiescheiding binnen het proces niet wordt afgedwongen door het systeem. Wij adviseren u om de rechten te beoordelen en de rechten zodanig in te richten dat in het proces van de memoriaalboekingen een functiescheiding te allen tijde wordt afgedwongen, danwel door middel van logging controle uit te voeren. Wij hebben vastgesteld dat er geen zichtbare autorisatie plaatsvindt binnen het financieel pakket. Wij hebben begrepen dat u hieraan opvolging wilt geven door middel van het aanbrengen van een workflow, waardoor de autorisatieflow zichtbaar wordt. Per jaareinde zullen wij op basis van onze risicobeoordeling een nadere analyse uitvoeren om de niet-routine matige memoriaalboekingen te controleren. 12

4.9 Sociaal domein Ten aanzien van de processen rondom de verstrekkingen vanuit de Wmo en Jeugdwet is het belangrijk dat er voldoende maatregelen zijn getroffen om de rechtmatige verstrekking van voorzieningen en een betrouwbare informatievoorziening daarover te borgen. 4.9.1 Jeugd De gemeente heeft in 2022 verdere stappen gezet om de processen te verbeteren en nadere invulling te geven aan het raamwerk van kwaliteitscontroles. De procesbeschrijving van de Jeugdwet wordt op dit moment geactualiseerd. In 2022 hebben we net als vorig jaar tijdens onze controle specifieke aandacht besteed of bij verwijzingen door de gemeente wordt voldaan aan artikel 5 uit de gemeentelijke verordening, een deugdelijke onderbouwing is vastgelegd of de Jeugdwet de aangewezen voorziening is en/of het geïndiceerde product en aantal zorguren passend is. Uitkomsten uit deze dossiercontroles hebben geleid tot de algehele conclusie dat de jeugdplannen summier zijn opgesteld, in een aantal gevallen ontbreken of betrekking hebben op een eerdere zorgvraag en dat geen sprake is van uniforme vastlegging. Met name het ontbreken van jeugdplannen leidt tot onzekerheden in de rechtmatigheid. Wij verwachten daarom een oorzaken analyse alsmede een herstelactie om de dossiers waarbij de jeugdplannen ontbreken deze alsnog te laten opstellen.

Daarnaast ontvangen we graag een lijst van alle dossiers waarin een jeugdplan mist om vervolgens vast te stellen wat de omvang van de onrechtmatigheid is. Bij de deelwaarneming op de PGB’s is geconstateerd dat bij een aantal verstrekkingen de zorgovereenkomst niet overeenkomt met de afgegeven beschikking, een PGB plan ontbreekt of geen sprake is van PGB vaardigheid, waardoor deze verstrekkingen als onrechtmatig aangemerkt worden. De werkzaamheden van de indicatiestelling zijn door de gemeente ondergebracht bij een uitvoerende welzijnsstichting en duidelijk is geworden dat rondom deze subsidierelatie onvoldoende concrete afspraken zijn gemaakt ten aanzien van de naleving van de gemeentelijke verordening of wetgeving. Voortvloeiend uit de bevindingen tijdens de interne controle is door de gemeente aan de welzijnsstichting gevraagd om met een verbetervoorstel te komen. Hiervan hebben wij nog geen kennis kunnen nemen. Vooruitlopend op het verbetervoorstel, adviseren we u om een actieve rol in te nemen en expliciet afspraken te maken met de stichting omtrent het proces en hierin te onderkennen verantwoordelijkheden ten aanzien van de rechtmatigheid. Wij zullen in samenspraak met de interne kwaliteitsmedewerkers aanvullende werkzaamheden verrichten om de omvang van de onrechtmatigheid (PGB) Jeugdhulp te wegen.

Daarnaast zullen we nauwgezet beoordelen of een herstelactie noodzakelijk zal zijn en/of in het verbetervoorstel maatregelen zijn getroffen die de onzekerheid zullen verminderen. Verder is uit gevoerde gesprekken naar voren gekomen dat bij verlengingen van beschikkingen niet in alle gevallen onderzoek en vastleggingen hieromtrent hebben plaatsgevonden ter onderbouwing van de rechtmatigheid van de voortduring van levering van zorg. We adviseren u om ook dit aspect onderdeel te maken van de afspraken met de welzijnsstichting. 4.9.2 WMO Met ingang van juli 2021 is het proces Wmo Beschermd Wonen gedecentraliseerd en wordt dit door de gemeente in eigen beheer verzorgd. Wmo Beschermd wonen is opgenomen in de kwaliteitscontroles en hieruit zijn een aantal verbeterpunten gebleken. Het proces zal geëvalueerd worden door kwaliteitsmedewerkers, beleidsmedewerkers en casemanagers en er zal beoordeeld worden of het in het reguliere Wmo proces zal worden meegenomen. Uit onze controle zijn geen noemenswaardige bevindingen naar voren gekomen, weliswaar dient afstemming met de kwaliteitsmedewerkers nog plaats te vinden. De deelwaarnemingen op de overige Wmo verstrekkingen dient nog afgerond te worden door ons.

13

De aandachtspunten uit onze management letter van vorig jaar, waarbij we u hebben gewezen om na te denken over het zichtbaar vastleggen van controlehandelingen blijven staan. Controle op feitelijke levering van zorg vindt bij herindicaties wel plaats, maar dit wordt niet zichtbaar vastgelegd. Ook de controle op betaalbaar gestelde zorgdeclaraties vindt wel plaats, maar ook deze controles zijn niet achteraf zichtbaar en reproduceerbaar. Aan ons is meegedeeld, dat het verzoek bij de applicatiebeheerder is gedaan om het gewenste lijstwerk uit de systemen op te vragen zodat aanvullende controles kunnen plaatsvinden. 4.10 Sociale zaken 4.10.1 Participatiewet In het proces rondom de uitkeringen en verstrekkingen vanuit de participatiewet verwachten wij voldoende waarborgen in het proces om een rechtmatige verstrekking en een betrouwbare informatievoorziening daarover te waarborgen. In opzet is er sprake van functiescheiding tussen ontvangst van de aanvraag, toetsing en opstellen beschikking en de aanmaak in de cliëntenadministratie. Een collegiale toets op de juistheid van de afgegeven beschikking vindt echter niet structureel plaats. Alleen door middel van de interne controle achteraf wordt er getoetst. Uit de interne controle en onze eigen gegevensgerichte werkzaamheden zijn een aantal financiële fouten naar voren gekomen.

Deze fouten hebben vaak een incidenteel karakter of leiden niet tot een financiële rechtmatigheidsfout boven de rapporteringstolerantie. 4.10.2 Opvang Oekraïners Oekraïense ontheemden die zijn geregistreerd en verblijven in één van de opvanglocaties van de gemeente of op een particulier opvangadres in gemeente Midden-Groningen hebben recht op leefgeld, in het kader van de Regeling opvang ontheemden Oekraïne. De vluchtelingen worden in de gemeente opgevangen op drie locaties, te Hoogezand, te Muntendam en te Slochteren. Van de vluchtelingen in de opvanglocaties van de gemeente is duidelijk wanneer deze terugkeren naar hun vaderland of verhuizen naar een andere locatie. Voor vluchtelingen die zijn opgevangen bij particulieren is de verblijfstatus niet altijd duidelijk, waardoor het risico bestaat dat de gemeente leefgeld uitbetaalt terwijl de vluchtelingen niet meer in de gemeente verblijven. Wij adviseren een periodieke controle in te stellen voor vluchtelingen die verblijven bij particulieren. 4.10.3 Energietoeslag Inwoners van de gemeente zonder een (bijstands)uitkering, bijzondere bijstand of een andere minimaregeling kunnen een energietoeslag aanvragen. Inwoners met een inkomen dat niet hoger is dan 125% van de toepasselijke bijstandsnorm komen voor de toeslag in aanmerking.

Bij zelfstandigen is het geschatte gemiddeld netto inkomen in de drie maanden voorafgaand aan de peilmaand bepalend voor het bepalen van het inkomen. Qua rechtmatigheid bestaat het risico dat de schatting te laag is en onterecht energietoeslag wordt toegekend. Andersom kan het inkomen te hoog worden geschat waardoor de aanvraag voor energietoeslag wordt afgewezen. Toekenning op basis van de feitelijke (lagere) inkomsten achteraf mag niet. Wij adviseren om richtlijnen op te stellen voor het schatten van het inkomen van zelfstandigen om te voorkomen dat aanvragen onterecht worden afgewezen. 4.11 Grondexploitatie De gemeente Midden-Groningen werkt nog steeds conform de nota duurzaam grondbeleid 2019 – 2024. Dit document heeft een nauwe relatie met de Woonvisie Nieuw Midden-Groningen 2019-2028. De nota biedt een afwegingskader voor de vraag welk grondbeleid in de gegeven omstandigheden in een bepaalde situatie passend is.

14

Het is in uw gemeente gebruikelijk om jaarlijks, rond het uitbrengen van de jaarrekening, de exploitatieopzetten te actualiseren in de vorm van een actuele meerjarenprognose grondexploitatie (MPG). Bij deze actualisatie wordt rekening gehouden met ervaringen uit het verleden en verwachtingen/inschattingen naar de toekomst toe, bijvoorbeeld ten aanzien van de voortgang van het verkooptempo, de ontwikkelingen in de kosten en de mogelijkheden om de kostenstijgingen door te berekenen in de kavelprijzen, rentevoet en renteverwachting, en natuurlijk met de nog uit te voeren werkzaamheden in het kader van aankopen, bouw- en woonrijp maken, alsmede de eigen uren voor onder andere voorbereiding en toezicht. Een deel van de werkzaamheden in dit verband is uitbesteed aan een externe partij die specifieke deskundigheid in huis heeft over grondexploitaties en exploitatieopzetten. Daarbij wordt de input in belangrijke mate aangeleverd door de gemeente zelf, in samenspraak met de projectleiders. De output van de deskundige wordt in verschillende stadia door de gemeente beoordeeld. In dit proces zijn geen wijzigingen aangebracht. Wij hebben bij de jaarrekeningcontrole 2021 dit proces van actualiseren beoordeeld en vastgesteld dat wij geen tekortkomingen hebben gesignaleerd.

Wij hebben de actualisaties van het voorjaar van 2022 mede gebruikt in het kader van onze controle op de balanspost Voorraad grond in de balans 2021. In het kader van onze controle op de balanspost ultimo 2022 zullen wij de actualisering MPG 2023 betrekken en daar zo nodig over rapporteren in ons accountantsverslag bij de jaarrekening. 4.12 Subsidieverstrekkingen De gemeente Midden-Groningen heeft belangrijke ontwikkelingen doorgemaakt ten aanzien van het proces rondom de subsidieverstrekkingen. In februari 2022 heeft de directie besloten om een subsidieloket te vormen, waarbij per 1 september 2022 een coördinator is aangesteld die het proces verder richting moet geven. Overigens zijn al in 2021 de eerste stappen gezet om subsidies centraal te beleggen en te monitoren. Hiervoor is een werkinstructie opgesteld en is in 2021 een nieuw zaaksysteem in werking genomen dat dienst doet als subsidieregister. De gemeente is voornemens om een subsidievolgsysteem aan te schaffen. De verwachting is dat dit begin 2023 operationeel zal zijn. De formatie van de afdeling is uitgebreid met drie medewerkers van 0,8 fte naar 2,25 fte. De effecten hiervan zullen vanzelfsprekend nog niet direct zichtbaar zijn in de uitkomsten van de IC controles over 2022, maar moeten in 2023 zichtbaar worden.

Op basis van de uitkomsten van de IC en de gesprekken die wij met de teams hebben gevoerd zijn er een aantal verbeterpunten te benoemen. Deze verbeterpunten zijn met name procedureel van aard. Een voorbeeld hiervan is dat niet in alle gevallen sprake lijkt van een juridische grondslag. Op basis van documentatie die wij hebben ontvangen (beschikkingen en de werkzaamheden IC) zijn wij het met uw interne controleurs eens dat het soms lastig is om een juridische grondslag aan te tonen. Ook al leidt deze observatie niet tot een financiële onrechtmatigheid, toch is het van belang hier als organisatie scherp op te zijn omdat de organisatie wel risico kan lopen op het moment dat ook andere partijen aanspraak willen maken op deze afgegeven subsidie. 4.13 Gemeentelijke kredietbank Wij hebben het proces van kredietverstrekking bij de gemeentelijke kredietbank in opzet en bestaan vastgesteld. In het proces zijn diverse controlehandelingen ingeregeld, die niet altijd zichtbaar zijn. Wij adviseren u deze controlehandelingen zichtbaar in het systeem terug te laten komen, waarbij rekening wordt gehouden met functiescheiding. Ook hebben wij vastgesteld dat binnen de applicatie Allegro geen periodieke review plaatsvindt van rechten van medewerkers.

Wij adviseren u om periodiek de rechten te reviewen en hier adequaat opvolging aan te geven, zodat functiescheiding op een juiste wijze in het systeem is en blijft ingeregeld. Dit geldt met name voor de rechten inzake het wijzigen van crediteurenstamgegevens en het klaarzetten van betalingen.

15

Daarnaast heeft concern control een gegevensgerichte detailcontrole uitgevoerd op een aantal dossiers. Wij onderschrijven de conclusie dat bij deze detailcontrole geen afwijkingen zijn geconstateerd met een financiële impact of die van invloed zijn op het traject voor de klant. De bevindingen die geconstateerd zijn door concern control richten zich op het proces en de werkafspraken, zoals het opnemen van het collegiaal advies en termijnoverschrijding in een traject. De kwaliteitsmedewerker bespreekt deze punten met het team. Wij adviseren u om vast te stellen of hieraan opvolging wordt gegeven. 4.14 BWRI-werkbedrijf Wij hebben de administratieve processen binnen het BWRI-werkbedrijf in opzet en bestaan beoordeeld. Net als voorgaand jaar adviseren wij u aandacht te geven aan prestatielevering en hiervoor beleid voor vast te stellen. Ten tijde van de interimcontrole hebben wij gegevensgerichte detailcontroles uitgevoerd op de factuurafhandeling en de opbrengstenstromen. Naast het beter documenteren op basis van welke documentatie de prestatie is geleverd, hebben wij geen andere bevindingen geconstateerd.

5. Proces overstijgende aandachtspunten Een betrouwbare werking van de geautomatiseerde systemen draagt bij aan de doorontwikkeling van processen zodat de gemeente Midden-Groningen toekomstbestendig kan (blijven) opereren en daarmee risico’s op effectieve en efficiënte wijze kan mitigeren. De relevante applicaties in scope voor de jaarrekeningcontrole zijn gerelateerd aan het financieel pakket, de salarisadministratie alsmede de betaalapplicatie. De beheersing van de IT-omgeving kan worden onderverdeeld in de volgende onderwerpen: informatiebeveiliging, logische toegangsbeveiliging, wijzigingenbeheer, continuïteitsbeheer en leveranciersmanagement. 5.1 Informatiebeveiliging De gemeente Midden-Groningen beschikt over een actueel informatiebeveiligingsbeleid 2022-2024, waarin staat beschreven dat er jaarlijks een informatiebeveiligingsplan wordt opgesteld met concrete maatregelen, genoemd het programmaplan informatiebeveiliging. In dit programmaplan worden tactische en operationele onderwerpen van de informatiebeveiliging verder uitgewerkt en geconcretiseerd aan de hand van een jaarplanning. Het informatiebeveiligingsbeleid in combinatie met het programmaplan is onder andere gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (hierna: BIO). De BIO is allereerst een gemeenschappelijk normenkader voor de beveiliging van de informatie(systemen) van de overheid.

Daarnaast concretiseert de BIO een aantal normen tot verplichte overheidsmaatregelen. De gemeente Midden-Groningen beschikt over een rapportage met een 0-meting over de stand van zaken ten aanzien van de informatiebeveiliging uitgevoerd door een externe partij. Daarnaast heeft de gemeente MiddenGroningen een eigen IT audit verricht op de status ten aanzien van informatiebeveiliging. Op basis van de uitkomsten blijkt dat er nog voldoende verbeterpotentieel is. Inmiddels is gemeente Midden-Groningen bezig met het uitwerken van plannen. Wij adviseren om in deze plannen door middel van een gedegen risico analyse te laten toetsen op een juiste prioritering met realistische tijdslijnen.

16

5.2 Logische toegangsbeveiliging De gemeente Midden-Groningen beschikt over wachtwoordvereisten voor haar systemen die zijn afgeleid van de BIO. Logische toegangsbeveiliging is breder dan alleen het voldoen aan de wachtwoordvereisten. Door middel van identificatie, authenticatie en autorisatie zorgt gemeente Midden-Groningen ervoor dat een persoon, organisatie of IT-voorziening uitsluitend gebruik kan maken van geautomatiseerde functies, waarvoor deze door middel van een aanvraagproces toegangsrechten heeft verkregen. Het onderdeel identificatie en authenticatie voor applicaties wordt beheerd door de medewerkers van het team automatisering. Bij de gemeente Midden-Groningen is er sprake van een single sign-on (SSO) tussen de Windows Active Directory (AD) en onderliggende applicaties, waarbij de Windows AD in beheer is bij de IT-afdeling. Wij hebben vastgesteld dat er een directe koppeling aanwezig is tussen de Windows AD en de onderliggende applicaties. Een koppeling tussen de Windows AD en de bijbehorende autorisaties (rollen en rechten) in de onderliggende applicaties met bijvoorbeeld bepaalde profielen op basis van functies ontbreekt nog. Wij hebben daarnaast enkele uitzonderingen geconstateerd in het gestelde wachtwoordbeleid ten opzichte van de instellingen zoals opgenomen in de Windows AD. Deze uitzonderingen zijn hierna schematisch weergegeven. Instelling