57. Raadsbrief uitkomsten onderzoek mogelijke uitbesteding afvaltaken

Raadsbrief

Datum:

14 december2022

Verzenddatum:

16 december 2022

Behandeld door:

Peter Koopman

Mailadres:

Peter.koopman@midden-groningen.nl

Zaak:

667127

Portefeuillehouder:

Patricia Nieland-Kampen

Onderwerp:

Uitkomsten onderzoek mogelijke uitbesteding afvaltaken

Geachte leden van de raad, Vorig jaar ontving u een raadsbrief (26 mei 2021) over de uitkomsten van de benchmark die Berenschot heeft uitgevoerd. Eerder dit jaar (13 januari 2022) ontving u een raadsbrief over een vervolgonderzoek naar het mogelijk in- of uitbesteden van gemeentelijke taken waaronder afvalinzameling. Dit eveneens door Berenschot uitgevoerde vervolgonderzoek is ondertussen afgerond. Met deze raadsbrief brengen we u op de hoogte van de uitkomsten van het vervolgonderzoek. Aanleiding voor het onderzoeken van het in- en uitbesteden van taken Er zijn twee aanleidingen geweest om te onderzoeken of gemeentelijke taken anders belegd kunnen worden dan nu het geval is. De eerste aanleiding houdt verband met de evaluatie van de startorganisatie. Bij de vorming van de (ambtelijke) organisatie van Midden-Groningen is afgesproken dat de organisatie na een aantal jaar wordt geëvalueerd. Onderdeel van deze evaluatie is het onderzoek of we als gemeente de uitvoering van de gemeentelijke taken logisch (en kostentechnisch slim) hebben belegd. Bij de inrichting van de gemeente Midden-Groningen in 2017, in de aanloop naar de herindeling in 2018, is vanwege de continuïteit van de dienstverlening en de onderliggende bedrijfsvoering gekozen om de taakgebieden die al door de oorspronggemeenten waren in- of uitbesteed ook voor Midden-Groningen zo te beleggen.

Bij de evaluatie van de startorganisatie zou dan worden beoordeeld of dat voor Midden-Groningen nog steeds een goede inrichtingskeuze is. Om eventuele belangenverstrengeling te voorkomen, hebben we Berenschot gevraagd dit deel van de evaluatie uit te voeren. De tweede aanleiding om het in- en uitbesteden van gemeentelijke taken te onderzoeken, wordt gevormd door de uitkomsten van het eveneens door Berenschot uitgevoerde benchmarkonderzoek. Deze uitkomsten lieten zien dat Midden-Groningen soms afwijkt in de keuze welke taakgebieden

Pagina:

2 van 3

Datum:

15 december 2022

Zaak:

667127

door de gemeente zelf worden uitgevoerd en welke door een derde, externe partij worden uitgevoerd. De benchmark toonde aan dat deze keuze consequenties heeft voor de totale kosten voor deze taakgebieden. Vervolgonderzoek naar uitbesteden van afvalbeheertaken Naar aanleiding van deze bevindingen is adviesbureau Berenschot gevraagd een vervolgonderzoek in de vorm van een marktverkenning uit te voeren in het taakgebied Afvalinzameling. De taken op het gebied van Afvalinzameling worden op dit moment door de gemeente Midden-Groningen (grotendeels) in eigen beheer uitgevoerd. Doel van de opdracht aan adviesbureau Berenschot was om met behulp van een marktverkenning te onderzoeken of (externe) partijen in staat (en eventueel bereid) zijn de gemeentelijke taken met betrekking tot afvalinzameling uit te voeren. Op die manier moest duidelijk worden of uitbesteding van deze gemeentelijke taken op dit moment zinvol is. Samen met sleutelfiguren van de gemeente is een lijst samengesteld van te benaderen potentiële uitbestedingspartijen. Belangrijkste selectiecriterium was de aanwezigheid van klanten (gemeenten) en faciliteiten in de regio Noordoost-Nederland.

Berenschot concludeert aan de hand van afgenomen interviews bij marktpartijen dat er weliswaar partijen zijn die (een deel van) de afvalbeheertaken over kunnen nemen maar dat een mogelijke uitbesteding gepaard met de nodige risico’s en nadelen. Hieronder volgen de belangrijkste: a. Er is een sterke verwevenheid binnen het domein Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) tussen afvalinzameling en de andere taakgebieden binnen IBOR. Zo levert afvalinzameling menskracht en materiaal bij gladheidsbestrijding. Hierdoor is het mogelijk om snel in te spelen op gladheid met inzet van eigen mensen en materiaal. Bij uitbesteding vervalt dit voordeel; b. Afvalinzameling en -verwerking is momenteel ingebed in de organisatie. Uitbesteding betekent dat bestaande werkprocessen worden doorbroken. Het gaat dan bijvoorbeeld om de inzet van het klantcontactcentrum, de afhandeling van meldingen openbare ruimte en de aansluiting met de financiële processen bij bijvoorbeeld de afvalstoffenheffing (of de kwijtschelding daarvan); c. Medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt vanuit de eigen gemeente worden regelmatig ingezet bij de afvalinzameling. Dit zorgt voor werkgelegenheid voor een kwetsbare doelgroep binnen de eigen gemeente. Bij uitbesteding (en scherpe sturing op de kosten) is inzet van deze medewerkers bepaald geen vanzelfsprekendheid; d.

Kennis van afvalinzameling moet alsnog binnen de organisatie worden georganiseerd, ook al wordt de uitvoering uitbesteed. Binnen de organisatie zullen altijd medewerkers kennis van zaken moeten houden over afvalinzameling en -verwerking, ook al is er sprake van een externe partij die deze werkzaamheden uitvoert. Dat geldt zowel voor de contractvorming en -bewaking alsook voor de opvolging van processen (meldingen, facturering, communicatie, etc.). In feite levert dat een verdubbeling van taken op ten opzichte van de huidige situatie; e. Wanneer de uitvoeringstaken worden uitbesteed, heeft dat invloed op de mate van overhead die doorberekend kan worden op de afvalinzameling- en verwerking vanuit de ondersteunende onderdelen. Dit zal uiteindelijk leiden tot een reductie van de ondersteunende taakgebieden maar dit zal niet direct leiden tot kostenbesparing terwijl de overhead vanuit de externe partij wel direct in rekening zal worden gebracht;

f.

Pagina:

3 van 3

Datum:

15 december 2022

Zaak:

667127

Uitbesteding van de afvalinzameling brengt significante eenmalige kosten met zich mee (uitwerken business case, begeleiding uitbesteding, eenmalige personeelskosten, etc.) waarvan onduidelijk is of die terug worden verdiend en zo ja op welke termijn.

De conclusie is dat een eventuele uitbesteding meer nadelen en risico’s met zich meebrengt dan voordelen en kansen. Het voorstel is dan ook om de afvalinzameling en -verwerking door de eigen organisatie te laten blijven uitvoeren. Wel moet kritisch worden gekeken naar de manier waarop dat gebeurt en hoeveel dat kost. Op die manier moeten de kosten voor afvalinzameling en verwerking de komende jaren dalen. Vervolg Er is geen aanleiding om uitbesteding van afvalbeheer in gang te zetten. Deze werkzaamheden blijft de gemeente in eigen beheer uitvoeren. Wel is kritisch gekeken naar de (uitvoerings)kosten. Een eerste inventarisatie laat zien dat een verdere kostenreductie van circa € 100.000 per jaar op het taakgebied afvalinzameling mogelijk moet zijn. Deze kostenreductie wordt vanaf 2023 verwacht.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen

A. Hoogendoorn Burgemeester

H.J.W. Mulder Gemeentesecretaris