56. Raadsbrief Uitkomsten onderzoek mogelijke uitbesteding werkzaamheden Belastingen

Raadsbrief

Datum:

14 december 2022

Verzenddatum:

17 december 2022

Behandeld door:

Peter Koopman

Mailadres:

Peter.koopman@midden-groningen.nl

Zaak:

667127

Portefeuillehouder:

Markus Ploeger

Onderwerp:

Uitkomsten onderzoek mogelijke uitbesteding werkzaamheden Belastingen

Geachte leden van de raad, Vorig jaar ontving u een raadsbrief (26 mei 2021) over de uitkomsten van de benchmark die Berenschot heeft uitgevoerd en eerder dit jaar (13 januari 2022) een over een vervolgonderzoek naar het mogelijk in- of uitbesteden van gemeentelijke taken waaronder die van belastingen. Dit eveneens door Berenschot uitgevoerde vervolgonderzoek is ondertussen afgerond. Met deze raadsbrief brengen we u op de hoogte van de uitkomsten van het vervolgonderzoek, de keuze die het college naar aanleiding van deze uitkomsten heeft genomen en het vervolg.

Aanleiding voor het onderzoeken van het in- en uitbesteden van taken Er zijn twee aanleidingen geweest om te onderzoeken of gemeentelijke taken anders belegd kunnen worden dan nu het geval is. De eerste aanleiding houdt verband met de evaluatie van de startorganisatie. Bij de vorming van de (ambtelijke) organisatie van Midden-Groningen is afgesproken dat de organisatie na een aantal jaar wordt geëvalueerd. Onderdeel van deze evaluatie is het onderzoeken of we als gemeente de uitvoering van de gemeentelijke taken logisch (en kostentechnisch slim) hebben belegd. Bij de inrichting van de gemeente Midden-Groningen in 2017, in de aanloop naar de herindeling in 2018, is vanwege de continuïteit van de dienstverlening en de onderliggende bedrijfsvoering gekozen om de taakgebieden die al door de oorspronggemeenten waren in- of uitbesteed ook voor Midden-Groningen zo te beleggen. Bij de evaluatie van de startorganisatie zou dan worden beoordeeld of dat voor Midden-Groningen nog steeds een goede inrichtingskeuze is. Om eventuele belangenverstrengeling te voorkomen, hebben we Berenschot gevraagd dit deel van de evaluatie uit te voeren. De tweede aanleiding om het in- en uitbesteden van gemeentelijke taken te onderzoeken, wordt gevormd door de uitkomsten van het eveneens door Berenschot uitgevoerde benchmarkonderzoek.

Pagina:

2 van 4

Datum:

14 december 2022

Zaak:

667127

Deze uitkomsten lieten zien dat Midden-Groningen soms afwijkt in de keuze welke taakgebieden door de gemeente zelf worden uitgevoerd en welke door een derde, externe partij worden uitgevoerd. De benchmark toonde ook aan dat deze keuze consequenties heeft voor de totale kosten voor deze taakgebieden.

Vervolgonderzoek naar uitbesteden van taken Belastingen Naar aanleiding van deze bevindingen is Berenschot gevraagd een vervolgonderzoek uit te voeren naar het mogelijk uitbesteden van taken van het taakgebied Belastingen. De taken op het gebied van Belastingen worden op dit moment door de gemeente Midden-Groningen (grotendeels) in eigen beheer uitgevoerd. Doel van de opdracht aan Berenschot was om met behulp van een marktverkenning te onderzoeken of er (externe) partijen zijn die in staat zijn en eventueel bereid zijn de gemeentelijke taken met betrekking tot Belastingen uit te voeren. Op die manier moest duidelijk worden of uitbesteding van deze gemeentelijke taken op dit moment zinvol is. Mocht een dergelijke partij er zijn dan was de vervolgvraag of een indicatie gegeven kon worden van de kosten, opbrengsten, risico’s en kansen van een eventuele uitbesteding.

Uitkomsten vervolgonderzoek Voor de marktverkenning is (vanwege de zeer beperkte markt in Noord-Nederland) één uitvoerende partij benaderd (het Noordelijk Belastingkantoor, verder NBK) en twee van haar gemeentelijke klanten (de gemeenten Groningen en Eemsdelta). Aan de hand van een interview met het NBK, de twee deelnemende gemeenten en een lijst met aangeleverde indicatoren, heeft Berenschot in kaart gebracht of het in mogelijk is om de werkzaamheden op het gebied van Belastingen uit te besteden aan het NBK en zo ja, onder welke voorwaarden. Die voorwaarden hebben dan zowel betrekking op het juridische, personele als financiële vlak. Berenschot heeft de marktverkenning afgerond en een rapport opgeleverd waarin duidelijk wordt wat de hoofdlijnen van het onderzoek zijn. Dit rapport is als bijlage toegevoegd. De hoofdlijnen van de marktverkenning zijn: 1. Het NBK kan en wil de belastingtaken van Midden-Groningen wel overnemen waarbij zij een voorkeur heeft voor het overnemen van het gehele takenpakket. 2. Er zijn daarmee twee juridische constructies mogelijk voor het vormgeven van de samenwerking tussen Midden-Groningen en het NBK: alleen een dienstverleningsovereenkomst (DVO) of toetreding tot de bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen in combinatie met een DVO; 3.

Medewerkers uit het primaire proces worden overgenomen door het NBK en van de ondersteunende diensten op voorhand niet. 4. De ICT die het NBK gebruikt, wijkt af van die van Midden-Groningen. Het NBK gebruikt GouwIT en de gemeente Midden-Groningen werkt met VRiS. Dit vraagt zowel op het gebied van data, gegevensuitwisseling, processen en werkwijze om een aanpassing bij een eventuele overgang/uitbesteding; 5. Op basis van een lijst met aangeleverde indicatoren heeft het NBK een indicatieve prijsopgave afgegeven voor de totale uitvoering van de primaire processen in het taakgebied Belastingen (minus KCC). Het verschil tussen de opgegeven

6.

7.

8. 9.

Pagina:

3 van 4

Datum:

14 december 2022

Zaak:

667127

uitvoeringskosten vanuit Berenschot (benchmark 2020) en de indicatieve kosten vanuit het NBK bedraagt tussen de € 150.000 en € 200.000 jaarlijks (afhankelijk van de precieze vorm waarvoor wordt gekozen). De brutojaarbedragen die het NBK heeft opgegeven zijn dus lager dan die opgegeven in de benchmark van 2020; De opgegeven bedragen van Belastingen voor de benchmark 2020 moeten nog worden gecorrigeerd voor de in 2020 en 2021 gerealiseerde bezuiniging van circa € 100.000. Dit structurele bruto besparingspotentieel moet worden gecorrigeerd met de jaarlijkse kosten die bij een uitbesteding gemaakt moeten worden in de vorm van een regisseursfunctie (circa € 80.000 - € 100.000 per jaar) en de incidentele kosten die worden gemaakt bij een uitbesteding (opstellen DVO, frictiekosten personeel, migratie van data en processen); De gemeentelijke kosten voor het klantcontactcentrum blijven gehandhaafd; Overhead ten dienste van het taakgebied Belastingen zal in de komende jaren moeten worden afgebouwd (bedraagt in de door Berenschot gemaakte toerekening momenteel jaarlijks circa € 550.000).

Deze uitkomsten geven geen directe aanleiding om het taakgebied Belastingen uit te besteden. Hiervoor zijn drie argumenten te geven: • In de eerste plaats laten de (indicatieve) bedragen uit het concept-rapport van Berenschot zien dat er geen financiële prikkel is om het taakgebied Belastingen uit te besteden. Immers, het jaarlijkse bruto besparingspotentieel verdwijnt vrijwel geheel wanneer dit wordt gecorrigeerd met de eerder gerealiseerde bezuiniging en de kosten die gemaakt moeten worden voor een regisseursfunctie bij uitbesteding. Vervolgens zullen de overheadkosten in zeer beperkte tijd afgebouwd moeten worden en brengt de uitbesteding ook eenmalige kosten met zich mee op het gebied van ICT en juridische ondersteuning. • In de tweede plaats brengt een eventuele uitbesteding ook de nodige risico’s in de bedrijfsvoering en (uiteindelijk) in de dienstverlening met zich mee. Onder andere als gevolg van het doorsnijden van de structurele samenwerking met de eigen teams zoals Financiën en GKB. • In de derde plaats is er momenteel geen kwalitatieve reden gezien de kwalitatieve ontwikkeling die het taakgebied doormaakt en het oordeel van de Waarderingskamer.

Pagina:

4 van 4

Datum:

14 december 2022

Zaak:

667127

Besluit van het college Het college heeft dan ook besloten om de werkzaamheden op het gebied van Belastingen naar aanleiding van deze marktverkenning niet bij een de derde partij te beleggen. Het college baseerde dit besluit op de bovengenoemde argumenten. Het college heeft verder besloten een taakstellende kostenreductie voor het taakgebied Belastingen op te leggen van € 348.000 structureel per jaar. Dit bedrag is gebaseerd op een berekening van het team Belastingen zelf.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen

A. Hoogendoorn Burgemeester

H.J.W. Mulder Gemeentesecretaris