53. Raadsbrief Verklaringen van overbrenging met beperkingen op de openbaarheid van gemeentelijke archieven

Raadsbrief

Datum:

22 november 2022

Verzenddatum:

5 december 2022

Behandeld door:

Harry Jager

Mailadres:

harry.jager@midden-groningen.nl

Zaak:

987126

Portefeuillehouder:

Markus Ploeger

Onderwerp:

Verklaringen van overbrenging met beperkingen op de openbaarheid van gemeentelijke archieven aan de gemeente Midden-Groningen

Geachte leden van de raad, Als gevolg van de gemeentelijke herindeling moeten de archieven van de voormalige gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde en hun rechtsvoorgangers formeel worden overgedragen aan de gemeente Midden-Groningen. Het wettelijk kader hiervoor is vastgelegd in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Wet algemene regels herindeling (ARHI). In de bewerking van de archieven van de drie voormalige gemeenten zijn door de jaren heen achterstanden ontstaan met als gevolg dat niet alle processtappen tijdig hebben kunnen plaats vinden. Alleen de voormalige gemeente Hoogezand-Sappemeer heeft in 2003 formeel vijf archiefblokken bij verklaring van overbrenging overgedragen. De beide andere voormalige gemeenten hadden dit niet eerder formeel geregeld. De gemeente Midden-Groningen heeft daarom eind 2017 van de provinciaal Toezichthouder vijf jaar de tijd gekregen om de daadwerkelijke overbrenging in goede, geordende en toegankelijke staat te realiseren. Dit betekent dat dit jaar door ons college een besluit tot verklaring van overbrenging moet worden genomen. Daarmee worden deze archiefbescheiden in principe openbaar voor iedereen die het in wenst te zien, conform de bepalingen in de Archiefwet.

Bij het besluit tot overbrenging kunnen echter tijdelijke beperkingen worden gesteld aan bovengenoemde openbaarheid volgens artikel 15, eerste lid van de Archiefwet. Dergelijke beperkende maatregelen kunnen in principe alleen op het moment van overbrenging van de archieven naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats worden bepaald. Als redenen voor tijdelijke beperking gelden: eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, het belang van de staat of zijn bondgenoten dan wel onevenredige benadeling van een ander belang dan eerdergenoemd.

Pagina:

2 van 2

Datum:

17 januari 2022

Zaak:

746260

In het besluit beperking openbaarheid archiefbescheiden zijn op dossierniveau alle beperkingen opgenomen, evenals het jaar waarin de beperking komt te vervallen. Deze beperkingen zijn gebaseerd op termijnen zoals die in de Archiefwet en het Archiefbesluit zijn bepaald. Voor bijvoorbeeld de registers Burgerlijk Stand gelden voor geboorten, huwelijken en overlijden respectievelijk termijnen van 100, 75 en 50 jaar na gebeurtenis. Het besluit tot het treffen van beperking van openbaarheid wordt gepubliceerd in het gemeenteblad, waarbij wordt aangegeven de datum van inwerkingtreding, de mogelijkheid tot inzage en vervaardiging van reproducties en de mogelijkheid om hiertegen bezwaar te maken. De gemeente Midden-Groningen voldoet daarmee aan de wettelijke verplichtingen en aan de met de provinciaal Toezichthouder hierover gemaakte afspraken. Ten aanzien van de laatst afgesloten archiefblokken van de drie voormalige gemeenten, tot het moment van herindeling 1 januari 2018, zijn met de provinciaal Toezichthouder aanvullende afspraken gemaakt. Aangezien de wettelijke openbaarheidstermijn van 20 jaar nog niet voor alle archiefbescheiden in de betreffende archiefblokken is bereikt, kunnen nog geen definitieve inventarissen van permanent te bewaren stukken worden opgesteld.

Daarnaast bevatten zij voor een deel nog op termijn verplicht te vernietigen archiefbescheiden en het worden ze nog voor bedrijfsvoering doeleinden gebruikt. Daarnaast heeft overbrenging zwaarwegende rechtgevolgen op het gebied van openbaarheid. Bij overbrenging wijzigt het nu geldend wettelijk regime voor openbaarheid vanuit de Wet Open overheid in bepalingen zoals opgenomen in de Archiefwet en Archiefbesluit 1995. Overbrenging naar de archiefbewaarplaats wordt daarom via een machtiging opgeschort tot eind 2028. Het betreft de volgende periodes: - Hoogezand-Sappemeer over de periode 1994-2017 - Slochteren over de periode 1999-2017 - Menterwolde over de periode 1990-2017 Deze zijn inmiddels grotendeels geschoond, herordend en voorzien van een voorlopige inventaris in de vorm van een plaatsingslijst of een dossierinventaris als toegang, waarmee een ontsluiting van de informatie gewaarborgd is. Eind 2028 kan formeel de definitieve schonings- en vernietigingsronde worden afgerond, op basis van de selectielijst vernietiging en naar alle waarschijnlijkheid de nieuwe Archiefwet om daarna uiteindelijk de permanent te bewaren archiefbescheiden over te brengen naar de archiefbewaarplaats, voorzien van een definitieve inventaris.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen,

A. Hoogendoorn Burgemeester

H.J.W. Mulder Gemeentesecretaris