425. Raadsbrief jaarverslag Archiefzorg- en beheer 2025 gemeente Midden-Groningen

Raadsbrief

Datum:

8 juni 2026

Verzenddatum:

8 juni 2026

Behandeld door:

Wendy Bits

Mailadres:

wendy.bits@midden-groningen.nl

Zaak:

1669885

Portefeuillehouder:

Erica van Lente

Onderwerp:

Jaarverslag Archiefzorg- en beheer 2025 Gemeente Midden-Groningen

Geachte leden van de raad,

Hierbij bieden wij u het jaarverslag Archiefzorg en –beheer van de Gemeente Midden-Groningen over 2025 aan.

Dit jaarverslag wordt jaarlijks opgesteld ter uitvoering van de Archiefverordening, waarin is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders aam de gemeenteraad verslag uitbrengt over wat het heeft gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet.

Op het gebied van de Archiefzorg en –beheer scoort de gemeente Midden-Groningen over het

Pagina:

2 van 4

Zaak:

1669885

Datum:

8 juni 2026

verslagjaar 2025 voldoende tot goed. De verantwoording van de zorg over het beheer van de gemeentelijke archieven is, zoals gebruikelijk gebaseerd op een door de VNG recent bijgestelde set van acht Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) en vormt daarmee de basis voor het

jaarverslag. Met ingang van 2025 wordt er een interne audit uitgevoerd op de acht KPI's met behulp van een nieuw kwaliteitszorgsysteem. De KPI's zijn hier onderverdeeld in zesenveertig smartcontrols waarop wij toetsen. Qua compliancy scoren we over 2025 voldoende tot goed, 77% van de smartcontrols voldoen we aan de norm, voor 15% voldoen we deels en is een verbeterplan opgesteld en voor 8% van de

smartcontrols voldoen we nog niet aan de normen. Ten opzichte van het verslagjaar 2024 betekent dit een totale verbetering van de compliancy van 12% op alle smartcontrols.

In het verslagjaar 2025 is een belangrijke stap gezet op het gebied van de nieuwe eisen van de nieuwe archiefwet (2027). In de nieuwe archiefwet is één van de speerpunten duurzaam

toegankelijke opslag en terugvindbaarheid van overheidsinformatie. In het afgelopen jaar is er door de gemeente een meerjarige overeenkomst gesloten met een leverancier van een e-depot voorziening. Een e-depot maakt het mogelijk om overheidsinformatie eenvoudiger duurzaam toegankelijk te bewaren en te vernietigen. Er is een overeenkomst gesloten met een

Nederlandse leverancier, alle data wordt opgeslagen op Nederlands grondgebied. Hiermee is een mijlpaal behaald waar het gaat om het beter borgen van data-soevereiniteit. Uit het jaarverslag van de KPI-verantwoording blijkt dat de Gemeente Midden-Groningen een score van voldoende tot goed haalt. Naast de structureel jaarlijks uit te voeren (wettelijke) taken die in het jaarplan 2025 van het team DIV en Archief zijn opgenomen, staat nog een aantal actiepunten open die de komende tijd aandacht vragen. Er moet onder meer een risico-

Pagina:

3 van 4

Zaak:

1669885

Datum:

8 juni 2026

inventarisatie gemaakt worden qua taken en extra werkzaamheden. De belangrijkste actiepunten voor 2026 en volgende jaren:

* Optimaliseren van de kwaliteit van digitale informatie en het vernietigen van digitale informatie die conform archiefwet vernietigd dient te worden; * Het verder inrichten van de e-depot voorziening waarin duurzaam en breed raadpleegbaar informatie opgeslagen kan worden; * Het mede zorgdragen voor de verdere implementatie van de Wet Open Overheid; * Het verder opstellen en vullen van een verwerkingsregister;

* Het verder ontwikkelen van het Document Structuurplan (inzichtelijk maken van gebruikte processen in applicaties);

* Het verder inrichten van bewaar- en vernietigingsopties in MS Teams. Een aantal van de hierboven genoemde actiepunten is al volop in ontwikkeling. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen

Pagina:

4 van 4

Zaak:

1669885

Datum:

8 juni 2026

E. van Lente

T. van de Poel

Burgemeester

Waarnemend gemeentesecretaris

Deze brief is digitaal vervaardigd en daarom niet ondertekend.

Bijlagen: 1. Het jaarverslag Archiefzorg en- beheer 2025 van de gemeente Midden-Groningen