392.3 Bijlage 3 - 2c. Midden-Groningen - toezichtbevindingen 2025

Toezichtbevindingen maatwerktoezichtplan 2025 Gemeente Midden-Groningen Archief en informatiebeheer (A&I) Risicofactoren

Toezichtacties

De inrichting van het kwaliteitssysteem is nog niet afgerond, na afronding wordt een risicoanalyse gemaakt. Er zijn externe en interne ontwikkelingen, nieuwe wetgeving en veel lopende projecten. De organisatie binnen het team en de uitvoering van alle (wettelijke) taken staan door de hoeveelheid onder druk (zie ook punt 4).

De gemeente en provincie hebben ieder kwartaal overleg over de volgende onderdelen/projecten:

2.

Er vinden wijzigingen in de koppelingen aan het zaaksysteem plaats, de samenwerking met het team ICT is hierbij van essentieel belang. De implementatie van de nieuwe applicatie X-Works voor het Sociaal Domein wordt gefaseerd uitgerold in samenwerking met team ICT, het belang hierbij is onder andere het hanteren van de juiste bewaartermijnen en het opnemen van de betreffende vakapplicatie in de Inavigator, gekoppeld aan het proces. Na de implementatie zal de vernietiging uit het oude systeem (Centric) nog moeten plaatsvinden. In het oude systeem is niet vernietigd en er is daardoor een achterstand in de vernietiging, er zijn daardoor nog documenten aanwezig die niet meer in het systeem mogen staan.

De gemeente en provincie hebben ieder kwartaal overleg over de voortgang.

3.

Het project van de overdracht van de archieven van de drie voormalige gemeenten aan de gemeente Midden-Groningen met de daarbijbehorende planning voor de bewerking is nog niet afgerond.

Gemeente en provincie hebben ieder kwartaal overleg over de voortgang van de werkzaamheden conform de planning om deze eind 2028 af te ronden en de permanent te bewaren archiefbescheiden over te brengen naar de archiefbewaarplaats, voorzien van een definitieve inventaris.

4.

De bezetting en het kennisniveau van team DIV en Archief blijven uiterst zorgelijk. Om alle (wettelijke) taken uit te kunnen voeren zal er voldoende bezetting of projectgeld beschikbaar moeten zijn.

De gemeente maakt een plan van aanpak vanuit de risicoanalyse (zie punt 1) in combinatie met de personele bezetting en bespreekt deze in het eerste kwartaal van 2025 met de provincie.

1.

• nulmeting en verdere inrichting kwaliteitssysteem. Vanuit de nulmeting het maken van een risicoanalyse in combinatie met de bezetting van het team en de uitvoering van alle (wettelijke) taken; • invoering M365 in de organisatie en daarbij de inrichting van een archiefmodule; • ontwikkeling beleidsvisie.

In een snel veranderende wereld met nieuwe wetgeving is het correct beheren van grote hoeveelheden data en informatie steeds belangrijker, de Wet open overheid stelt dat de “informatie op orde” moet zijn. Dit is cruciaal voor de toegankelijkheid, vindbaarheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van de informatie. Bij onvoldoende bezetting loopt de gemeente het risico om hier niet aan te voldoen. Dat heeft directe gevolgen voor de uitvoering van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming), Archiefwet en 1 Provinciaal interbestuurlijk toezicht - Gemeente Midden-Groningen Toezichtbevindingen 2025

Woo (Wet open overheid). De gemeente loopt hierbij onder andere het risico van het niet tijdig of niet volledig delen van informatie of aan het onwettig delen van te veel informatie (datalekken). Bevindingen Door afwezigheid van de provinciale toezichthouder vervalt dit onderdeel.

Huisvesting vergunninghouders (HV) 1.

Risicofactoren

Toezichtacties

De gemeente dient aan twee condities te voldoen:

Twee keer per jaar beoordeelt de provincie of de dan geldende taakstelling is gerealiseerd. Daarvoor baseert de provincie zich op de data die het COA aanlevert. Deze data worden altijd bij de gemeente geverifieerd, alvorens conclusies worden getrokken.

- in het algemeen zicht hebben en houden op: . (de grootte van) de taakstelling; . (de samenstelling van) de gekoppelde huishoudens; . de aanvragen voorgezinshereniging; . de (flexibele) afspraken met de woningcorporatie(s); . de (flexibele) afspraken met de uitvoeringsinstantie(s); . de mogelijkheden om anders dan in sociale huurwoningvoorraad te huisvesten (bijvoorbeeld in particuliere huur, door verbouw van panden met een andere dan een woonbestemming). - goed contact onderhouden met de regievoerder van het COA. 2.

Zowel de taakstelling als de druk op de woningmarkt wordt steeds hoger. Dat maakt het steeds lastiger om de taakstelling op de reguliere wijze, dat wil zeggen met behulp van alleen de woningcorporaties, te realiseren.

Het is van belang om breder te kijken en te onderzoeken welke opties er nog meer zijn om de taakstelling te verwezenlijken. De gemeente informeert de provincie over de ontwikkelingen in de woningvoorraad en de acties die de gemeente neemt om buiten de sociale huurvoorraad huisvestingsmogelijkheden te realiseren. De gemeente houdt de provincie hierover op de hoogte tijdens de overleggen die regelmatig plaatsvinden.

3.

Huisvesting grote gezinnen en nareizigers.

Grote gezinnen, waaronder nareizigers van Alleenstaande Minderjarige Vreemdelingen (AMV’ers), verblijven langdurig in de opvang door het gebrek aan geschikte woningen. De regeling voor grote gezinnen wordt actief overwogen om dit probleem te adresseren. De gemeente onderzoekt daarnaast de mogelijkheden voor het splitsen van gezinnen met jongvolwassenen. Daarnaast worden alternatieve huisvestingsoplossingen onderzocht om ervoor te zorgen dat ook gezinnen met kinderen onder de 18 jaar passend en tijdig gehuisvest kunnen worden.

2 Provinciaal interbestuurlijk toezicht - Gemeente Midden-Groningen Toezichtbevindingen 2025

Bevindingen Samenwerking De reguliere ambtelijke contacten tussen de gemeente en de provincie verlopen goed, met regelmatig kort overleg over de voortgang. Formeel baseert de provincie haar toezichtoordeel op informatie van het COA, waarbij de gemeente desgevraagd aanvullende informatie aanlevert om het toezicht goed te kunnen uitvoeren. De provincie zet daarbij haar invloed zoveel mogelijk in om de gemeente te ondersteunen bij de uitvoering van haar taak. Afgeronde toezichtacties Op 3 februari 2025 en 25 augustus 2025 zijn toezichtbrieven verstuurd over de realisatie van de taakstellingen voor respectievelijk de tweede helft van 2024 en de eerste helft van 2025. De gemeente heeft beide taakstellingsperiodes afgesloten met een voorsprong en verdient hiervoor complimenten. Toezichtacties die blijven staan of worden aangepast Zo spoedig mogelijk na 1 januari 2026 wordt de stand van zaken met betrekking tot de realisatie van de taakstellingen opnieuw beoordeeld. Nieuwe risicofactoren en nieuwe toezichtacties De taakstelling blijft omvangrijk. Ondanks dat de gemeente haar taakstelling heeft gerealiseerd, is het van belang om breder te verkennen welke mogelijkheden bestaan om ook voor grote gezinnen invulling te geven aan de huisvestingsopgave.

De gemeente informeert de provincie over de ontwikkelingen in de woningvoorraad en de maatregelen die worden genomen om, naast de sociale huurvoorraad, aanvullende huisvestingsmogelijkheden te realiseren.

ERFGOEDWET EN OMGEVINGSWET Gebouwd erfgoed en archeologie (GEA) 1.

Risicofactoren

Toezichtacties

Door de ligging in het aardbevingsgebied en de versterkingsopgave gebeurt er nog steeds veel op het gebied van erfgoed. Het risico bestaat dat de druk op de adequate uitvoering van de wettelijke taken gebouwd erfgoed en archeologie groot blijft.

De gemeente informeert de provincie over de uitvoering van de wettelijke taken in ieder geval twee keer per jaar.

Bevindingen Samenwerking De samenwerking is goed en gemeente en provincie vinden elkaar snel waar nodig. De gemeente heeft een deskundige en goede, doch kwetsbare, basis voor de erfgoedtaken op zowel beleid als uitvoering. De gemeente is actief in provinciale werkgroepen en bijeenkomsten die erfgoed raken, zowel in het netwerk als bij kennisdeling. Afgeronde toezichtacties De toezichtactie is voor zover voor het jaar 2025 benoemd, afgerond. Toezichtacties die blijven staan of worden aangepast Het accent van het toezicht wordt in 2026 verplaatst naar de capaciteit en naar het archeologiebeleid. Nieuwe risicofactoren en nieuwe toezichtacties Het toezicht in 2026 richt zich op de personele capaciteit in de organisatie. Er is momenteel deskundigheid aanwezig, maar die is minimaal belegd en kwetsbaar. Het borgen van voldoende kennis en kunde in de gehele organisatie is van belang voor een adequate uitvoering van de wettelijke taken en een goede omgang met erfgoed. Het archeologiebeleid krijgt in 2026 opnieuw aandacht. Eerder is het archeologiebeleid opgefrist, maar het is gebleken dat er nog onzorgvuldigheden bestaan. In 2026 gaat de gemeente dit oplossen. De provincie gaat dit proces volgen. 3 Provinciaal interbestuurlijk toezicht - Gemeente Midden-Groningen Toezichtbevindingen 2025

Ruimtelijke ordening (RO) 1.

Risicofactoren

Toezichtacties

Een aantal recreatiewoningen op vakantiepark De Leine wordt permanent bewoond. Dit is in strijd met gemeentelijk en provinciaal beleid. In opdracht van de gemeente heeft onderzoek plaatsgevonden door bureau Ginder. Conclusie van het rapport is dat De Leine een vakantiepark moet blijven. Voorgenomen beleid van de gemeente is om bewoners die voor peildatum 1 juni 2021 op het park zijn komen wonen, een persoonsgebonden omgevingsvergunning te verstrekken. Na deze peildatum wordt gehandhaafd op permanente bewoning.

Gemeente en provincie gaan in overleg over de situatie zoals die is ontstaan na het raadsbesluit van april 2024. Hierin wordt herbevestigd dat het recreatiepark De Leine een recreatief karakter houdt. Eind van het jaar 2024 gaat het college van b&w de beleidsregels en het plan van aanpak vaststellen. Zodra deze zijn vastgesteld zal de gemeente deze aan de provincie toesturen.

De keuze voor deze peildatum betekent dat de strijdige situatie lang kan blijven bestaan (misschien tot wel 30 jaar). Dit lijkt in strijd met de conclusie van het rapport. Het risico is dat de feitelijke situatie (mogelijk tientallen jaren permanente bewoning) in strijd is met provinciale regelgeving (art. 3.35 POV) en het gemeentelijke beleid om het park een recreatief karakter te laten behouden. Bevindingen Samenwerking Het contact met de gemeente is goed. Tijdens kwartaaloverleggen worden de IBT-toezichtacties besproken en wordt de stand van zaken toegelicht door de gemeente. Toezichtacties die blijven staan of worden aangepast De toezichtactie over het permanent bewonen blijft staan en wordt aangepast. Door de aankondiging van de nieuwe instructieregels van minister Keijzer over het permanent bewonen van recreatiewoningen hebben de gemeentelijke beleidsregels vertraging opgelopen en zijn ze nog niet vastgesteld. Nieuwe risicofactoren en nieuwe toezichtacties Vanwege de inwerkingtreding van de Omgevingswet zijn de volgende twee punten toegevoegd: - De gemeente moet voor januari 2032 een gebiedsdekkend omgevingsplan hebben. De gemeente zal de provincie op de hoogte houden over de voortgang hiervan tijdens de kwartaaloverleggen - De gemeente moeten Buitenplanse omgevingsplanactiviteiten (BOPA's) vanaf 2032 binnen vijf jaar verwerkt hebben in het omgevingsplan.

De gemeente zal de provincie op de hoogte houden over net plan van aanpak en de voortgang hiervan tijdens de kwartaaloverleggen.

Vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) Risicofactoren

Toezichtacties

1.

Algemene stand van zaken/uitvoeringsorganisatie: Kwaliteitscriteria: het is van belang dat de gemeente de VTH-taken op een adequaat niveau uitvoert en de continuïteit van de uitvoering waarborgt. De gemeente heeft daarvoor de verordening Kwaliteit VTH vastgesteld. Op grond daarvan dient de organisatie te voldoen aan de Kwaliteitscriteria.

De gemeente informeert de provincie in het tweede kwartaal 2025 in hoeverre zij voldoet aan de Kwaliteitscriteria, zoals vastgelegd in de gemeentelijke Verordening Kwaliteit VTH.

2.

Beleid:

De gemeente stelt voor 1 juli 2025 een nieuwe UHS vast. 4 Provinciaal interbestuurlijk toezicht - Gemeente Midden-Groningen Toezichtbevindingen 2025

Uitvoerings- en handhavingsstrategie (UHS): de looptijd van de huidige UHS eindigt in 2024. Dit betekent dat de UHS geactualiseerd moet worden. 3.

Uitvoeringsprogramma: De gemeente werkt aan een nieuwe UHS. Op basis daarvan wordt een nieuw uitvoeringsprogramma vastgesteld.

De gemeente stelt voor 1 juli 2025 een nieuw uitvoeringsprogramma vast.

4.

Jaarrapportage en evaluatie: Over het jaar 2023 heeft de gemeente nog geen jaarrapportage en evaluatie vastgesteld. De gemeente is van plan om voor de jaren 2023 en 2024 één rapportage op te stellen.

De gemeente stelt voor 1 juli 2025 de jaarrapportage en evaluatie over 2023 en 2024 vast.

5.

Ontwikkelingen/actualiteiten Energielabel kantoorgebouwen: per 1 januari 2023 moeten alle kantoorgebouwen minimaal een energielabel C hebben. Als dat niet het geval is dan mag het gebouw niet in gebruik worden genomen. De gemeente is het bevoegde gezag om hierop toezicht te houden.

De gemeente rapporteert over deze toezichttaak in de jaarrapportage over 2023 en 2024.

Bevindingen Samenwerking De contacten met de gemeente zijn beperkt, maar goed. Uit de contacten valt duidelijk op te maken dat de gemeente de VTH-taken adequaat uitvoert. Er zijn geen signalen van bewoners of bedrijven ontvangen over het functioneren van de gemeente voor wat betreft de uitvoering van de VTH-taken. De gemeente houdt ontwikkelingen binnen het vakgebied in de gaten en maakt daarbij de inschatting of deze ontwikkelingen gevolgen hebben voor de eigen organisatie. Daarnaast is de gemeente actief in diverse werkgroepen en overleggen, zoals de werkgroep Procescriteria, het VTH Platform en VTH Drieslag. Afgeronde toezichtacties Als gevolg van het terugnemen van de bouwtaken van de ODG was de gemeente genoodzaakt om weer een nieuw VTH-team te ontwikkelen. De aandacht ging daarbij in eerste instantie uit naar de uitvoerende taken, waardoor de meer beleidsmatige werkzaamheden zijn blijven liggen. De gemeente heeft hiervoor een stevige inhaalslag moeten maken, die helaas niet helemaal volgens planning van het toezichtplan is afgerond. Geen van de actiepunten zijn afgerond. Toezichtacties die blijven staan of worden aangepast In het afgelopen jaar heeft de gemeente hard gewerkt aan een nieuwe Uitvoerings- en handhavingsstrategie (UHS). De UHS is nagenoeg klaar en wordt op korte termijn vastgesteld. Dat geldt ook voor het daarop gebaseerde Uitvoeringsprogramma 2026.

Ook de jaarrapportage over 2024 wordt gelijktijdig met deze documenten vastgesteld. Hierin wordt ook gerapporteerd over het toezicht op energielabels voor kantoorgebouwen. In de gesprekken over het nieuwe toezichtplan is afgesproken dat de beleidsdocumenten allemaal nog in 2025 worden vastgesteld. Voor de uitvoering van de VTH-taken heeft de gemeente de geactualiseerde verordening Kwaliteit en uitvoering en handhaving vastgesteld. Het is nog niet duidelijk in hoeverre de gemeente voldoet aan de daarin vastgelegde kwaliteitscriteria. Afgesproken is dat de gemeente uiterlijk in het tweede kwartaal van 2026 aan de provincie inzichtelijk maakt in hoeverre zij voldoet aan de kwaliteitscriteria. Het is goed om te constateren dat de gemeente de beleidscapaciteit heeft uitgebreid. Inmiddels zijn een extra beleidsmedewerker VTH en een beleidsmedewerker Milieu aangenomen. Hiermee wil de gemeente de koppeling tussen uitvoering en beleid verstevigen. Nieuwe risicofactoren en nieuwe toezichtacties Het Register Externe Veiligheidsrisico's (REV) legt risico's met gevaarlijke stoffen vast. In het REV staan bijvoorbeeld bedrijven die brandbare, explosieve, giftige en nucleaire stoffen verwerken of opslaan. Op 5 Provinciaal interbestuurlijk toezicht - Gemeente Midden-Groningen Toezichtbevindingen 2025

grond van artikel 11.1 van het Besluit kwaliteit leefomgeving (Bkl) is het bevoegd gezag verplicht om de gegevens en wijzigingen over risicovolle activiteiten te verzamelen. Gemeenten zijn voor het REV ook verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens over Kwetsbare Gebouwen en Locaties (KGL). Deze gegevens in het REV zijn voor de gemeente Midden-Groningen nog niet (volledig) geactualiseerd. Afgesproken is dat de gemeente voor 1 juli 2026 de informatie heeft geactualiseerd. -----

6 Provinciaal interbestuurlijk toezicht - Gemeente Midden-Groningen Toezichtbevindingen 2025