387. Raadsbrief managementletter interimcontrole 2025

Raadsbrief Datum:

21 januari 2026

Verzenddatum:

13 februari 2025

Behandeld door:

Meike Jonker

Mailadres:

meike.jonker@midden-groningen.nl

Zaak:

1645327

Portefeuillehouder:

Markus Ploeger

Onderwerp:

Boardletter interimcontrole 2025

Geachte leden van de raad, In deze raadsbrief treft u onze reactie aan op de door de accountant op 19 januari 2025 uitgebrachte boardletter naar aanleiding van de interimcontrole. Inleiding In augustus 2025 heeft uw raad modus audit benoemd als accountant voor de gemeente MiddenGroningen voor een periode van vier jaar. Modus audit zal de jaarrekeningen van 2025 tot en met 2028 controleren. De controle van boekjaar 2025 is in november gestart met de interimcontrole. Deze interimcontrole was voor modus audit de eerste bij de gemeente Midden-Groningen. Een eerste controlejaar vraagt extra inspanning van zowel de organisatie als de accountant. Wij ervaren een positief kritische accountant, die ook nadrukkelijk aandacht heeft voor de natuurlijke adviesfunctie en graag meedenkt over verbetermogelijkheden. Een intensieve periode waarin wij een mooie basis hebben gelegd voor een goede samenwerking met modus audit de komende jaren. Naar aanleiding van de interimcontrole is door modus audit een boardletter aan het college uitgebracht. De interimcontrole is onderdeel van de jaarrekeningcontrole en richt zich op de administratieve organisatie en interne beheersing van de belangrijkste processen. In de boardletter richt de accountant zich met name op de mogelijke verbeterpunten in de processen om een bijdrage te leveren aan de interne beheersing.

Daarnaast worden andere voor de controle belangrijke onderwerpen en actualiteiten benoemd. De overall conclusie van de accountant is dat wij onze processen in voldoende mate beheersen ter onderbouwing van de jaarrekening. De accountant constateert wel dat de omvang van de organisatie en de afhankelijkheden tussen verschillende afdelingen steeds meer vraagt om vaste

Pagina:

2 van 4

Datum:

21 januari 2026

Zaak:

1645327

beheersingsstructuren. Hier zijn de afgelopen jaren al stappen in gezet, maar kan nog verder worden ontwikkeld. Middels deze raadsbrief informeren wij uw raad over de belangrijkste bevindingen van de accountant en op welke wijze wij hiermee omgaan. Controleprotocol 2025 Ten aanzien van de verantwoording 2025 heeft uw raad op 18 december 2025 de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheid bepaald op 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves. De accountant hanteert vanaf boekjaar 2025 ook een goedkeuringstolerantie van 2% van de totale lasten exclusief dotaties aan de reserves voor fouten en onduidelijkheden gezamenlijk. Voor zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid is een rapporteringstolerantie van € 320.000 vastgesteld. Dat houdt in dat alle fouten en onduidelijkheden groter dan € 320.000 worden gerapporteerd met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording. Ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening worden alle fouten en onzekerheden groter dan € 320.000 gerapporteerd. Als het gaat om rechtmatigheid vindt rapportage plaats in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. Daar waar het gaat om getrouwheid rapporteert de accountant in het verslag van bevindingen dat wordt uitgebracht naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.

Rechtmatigheidsverantwoording/verbijzonderde interne controle Sinds 2023 is de gemeente zelf verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de financiële rechtmatigheidscontroles en wordt door het college een zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. Sinds de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hebben wij al stappen gezet in het professionaliseren van de interne controle, wat geleid heeft tot een goed onderbouwd oordeel ten aanzien van de rechtmatigheid. De accountant geeft aan dat er nog stappen kunnen worden gezet om de interne controle verder te verbeteren, bijvoorbeeld het door verbeteren van ons interne controleplan en vastlegging van onze werkzaamheden in de controleprogramma's per proces. Met deze aanbevelingen gaan wij aan de slag. IT-systemen De accountant heeft de opzet en het bestaan van de algemene IT-beheersmaatregelen beoordeeld voor de voor de accountant belangrijkste financiële applicaties. Algemene beheersmaatregelen betreffen procedures rondom onder andere logische toegangsbeveiliging, wijzigingenbeheer, continuïteitsbeheer en leveranciersmanagement. Daarnaast heeft de accountant het informatiebeveiligingsbeleid beoordeeld. Het algehele beeld is dat wij de algemene IT-beheersing redelijk op orde hebben, maar dat er ruimte is voor verbetering op enkele onderwerpen.

Een voorbeeld hiervan is ons leveranciersmanagement, waarbij wij strakker moeten gaan sturen op onze IT-partners. Dit komt overeen met onze eigen bevindingen.

Pagina:

3 van 4

Datum:

21 januari 2026

Zaak:

1645327

Als organisatie zijn we steeds meer afhankelijk van applicaties die ondersteunen in onze werkzaamheden, waardoor de beheersing hiervan steeds belangrijker wordt. Met de nieuwe Cyberbeveiligingwet (CBW) en de Wet weerbaarheid kritieke entiteiten (Wwke) gaan we de digitale en fysieke weerbaarheid verder versterken. Hiervoor heeft het directieteam voor de periode 2025 - 2028 een programmatische aanpak vastgesteld. In deze periode werken we ernaar toe om te voldoen aan de CBW, Wwke en de Baseline Informatieveiligheid Overheid 2 (BIO 2). Een belangrijke ontwikkeling in onze IT-omgeving in 2025 is de cloudtransitie van Key2Financiën geweest, onze financiële administratie. Ten aanzien van deze transitie heeft de accountant tijdens de interimcontrole nog geen inzicht kunnen krijgen in het conversiedossier. Dit dossier wordt opgesteld bij dergelijke wijzigingen om aan te tonen dat alle data juist en volledig is overgezet. Het conversiedossier wordt voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole met de accountant gedeeld. Procesbeheersing In de boardletter heeft de accountant ook aanbevelingen opgenomen om processen te verbeteren. De aanbevelingen hebben met name betrekking op de processen grondexploitatie, uitvoering Jeugdwet, P&C-cyclus, subsidieverstrekking en inkoop- en aanbesteding.

Zo adviseert de accountant om ten aanzien van de grondexploitaties onder andere formele procesbeheersing vast te leggen, waardoor de sturing wordt verbeterd. Met betrekking tot de Jeugdwet luidt het advies om in lijn met de verordening Jeugdwet voor iedere verstrekte indicatie een beschikking af te geven. Het afdwingen van een systeemtechnische functiescheiding bij het boeken van memorialen verkleint het risico op foutieve boekingen. Risico's op fouten kunnen eveneens worden verkleind door het subsidievolgsysteem te implementeren. Ten aanzien van het proces inkoop- en aanbesteding zijn adviezen opgenomen met betrekking tot inhuur en een verdere doorontwikkeling van de spendanalyse. Wij zien dat een aantal bevindingen en daaruit voortvloeiende aanbevelingen betrekking hebben op processen die ook al door de voorgaande accountant zijn gerapporteerd. Dit geldt onder andere voor de aanbevelingen ten aanzien van inkoop- en aanbesteding en subsidieverstrekking, waarbij de aanbevelingen toezien op een verdere verbetering van de processen.

Pagina:

4 van 4

Datum:

21 januari 2026

Zaak:

1645327

Het beeld van de accountant dat onze administratieve organisatie en interne beheersing in de basis op orde is en dat wij stappen zetten om deze steeds verder te verstevigen, herkennen wij. Wij nemen de aanbevelingen van de accountant ter harte voor verdere ontwikkeling. Wij zijn ons ervan bewust dat het verbeteren van de administratieve organisatie en interne beheersing een continu proces is. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen

E. van Lente Burgemeester

M.H.M. Nieuwenhuijsen-Janssens Gemeentesecretaris

Deze brief is digitaal vervaardigd en daarom niet ondertekend.