337. Raadsbrief jaarverslag Archiefzorg- en beheer 2024 gemeente Midden-Groningen

Raadsbrief

Datum:

28 oktober 2025

Verzenddatum:

29 oktober 2025

Behandeld door:

Ruben Schook

Mailadres:

Ruben.schook@midden-groningen.nl

Zaak:

1550390

Portefeuillehouder:

Erica van Lente

Onderwerp:

Jaarverslag Archiefzorg- en beheer 2024 gemeente Midden-Groningen

Geachte leden van de raad, Hierbij bieden wij u het jaarverslag Archiefzorg en –beheer van de gemeente Midden-Groningen over 2024 aan.

Dit verslag wordt jaarlijks opgesteld ter uitvoering van de Archiefverordening, waarin is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad verslag uitbrengt over wat het heeft gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Op het gebied van de Archiefzorg en -beheer scoort de gemeente Midden-Groningen over het verslagjaar 2024 voldoende tot goed. De verantwoording van de zorg over en het beheer van de gemeentelijke archieven is, zoals gebruikelijk, gebaseerd op een door de VNG recent bijgestelde set van acht Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en vormt daarmee de basis voor het jaarverslag. Met ingang van 2024 voeren wij een interne audit uit op de acht KPI’s met behulp van een nieuw kwaliteitszorgsysteem. De KPI’s zijn hier onderverdeeld in tweeënveertig smartcontrols waarop we toetsen. Qua compliancy scoren we over 2024 voldoende tot goed, voor 64% van de smartcontrols voldoen we aan de norm, voor 21% voldoen we deels en is een verbeterplan opgesteld en voor 11% van de smartcontrols voldoen we nog niet aan de normen. De inzet over 2024 is vooral gericht geweest op het uitwerken van de verbeterpunten vanuit de voorgaande jaren. Daarnaast zijn we nauw betrokken bij het verder invoeren van de Wet Open Overheid en het aanschaffen van een E-depot waarin de digitale informatie opgeslagen kan worden.

Daarnaast hebben we een nieuw kwaliteitssysteem geïmplementeerd en is er een nulmeting afgerond waarin we de acht kpi’s hebben beoordeeld. De resultaten hiervan waren goed, er zijn wel

Pagina:

2 van 2

Datum:

28 oktober 2025

Zaak:

1550390

verbeterpunten geconstateerd die we de komende jaren gaan oppakken. Uit het jaarverslag en de KPI-verantwoording blijkt dat de gemeente Midden-Groningen een score van voldoende tot goed haalt. Naast de structureel jaarlijks uit te voeren (wettelijke) taken die in het Jaarplan 2024 van het team DIV en Archief zijn opgenomen, staat nog een aantal actiepunten open die de komende tijd aandacht vragen. Er moet onder meer een risico-inventarisatie gemaakt worden qua taken en extra werkzaamheden. De belangrijkste actiepunten voor 2025 en volgende jaren: • • • • •

Het verdergaand optimaliseren van de kwaliteit van digitale informatie en het vernietigen van digitale informatie die conform de archiefwet vernietigd dient te worden. Het aanschaffen en inrichten van een e-depot bewaaromgeving waarin duurzaam en breed raadpleegbaar informatie kan worden opgeslagen. Het mede zorgdragen voor de verdere implementatie van de Wet Open Overheid. Het completeren van het Document Structuur Plan (inzichtelijk maken van gebruikte processen in applicaties). Het verder opstellen en vullen van een verwerkingsregister.

Met de hierboven genoemde actiepunten is in 2024 al een start gemaakt.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen

E. van Lente Burgemeester

M.H.M. Nieuwenhuijsen-Janssens Gemeentesecretaris

Deze brief is digitaal vervaardigd en daarom niet ondertekend. Bijlagen: 1. Het jaarverslag Archiefzorg en –beheer 2024 van de gemeente Midden-Groningen