337.1 Jaarverslag archiefzorg en -beheer 2024 gemeente Midden-Groningen

Jaarverslag 2024 Archiefzorg en- beheer

Inhoudsopgave 1.

Samenvatting

Pag. 3

2.

Inleiding

Pag. 4

3.

Lokale Regelingen (KPI 1)

Pag. 5

4.

Middelen en Mensen (KPI 2)

Pag. 10

5.

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en E-depots (KPI 3)

Pag. 11

6.

Interne kwaliteitszorg en Toezicht (KPI 4)

Pag. 13

7.

Ordening, Authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (KPI 5)

Pag. 15

8.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden (KPI 6)

Pag. 18

9.

Overbrenging van archiefbescheiden (KPI 7)

Pag. 19

10. Ter beschikking stelling van overgebrachte archiefbescheiden (KPI 8)

Pag. 20

Bijlage I Overzichtsplaat Informatiebeheer en Archief

Pag. 22

1. Samenvatting Voor u ligt het jaarverslag over het archief- en informatiebeheer van de gemeente Midden-Groningen over het jaar 2024. Dit jaarverslag wordt u aangeboden in overeenstemming met het bepaalde in de gemeentelijke Archiefverordening. Het college brengt tenminste eenmaal per jaar aan de Gemeenteraad verslag uit over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet. Na vaststelling van dit verslag door het college, wordt het ter inzage aangeboden aan de Gemeenteraad en toegezonden aan de Provinciaal Toezichthouder. Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

2

De VNG heeft ter ondersteuning van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) ontwikkeld. Voor het archief- en informatiebeheer zijn dit er acht, die in dit jaarverslag uitvoerig zijn uitgewerkt. In het verslagjaar 2024 zijn er bij de gemeente Midden-Groningen belangrijke stappen gezet op het gebied van informatiebeheer, in de breedste zin van het woord. Informatiebeheer heeft hieraan grote bijdragen geleverd en zich goed weten te positioneren binnen de organisatie. Wat vooral opvalt is de samenwerking intern en extern, onder meer op het gebied van de Wet open overheid (Woo), het Strategisch Informatie Overleg (SIO), de Digitale Bewaarstrategie, het e-depot, historisch onderzoek en diverse publieksactiviteiten. Het archiefbeheer is over het algemeen goed te noemen. Midden-Groningen heeft zijn zaken in het archiefdepot goed op orde, er zijn archiefblokken van de voormalige gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde en hun rechtsvoorgangers overgebracht, er is geschoond en vernietigd (fysiek en er is een start gemaakt met het vernietigen van digitale content). Tevens zijn er met de provinciaal toezichthouder aanvullende afspraken gemaakt over de nog over te brengen archiefblokken van de voormalige gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde.

Een belangrijke mijlpaal voor de basis van dit jaarverslag was het uitvoeren van een nulmeting en het in gebruik nemen van een nieuw kwaliteitssysteem voor informatiebeheer. Na het uitvoeren van de nulmeting is helder op welke terreinen we nog zaken dienen te verbeteren op het vlak van informatiebeheer en archivering. Vanaf 2025 kunnen we ieder jaar een audit uit gaan voeren op de verschillende smartcontrols en is inzichtelijk in hoeverre we zaken hebben verbeterd. We investeren op meerdere manieren in de relaties en het delen van kennis met de andere gemeenten in de regio NoordNederland. We zijn betrokken bij het overlegorgaan Groninger gemeenten. Met dit overlegorgaan komen we tenminste vier keer per jaar bij elkaar en bespreken hier actuele thema’s op het gebied van archief- en informatie-beheer. Daarnaast nemen we twee keer per jaar deel aan de kennissessies van de overleggroep documentaire informatie- voorziening (Drenthe, Groningen, Overijssel). Ook bezoeken we met regelmaat kennissessies die door de Groninger Archieven worden georganiseerd. Zaken die doorlopend aandacht vragen zijn het gebruik van het Zaaksysteem binnen de organisatie en de inrichting van vakapplicaties en het beheer van (meta)data hierin. De afgelopen jaren is gebleken dat het kennisniveau bij medewerkers naar de toekomst toe onvoldoende is.

Daarom is er in het afgelopen jaar geïnvesteerd in het helder krijgen van de totale werkbelasting bij informatiebeheer. Hierbij is gekeken naar de werkzaamheden die wettelijk gezien uitgevoerd moeten worden en alle extra werkzaamheden die op de planning staan. Er is een risico-inventarisatie gemaakt. In navolging van dit overzicht is er een eerste plan gemaakt voor de toekomst. Omdat de werkzaamheden beter inzichtelijk zijn, was het eenvoudig om op papier te zetten welke functies de komende jaren nodig zijn.

2. Inleiding

In dit jaarverslag komen de onderstaande thema’s aan de orde. Ieder thema is gekoppeld aan een KPI en er wordt nader ingegaan in welke mate we voldoen aan de eisen. Verder belicht ieder thema zaken die het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden, om zo een beeld te schetsen van de situatie gedurende het jaar 2024. 1. 2. 3.

Lokale regelingen Middelen en mensen Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depots

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

3

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Interne kwaliteitszorg en toezicht Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden Ter beschikking stelling van overgebrachte archiefbescheiden Activiteiten Historisch archief

Voor specifieke onderdelen waarbij nog niet volledig wordt voldaan aan de eisen, zijn verbeteracties in de vorm van (beheers-) maatregelen benoemd die in 2025 en volgende jaren worden opgepakt.

3. Lokale regelingen

(KPI 1)

De gemeente voldoet op dit punt aan de eisen. Invoering Wet Open Overheid De Wet open overheid (Woo) is de opvolger van Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar en toegankelijk wordt. Het grootste verschil met de Wob is dat de Woo bestuursorganen verplicht stelt om bepaalde informatie actief openbaar te maken. De wet is op 1 mei 2022 in werking getreden. In het tweewekelijkse Woo-overleg bespreken we met diverse collega’s de te nemen stappen en werken we aan een implementatieplan. Vanuit verschillende disciplines zijn er collega’s aangehaakt, te weten: I-advies, Juridische Zaken, Communicatie, DIV, de Privacy Officer en de Strategisch Adviseur Informatiemanagement.

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

4

In 2024 hebben we ervaren dat de eerder gehanteerde werkwijze voor het behandelen van WOO-verzoeken niet helemaal werkte zoals beoogd. Het zoeken naar relevante documenten waarnaar gevraagd werd door de verzoeker, was belegd bij de vakinhoudelijk ambtenaar. Hierbij ondervonden we een aantal problemen: • de geleverde informatie was niet altijd volledig, • voldeed niet altijd aan de zoekvraag (er werden documenten aangeleverd die te weinig met de vraag te maken hadden), • in sommige gevallen werd er veel te veel informatie geleverd, • het bleek dat de vakinhoudelijke ambtenaren moeite hadden met het zoeken naar informatie op diverse plekken. Binnen de projectgroep WOO hebben we deze werkwijze geëvalueerd en zijn tot de conclusie gekomen dat we het zoeken naar relevante documenten beter op een andere manier konden aanpakken. We hebben deze werkzaamheden nu meer gecentraliseerd bij de WOO-behandelaars van de afdeling Juridische Zaken. We blijven onze vakinhoudelijke specialisten wel betrekken bij de beantwoording van het verzoek. Dit had tot gevolg dat deze medewerkers extra toegangsrechten moeten krijgen in diverse applicaties, mailboxen van afdelingen en medewerkers.

Om dit goed (en transparant) te regelen zijn we samen met de projectgroep WOO, de privacy officer en de functionaris gegevensbescherming, aan de slag gegaan met het uitwerken van een autorisatieproces voor extra rechten in diverse applicaties en mailboxen. Daarnaast is er een toestemmingsverklaring opgesteld voor het permanent regelen van toegang tot de meeste afdelingen in het zaaksysteem voor deze medewerkers. Naar verwachting worden het autorisatieproces en de toestemmingsverklaring begin 2025 geaccordeerd en actief. Hoe ver staat het nu met de invoering van de WOO? Per november 2024 moeten de eerste categorieën verplicht openbaar gemaakt worden, we liggen hiermee op schema en doen daarnaast nog wat extra’s. De categorieën die we op dit moment openbaar moeten maken zijn: • • •

Informatie over de organisatie, De werkwijze (waaronder de taken en bevoegdheden), De bereikbaarheid van het bestuursorgaan en de organisatie,

Daarnaast hebben we ervoor gekozen, hoewel het nog niet verplicht is, om per 1 november 2024 alle WOO-verzoeken inclusief de bijbehorende documenten via ons WOO-portaal te publiceren. Ook de convenanten kunnen binnen 2 weken na goedkeuring openbaar gemaakt worden. Strategisch Informatie Overleg (SIO) Het Strategisch Informatie Overleg (SIO) van de gemeente Midden-Groningen heeft in 2024 een structureler karakter gekregen. Er wordt nu eens in de zes weken overlegd. Het SIO bestaat nu uit: een i-adviseur (verantwoordelijk voor o.a. zaaksysteem), de adviseur div/informatiebeheer, de strategisch adviseur informatiemanagement en ict, de teamleider div & archief (is ook teamleider van Informatisering en Automatisering) en een consulent DIV . Wanneer het nodig is sluiten er ook collega’s aan van andere disciplines. Standaard wordt in het SIO een aantal onderwerpen besproken. Deze onderwerpen zijn: - Digitale bewaarstrategie (stand van zaken), - WOO (vorderingen/stand van zaken) - AVG (uitkomsten DPIA advies1) - Aansluiting op E-depot - Hotspots Jaarplan

1 ‘Data protection impact assessment' (DPIA). Een DPIA is een instrument om vooraf de privacyrisico's van een gegevensverwerking in kaart te brengen. Zodat de

organisatie maatregelen kan nemen om deze risico's te verkleinen.

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

5

Ieder team binnen de gemeente Midden-Groningen maakt een jaarplan. In oktober 2023 zijn we begonnen met het schrijven van het jaarplan voor 2024. Het jaarplan heeft als (extra) focus ‘met een stevige basis klaar voor de toekomst’ gekregen. Het jaarplan van team DIV en Archief is mede opgesteld op basis van de Beleidsvisie 2020-2023. In deze beleidsvisie is een verdere uitwerking opgenomen van de beleidsvoornemens (op hoofdlijnen) voor de onderdelen DIV en Historisch Archief. Samen met de inhoud van de jaarbrief, die door de Directie wordt gemaakt, vormt dit de basis voor het jaarplan van het team DIV en Archief. In het jaarplan staan ook een aantal actiepunten benoemd waarmee we de komende jaren aan de slag moeten. Een aantal actiepunten zijn inmiddels afgerond. De actiepunten die nog niet zijn afgerond, worden meegenomen naar 2025. Haal- en brengsessies Met ingang van 2024 plannen we geen haal- en brengsessies meer met de verschillende teams. Het kost veel tijd en het is gebleken dat het te weinig oplevert. We zijn op dit moment in gesprek met de organisatie om nadere afspraken te maken om zo spoedig mogelijk tot uitwerking en vaststelling van beheerregelingen te komen. Daarnaast wisselen we met het betreffende team ervaringen uit over de informatievoorziening. Hoe vinden ze de samenwerking met team DIV, hoe bevalt het werken met het zaaksysteem, etc.

Een extra gespreksonderwerp is het uitfaseren van de netwerkschijven door het gefaseerd in gebruik nemen van Teams (one drive en sharepoint). Er bleek veel behoefte te zijn aan advies over het schonen van netwerkschijven. Beleidsvisie Informatiebeheer De huidige beleidsvisie Informatiebeheer is aan herziening toe. Er is nieuwe wetgeving van kracht of wordt de komende jaren relevant en er zijn diverse ontwikkelingen op het gebied van informatiesystemen. Dit dient opnieuw beschreven en geactualiseerd worden. Aangezien veel thema’s raakvlakken hebben met Informatiemanagement gaan we samen met onze collega’s van Informatiemanagement een nieuwe beleidsvisie informatiemanagement- en beheer schrijven. In 2024 hebben we hier een start mee gemaakt. In 2024 is de digitale bewaarstrategie geaccordeerd door het directie team. In de digitale bewaarstrategie zijn een aantal onderdelen beschreven die ook als basis dienen voor de nieuwe beleidsvisie informatiebeheer. Hier gaan we in 2025 mee verder. Archiveringsmodules, beheerregelingen en koppelingen Iedere organisatie heeft informatiesystemen in gebruik die in meerdere of mindere mate voldoen aan de NEN/ISO normering (16175) voor het bewaren en (kunnen) vernietigen van digitale archiefbescheiden in systemen. Een informatiesysteem kan een eigen archiefmodule hebben waar het mogelijk is om data en documenten te bewaren en vernietigen.

Wanneer een systeem geen archiefmodule heeft, kan er gekozen worden om via een koppeling de data en documenten over te zetten naar een ander informatiesysteem (zoals het zaaksysteem) die wel een archiefmodule heeft. In dat geval bewaar je en vernietig je de digitale archiefbescheiden dus in een ander informatiesysteem. In veel gevallen is er ook een beheerregeling van toepassing. In een beheerregeling wordt per informatiesysteem beschreven wat voor informatie er precies in wordt opgeslagen, welke bewaar- en vernietigingstermijnen er van toepassing zijn en op welk moment, door wie en op welke wijze de digitale archiefbescheiden vernietigd worden. (* Zie tabel 1 voor een overzicht van de belangrijkste applicaties met archiefwaardige informatie en de status van een beheerregeling of koppeling) Applicatie

Begraafplaatsen administratie

Afdeling/eigenaar

Beheerregeling

Archiefmodule

Contactplein

Loopt

Nee

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

Koppeling met Zaaksysteem Nee

Status

Loopt

Details In 2024 gesprek gepland, door omstandigheden niet doorgegaan. Schuift door naar 2025

6

Belastingen Werk en Inkomen

Belastingen

Loopt

Ja

Nee

BWRI

Nee

Nee

Ja

Loopt

Starten

Financiën

Financiën

Loopt

Ja

Nee Starten

GKB WMO

GKB

Ja

Sociaal Domein

Loopt

Ja (via koppeling met DMS) Nee

Nee

Gereed

Nee Starten

Personeelsdossiers

HRM

Ja / loopt

Ja

Nee Loopt

Contractenbeheer Burgerzaken

Inkoop

Ja

Ja

Nee

Burgerzaken

Loopt

Ja

Nee

Gereed

Loopt

Kabels en Leidingen Zaaksysteem Sociaal Domein Jeugdzorg Vergunningen / VTH Raadsinformatiesysteem Gebouwenbeheer Informatiesysteem geodata (bodem) Teams/sharepoint

IBOR

Nee

Nee

Ja

Gereed

DIV

Nee

Ja

Nee

Gereed

Sociaal Domein

Loopt

Ja

Nee

Starten

Team RO

Nee

Nee

Ja

Starten

Griffie

Nee

Nee

Ja

Gereed

Gebouwenbeheer

Nee

Nee

Nee

Omgevingskwaliteit

Loopt

Nee

Nee

Gehele organisatie

Loopt

Nee / gedeeltelijk

Ja, er is een handmatige koppeling gerealiseerd om documenten

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

Loopt Loopt

Loopt

Deels/loopt beheerregeling moet nog geaccordeerd worden Koppeling met zaaksysteem sinds oktober 2022. Nieuwe applicatie wordt in gebruik genomen in 2025, dan nieuwe beheerregeling opstellen. In 2025 beheerregeling verder oppakken er hoeft pas in 2025 voor het eerst vernietigd te worden, momenteel loopt er een aanbesteding voor een nieuwe applicatie. Onlangs is er wel een oriënterend gesprek gevoerd betreffende een beheerregeling d.d. 1-07-2021 (documenten worden opgeslagen in gekoppeld DMS), getekende beheerregeling. Nieuwe applicatie wordt in 2024 in gebruik genomen, heeft een eigen DMS en archiefmodule, Moet nog beheerregeling opgesteld worden in 2025. Overleg gehad met HRM over herziening afspraken vernietiging uit applicatie, getekende beheerregeling. Tevens in ’24 gesprekken gevoerd over herziening beheerregeling Getekende beheerregeling Per 2023 wordt een archiefmodule van het burgerzakensysteem gebruikt. In 2025 nogmaals gesprekken over beheerregeling starten. Koppeling met zaaksysteem, beheerregeling nvt Archiefwaardige applicatie, beheerregeling nvt In 2024 nieuwe applicatie, heeft eigen archiefmodule, nog beheerregeling opstellen in 2025.

Koppeling met zaaksysteem, per 2025 nieuwe applicatie Koppeling met zaaksysteem Afspraak gepland in augustus 2024, hoofdlijnen besproken, in 2025 accorderen Inventarisatie opgesteld in 2024, besproken dat de bronbestanden in het e-depot geplaatst moeten worden. Binnen Teams kunnen bepaalde archiefregimes worden ingericht. We zijn ons nog aan het oriënteren hoe dit werkt en wat we kunnen, willen of moeten inrichten.

7

Actiepunten 2024

Actie

Status

Inrichten verwerkingsregister (samen met Privacy Officer) en relatie geïnventariseerde processen en applicaties verwerken in I-navigator (zaaktype tool)

Voor dit project is het noodzakelijk om alle teams te bevragen over de processen die ze uitvoeren en deze ook te koppelen aan de betreffende applicatie waarin het proces wordt uitgevoerd. Dit registreren / verwerken we in onze proces & zaaktype tool.

Het verder afsluiten van beheerovereenkomsten-/protocollen of het realiseren van koppelingen met het zaaksysteem of een vakapplicatie

In 2023 is een start gemaakt om een aantal applicaties te gaan vervangen. Deze applicaties hebben in ieder geval een archiefmodule. Over het bewaren en vernietigen van digitale archiefbescheiden, dienen in 2024 en 2025 nog nadere afspraken te worden gemaakt.

Nieuw format bedenken ter vervanging van de haal en breng sessies

Diverse ideeën

Loopt

Loopt

Details In 2024 zijn er redelijk wat teams bevraagd (o.a. sociaal domein, Veiligheid en vergunningen, Griffie, GKB, Concern control, Afval en Riool, gevolgen zout en gaswinning, HR, SUBO)

Diverse gesprekken gevoerd, maar door andere werkzaamheden prio’s nog geen nieuwe beheerregelingen van kracht

In 2024 concrete ideeën bedacht. In 2025 verder uitwerken.

- DIV info punt op intranet. (via weten en regelen) - Actieve informatieverstrekking m.b.t. informatiebeheer.

Loopt

- Bepaalde teams actief benaderen zoals bijvoorbeeld team Communicatie Opnieuw positioneren van Team DIV & Archief via een portaal op intranet

Veel informatie over het beheren van informatie, staat nu op verschillende plekken op het intranet en is niet helemaal actueel meer. We moeten een raamwerk maken van de betreffende onderdelen die het portaal moet bevatten + de betreffende inhoudelijke vulling.

Opnieuw overleg gehad met communicatie en besloten om toch een nieuw infoportaal op intranet te gaan realiseren, gesprek gepland in 2025 Loopt

vanuit sharepoint in het zaaksysteem te plaatsen Tabel 1: De belangrijkste applicaties met archiefwaardige content

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

8

4. Middelen & Mensen

(KPI 2)

De gemeente voldoet op dit punt aan de eisen, Begin 2024 beschikte het team DIV en Archief over 9,6 fte’s – exclusief medewerkers bij de BWRI- en WMO-archieven. Halverwege 2024 is er een wijziging geweest in de personele bezetting. Één medewerker (consulent) is voor een halve fte een andere functie gaan uitvoeren, voor deze halve fte is de adviseur DIV nu voor een volledige fte bij het team geplaatst. Naast de vaste bezetting maken we nog gebruik van 1 fte inhuur. Ook hebben we in 2024 een mbo-trainee aangenomen die het vak gaat leren en op termijn een medewerker kan gaan vervangen die met pensioen gaat. Via de WEP hebben we tijdelijk een nieuwe collega aangenomen die werkervaring op gaat doen en werkzaamheden uitvoert. In 2026 gaan twee medewerkers met pensioen en in 2025 zullen er naar verwachting drie collega’s gebruikmaken van het generatiepact. Omdat de komende jaren een aantal collega’s met pensioen gaat, is in kaart gebracht, welke functies (+ aantallen) we in de toekomst als organisatie nodig hebben in ons vakgebied. Er is hierbij rekening gehouden met de werkzaamheden, projecten, klussen en wettelijke taken die de komende jaren uitgevoerd moeten gaan worden. De wereld van informatiebeheer verandert, de verschillende rollen waarin we ons werk uitvoeren veranderen mee.

Dit betekent dat we pro-actief aan de slag moeten met het toekomst gereed maken van ons team Omdat we als gemeente Midden-Groningen een bezuinigingsopgave hebben, zijn we aan ook aan het verkennen of we meer kunnen gaan samenwerken met team Informatiebeheer van de BWRI.

Actiepunten 2024

Actie

Het traditionele proces (opereren achteraan) is voor de DIV-medewerker aan sterke verandering onderhevig. Het is noodzakelijk dat er voldoende bezetting komt voor borging van de kwaliteit van de digitale informatiehuishouding. DIV komt meer en meer vooraan in het proces te staan en zal steeds meer een adviserende en regisserende rol gaan krijgen. Mede doordat de bezetting de komende jaren minder zal worden zal hierop geanticipeerd moeten worden (dit heeft vooral betrekking op de werkzaamheden die bij de

Inventariseren op welke terreinen de werkzaamheden hetzelfde blijven, wat er in de nabije toekomst gaat veranderen en wat voor soort werkzaamheden erbij gaan komen. Daarnaast moet inzichtelijk gemaakt worden hoe we dit met de huidige bezetting gaan uitvoeren en hoeveel en wat voor type nieuwe medewerkers we de komende jaren nodig gaan hebben.

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

Status

Loopt

Details In 2023 is onderkent dat er de komende jaren een aantal collega’s met pensioen zullen gaan. Eind 2024 is er een overzicht gemaakt van extra werkzaamheden en actiepunten. Ook zijn de risico’s en verplichtingen in kaart gebracht, zodat we een completer beeld hebben wat moet en wat eventueel later opgepakt kan worden. Daarnaast is in kaart gebracht waar het team, qua functies naar toe zou moeten groeien de komende jaren. 9

5. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en E-depots

(KPI 3)

postregistratie en het Historisch archief worden uitgevoerd).

De gemeente voldoet op dit punt aan de gestelde eisen en scoort hierop goed. Archiefdepot (archiefbewaarplaats) De rechtsvoorgangers van de gemeente Midden-Groningen, te weten Menterwolde, Hoogezand-Sappemeer en Slochteren, hadden met archiefberedderaar VANWAARDE een parapluovereenkomst afgesloten om in het geval van calamiteiten in de archiefdepots van bereddering en eventuele restauratie van het archief verzekerd te zijn. Deze overeenkomsten zijn na de herindeling van 2018 ontbonden. Voor de gemeente Midden-Groningen is in 2021 een nieuwe overeenkomst aangegaan voor de archieven die berusten in het archiefdepot te Hoogezand, zodat we ook in de toekomst verzekerd zijn van adequaat handelen in geval van nood. Daarnaast is er een (concept) Collectie Hulp Verleningsplan. Een deel van onze archieven staat bij Reiswolff vanwege ruimtegebrek in het verleden. Inmiddels hebben we in onze eigen kluis ruimte over en gaan we inventariseren wat we terug kunnen halen.

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

10

Afgelopen jaren is gebleken dat er diverse archiefbescheiden zijn die in mindere staat verkeren. Ze dienen gerestaureerd - of netjes gemaakt te worden. De archiefbescheiden die hiervoor in aanmerking komen zijn in 2023 geïnventariseerd door onze archiefmedewerkers. Tevens zijn ze beschreven en gefotografeerd. In 2024 heeft VanWaarde een schouw uitgevoerd zodat we een beter beeld zouden krijgen wat herstel en restauratie gaat kosten. In het archiefdepot wordt een schoonmaakregime toegepast, dat jaarlijks wordt geëvalueerd en aangepast indien nodig. De schoonmakers zijn zich er goed van bewust dat zij een belangrijke schakel vormen in het behoud van de fysieke archiefbescheiden. In het archiefdepot vindt op drie meetpunten klimaatmonitoring plaats: via een vaste meter die gekoppeld is aan het klimaatsysteem en via twee losse meters. Deze losse meters loggen veranderingen in temperatuur (T), relatieve luchtvochtigheid (RV) en dauwpunt. De loggers worden maandelijks uitgelezen en de resultaten worden als grafiek in PDF opgeslagen in het zaaksysteem. De metingen laten zien dat de T het jaar rond stabiele waarden (rond de 18 graden Celcius) laat zien, ook de RV laat een gemiddeld vochtigheidspercentage van rond de 50% zien, wat prima is. De vaste logger stuurt metingen direct door naar het klimaatsysteem.

Bij fluctuaties die buiten de gewenste marges vallen, wordt autonoom actie ondernomen door het systeem. Overall kan gesteld worden dat het klimaat in het archiefdepot stabiel is en voldoet aan de in artikel 45a van de in de vigerende Archiefregeling gestelde eisen. Maandelijks monitoren we de klimaatgetallen. Deze slaan we op in een zaak in het zaaksysteem, bij structurele problematische schommelingen schakelen we team Gebouwenbeheer in om te kijken waar dit door veroorzaakt is en waar nodig op te lossen. E-depot In 2024 is er een aanbieding geweest van de Groninger Archieven om gebruik te gaan maken van het e-depot van de provinciale archiefinstelling. Daarnaast hebben ze een presentatie gegeven, tijdens een bijeenkomst van het overlegorgaan Groninger Gemeenten, om hun hernieuwde dienstverlening te presenteren. We hebben na intern beraad gekozen om voorlopig nog geen gebruik te gaan maken van de e-depot dienstverlening van de Groninger Archieven. We zien voorlopig meer toegevoegde waarde in het aanschaffen van een pre-depot voorziening. De gemeente Midden-Groningen is in 2024 begonnen met de overstap naar office 365 (Ms Teams, Onedrive en Sharepoint). Dit heeft onder meer tot gevolg dat de netwerkschijven uit-gefaseerd gaan worden.

Een deel van de content wordt overgezet naar Sharepoint en een groot deel van langer te bewaren content moet naar een duurzaam toegankelijke oplossing. Daarom gaan we in 2025 verder met het aanschaffen van een pre-depot zodat we voor de opslag van deze content een oplossing kunnen realiseren. Overlegorgaan Groninger Gemeenten Het onderwerp e-depot maakt veel los bij lokale overheden. Het Hogeland en Stadskanaal hebben daarom in 2022 een overleggroep in het leven geroepen, waarin ervaringen, visies, stand van zaken, etc. kunnen worden uitgewisseld. In 2024 heeft dit zich doorontwikkeld en is er iedere twee maanden overleg over diverse onderwerpen. Het afgelopen jaar stonden onderwerpen als het e-depot, kwaliteitszorgsystemen, invoering Wet Open Overheid en Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en Digitale Bewaarstrategie op de agenda. Voor het onderwerp e-depot heeft een commerciële partij een demo verzorgd en is er een presentatie gegeven door de Groninger Archieven. Dit overleg heeft al meerdere malen voor vruchtbare samenwerking gezorgd, de verschillende gemeenten delen ervaringen en helpen elkaar met het opstellen van beleidsstukken. Kennissessies Groninger Archieven De Groninger archieven organiseren een paar keer per jaar kennissessies over onderwerpen die op dat moment actueel zijn.

Zo is er in 2024 een sessie geweest over het open archief en natuurlijk de (her)opening van de Groninger Archieven na de verbouwing . We streven ernaar dat er altijd een afgevaardigde is van de gemeente Midden-Groningen, om aan de ene kant kennis te vergaren en aan de andere kant in contact te blijven met onze collega gemeenten.

Actiepunten

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

Actie

Status

11

Onderzoeken e-depot mogelijkheden commerciële markt

Schouw door Van Waarde op te restaureren archieven

In 2024 is er een commerciële aanbieder van een edepot benaderd om een demo te komen geven aan de overleggroep Groninger gemeente. Eind 2024 heeft de Groninger Archieven opnieuw een aanbieding gedaan met een nieuw palet dienstverlening rond het e-depot aan dezelfde overleggroep. Tijdens dit overleg hebben we ook kennis kunnen maken met de nieuwe directeur van de Groninger Archieven. In 2024 is er een schouw uitgevoerd door vanWaarde om te kijken wat de kosten zijn van de archiefbescheiden die gerestaureerd dienen te worden. Deze partij heeft een offerte uitgebracht. In 2025 gaan we kijken wat we laten restaureren.

Loopt

Loopt

Inventarisatie Archiefbewaarplaats en Reiswolff, wat staat waar

Deze actie is niet in 2024 uitgevoerd, deze actie zal meegenomen worden met de contractverlenging in 2025.

Loopt

Vroegtijdig betrokken worden bij de aanschaf van nieuwe applicaties

Doorlopende actie, wanneer er een voornemen is om een nieuwe applicatie aan te schaffen, zal DIV aan tafel moeten zitten om de eisen voor een archiefmodule te formuleren.

Loopt

6. Interne kwaliteitszorg en toezicht

(KPI 4)

De gemeente voldoet op dit punt aan de gestelde eisen en scoort hierop voldoende. 0-meting nieuw kwaliteitszorgsysteem In 2024 hebben we een 0-meting uitgevoerd met onze nieuwe kwaliteitstool voor informatie- en archiefbeheer. Hiermee is ons verouderde kwaliteitssysteem vervangen. Er zijn 46 verschillende smartcontrols gedefinieerd waar je dient aan te geven of je voldoet aan de gestelde eisen. De resultaten van de 0-meting waren positief. Bij een groot deel van de smartcontrols voldoen we aan de normen en zijn we dus compliant. De normen waar we nog niet (volledig) aan voldoen hebben bijvoorbeeld betrekking op en aanpassen en beschrijven van processen, de vernietiging van digitale informatie en het opstellen of herschrijven van beleid dat Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

12

betrekking heeft op informatie- en archiefbeheer. De acties of werkzaamheden die moeten plaatsvinden om in de toekomst te voldoen aan de normen zijn opgenomen in de verbeterpunten en verbeterplannen binnen de kwaliteitstool-software. Digitale bewaarstrategie In 2024 is onze digitale bewaarstrategie geaccordeerd door de directie. Het doel van een digitale bewaarstrategie is alle digitale informatie van de gemeente duurzaam toegankelijk te krijgen en te houden gedurende de hele levensduur van de informatie, en daarbij te voldoen aan de wettelijke eisen (op dit moment vooral de archiefwet en de Woo). De digitale bewaarstrategie omvat alle technische en organisatorische maatregelen om dit doel te halen. In dit document wordt inzichtelijk gemaakt wat de huidige situatie van de informatiehuishouding is en welke stappen we nog moeten nemen om bijvoorbeeld te voldoen aan de 7 eisen die de VNG stelt aan de informatiehuishouding. Bijvoorbeeld het hanteren van een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer, deze hebben we in 2024 kunnen implementeren. Een aantal zaken die de komende jaren nog opgeleverd dienen te worden zijn bijvoorbeeld een metadata-schema en een informatiebeheerplan (ook wel Document Structuur Plan (DSP) genoemd). Dit alles draagt ook bij aan het kunnen werken volgens bepaalde kwaliteitsstandaarden en voldoen aan wetgeving.

Verwerkingsregister en doorontwikkeling informatiebeheerplan Als gemeente maken we gebruik van een applicatie waar alle mogelijk gemeentelijke processen in zijn opgenomen. Deze applicatie is de basis van ons informatiebeheerplan. Het bevat naast alle gemeentelijke processen een aantal andere opties waarmee we ons informatiebeheer naar een hoger niveau kunnen tillen. Per proces zijn de bewaar en vernietigingstermijnen beschikbaar, op deze manier kunnen we per proces de selectielijst gaan toepassen, alle processen gaan we vervolgens koppelen aan de applicatie waar ze worden uitgevoerd. We zijn daarnaast verdergegaan met het inrichten van het verwerkingsregister in deze applicatie. Per proces en applicatie is straks inzichtelijk welke (bijzondere) persoonsgegevens van belang zijn. Door stapsgewijs het informatiebeheerplan verder in te richten hebben we in de toekomst een zo volledig mogelijke blauwdruk van de informatiehuishouding. Actiepunten 2024 Het bijwerken van lokale regelingen, werkprocessen, procedures en handleidingen

Actie Dit is een dynamisch proces, er vind een jaarlijkse controle plaats.

Het overwegen van de invulling van de functie van gemeentearchivaris voor de gemeente Midden- Groningen.

Dit is besproken met de provinciaal toezichthouder. Er Starten wordt pas actie ondernomen wanneer de Archiefwet 2021 vastgesteld is (naar verwachting 2027). Uit de resultaten bleek dat we op de goede weg zijn, maar dat er nog wel het één en ander verbetert kan Gereed worden. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het (her)schrijven van

In 2024 is het nieuwe kwaliteitszorgsysteem geïmplementeerd en is er een 0-meting op alle onderdelen (smartcontrols) uitgevoerd.

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

Status

Loopt

Details Naar aanleiding van de 0-meting van het nieuwe kwaliteitssysteem is een nieuw overzicht ontstaan welke regelingen, werkprocessen, procedures etc. dienen te worden aangepast. In 2025 verder mee aan de slag Geen wijzigingen

Gereed.

13

beleidsstukken handleidingen.

Laten vaststellen digitale bewaarstrategie

en

In 2024 is de Digitale Bewaarstrategie vastgesteld door het Directie Team. Vervolgacties zijn in dit document benoemd en er is een planning gemaakt voor deze vervolgacties.

Gereed

Gereed. Maar vervolgacties moeten de komende jaren opgepakt te worden.

7. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaam archiefbescheiden

(KPI 5)

De gemeente voldoet op dit punt aan de gestelde eisen zoals geformuleerd in de IQ-checklist van het kwaliteitszorgsysteem. De gemeente Midden-Groningen beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden. De komende jaren wordt nog verder gewerkt aan het schonen, herordenen, inventariseren en verpakken in duurzame, zuurvrije verpakkingsmateriaal van de dynamische en semi-statische archieven van de drie voormalige gemeenten. De duurzaamheid van de papieren archieven is goed geborgd en voldoet aan de daarvoor gestelde normen. Net als is 2023 is er in 2024 gewerkt aan schonen en inventarisatie van het archiefblok 1990-2017 van de voormalige gemeente Menterwolde. Dit wordt medio 2025 afgerond. Eind 2028 moet de overbrenging van de laatste drie archiefblokken formeel afgerond zijn (11 jaar na de afsluiting van de betreffende archieven van de drie voormalige gemeente per 31 december 2017). Deze werkzaamheden worden in het jaarplan van het Team DIV en Archief meegenomen. Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

14

Er wordt aandacht besteed aan al het archiefwaardig materiaal welke op de diverse netwerkschijven, outlook etc. staan. Overzicht aantal registraties van digitale zaken in het zaaksysteem door Team DIV en Archief Datateam heeft voor ons een dashboard gemaakt in PowerBI om zo nog nauwkeuriger te kunnen zien hoeveel er geregistreerd wordt in Djuma. Kanalen/Stromen

2023

2024

Verschil

Ingekomen post

1055

880

-175

Ingekomen mail

4526

4112

-414

Eigen initiatief

2507

1615

-892

Eformulieren

103

227

+124

Overige kanalen

236

62

-14

Totaal

8427

6896

-1531*

*Het verschil in registraties wordt veroorzaakt doordat er meer automatisch in het zaaksysteem binnenkomt via koppelingen (zie ook pagina 16). Registratietermijn zaken 2023

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

15

Registratietermijn zaken 2024

Koppelingen In 2023 zijn er 9951 zaken gestart via een koppeling met Djuma. Dit gaat zonder tussenkomst van Team DIV en Archief. In 2024 zijn er 10965 zaken gestart via een koppeling met Djuma. Dit gaat zonder tussenkomst van Team DIV en Archief. Koppelingen zijn er met ProcessPro, Civision BWRI en LTC kabels en Leidingen.

Soort

2023

2024

Uitgaande brieven met “elektronische” handtekening (akkoord)

3506

3762

Uitgaande brieven met “Natte” handtekening (akkoord)

160

121

Totaal

3666

3883

Uitgaande brieven met “elektronische” handtekening (niet-akkoord)

72

153

Uitgaande brieven met “Natte” handtekening (niet akkoord)

8

5

Totaal

80

158

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

16

NB: Dit zijn het aantal zaken waaruit één of meerdere brieven verzonden zijn, als er dus drie keer iets aangeboden is vanuit één zaak dan telt de zaak drie keer mee. Als er vanuit één zaak vier documenten zijn aangeboden, maar alle vier in één “vraag om akkoord”-actie dan telt de zaak één keer mee.

Actiepunten Uitvoering en monitoring van de voortgangsplanning 2018-2022

Schonen en overzetten bestanden vanaf netwerkschijven naar een duurzame en raadpleegbare bewaaromgeving. (via een pre-depot oplossing)

Status

Details

Loopt

Meerdere archiefblokken zijn inmiddels gereed gemaakt, in 2024 is conform planning tot aan 2028 verder gewerkt aan het klaarmaken van de overige archiefblokken voor de overdracht. We liggen op schema.

Loopt

Verdergaand verbeteren kwaliteit zaakregistratie in het kader van “digitale vervanging”. Loopt

Het aantal verzonden documenten, in afwachting van een geautomatiseerd tellingsmechanisme in het zaaksysteem, voorlopig handmatig bijhouden voor de statistieken.

Loopt

Hier zijn verder geen vorderingen in gemaakt. In 2024 zijn er met diverse teams gesprekken gevoerd om bestanden waar mogelijk te schonen en in eerste instantie op te nemen in het zaaksysteem. In 2023 hebben we besloten om een extra fase in de zaaktypen in te laten bouwen. Zo kunnen we voordat een zaak definitief is afgehandeld contoleren of zaken compleet zijn en of de document omschrijvingen voldoen aan kwaliteitsnormen. Omdat dit best veel impact heeft voor de gehele organisatie wordt dit in 2025 geïmplementeerd In 2025 is een telling vanuit het zaaksysteem mogelijk. Deze is nu ook gebruikt voor de aantallen van 2024

8. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden (KPI 6) De gemeente voldoet op dit punt aan de gestelde eisen en scoort hierop goed. Vernietiging van archiefbescheiden vindt jaarlijks plaats. Alle zaken/documenten worden opgeslagen in het zaaksysteem. Een aantal vakapplicaties hebben een koppeling met het zaaksysteem ten behoeve van de digitale archivering. (voorbeelden hiervan zijn: WMO-applicatie, Inkomen en voorzieningen applicatie en VTH- applicatie, de Kabels en leidingen applicatie). Na afhandeling van deze zaken in de vakapplicatie worden deze automatisch overgezet in het zaaksysteem. Vanuit het zaaksysteem kunnen deze zaken op termijn dan ook naar een E-depot overgebracht worden. Bij de aanschaf van nieuwe vakapplicaties wordt dan ook goed gekeken of deze archiefwaardig zijn of gekoppeld kunnen worden aan het zaaksysteem. Zo niet dan wordt er een beheerregeling opgesteld. In 2024 zijn we verdergegaan met het vernietigen van zaken uit het zaaksysteem. Dit blijft een vrij complexe bezigheid, mede door de migratie/conversie van content uit voorgaande zaaksysteem. Voor er tot daadwerkelijke vernietiging overgegaan kan worden, moeten er meerdere controleslagen plaatsvinden. Vanuit het contentintegratiesysteem1 worden er ook zaken en documenten vernietigd.

Ook dit is erg complex omdat er een nieuwe versie van het systeem is en daardoor is er weer een uitgebreide controleslag nodig.

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

17

In verband met personele wisselingen en andere werkzaamheden met een hoge prioriteit, heeft er geen controle plaatsgevonden van de uitvoering van de beheerregelingen met een aantal teams. Dit wordt in 2025 opnieuw opgepakt. Een overzicht van vakapplicaties (met een beheerregeling) is te vinden onder KPI 3

Actiepunten

Status

Het jaarlijks uitvoeren van daadwerkelijke controle op vernietiging conform de beheerovereenkomsten/protocollen of via koppeling met zaaksysteem of DMS, danwel inzet van ROBOT-functie of de aanschaf en inzet van een archiefmodule bij vakapplicaties (taakspecifieke applicaties). Onderzoek vakapplicatie Gebouwenbeheer op archiefwaardigheid

Invoeren van dossier opvraag via het zaaksysteem. Collega's kunnen dan dossiers opvragen via Djuma. Zo kunnen we ook rappeleren als de dossiers te lang uitgeleend zijn.

Gestart met digitale vernietiging. Leidraad is gemaakt. Nu verder uitvoeren. Lang lopend proces aangezien er met de conversie/migratie veel zaken extra gecontroleerd moeten worden voordat er vernietigd kan worden.

Loopt

Loopt

Gereed

Loopt

9. Overbrenging van archiefbescheiden

Details Controles in het zaaksysteem zijn verder uitgebreid, voor de vakapplicaties verdient dit in 2024 meer aandacht. Vanwege tijdgebrek is hier niet voldoende aandacht aan besteed. In 2025 zal dit verder worden opgepakt. In 2024 hebben we gesprekken gevoerd met gebouwenbeheer, in 2025 gaan we de beheerregeling afsluiten. In 2024 is besloten om dit niet in te voeren. Vraagt teveel van de organisatie en van de medewerkers DIV. We houden wel een lijst bij welke dossiers zijn uitgeleend en in de doos zit tevens een uitleenkaart. In 2024 hebben we een start gemaakt met het vernietigen van digitale content.

(KPI 7)

De gemeente voldoet op dit punt aan de gestelde eisen en scoort hierop goed. Overbrenging archiefbescheiden Bij nog niet alle archiefbescheiden van de jongste rechtsvoorgangers van de gemeente Midden-Groningen is de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar bereikt. Daardoor kunnen hiervan nog geen definitieve inventarissen van permanent te bewaren stukken worden opgesteld. Deze archiefbescheiden bevatten voor een deel nog op termijn verplicht te vernietigen archiefbescheiden en worden deze nog voor bedrijfsvoerings doeleinden gebruikt. Het gaat om de volgende archiefblokken: • Hoogezand-Sappemeer 1994-2017 • Slochteren 1999-2017 • Menterwolde 1990-2017 De archiefblokken van Hoogezand en Slochteren zijn grotendeels geschoond, herordend en toegankelijk door middel van een plaatsingslijst of dossierinventaris. Het archiefblok van Menterwolde wordt medio 2025 afgerond. In 2028 zal dan de definitieve schonings- en vernietigingsronde worden afgerond. Daarna kunnen de permanent te bewaren archiefbescheiden overgebracht worden naar de archiefbewaarplaats voorzien van een definitieve inventaris. Hierover zijn met de provinciaal toezichthouder aanvullende afspraken gemaakt: bij de provinciaal toezichthouder is een machtiging tot opschorting tot eind 202l8 voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats aangevraagd. Deze is toegewezen.

Actiepunten Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

Status

Details 18

Tot 2028 blijven schonen e.d. (zie planning werkzaamheden archiefblokken)

Loopt

We liggen hierbij op schema

10. Ter beschikking stelling van overgebrachte archiefbescheiden

(KPI 8)

De gemeente voldoet op dit punt aan de gestelde eisen en scoort hierop goed. Beschikbaarstelling van overgebrachte archiefbescheiden Overgebrachte archiefbescheiden zijn in principe openbaar, tenzij er beperkingen zijn gesteld aan deze openbaarheid met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, volgens besluit van het College van Burgemeester en Wethouders, d.d.15-112022, op grond van artikel 15, eerste lid, onder a, van de Archiefwet 1995. Raadpleging, gebruik of het vervaardigen van reproducties van niet-openbare archiefbescheiden is uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijk toestemming van de medewerker DIV/beheerder. Deze medewerkers DIV/beheerder verlenen uitsluitend toestemming na een schriftelijk verzoek tot raadpleging in het geval: a. het archiefbescheiden de verzoeker zelf betreft; b. de verzoeker kan aantonen dat de betrokkene(n), wiens archiefbescheiden hij wil raadplegen, is (zijn) overleden; c. de verzoeker een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de betrokkenen) wiens archiefbescheiden hij wil raadplegen ondubbelzinnig toestemming geeft (geven) voor inzage d. het voor verzoeker onmogelijk is of het onevenredige inspanningen kost vast te stellen dat betrokkene(n) is (zijn) overleden of toestemming heeft gegeven voor raadpleging. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.

Bij instemming met deze voorwaarden, maakt verzoeker dit kenbaar door ondertekening van de verklaring die daarvoor is vastgesteld. De archieven die openbaar zijn, zijn voor iedereen te raadplegen via diverse toegangen (denk bijvoorbeeld aan de website https://historischarchief.midden-groningen.nl) en de in de archieven berustende stukken die zijn in te zien op de studiezaal van het historisch archief. Als een externe een bezoek wil brengen aan het historisch archief dan kan men dit boeken via het reserveringssysteem op de website van het historisch archief (https://historischarchief.midden-groningen.nl)

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

19

Aantal boekingen via reserveringssysteem: 125, waarvan 15 voor 2 personen en 110 voor 1 persoon. (totaal aantal personen = 140) Daarnaast zijn er veel vaste bezoekers, die meestal geen reservering maken. En ook via vergunningen en handhaving zitten er af en toe onderzoekers in onze studiezaal. Het aantal bezoeken is zeker 2x zo groot als het aantal reserveringen. Bezoekers Facebook (11685 personen) en Instagram (174 personen). Google: 468 interacties (van juli-dec, verder is dit niet terug te zien) Naast het ontvangen van bezoekers hebben er diverse activiteiten van het Historisch Archief in 2024 plaatsgevonden. Activiteit

Datum

Omschrijving activiteit

Bijeenkomst Historische Verenigingen

22 mei 2024

Bezoek Archief Leeuwarden

3 september 2024

Festival GRN

16 november 2024

Archiefcollege

26 november 2024

Archiefspreekuur

Maandelijks

Tentoonstellingen (in de vitrines van het archief)

Januari – februari

Jaarlijkse vergadering met de Historische Verenigingen. Met belangrijkste doel de contacten te onderhouden. Oriëntatiebezoek met verschillende medewerkers van team DIV & Archief in het Archief in Leeuwarden. Deelname aan het Festival GRN, georganiseerd door het Kielzog. Verschillende historische verenigen en musea hebben zich gepresenteerd op de markt en bij de levende bibliotheek. Voor de kinderen was er een speurtocht. Archiefcollege c.q. introductie les aan studenten Landschapsgeschiedenis van de RUG. De studenten zijn later nog eens teruggekomen om verder onderzoek te doen. Vrijblijvend archiefspreekuur dat maandelijks plaatsvindt. Er is 1 bezoeker gekomen. Huize Sint Jozef

Juni - augustus

Van Turfschip tot Coaster. Deze tentoonstelling werd georganiseerd in samenwerking met o.a. een Historische Scheepswerf. De tentoonstelling werd groots geopend.

September - januari 2025

Een hapje en een drankje in Midden-Groningen

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

20

Bijlage I – Overzichtsplaat Informatiebeheer en Archief

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

21

Jaarverslag archiefzorg & beheer 2024 Gemeente Midden-Groningen

22