310 4 Bijlage 2 Uitwerking KPI jaarverslag archiefzorg en beheer 2020
Tekst van het document
Bijlage 2 KPI gemeente Midden-Groningen verslagjaar 2020 Hoofdstuk, paragraaf en vraag
Deelvragen
Niet (NO) en wel (O) overgebrachte archieven
Links naar de wet- en regelgeving
Ja
Ja
a. Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?
* De archiefverordening is vastgesteld op 2 januari 2018 en besteedt aandacht aan: * Zorgplicht Burgemeester en wethouders (art. 1) * Taken gemeentesecretaris (art. 2) ten aanzien van overgebrachte en niet overgebrachte archiefbescheiden. * Verantwoording door burgemeester en wethouders (art.3) * Beschikbaarstelling gegevens voor publicatie en verantwoording toezicht (art. 4) * Opname in de archiefbewaarplaats van archieven van particulieren (art. 5)
NO+O
Aw art. 30.1 Aw art. 32.2
b. Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?
Ja verzonden op 4 december 2018 en gepubliceerd in december 2018.
NO+O
Aw art. 30.1 Aw art. 32.2
1.2. Beheerregeling informatiebeheer
Ja
Ja
Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Toelichting: Een beheerregeling (of besluit) informatiebeheer is niet bij wet verplicht, maar wordt vrijwel altijd in een Archiefverordening verplicht gesteld (vgl. het VNG model daarvoor).
* De beheerregeling is vastgesteld op 5 juni 2018 en besteedt aandacht aan: * Taken van de beheerder (art. 3) * Taken en bevoegdheden van het Strategisch Informatieoverleg (SIO) en gemeentearchivaris. (wie geeft advies over wat) (art. 4) * Overdracht en ter beschikkingstelling van archiefbescheiden (art. 5)
1. Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1. Archiefverordening
NO+O
Archiefverorden ing van de gemeente
Actie-/verbeterpunten
Bijlage 2 * Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats (art. 6) 1.3. Strategisch informatieoverleg (SIO)
Ja
Nee
Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch informatieoverleg (SIO) ingesteld?
* Bij besluit van 12 juni 2018.
NO+O
Toelichting op de wijziging van het Archiefbesluit in 2012
Vormgeving aan daadwerkelijke instelling van het SIO Midden-Groningen.
NO
Aw art. 4 Wet algemene regels herindeling (ARHI) art. 70
De geplande overdracht realiseren.
NO
Aw art. 40
* Instelling heeft nog niet plaats gevonden. Staat gepland voor 2021. * Is in dit SIO ook een onafhankelijke deskundige benoemd? Nee is nog onderwerp van gesprek. * Welke taken of bevoegdheden zijn, naast de wettelijk verplichte (6.3.d. en 6.5.c), bij het SIO belegd? Is nog onderwerp van gesprek.
1.4. Wijziging overheidstaken
Ja
Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Toelichting: (Juridische) voorzieningen die de zorgdrager zou moeten treffen zijn het opstellen van een akte van terbeschikkingstelling, of een verklaring van overbrenging dan wel vervreemding. Daarnaast moet de gemeentelijke organisatie zorgen voor het afsluiten van archieven en de (voorbereiding van) terbeschikkingstelling, overbrenging of vervreemding.
* Per 1 januari 2018 zijn de voormalige gemeenten Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde gefuseerd in het kader van de gemeentelijke herindeling in de provincie Groningen. * Getroffen voorzieningen: De archieven van de drie voormalige gemeenten zijn afgesloten, er wordt niets meer aan toegevoegd. Schoning, herordening en inventarisatie van de archieven loopt De verklaring van overdracht aan de gemeente Midden-Groningen zal naar verwachting eind 2022 plaats vinden.
1.5. Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden a. Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling of ander samenwerkingsverband waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?
* Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden? Medio 2018 is de GR Bedrijvenpark Rengers opgeheven. De archiefbescheiden zijn na schoning en inventarisatie door de gemeente Groningen overgedragen aan de gemeente
Bijlage 2 Midden-Groningen eind 2018 en 2019. Soortgelijke situaties van eerdere jaren zijn vermeld in het desbetreffende jaarverslag * Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? In de Gemeenschappelijke Regeling wordt tot dusverre een artikel gewijd aan informatiebeheer en – veiligheid.
Het SIO vooraf betrekken bij het aangaan van Gemeenschappelijke Regelingen danwel privaatrechtelijke samenwerkingsvormen
Dit is veelal ontoereikend en is daarom een standaard onderwerp wat via het SIO moet lopen om nieuwe samenwerkingsverbanden goed af te hechten op het punt van (digitale) archivering. b. Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?
Ja, in het landelijk register.
1.6. Mandaatregeling archiefzorg
Ja
Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Toelichting: Bijvoorbeeld voor vervangen van archiefbescheiden of voor opstellen en ondertekenen van vernietigingslijsten.
* Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen?
NO
Wgr art. 27
NO+O
Awb Titel 10.1
NO+O
BW boek 6 Gemw art. 160 en 165
* Is er een overzicht van andere samenwerkingsverbanden? In de gemeentebegroting in de paragraaf verbonden partijen.
Ja. * Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren? Ja.
1.7. Uitbesteden archiefbeheer(staken)
Ja
Indien (aspecten van) het archiefbeheer/archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of een publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Toelichting: Denk bij het uitbesteden van archiefbeheertaken of -diensten aan: inhuur personeel; huur archiefruimte,
Per geval: * Is er een dienstverleningsovereenkomst? Ja * Zo ja, in hoeverre is in de overeenkomst rekening gehouden met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? Hiermee wordt per DVO rekening mee gehouden * Zijn er maatregelen getroffen in het kader
Bijlage 2 archiefbewaarplaats of e-depot; het extern laten bewerken of restaureren van papieren archieven; het laten hosten van digitale gegevens. Wanneer de hele documentaire informatievoorziening is uitbesteed (bijvoorbeeld in een shared service centre) of het beheer van de statische archieven is uitbesteed aan een externe archieforganisatie, dan is sprake van een op afstand gezette taak als bedoeld in KPI 1.5
van faillissement, beslaglegging of inbeslagname bij betrokken private partijen, bijvoorbeeld in de vorm van een escrowregeling? Ja * Zijn er maatregelen getroffen in geval(len) van externe dataopslag, bijvoorbeeld bij vakapplicaties (al dan niet in de cloud)? Ja * Zijn, in geval er sprake is van persoonsgegevens in de archieven, de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten? Ja
1.8. Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties) en / of op https://www.officielebekendmakingen.nl/gemee nteblad?
* Ja
NO
Wet elektronische publicaties (voorstel van wet)
NO+O
Aw art. 30.2
2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?
Gedurende 2020 was de formatie 12 Fte excl. de DIV-ers werkzaam bij BWRI en WMO. Daarnaast wordt plm. 1,5 Fte tijdelijk ingehuurd om de achterstanden in de archieven van de 3 vml. gemeenten weg te werken. Het kwaliteitsniveau is over het algemeen goed. Maar voor DIV “nieuwe stijl” moet er bijgestuurd worden middels training en door natuurlijk verloop op middellange termijn.
2.1. Middelen Hoeveel middelen stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van
Het totale bedrag dat is opgevoerd in de begroting van 2020 structureel en incidenteel is afgerond 1,2 miljoen euro.
Bijlage 2 de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop? Toelichting: De volgende kostensoorten zijn relevant: loon personeel, externe inhuur personeel, opleiding personeel, materialen voor het papieren archief (zippels, verpakking e.d.), externe bewerking archieven, vernietiging, bouw/inrichting archiefruimte (ook digitaal), huur archiefruimte of opslag, externe digitalisering archieven, scanners, software DMS/RMA, software DSP/ZTC, archiefdienst of aansluiting bij externe archieforganisatie (archiefbewaarplaats), aansluiting documentenwacht.
Een groot deel daarvan betreft loonkosten en kosten voor opleiding en training. Ruim €300.000,- is voor tijdelijk inhuur per jaar t/m 2021. De overige kosten zijn bedoeld voor materiaal aanschaf, externe archiefopslag VVV-stukken, aansluiting Documentenwacht Van Waarde en behandeling/herstel van beschadigde archiefbescheiden. De kosten voor hard- software wordt bekostigd uit het centrale I&O-budget.
2.2. Mensen, kwantitatief ten behoeve van beheer a. Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en toezicht daarop? Toelichting: Er zijn geen kengetallen beschikbaar
* Wat is de totale omvang in fte van: a) medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken? Plm. 400 b) medewerkers in de organisatie die zijn belast met informatiebeheer, zoals medewerkers DIV, ICT, interne archiefdienst en eventuele informatiebeheerders op andere afdelingen? Plm. 25 * Wat is de omvang in fte van de medewerkers die zijn belast met het informatiebeheer uitgesplitst naar functiesoort? 0,9 adviseur 2,75 consulenten DIV 1,6 Historisch Archief 5,5 DIV-medewerkers 1,5 DIV-ondersteuners * Zijn de medewerkers in de organisatie die informatie produceren of verwerken voldoende op de hoogte van de interne
NO+O
Aw art. 32
Bijlage 2 richtlijnen op informatiebeheergebied om een goed informatiebeheer te kunnen garanderen? Ja, via de Beleidsvisie team DIV&Archief, het jaarplan, het jaarverslag, de werkprocessen en werkafspraken, regelmatig bezoek teamleiders ter afstemming. In 2020 is aanvullend gewerkt aan de totstandkoming van de visie op zaakgericht werken en de bewaarstrategie. Vaststelling hiervan vindt plaats in 2021. b. Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Voorbeelden niet-overgebrachte archieven: • analoge en digitale dossiervorming in behandelfase; • dossierregistratie; • beheer (ook materieel) van afgehandelde analoge en digitale dossiers; • bijhouden van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de analoge c.q. digitale archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) vernietiging van archiefbescheiden; • de (voorbereiding van de) overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Voorbeelden overgebrachte archieven: • ontsluiting; • materiële verzorging (o.a. zuurvrije verpakking), • aanbrengen van openbaarheidsbeperkingen; • beschikbaarstelling aan het publiek; • inrichten van – of op andere wijze voorzien in – een beheeromgeving voor digitale archiefbescheiden (digitaal depot, e-depot). Let op: particuliere archieven die zijn opgenomen in de bewaarplaats vallen onder het regime van de Archiefwet.
Dus ook achterstanden bij de particuliere archieven vermelden.
Zo ja, * van welke aard zijn de achterstanden? - het beheer van afgehandelde analoge dossiers, de overbrenging daarvan naar de archiefbewaarplaats en de overdracht aan de gemeente Midden-Groningen * wat is de omvang van deze achterstanden fysiek (aantal m of MB, GB, TB)? 250 m1 * en in geschat aantal arbeidsuren om deze weg te werken? Plm. 250 werkdagen * waarom zijn deze achterstanden ontstaan? Het betreft achterstanden ontstaan bij de drie vml. gemeenten * zullen zonder ingrijpen deze achterstanden nog groeien? Nee * is het wegwerken van de achterstanden in een planning opgenomen? Ja, naar verwachting vindt de afronding eind 2022 plaats.
NO+O
Aw art. 32
Bijlage 2 c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?
Ja, over de achterstand in de overdracht van geschoonde, herordende en geïnventariseerde archieven.
NO+O
Aw art. 32
NO+O
Aw art. 32
Toekomstige aansluiting op een e-depot voorziening voor de opslag van digitale informatie vanuit het zaaksysteem. 2.3. Mensen, kwalitatief ten behoeve van beheer a. Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau waaronder de opleiding van het onder 2.2 bedoelde personeel aangeven alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (Zie ook 4.2.)
* Per functie aangeven: vereiste opleiding, werk- en denkniveau; werkelijke opleidingsniveau van de medewerkers. Over het algemeen gezien voldoen de functies in basis aan de eisen. Alleen de omslag naar digitale archivering vereist voor sommige functies bijscholing of is aandachtspunt bij nieuwe invulling van vrijvallende functies. * Zijn er medewerkers in opleiding Nee, momenteel niet. * Wat is het opleidingsbudget per medewerker? Gemiddeld €750,- per jaar.
b. Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan?
Ja.
NO+O
Aw. Art. 32
c. Zijn er aanmerkingen geweest vanuit het interbestuurlijk toezicht door de provincie?
Nee.
NO+O
Aw art. 32
* Wat is de totale omvang in fte en wat is de omvang per functiesoort
NO+O
Aw art. 32.2
2.4. Mensen, kwantitatief ten behoeve van toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot
2 Fte DIV-medewerker/Historisch Archief/adviseur.
Bijlage 2 Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
Ja Per medio 2021 wordt de nieuwe archiefbewaarplaats in gebruik genomen.
3.1. Archiefruimte(n) en applicaties a. Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en besluit genoemde eisen voldoen?
n.v.t.
NO
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59
b. Gebruikt het college deze archiefruimte(n) ten behoeve van de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen archiefbescheiden?
n.v.t.
NO
Aw art. 21.1 Ab art. 13 Ar art. 27-46, 57 en 59
c. Beschikt het college over applicaties - DMS / RMA en vakapplicaties - waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Toelichting: Onder informatiebeheertaken verstaan we de onderdelen van het beheer die in hoofdstuk 6 t/m 8 van deze handreiking aan de orde komen.
* Is er een overzicht van deze applicaties?
NO
Geen
O
Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 27-41, 47- 57 en 59
O
Aw art. 21.1, 31, 33.2 en 34 Ab art. 13 Ar art. 27-41, 47- 57 en 59
Ja * Zo ja, is er concreet zicht op evt. ontbrekende functionaliteit van de afzonderlijke vakapplicaties, bijvoorbeeld ten behoeve van vernietiging of van migratie / conversie van archiefbescheiden? Ja
3.2. Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) a. Is door het college als archiefzorgdrager een eigen gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoen?
* Zo ja, welke?
b. Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats ten behoeve van de te bewaren overgebrachte archiefbescheiden?
Ja, maar ook voor NO-archieven waar beperkende bepalingen qua openbaarheid aan zijn gesteld.
Ja, het betreft de locaties Muntendam en Slochteren. Het betreft gemeentelijke archiefbewaarplaatsen.
Bijlage 2 3.3. E-depot(s) a. Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e-depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Toelichting: E-depot is een niet-wettelijke benaming voor de digitale archiefbewaarplaats, dat is een voorziening voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden. Hierin kunnen ook langer te bewaren, maar op termijn vernietigbare, archiefbescheiden worden bewaard. Een e-depot bestaat niet per se uit één voorziening bij een archiefdienst, maar kan ook uit verschillende omgevingen of applicaties bij archiefdienst en/of archiefvormer bestaan. Geef in dat geval aan hoe opslag en beheer per omgeving zijn geregeld en, in het geval van overgebracht archief, hoe de beschikbaarstelling is geregeld. De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. Voor meer informatie over certificering van edepots, zie de website daarover van het Netwerk Digitaal erfgoed (NDE), https://wegwijzercertificering.nl/nl/
* Nee * Gaat het om een gemeentelijke, een intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen e-depot?
O
Aw art. 21.1 Ab art. 13
b. Gebruikt het college dit e-depot ten behoeve van de te bewaren archiefbescheiden?
* N.v.t.
O
Aw art. 21.1 Ab art. 13
Momenteel niet.
NO+O
Wet veiligheidsregio’ s art. 3
N.v.t. * Geef voor het e-depot aan of dit aan de eisen voldoet. Zo nee, aan welke eisen niet? N.v.t. * Is het e-Depot gecertificeerd en zo ja hoe? N.v.t. Er zijn contacten met het RHC Groninger Archieven om op termijn aan te sluiten op de door hen gebruikte e-depot omgeving. Onderzocht wordt aan welke certificering eisen de digitale gemeentelijke informatie moet voldoen.
3.4. Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Toelichting: Het regionaal risicoprofiel is een inventarisatie en analyse van de in een
Na ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis en de gemeentelijke Archiefbewaarplaats wordt dit op het punt Veiligheid en Cultureel Erfgoed opnieuw uitgewerkt en vastgelegd.
aandachtspunt
Bijlage 2 veiligheidsregio aanwezige risico’s, inclusief relevante risico’s uit aangrenzende gebieden. Het risicoprofiel moet zijn vastgesteld door de veiligheidsregio (en is daar ook op te vragen). De Handreiking onderscheidt zes vitale belangen. Punt 6 betreft de veiligheid van cultureel erfgoed. 3.5. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a. Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan, en een veiligheidsplan voor het e-depot (of de edepots)? Toelichting: De getroffen / nog te treffen beveiligingsmaatregelen wat betreft digitale informatie in e-depot(s) en (andere) applicaties worden hier niet bevraagd, want behoren tot het domein van informatiebeveiliging op grond van de BIO. De VNG Informatiebeveiligingsdienst (IBD) heeft een aantal zogenaamde operationele kennisproducten beschikbaar voor aspecten van informatiebeveiliging, zie https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/ken nisproducten-ibd/
Ja, voor de thans in gebruik zijnde oude Archiefbewaarplaatsen zijn calamiteitsplannen. Maar deze zijn niet meer actueel vanwege tussentijdse verhuizing van archiefblokken t.b.v. veilige bewaring en bewerking.
NO+O
Geen
NO+O
Geen
Ten aanzien van analoge archiefbescheiden: * Zo ja, aan welke elementen wordt aandacht besteed? M.a.w. hoe volledig is dit plan? Niet meer op dit moment. * Wordt het LOPAI-model gevolgd? Wordt in 2021 opgepakt en uitgewerkt. * Wordt er regelmatig mee geoefend, en zo ja, hoe vaak? Nee * Zijn de autorisaties op de fysieke toegang tot de archiefruimte(n) resp. archiefbewaarplaats(en) ingericht? Ja
b. Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen analoge archiefbescheiden op basis van prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 3.4.)
Ja, maar klopt niet meer momenteel. Wordt in 2021 opnieuw opgepakt en uitgewerkt.
4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding?
Ja
Bijlage 2 4.1. Kwaliteitssysteem archiefbeheer a. Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Toelichting: Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg. De archiefwetgeving schrijft niet voor hoe een kwaliteitssysteem vormgegeven moet worden, maar stelt in de toelichting op de Archiefregeling dat “elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken”. De organisatie moet kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat regelmatig interne toetsing en evaluatie plaatsvinden
Ja.
NO+O
Ar art. 16
b. Zo ja, welk systeem?
de i-Q checklist van VHIC
NO+O
Ar art. 16
c. Zo ja, voldoet het beheer van de archiefbescheiden aan de eisen van dat kwaliteitssysteem?
* Worden er systematisch kwaliteitscontroles gedaan? Zo ja, welke?
NO+O
Ar art. 16
-dagelijkse 1e lijns controle op registratie niveau -3 maandelijkse controle. -steekproefsgewijze controles -eindcontrole * In hoeverre zijn medewerkers (behandelaars) op de hoogte van de interne informatiebeheervoorschriften?
Bijlage 2 Ja en wordt nog eens nadrukkelijk uitgewerkt in de Visie op digitaal zaakgericht werken * Vindt periodiek interne toetsing van het kwaliteitssysteem plaats? Zo ja, worden daaruit consequenties getrokken (PDCA)? Ja. 4.2. Archieforganisatie/kwaliteitszorg/benchmark a. Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats?
Nee, alleen de VVV-stukken zijn tot het moment van vernietiging opgeslagen bij en commerciële partij Reisswolf in Scheemda.
O
(Aw art. 31)
b. Werkt de archieforganisatie bij haar dienstverlening op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Toelichting: Let op: Een archieforganisatie moet daarnaast, net als een gemeente, beschikken over een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden (zie KPI 4.1 op basis van Ar art. 16).
Ja
O
Geen
c. Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking?
Nee
O
Geen
Nee
NO+O
Aw art. 32.1, 32.2 en 32.3 Aanpassingswet Wnra art. 8.0
4.3. Gekwalificeerde gemeentearchivaris a. Heeft het college als archiefzorgdrager een gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en het beheer van de welovergebrachte? Toelichting: De Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) treedt met ingang van 1 januari 2020 in werking. De Archiefwet wordt daarop aangepast (art. 32 voor gemeenten). In de praktijk betekent het dat benoemingsbesluiten vanaf 2020 moeten worden omgezet in aanwijzingsbesluiten.
Bijlage 2 b. Zo ja, is deze in het bezit van een diploma archivistiek?
N.v.t.
NO+O
Aw art. 32.1
* Ja, jaarlijks en wordt door het college vastgesteld en ter informatie aangeboden aan de gemeenteraad.
NO
Aw art. 32.2
* Ja, jaarlijks en wordt door het college vastgesteld en ter informatie aangeboden aan de gemeenteraad.
O
Aw art. 32.1
NO+O
Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 18 en 23
4.4. Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen. 4.5. Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden uitoefent en zijn bevindingen daarbij? Toelichting: Regelmatig betekent periodiek conform de Archiefverordening. In de modelverordening is jaarlijks of tweejaarlijks opgenomen. 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden?
Ja
5.1. Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur? Toelichting: Naast post- of dossierregistratie-,
* Ja, het gaat om één overzicht van alle archiefblokken, inclusief gedeponeerde archieven. Aangegeven wordt waar de archieven staan en om hoeveel strekkende meters het gaat.
Bijlage 2 zaak- en documentmanagementsystemen, die over archieffunctionaliteit beschikken conform NEN 2082, zijn meestal tal van andere informatiesystemen in gebruik die wij hier samenvatten onder de noemer 'vakapplicaties'. Bij deze KPI zijn twee zaken van belang. 1) de mate waarin de gemeente het gehele informatiebeheer in kaart heeft. Kijk niet alleen naar het post- of dossierregistratie-, zaak- of documentmanagementsysteem, ook de gemeentelijke website, verplicht digitaal te bewaren ruimtelijke plannen en andere applicaties waarin zich te bewaren archiefbescheiden bevinden, moeten in het overzicht zijn opgenomen. Denk daarom aan het opvragen van een compleet overzicht van vakapplicaties die in gebruik zijn. 2) hoe groot het percentage archiefbescheiden is dat ter archivering wordt aangeboden (capture). In hoeverre leggen medewerkers bijvoorbeeld werkarchieven aan (in mailprogrammatuur, op netwerkschijven of op papier) die niet bij de afdeling DIV of in een te archiveren applicatie terechtkomen? De hoeveelheid e-mails die wordt gearchiveerd in vergelijking met het totaal aantal e-mails dat de organisatie binnenkomt kan als indicatie dienen. Let ook op projecten die op andere locaties worden uitgevoerd en op het gebruik van sociale media.
Voor overgebrachte archieven kan gekeken worden naar de mate waarin aanwinsten en nog te bewerken archieven zijn opgenomen in het archiefbeheersysteem.
* Wordt er gebruik gemaakt van een zaaktypencatalogus? Zo ja welke? Ja, I-navigator * Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzichten(en)? Een metadata mapping is in bewerking in nauw overleg met Groninger Archieven. * Worden ook archiefbescheiden in vakapplicaties opgenomen in het overzicht? Indien dit niet het geval is, is er een overzicht van relevante vakapplicaties beschikbaar? Ja * Wordt in het geordend overzicht ook bijgehouden of en waar er sprake is van (een bepaald soort) persoonsgegevens? Ja * Wordt in het overzicht ook bijgehouden of er beperkingen aan de openbaarheid zijn? Ja * Zijn ook netwerkschijven, emailboxen van medewerkers en gemeentelijke databases in het overzicht opgenomen? Nee, maar wordt wel over nagedacht hoe hieraan het beste vorm te geven. * Zijn ook alle gemeentelijke websites en de sociale mediakanalen van gemeente en bestuurders in het overzicht opgenomen? Ja
5.2. Authenticiteit en context analoog en digitaal a. Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) archiefbescheiden met behulp van metagegevens(schema) de hierna volgende metagegevens kunnen worden
* Heeft de organisatie de beschrijving van metagegevens vastgelegd in een metagegevensschema?
NO+O
Ar art. 17 en 19
Bijlage 2 vastgesteld? Toelichting: Voor nadere uitleg over metagegevens, zie https://www.gemmaonline.nl/index.php/Verdie ping_metagegevens. Invulling van KPI 5.2a.1 – 5.2a.5: Niet-overgebrachte archieven: Gegevens over archiefbescheiden worden vastgelegd in de metadatavelden van systemen. KPI 5.2 moet op verschillende niveaus worden beantwoord: 1) of de gebruikte postregistratie-, zaak- of documentmanagementsystemen en vakapplicaties beschikken over de vereiste metadatavelden om de hieronder bij KPI 5.2a.1 t/m 5.2a.5 geformuleerde vereisten vast te leggen. In dat geval kan worden volstaan met het kijken naar systeemspecificaties; 2) of de gemeente deze metadatavelden ook gebruikt; en 3) of deze metadatavelden consequent en kwalitatief goed zijn ingevuld. Voor dit laatste is een uitgebreider onderzoek noodzakelijk (bijvoorbeeld met behulp van een steekproef). Geef aan op welk niveau de KPI is beantwoord. Overgebrachte archieven: Voor overgebrachte archieven moeten de metagegevens zijn geborgd door een toegang (inventaris of plaatsingslijst op dossierniveau) per archief en een beheersysteem voor de gehele collectie.
Is in bewerking; de eerste aanzet hiervoor is opgenomen in het Handboek digitale vervanging. * Zo ja, is dit schema vastgesteld en geïmplementeerd?
a.1. de inhoud, structuur en verschijningsvorm; Toelichting: In de meeste (maar lang niet alle) gevallen voldoen als beschrijving van inhoud, structuur en verschijningsvorm metadata over: - Identificatiekenmerk; - Uiterlijke vorm (bijvoorbeeld omslag, doos) resp. aggregatieniveau (bijvoorbeeld zaakdossier); - Inhoudsomschrijving; - Datering. Eisen aan inhoud, structuur en verschijningsvorm zijn soms al vastgelegd in de sjablonen die voor digitale documenten worden gebruikt.
* Worden archiefbescheiden/dossiers inhoudelijk beschreven?
Ja, die in het Handboek vervanging is vastgesteld. Geef per overzicht, vakapplicatie, database etc. zoals bedoeld onder 5.1 aan, of dit voor de punten 5.2a.1 t/m 5.2a.5 het geval is.
* Gaat het om analoge of digitale archiefbescheiden? Digitaal * In geval van digitale archiefbescheiden: wordt het opslagformaat vastgelegd? Ja
NO+O
Ar art. 17
Bijlage 2 a.2. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
Wanneer? Door wie? Uit hoofde van welke taak of werkproces?
a.3. de samenhang met andere archiefbescheiden;
* Worden archiefbescheiden logisch met elkaar in verband gebracht d.m.v. dossiervorming/zaakvorming?
NO+O
Ar art. 17
NO+O
Ar art. 17
NO+O
Ar art. 17
NO+O
Ar art. 17
Ja
Ja, digitaal * Is van archiefbescheiden vastgelegd dat ze in een bepaalde vorm (analoog/digitaal) als origineel worden beschouwd? Ja, is vastgelegd in het besluit digitale vervanging archiefbescheiden * Wordt vastgelegd of zaken/dossiers aan elkaar zijn gerelateerd, bijvoorbeeld in het geval van bezwaar- of beroepszaken? Ja a.4. de uitgevoerde beheeractiviteiten;
* Worden de bewaartermijn, de conversie / migratie en de (andere) wijziging(en) van de archiefbescheiden vastgelegd? Ja * Worden de archiefbescheiden, in geval van verwijdering uit het beheersysteem of uit de vakapplicatie, opgenomen in een specificatie bij een verklaring van vernietiging, overdracht in beheer, ter beschikkingstelling, vervreemding of overbrenging? Ja
a.5. de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de archiefbescheiden. Toelichting: Dit moet worden vastgelegd wanneer men kiest voor emulatie als bewaarstrategie. Emulatie is de methode waarbij de technische omgeving die noodzakelijk is voor het uitvoeren van oude programma’s, softwarematig wordt nagebootst. Als gekozen
Wordt vastgelegd in de nog vast te stellen Bewaarstrategie in de loop van 2021
Bijlage 2 wordt voor open formaten zijn deze gegevens minder relevant. 5.3. Systeem voor duurzame toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgt het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) archiefbescheiden zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? Toelichting: Het archiveringssysteem moet minimaal doorzoekbaar zijn met behulp van een van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens. Wat als redelijke termijn beschouwd kan worden, hangt mede af van het werkproces. Voor de overgebrachte archieven is beoordeling van ‘redelijke termijn’ afhankelijk van de afspraken die zijn vastgelegd in een Handvest Dienstverlening.
* Is alle informatie die onder de Archiefwet valt met behulp van de onder 5.2a.1, 5.2a.2 en 5.2a.3 genoemde metagegevens terug te vinden en leesbaar te maken?
NO+O
Aw art. 3 en 21.2 Ab art. 12 Ar art. 20
NO+O
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 3-8 en 14-15
NO+O
Aw art. 21.1 Ab art. 11 Ar art. 9-13
Ja. * Is de toegankelijkheid gewaarborgd van de gemeentelijke websites en mobiele applicaties (apps) voor mensen met een beperking conform het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid? Is er bijvoorbeeld op de website een toegankelijkheidverklaring geplaatst? Nee. * Is de beperkte beschikbaarheid gewaarborgd van in de archiefbescheiden voorkomende personen conform de AVG? Ja.
5.4. Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden? Toelichting: Onder duurzaamheid verstaat men het “leesbaar en interpreteerbaar houden gedurende de wettelijk bepaalde bewaartermijn”.
Zo ja, kort aangeven welke. Ja, papier, fotomateriaal, microfiches, filmen videomateriaal, CD-roms, etc.
5.5. Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden? Toelichting: Onder verpakkingsmaterialen
Zo ja, kort aangeven welke. Archiefdozen, archiefmappen, omslagen, tabstroken, etiketten
Bijlage 2 verstaan we: archiefmappen en – omslagen, tabstroken, archiefdozen, etiketten. 5.6. Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. Dat wil zeggen: worden de archiefbescheiden in goede materiële staat gebracht en gehouden? Toelichting: Voor papieren archiefbescheiden is het creëren van goede condities voor bewaring (zoals het verpakken in zuurvrije materialen en opslag in een archiefruimte die aan de eisen voldoet) in principe voldoende om te zorgen dat bewaarde bescheiden bij raadpleging na 100 jaar ‘geen noemenswaardige achteruitgang’ laten zien. Voor overgebrachte archieven is het regelmatig ompakken van papieren archieven noodzakelijk en het monitoren (en vastleggen) van de klimaatcondities van de bewaarplaats.
* Wordt het klimaat in archiefruimten en/of archiefbewaarplaats systematisch gemonitord?
NO+O
Ab art. 11
NO+O
Geen
Ja Zo ja, waren er afgelopen jaar overschrijdingen in temperatuur of luchtvochtigheid? Ja, op de locatie Muntendam door technische storingen in apparatuur Ook bij rechtsvoorgangers Noord- en Zuidbroek zijn in het verleden problemen geweest. Geconstateerd zijn enkele gevallen van schimmel. Dit is inmiddels behandeld door Van Waarde, Beekbergen.
5.7. Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Toelichting: Het gebruik van RODIN is geen wettelijke verplichting. In de GIBIT heeft met name art. 28 betrekking op archivering. Een essentieel onderdeel van duurzaam beheer, informatiebeveiliging, is genormeerd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), zie daarvoor https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/pro duct/baseline-informatiebeveiliging-overheidbio/
* Is er vastgesteld beleid ten aanzien van duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden? Ja, de Bewaarstrategie moet hierin een bijdrage leveren. * Als de gemeente niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer werkt: is de gemeente hiermee bekend of gebruikt ze een alternatief? * Werkt de gemeente op basis van GIBIT? * Werkt de gemeente op basis van de GEMMA Softwarecatalogus?
Bijlage 2 Ja * Maakt de gemeente regelmatig backupkopieën van informatie, en worden deze kopieën getest in overeenstemming met het overeengekomen back-upbeleid (vgl. BIO item 12.3)? Ja 5.8. Aanvullende metagegevens digitaal Zijn er aanvullende metagegevens ontworpen en geïmplementeerd? Toelichting: Onder ‘aanvullende’ metagegevens verstaat de archiefwetgeving technische metadata, die worden gebruikt om informatiedragers technisch te beschrijven. In het TMLO zijn ze te vinden onder element nummer 21. Voor zover technische metadata systematisch worden vastgelegd, moeten ze zijn opgenomen in het metagegevensschema (zie KPI 5.2).
Zo ja: welke?
NO+O
Ar art. 24
NO+O
Ar art. 26.1
NO+O
Ar art. 17, 21 en 22
Nee, wordt aan gewerkt.
5.9. Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
* Schrijft de gemeente bepaalde opslagformaten verplicht voor? Welke? Ja, PDF-A * Indien gebruik wordt gemaakt van opslagformaten die niet aan een open standaard voldoen, kan de gemeente uitleggen waarom niet?
5.10. Functionele eisen Zijn de functionele eisen wat betreft gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd? Toelichting: In een digitale omgeving moet in bepaalde gevallen ook het 'gedrag' van archiefbescheiden worden vastgelegd. Het gaat vooral om informatieobjecten waarvan de
* Heeft de gemeente een overzicht in welke systemen/applicaties zich informatieobjecten bevinden waar gedrag een rol speelt bij het begrijpen van de informatieobjecten? Ja
Bijlage 2 functionaliteiten niet vanzelf bewaard blijven bij een conversie of migratie (zoals 3D-bestanden, rekenbladen, afbeeldingen, audio- en videobestanden en websites). De gemeente moet dus weten welke afwijkende informatieobjecten in de organisatie gebruikt worden en kiezen voor opslag in gestandaardiseerde open formaten die functionele eisen/gedrag behouden. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van de bewaarstrategie. 5.11. Voorzieningen compressie en encryptie a. Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de archiefbescheiden in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Toelichting: Voor uitleg van deze begrippen zie http://nl.wikipedia.org/wiki/Datacompressie en http://nl.wikipedia.org/wiki/Encryptie. Gebruik van compressietechniek is alleen toegestaan voor zover verlies van informatie geen invloed heeft op de in de in de Archiefregeling gestelde eisen voor toegankelijke en geordende staat. Het meest wenselijke is als de compressie verliesvrij ongedaan kan worden gemaakt (lossless compressie).
Niet van toepassing
NO+O
Ar art. 26.2-3
b. En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
Hoe?
NO+O
Ar art. 26.2-3
c. Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van archiefbescheiden aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds de vorige meting) digitaal archief overgebracht waarop encryptie was toegepast?
NO+O
Ar art. 26.2
Nee * Zo ja, is de sleutel ook meegeleverd? n.v.t.
6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden
Bijlage 2 Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?
Ja
6.1. Vervanging, besluiten en verklaringen a. Past de gemeente vervanging toe [vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties of omgekeerd waarna de vervangen bescheiden worden vernietigd]? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).
* Zo ja, voor welke (categorieën) archiefbescheiden?
NO+O
Aw art. 7 Ab art. 6.1
NO+O
Ab art. 6.1 BW art. 2:10, lid 4 Ar art. 26b
Ja, voor alle gemeentelijke informatie, tenzij bewerking en opslag plaats vindt in een vakapplicatie. Hiervoor gelden aparte afspraken en procedures. Of de vakapplicatie is archiefwaardig of er worden beheersregelingen opgesteld hoe te vernietigen en te bewaren. De lijn is dat bewaring uiteindelijk plaats gaat vinden en een e-depot oplossing. * Is daartoe per geval een besluit tot vervanging genomen, en is dat besluit gepubliceerd? Ja * Zijn de originelen na vervanging daadwerkelijk vernietigd? Ja
b. Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens? Toelichting: Bij de beschrijving van de reikwijdte van het vervangingsproces moet ook worden vermeld of het gaat om retrospectieve vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden die zijn gevormd voorafgaand aan het besluit, of om routinematige vervanging, dat wil zeggen vervanging van archiefbescheiden door digitale reproducties als onderdeel van de digitalisering van de gehele informatiehuishouding.
* Wanneer het om blijvend te bewaren bescheiden gaat, komen dan alle aspecten benoemd in de archiefregeling art. 26b aan de orde? Ja * Zo nee, welke niet?
Bijlage 2 c. Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren archiefbescheiden opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
Ja
NO+O
Ab art. 6.2 en 8 Ar art. 26b
a. Wordt er tijdig geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden voldaan zal gaan worden? Toelichting: Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.
* Is in de laatste 5 jaar (of: sinds een vorige meting) conversie/migratie toegepast?
NO+O
Ar art. 25
b. Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt? Toelichting: De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.
Zo ja, maakt documentatie over de conversie/ migratie deel uit van de verklaring?
NO+O
Ar art. 25
NO
Aw art. 5 en 9 Ab art. 2-5
6.2. Converteren en migreren
Ja in 2020/21 * Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?
Nee
6.3. Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a. Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbescheiden?
* Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen in het metadataschema? Ja, in eerste aanleg in de zaaktype catalogus gekoppeld aan het zaaksysteem
Bijlage 2 * Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later? Direct en daarop wordt bij digitale archivering gecontroleerd op correctheid/fouten. b. Maakt het college als archiefzorgdrager bij waardering en selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst? Toelichting: Voor archiefbescheiden gedateerd tot en met 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd 1996 tot en met 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven uit 2017 tot en met 2019 geldt de lijst uit 2017. Voor jongere archieven geldt de lijst uit 2020.
* Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend?
c. Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?
* Zo ja, Is deze in een SIO behandeld / vastgesteld?
NO
Aw art. 5 Ab art. 2-5
NO
Geen
NO
Aw art. 5 Ab art. 2-5
2017 is vastgesteld maar inmiddels wordt 2020 toegepast. Bij de eerstvolgende update wordt dit geactualiseerd * Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / vastgesteld? Nee
Nee * Zo ja, wordt die gebruikt voor alle archiefbescheiden? * Zo nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel? d. Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Toelichting: Een Hotspotmonitor is integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 ev. 6.4. Vernietiging en verklaringen
Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)? Het team DIV&Archief
Bijlage 2 a. Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden? Toelichting: De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups.
* Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd?
NO
Aw art. 3 Ab art. 8
NO
Aw art. 3 Ab art. 8
NO+O
Aw art. 3, 8 en 10
Ja * Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden? Ja * Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd? Nee, is gemandateerd * Worden kopieën systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging? Ja * Voorziet het back-upbeleid in vernietiging van back-ups na maximaal 1 jaar? Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard? Ja.
b. Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
* Worden de archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd? Ja * Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? Ja * Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden? Ja
6.5. Vervreemding, besluiten en verklaringen a. Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven?
Zo ja, welke? Stichting OPOS en Stichting Ultiem Grenscorrectie Meerstad vml. gemeente Slochteren. Echter zijn alleen
Bijlage 2 Toelichting: Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.
gedigitaliseerde stukken overgegaan naar de gemeente Groningen.
b. Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?
Nee, niet nodig
NO+O
Aw art. 8
c. Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat er niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding? Toelichting: Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.
Zo nee, waarom niet?
NO+O
Ab art. 7
d. Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting: Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad).
Ja
NO+O
Ab art. 8
Omdat Midden-Groningen nog geen functionerende SIO heeft.
7. Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? 7.1. Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn
Nee, aan herstel wordt via een inhaalslag gewerkt.
Bijlage 2 a. Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of edepotvoorziening?
Nee
NO+O
Aw art. 3 en 1213 Ab art. 9.1 en 12
b. Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht?
Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?
NO+O
Aw art. 3 en 1213 Ab art. 9.1 en 12
NO+O
Aw art. 3 en 1213 Ab art. 9.1 en 12
Ja
NO+O
Ab art. 9.3
Nee
NO+O
Aw art. 13.3-4
Wat is de omvang van overgebrachte archieven sinds het vorige verslag in meters? 200 m1
Ja c. Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?
Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden? Achterstanden door de loop van jaren ontstaan omdat de rechtsvoorganger hierop niet of niet tijdig heeft ingespeeld.
7.2. Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? 7.3. Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbrengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? 8.1. Beschikbaarheid originelen en dubbelen
Ja
Bijlage 2 a. Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen?
Ja
O
Aw art. 14, 17 en 19
b. Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken?
Ja
O
Aw art. 14, 17 en 19
c. Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten?
Ja
O
Aw art. 14, 17 en 19 Gemw art. 229
d. Is in de regels over kosten rekening gehouden met de bepalingen daarover in de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who)? Toelichting: In beginsel mogen voor levering van alle digitaal aanwezige, niet beperkt openbare, informatie ten hoogste de marginale kosten van vermenigvuldiging, verstrekking en verspreiding in rekening worden gebracht.
Zo ja, op welke wijze?
O
Who art. 9
Wordt in de gemeentelijke legesverordening bepaald en vastgesteld. De omschrijvingen zullen hierop nog wel aangepast moeten worden omdat de huidige omschrijvingen dat onderscheidt niet gaat weergeven.
8.2. Beperking openbaarheid na overbrenging a. In beginsel zijn archiefbescheiden openbaar op het moment van overbrenging, binnen de wettelijke overbrengingstermijn. Heeft het college als archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van artikel 15 van de Archiefwet? Toelichting: De beperkingsgronden zijn: eerbiediging persoonlijke levenssfeer; belang van de Staat of zijn bondgenoten; voorkomen van onevenredige bevoor- of benadeling van betrokken natuurlijke of rechtspersonen dan wel van derden.
Ja
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
b. Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats?
Ja
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
c. Heeft het college als archiefzorgdrager bij de beperking van de openbaarheid rekening
Ja
O
AVG art. 89 UAVG art. 22 ev.
aandachtspunt
Bijlage 2 gehouden met de bepalingen in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? d. Heeft het college als archiefzorgdrager voldoende rekening gehouden met artikel 15a van de Archiefwet die de beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden inzake milieu-informatie inperkt?
Ja
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
e. Hebben het college als archiefzorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats het besluit tot de beperking aan de openbaarheid van bepaalde overgebrachte archiefbescheiden opgenomen in de verklaring van overbrenging?
Ja
O
Aw art. 15, 15a en 16 Ab art 9.3 en 10
n.v.t.
O
Aw art . 15
a. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de onveiligheid van de verzoeker? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
Ja, deze worden binnenkort geactualiseerd en aangescherpt.
O
Aw art. 17
b. In geval er verzoeken tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik werd geweigerd, is die weigering dan gemotiveerd?
Is dit wel/niet voorgevallen?
O
Aw art. 17
c. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot levering van informatie op grond van de Wet hergebruik Overheidsinformatie (Who) gemotiveerd?
Is dit wel/niet voorgevallen?
O
Who art. 3 en 4
8.3. Beperking openbaarheid langer dan 75 jaar Heeft het college als archiefzorgdrager voor de archiefbescheiden die ouder zijn dan 75 jaar en die het toch niet openbaar wil maken een machtiging tot opschorting van openbaarmaking aangevraagd en ontvangen van gedeputeerde staten? 8.4. Afwijzing raadpleging of gebruik
Is niet voorgevallen.
Is niet voorgevallen.
aandachtspunt
Bijlage 2 8.5. Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling a. Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan?
Is dit wel/niet voorgevallen?
O
Aw art. 3, 18 en 19
Aandachtspunt 2021 parlementaire enquête
b. Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
Ja, deze worden binnenkort geactualiseerd en/of aangescherpt.
O
Aw art. 3, 18 en 19
aandachtspunt
a. Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? Toelichting: Dit moet zijn opgenomen in het klanten- of bezoekersreglement.
Ja, deze worden binnenkort geactualiseerd en/of aangescherpt.
O
Aw art. 14 en 17
aandachtspunt
b. Zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest?
Nee
O
Geen
aandachtspunt
Ja
O
Geen
Is niet voorgevallen.
8.6. Regulering fysiek bezoek en gebruik
8.7. Regulering digitaal bezoek en gebruik Beschikt de archieforganisatie over een digitale frontoffice met tenminste een toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksreglement?