286. Raadsbrief openingstijden Huis van Cultuur en Bestuur

Raadsbrief

Datum:

27 mei 2021

Verzenddatum:

1 juni 2021

Behandeld door:

Harry Siebring

Mailadres:

harry.siebring@midden-groningen.nl

Zaak:

5481

Portefeuillehouder:

Adriaan Hoogendoorn

Onderwerp:

Openingstijden Publiekszaken in het Huis van Cultuur en Bestuur

Geachte leden van de raad, In de raadsbrief 'Centrale dienstverlening Huis van Cultuur en Bestuur' (nr.272) hebben we aangegeven dat wij onze inwoners ruimere openingstijden willen bieden. Naar aanleiding daarvan heeft u een motie aangenomen waarin het College wordt verzocht om zich in te zetten voor tenminste 2 avondopenstellingen en openstelling op vrijdagmiddag. Daarnaast richtte de motie zich op het extra onder de aandacht brengen van het thuisbezorgen van documenten. Via deze raadsbrief stellen we u graag op de hoogte van de nieuwe openingstijden Publiekszaken (gemeentelijke baliedienstverlening) binnen het Huis van Cultuur en Bestuur. Met de nieuwe openingstijden bieden we onze inwoners ruime(re) mogelijkheden hun zaken af te handelen nu de balie dienstverlening centraal georganiseerd wordt in het Huis van Cultuur en Bestuur. Maandag

9.00

16.30

Dinsdag

13.00

16.30

17.30

19.30

Woensdag

9.00

16.30

Donderdag

13.00

16.30

17.30

19.30

9.00

16.30

Vrijdag

Pagina:

2 van 4

Datum:

27 mei 2021

Zaak:

5481

Ruimere openingstijden De nieuwe openingstijden zijn voor alle inwoners ruimer dan de huidige openingstijden. Er is sprake van een uitbreiding overdag en in de avonden. Op maandagochtend is er extra behoefte gebleken aan openstelling en zijn wij om die reden de hele maandag geopend. De uitbreiding naar 16.30 uur moet onder andere een bezoek aansluitend aan het werk gemakkelijker maken. Meer mogelijkheden in de avond en vrijdagmiddag We breiden het aantal avonden uit van 1 naar 2 avonden en we zijn dan 2 uur lang geopend. Nu is dat slechts 1 uur. Daardoor zijn we ’s avonds totaal 3 uur langer open ten opzichte van de huidige openingstijden van de locatie in Hoogezand. De extra uren in de avond zijn met name geschikt voor werkende inwoners en degene die iets verder moeten reizen naar het gemeentehuis in Hoogezand. Daarnaast gaan wij ook op vrijdagmiddag open. Hier staat wel tegenover dat we de donderdagochtend sluiten. Voor de eenduidigheid kiezen we zoveel mogelijk voor dezelfde begin- en eindtijden. De standaard voor een toegankelijke en efficiënte dienstverlening Inwoners moeten op korte termijn bij ons terecht kunnen terwijl wij niet onbeperkt open kunnen zijn. Daarin is het zoeken naar een balans tussen toegankelijkheid en efficiency.

De nieuwe openingstijden sluiten goed aan bij de behoefte van inwoners en vormen naar onze menig wekelijks voldoende gelegenheid om langs te komen. Dat betekent niet dat de huidige openingstijden in beton zijn gegoten. In drukke perioden zoals de zomervakantie of bij pieken in het aanbod spelen wij flexibel in op de behoefte. Als de wachttijd om een afspraak te maken te lang wordt, bieden wij extra afspraaktijden aan en gaan wij meer uren per week open. Bijvoorbeeld op de dinsdag-of donderdagochtend of doorlopend van 9.00 tot 19.30 uur tijdens de dagen met een avondopenstelling of op een extra avond. Op die manier kunnen wij de inwoner efficiënt bedienen vanuit een basis met ruime openingstijden die wij flexibel kunnen uitbreiden als er behoefte is aan aanvullende openingsuren. Thuisbezorgen van documenten Van de mogelijkheid, die er vanaf de herindeling is, om een reisdocument of rijbewijs thuis te laten bezorgen wordt tot nu toe nauwelijks gebruik gemaakt. Voor inwoners die iets verder moeten reizen naar het Huis van Cultuur en Bestuur kan dit een passend alternatief zijn in plaats van het zelf afhalen van het document. We zullen deze mogelijkheid extra onder de aandacht brengen bij inwoners door vermelding in de flyer die huis aan huis verspreid wordt ter gelegenheid van het nieuwe Huis van Cultuur en Bestuur.

Daarnaast zullen we inwoners bij het aanvragen van documenten er nadrukkelijker op wijzen en zal de mogelijkheid voor thuisbezorgen prominenter vermeld worden op de website. Locatie Muntendam sluit de deuren op 10 juni 2021 Voorafgaand aan de eerste dag van klantontvangst op 12 juli moet het Huis van Cultuur en Bestuur ingericht worden met apparatuur en software om inwoners in het nieuwe gebouw te kunnen helpen. Wij gebruiken hiervoor de bestaande systemen van de huidige locaties die in het weekend voor de opening verhuisd moeten worden. Om de nieuwe werkplekken vooraf te kunnen testen gebruiken we de systemen van de locatie Muntendam die daardoor eerder moet sluiten.

De keuze voor Muntendam is gedaan omdat op die locatie weinig tot geen afspraken zijn gepland en er ook geen backoffice meer aanwezig is. Om inwoners in staat te stellen hun document nog op te halen in Muntendam, kunnen documenten tot een week eerder worden aangevraagd. Wij zullen inwoners die een aanvraag doen hierover informeren. Tot de opening van het Huis van Cultuur en Bestuur (12 juli 2021) kunnen aanvragen gedaan worden op de locaties Hooge Meeren en Slochteren. Communicatie Onze inwoners worden geïnformeerd over de openingstijden en extra gewezen op de mogelijkheid van thuisbezorging van documenten. Dat doen we via een bericht in de lokale kranten, sociale media en de website. Daarnaast wordt gecommuniceerd in een flyer die ter gelegenheid van het nieuwe Huis van Cultuur en Bestuur huis aan huis verspreid wordt.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen

A. Hoogendoorn Burgemeester

H.J.W. Mulder Gemeentesecretaris

Pagina:

4 van 4

Datum:

27 mei 2021

Zaak:

5481