283. Raadsbrief Uitkomst deelonderzoeken benchmark formatie en kosten 2020 Midden-Groningen en vervolg
Tekst van het document
Raadsbrief
Datum:
26 mei 2021
Verzenddatum:
26 mei 2021
Behandeld door:
Peter Koopman
Mailadres:
Peter.koopman@midden-groningen.nl
Zaak:
2020-011948
Portefeuillehouder:
Adriaan Hoogendoorn
Onderwerp:
Uitkomst deelonderzoeken benchmark formatie en kosten 2020 Midden-Groningen en vervolg
Geachte leden van de raad, De gemeente Midden-Groningen heeft begin 2020 haar bedrijfsvoering vergeleken met een aantal gemeenten van soortgelijke omvang door deel te nemen aan een benchmark van Berenschot. In deze vergelijking is gekeken naar de kosten die de gemeente maakt voor het uitvoeren van haar werkzaamheden, hoeveel formatie hiervoor nodig is en welke taken bij derden zijn belegd. Per taakgebied is deze vergelijking uitgevoerd. Daardoor is per taakgebied inzichtelijk gemaakt hoe Midden-Groningen zich qua kosten en formatie verhoudt tot de referentie-gemeenten. Het algemene beeld is dat Midden-Groningen, met een percentuele afwijking (9%) van de apparaatskosten ten opzichte van de referentiegroep, een gemeente is met “gemiddelde” kosten. Het gaat om een bedrag van € 5,5 miljoen hoger. In de benchmark is echter € 1,5 miljoen aan personele bezuinigingen (nog) niet verwerkt in de uitkomsten waardoor de hogere kosten uitkomen op € 4,0 miljoen. Een groot deel van deze hogere kosten (circa € 3,1 miljoen) moet worden gezocht bij taken belegd bij derden (ODG en Kwartier). Voor een vertegenwoordiging van de raadsfracties heeft Berenschot deze uitkomsten op 27 mei 2020 gepresenteerd.
Uit het onderzoek blijkt weliswaar dat Midden-Groningen ten opzichte van andere soortgelijke gemeenten “gemiddeld” scoort wat betreft de kosten maar voor een aantal taakgebieden valt echter op dat binnen Midden-Groningen significant hogere of lagere kosten zijn ten opzichte van de referentie-gemeenten zonder dat daar direct een verklaring voor was. Deze uitkomst was voor het college aanleiding om een projectopdracht te formuleren voor de ambtelijke organisatie. Deze projectopdracht luidde: Onderzoek de taakgebieden die qua kosten en/of formatie significant afwijken in de benchmark en waarvoor geen directe oorzaak kan worden gevonden in de werklast. De mogelijke onderzoeksrichtingen per taakgebied zijn vooraf niet ingeperkt en zijn afhankelijk van het desbetreffende taakgebied. Het college geeft de opdracht een kostenreductie van € 400.000 te behalen bij de taakgebieden waar bovengemiddelde kosten worden gemaakt. Met de huidige raadsbrief brengen wij u op de hoogte van de uitkomsten van de
Pagina:
2 van 5
Datum:
26 mei 2021
Zaak:
2020-011948
projectopdracht, welke vervolgstappen het college voor zich ziet en binnen welke context deze vervolgstappen worden genomen.
Oorspronkelijke projectopdracht Het college heeft de organisatie door middel van een projectopdracht gevraagd om de taakgebieden te onderzoeken die qua kosten en/of formatie significant afwijken in de benchmark en waarvoor geen directe oorzaak kan worden gevonden in de werklast. Daarbij gaat het zowel om significant hogere als significant lagere kosten. Taakgebieden met significant hogere kosten zijn: • Taakgebied: Jeugd • Taakgebied: Opvang en welzijn • Taakgebied: Afval • Taakgebied: Fysiek milieu en duurzaamheid • Taakgebied: Wabo • Taakgebied: Belastingen en WOZ • Taakgebied: Personeel en organisatie • Taakgebied: Financiën en Control In de projectopdracht is gevraagd om deze verschillen te verklaren en daar waar dat mogelijk is de kosten te reduceren en/of de formatie in balans te brengen met de werklast. Het college heeft de organisatie opgedragen een kostenreductie van € 400.000 te realiseren vanaf de begroting 2022 bij de taakgebieden waar bovengemiddelde kosten worden gemaakt. Zoals gezegd zijn er ook taakgebieden waar Midden-Groningen juist significant lagere kosten heeft dan de referentiegemeenten. Dit zijn ook taakgebieden waar in de praktijk de wrijving tussen de omvang van de werklast en de beschikbare middelen/menskracht merkbaar is.
Onderstaande taakgebieden hebben beduidend lagere kosten ten opzichte van de referentiegemeenten: • Taakgebied: Openbare orde en veiligheid • Taakgebied: Verkeer, vervoer en wegen • Taakgebied: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting • Taakgebied: Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie • Taakgebied: Bestuurszaken en bestuursondersteuning • Taakgebied: Facilitaire dienst Deze taakgebieden zijn gebaat bij een kwantitatieve en kwalitatieve versterking. Deze versterking is binnen de huidig beschikbare middelen niet mogelijk. Het college heeft aangegeven dat wanneer de kostenreductie omvangrijker is dan de bovengenoemde € 400.000 deze extra reductie in principe/onder voorwaarden ingezet kunnen worden voor een kwantitatieve en kwalitatieve versterking van de organisatie als geheel en de taakgebieden met spanning tussen werklast en middelen/menskracht in het bijzonder. Als voorwaarde stelt het college dat dit alleen mogelijk is wanneer de financiële situatie van de gemeente dit toelaat.
Pagina:
3 van 5
Datum:
26 mei 2021
Zaak:
2020-011948
Uitkomsten projectopdracht De uitkomsten van de projectopdracht zijn voor alle taakgebieden onderstaand puntsgewijs weergegeven. Taakgebieden met hogere kosten zonder bezuinigingsmaatregel • Taakgebied Jeugd. Voor het taakgebied Jeugd is er in de voorgaande bezuinigingsronde al structureel bezuinigd vanaf de begroting 2020. Met Kwartier zullen gesprekken worden voortgezet om te zien of aanvullende bezuinigingen in relatie tot het takenpakket realiseerbaar zijn. • Taakgebied Opvang en Welzijn. Uit de benchmark bleek op basis van de begrotingscijfers van het cluster Opvang en Welzijn dat voor Midden-Groningen er sprake is van hogere kosten ten opzichte van de referentiegemeenten. Bij deze begrotingscijfers is (nog) niet gekeken hoe de gemeenten hun uitvoerende werkzaamheden hebben georganiseerd. Het blijkt dat een groot deel van de referentiegemeenten deze werkzaamheden grotendeels niet (meer) zelf uitvoeren en grotendeels hebben ondergebracht bij een derde partij. Deze derde partij ontvangt hiervoor een subsidiebedrag. Dit subsidiebedrag staat in de begrotingen van de referentiegemeenten niet altijd in de cluster Opvang en Welzijn. Ook wij besteden een deel van het werk uit maar minder dan de referentiegemeenten.
Wanneer rekening wordt gehouden met de (hogere) subsidiebedragen bij de referentiegemeenten, is er bij Midden-Groningen geen sprake meer van significant hogere kosten ten opzichte van deze referentiegemeenten. • Taakgebied Fysiek milieu en duurzaamheid. Voor het taakgebied Fysiek milieu en duurzaamheid bleek dat ten opzichte van de referentiegemeenten de gemeente MiddenGroningen een hogere ambitie heeft op het gebied van duurzaamheid en daar meer menskracht en middelen op inzet. • Taakgebied Wabo. Voor het taakgebied Wabo zijn de deelnemers van de ODG in gesprek over een nieuw financieringsmodel. Dit nieuwe model leidt stapsgewijs tot een structureel lagere bijdrage van de gemeente Midden-Groningen van uiteindelijk € 200.000 per jaar. Taakgebieden met hogere kosten met bezuinigingsmaatregel • Taakgebied Afval. Voor het taakgebied geldt een bezuiniging van € 150.000 per jaar. Deze bezuiniging kan worden gerealiseerd door bijvoorbeeld een nieuw contract voor verpakkingsafval, nieuwe contracten op basis van aanbestedingen en een onderzoek naar inzet van materieel en routeoptimalisatie en het inzamelen van oud papier zonder verenigingen. In het geval van een 100% kostendekkendheid leidt een bezuiniging tot een verlaging van de afvalstoffenheffing. In de paragraaf lokale heffingen van de programmabegroting 2021 is de kostendekkendheid van afval bepaald op 80%.
Dit geeft de mogelijkheid om onder handhaving van zowel het tarief en de kostendekkenheid bedrijfsvoeringskosten toe te rekenen zodat sprake is van een daadwerkelijke bezuiniging. • Taakgebied Belastingen en WOZ. Voor het taakgebied geldt een bezuiniging van € 150.000 per jaar. Deze bezuiniging kan worden gerealiseerd door een efficiëntere inrichting van de uitvoeringsprocessen en de invoering van een nieuw ICT-systeem. • Taakgebied HR. Voor het taakgebied geldt een bezuiniging van € 50.000 per jaar. Een deel van de hogere kosten ten opzichte van de referentiegemeenten kan worden verklaard door inspanningen voor het (BWRI) werkbedrijf die qua werklast bij de referentiegemeenten ontbreekt.
•
Pagina:
4 van 5
Datum:
26 mei 2021
Zaak:
2020-011948
Taakgebied Financiën. Voor het taakgebied geldt een bezuiniging van € 50.000 per jaar. Een deel van de hogere kosten ten opzichte van de referentiegemeenten kan worden verklaard door inspanningen voor het (BWRI) werkbedrijf die qua werklast bij de referentiegemeenten ontbreekt.
Taakgebieden met lagere kosten • Taakgebieden Openbare orde en veiligheid, Bouwgrondexploitatie en GEO-informatie, Bestuurszaken en bestuursondersteuning, Verkeer, vervoer en wegen, Facilitaire dienst en Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. Voor deze taakgebieden zijn formatieuitbreidingen voorgesteld maar (nog) niet (met uitzondering van Openbare orde en veiligheid) gehonoreerd vanwege de financiële situatie. Vervolgstappen Met de bovenstaande bezuinigingen is voldaan aan de projectopdracht van het college, namelijk het realiseren van een structurele bezuiniging van € 400.000 vanaf de begroting 2022. Het college beschouwt de realisatie van deze bezuiniging als een eerste stap. Volgens het college zijn nog twee verdiepende stappen gewenst. In de eerste plaats zijn, met de huidige invulling van de opgedragen bezuiniging, de reducties vooral binnen de eigen organisatie gevonden. Maar zoals uit het bovenstaande overzicht blijkt, moet een groot deel van de hogere kosten (circa € 3,1 miljoen van in totaal € 4,0 miljoen) worden gezocht bij taken belegd bij derden. Vandaar dat het college voor deze taakgebieden (WABO en Jeugd) met de externe partijen die voor ons werk uitvoeren (ODG en Kwartier) de gesprekken gaat voortzetten over de hoogte van de in rekening gebrachte kosten en de omvang van de opgedragen taken.
In de tweede plaats vindt dit jaar een evaluatie van de startorganisatie van MiddenGroningen plaats. Bij de vorming van de (ambtelijke) organisatie van Midden-Groningen is afgesproken dat de organisatie na een aantal jaar wordt geëvalueerd. De uitkomsten van het onderzoek moeten laten zien in welke mate Midden-Groningen klaar is voor de huidige en toekomstige opgaven, geven handvatten voor noodzakelijke aanpassingen én geven bovenal handvatten voor verdere ontwikkeling. Eén van de te onderzoeken onderdelen betreft het in- en uitbesteden van taakgebieden. De vraag is dan: hebben we voor Midden-Groningen de juiste taakgebieden in- of uitbesteed en wat betekent dit voor de dienstverlening en de kosten? Dit vervolgonderzoek wordt dit jaar gestart. Context van de vervolgstappen De bovenstaande vervolgstappen moeten worden gezien in de huidige context. Het college ziet daarbij de volgende omstandigheden: •
Financiële situatie Midden-Groningen. We hebben al vanaf de start van Midden-Groningen te maken met financieel zwaar weer. Daar zijn we voorlopig nog niet uit. De gemeentelijke reserve beweegt zich in de buurt van het minimum zoals dat in de kadernota weerstandsvermogen is vastgelegd terwijl de risico’s waarvoor deze reserves worden aangehouden niet minder worden. Daarnaast hangt ons mogelijk een herverdeling van het gemeentefonds boven het hoofd die negatief kan uitpakken. Ook de jaarlijkse tekorten op Jeugd spelen ons parten. Tenslotte is nog niet definitief duidelijk hoe het jaarrekening resultaat er uit ziet. Kortom, de financiële situatie noopt ons om eventuele financiële
•
Pagina:
5 van 5
Datum:
26 mei 2021
Zaak:
2020-011948
meevallers en aanvullende bezuinigingen te gebruiken voor een sluitende meerjarenbegroting en het op peil houden van de reserves. De cumulatieve bezuinigingen van de afgelopen jaren hebben ook hun weerslag op de organisatie. Vanaf de start van de gemeente zijn meerdere bezuinigingstrajecten ingezet. In totaal hebben deze bezuinigingen een omvang van circa € 13 miljoen per jaar waarvan circa € 3 miljoen op personeel en bedrijfsvoering en nu aangevuld met € 0,4 miljoen naar aanleiding van de uitkomsten van Berenschot. Het effect hiervan is dat er een rem op de ontwikkeling van de organisatie is en tegelijkertijd de werkdruk toeneemt. De organisatie is nog in ontwikkeling. Het college herkent dat op sommige gebieden er nog een slag te maken valt in de organisatie. Midden-Groningen bestaat net drie jaar en in die tijd zijn al flinke stappen gezet in het harmoniseren van uitvoeringsprocessen en nieuw beleid voor Midden-Groningen. De stap die gemaakt moet worden om een 60.000+ gemeente te bedienen vraagt echter meer tijd. Ook Berenschot geeft aan dat er nog stappen te zetten zijn. Berenschot geeft op basis van haar analyse aan dat MiddenGroningen ten opzichte van de referentie-gemeenten relatief weinig strategische beleidsmedewerkers heeft georganiseerd. Het college ziet ook in dat dit vraagt om een investering in de organisatie.
Dat geldt zeker voor de taakgebieden waar Berenschot ook laat zien dat wij ten opzichte van de referentiegemeenten fors minder kosten maar wél dezelfde werkbelasting hebben. Het college is van mening dat wanneer de financiële situatie het toelaat deze versterking noodzakelijk is.
Vervolg De door het college gevraagde, en door de organisatie aangedragen, bezuinigingen van € 400.000 worden verwerkt in de begroting vanaf 2022. Over de vervolgstappen en de resultaten daarvan (bijvoorbeeld het onderzoek naar het in- en uitbesteden van taakgebieden) houden we u met een raadsbrief op de hoogte. Mocht dit leiden tot aanvullende besparingen dan zullen deze middelen worden ingezet, afhankelijk van de financiële situatie, voor verbetering van de financiële positie van de gemeente en versterking van de organisatie.
Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen
A. Hoogendoorn Burgemeester
H.J.W. Mulder Gemeentesecretaris