09. Accountantsverslag VRG dagtekening 21 maart 2022
Tekst van het document
Vertrouwelijk Veiligheidsregio Groningen T.a.v. het algemeen en dagelijks bestuur Sontweg 10 9723 AT GRONINGEN
Drachten, 21 maart 2022 Geacht bestuur, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag aan dat wij hebben opgesteld in het kader van onze controle op de jaarrekening 2021 van Veiligheidsregio Groningen. Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging van 26 juli 2021.
Onze controle is gericht op het vormen van een oordeel omtrent de jaarrekening over het jaar 2021. Bij de uitvoering van onze controle hebben wij de volledige medewerking en ondersteuning van de medewerkers van Veiligheidsregio Groningen ondervonden.
Wij zullen u informeren over de volgende onderwerpen: ➢ De belangrijkste constateringen tijdens de jaarrekeningcontrole ➢ Kwaliteit van de interne organisatie ➢ Onafhankelijkheid en controleaanpak ➢ Rechtmatigheidsverantwoording
De mogelijkheid om een open en eerlijk dialoog met u te voeren, vormt een essentieel onderdeel van ons controleproces. Wij waarderen deze mogelijkheid om de inzichten die uit onze controle voorkomen met u te delen. Hoogachtend, Bentacera Registeraccountants B.V.
Was getekend: T.A. Schurer RA
2
Inhoudsopgave 1. Uitkomsten van de controle Controleverklaring Reikwijdte en verantwoordelijkheden Materialiteit Jaarverslag en overige gegevens Presentatie en toelichting Schattingen Impact COVID-19 Communicatie over de uitkomsten
04
2. Jaarrekening en werkzaamheden risico’s Analyse resultaat Analyse weerstandsvermogen Controle risico’s en werkzaamheden
10
3. Uitkomsten beoordeling interne beheersing Algeheel beeld van uw interne organisatie IT omgeving Cyberrisico’s Data analyse Aanbevelingen interne beheersing
18
4. Overige bevindingen en relevante zaken Rechtmatigheidsverantwoording Geen ongebruikelijke transacties Onafhankelijkheid Naleving wet en regelgeving Urenbesteding
21
Bijlagen
25
3
1. Uitkomsten van de controle
4
Uitkomsten van de controle 1.1 Controleverklaring Wij hebben onze controlewerkzaamheden afgerond en er resteren geen ongecorrigeerde controleverschillen of andere materiële onzekerheden, die een aanpassing zouden behoeven van onze controleverklaring. Op grond van de hierboven genoemde uitkomsten van onze werkzaamheden hebben wij een goedkeurende controleverklaring verstrekt bij de jaarrekening van Veiligheidsregio Groningen over het boekjaar 2021 met dagtekening 21 maart 2022. Daarnaast zijn tijdens onze controle over het boekjaar 2021 geen onrechtmatigheden gebleken wat ertoe leidt dat wij in onze controleverklaring kunnen aangeven dat de verantwoorde baten en lasten alsook de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. In hoofdstuk 4 gaan wij verder in op de rechtmatigheidsverantwoording vanaf het jaar 2022.
Gecorrigeerd Bevinding
Absoluut bedrag (in euro’s)
Resultaateffect (in euro’s)
Correctie dotatie voorziening WW
33.000
-/- 33.000
Vrijval schuld vaststellingsovereenkomst
45.000
45.000
Correctie schuld CAO verhoging/uitkering
65.000
-/- 65.000
Correctie declaratie corona meerkosten
228.000
228.000
Totaal
371.000
175.000
Ongecorrigeerd Bevinding
Soort correctie
N.v.t.
Fout/onzekerheid
Bedrag
P.M.
5
Uitkomsten van de controle 1.2 Reikwijdte en verantwoordelijkheden van de controle Het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Groningen is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening 2021 en voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de Veiligheidsregio Groningen. Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening 2021 van Veiligheidsregio Groningen. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 lid 3 sub d van de Gemeentewet en het besluit Accountantscontrole Decentrale overheden (BADO).
Bij het maken van de risico-inschattingen hebben wij de interne beheersing in aanmerking genomen die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van uw organisatie. Wij hebben onze controle zodanig ingericht dat wij een redelijke mate van zekerheid verkrijgen dat de jaarrekening in haar geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat. Onze controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van schattingen die door het bestuur gemaakt zijn.
Jaarstukken Veiligheidsregio Groningen
Balans + toelichting
Jaarrekening
Staat van baten en lasten + toelichting WNT verantwoording SISA bijlage
Jaarverslag
De controleverklaring heeft betrekking op deze onderdelen
Corona verantwoording
Van dit onderdeel stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze corresponderen met de jaarrekening (zie paragraaf 1.4 voor toelichting)
In het kader van onze reguliere controleopdracht van de jaarrekening stellen wij vast dat kosten gerelateerd zijn aan Corona en niet dubbel gedeclareerd worden (zie paragraaf 1.7 voor toelichting)
6
Uitkomsten van de controle 1.3 Materialiteit In onze controle controleren wij niet alle transacties. Onze werkzaamheden worden gebaseerd op basis van onze risico-inschatting, de kwaliteit van uw interne beheersing en onze professioneel kritische instelling. Op basis hiervan stellen wij een bedrag vast dat wij als materialiteit hanteren bij de uitvoering van onze werkzaamheden. Materialiteit kan hierbij worden gedefinieerd als het bedrag waarop de gebruikers van de jaarrekening hun oordeel zouden kunnen aanpassen, mocht een dergelijke afwijking niet zijn gecorrigeerd in de jaarrekening.
Voor het bepalen van de materialiteit hanteren wij de uitgangspunten zoals opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO): Goedkeuringstolerantie t.a.v. fouten: 1% van de lasten; Goedkeuringstolerantie t.a.v. onzekerheden: 3% van de lasten. Op basis van voorgaande hanteren wij de volgende bedragen: Materialiteit fouten € 490.000 Materialiteit onzekerheden € 1.470.000 Op basis van de activiteiten van de organisatie, rekening houdend met de aanwezige posten en de omvang van de belangrijkste kerncijfers, achten wij de berekende materialiteit representatief voor de jaarrekening als geheel. Uitvoeringsmaterialiteit Om te voorkomen dat wij mogelijke fouten niet constateren en mogelijkerwijs een materiële fout in de jaarrekening zit, werken wij met een afslag op de materialiteit: de uitvoeringsmaterialiteit. Het SRA handboek controle heeft als uitgangspunt dat de uitvoeringsmaterialiteit in principe tussen 50 - 75% dient te zijn van de materialiteit, afhankelijk van de interne beheersing van de entiteit.
€ 365.000
€ 490.000
Gezien het hoge niveau van uw interne beheersing en betrouwbaarheid van uw financiële administratie hebben wij gekozen voor de bovenzijde van de range: 75%. Dit resulteert in een bedrag van € 365.000. Voor het rapporteren van onze afwijkingen hanteren wij een bedrag van € 20.000, zijnde 5% van de materialiteit voor fouten. Kwalitatieve overwegingen Naast het hanteren van een kwantitatieve materialiteit, beoordelen wij gedurende het gehele controleproces of wij tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden signalen ontvangen of omstandigheden constateren die - ondanks dat deze in euro’s van geringe omvang zijn een mogelijke indicatie voor fraude of het niet-naleven van relevante wet- en regelgeving zijn.
7
Uitkomsten van de controle 1.4 Jaarverslag en overige gegevens
1.5 Presentatie en toelichting
Op basis van het Besluit Begroting & Verantwoording (BBV) en Controlestandaard 720 ‘De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot andere informatie’ gaat de accountant na of de andere informatie, bestaande uit het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen, en de overige gegevens, voor zover hij dat kan beoordelen, is opgesteld overeenkomstig BBV en verenigbaar is met de jaarrekening en tijdens ons onderzoek van de jaarrekening verkregen kennis en begrip van Veiligheidsregio Groningen.
De opmerkingen ten aanzien van de presentatie en de toelichtingen in de jaarrekening zijn door het dagelijks bestuur in de jaarrekening verwerkt.
Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie: ➢ verenigbaar is met de jaarrekening en, op basis van de door ons verkregen kennis en begrip van Veiligheidsregio Groningen, geen materiële afwijkingen bevat; ➢ alle informatie bevat die op grond van BBV is vereist.
1.6 Schattingen Voor het opstellen van de jaarrekening moeten vaak schattingen worden gemaakt. Bepaalde schattingen kunnen van bijzonder belang zijn door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het bestuur. Wij hebben de inschatting van het bestuur beoordeeld en zijn akkoord met de gekozen verwerkingswijze in 2021. Risico op schattingsonzekerheid is beperkt en kwaliteit van de toelichting en onderbouwing van deze posten is toereikend.
Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag en de overige gegevens in overeenstemming met het BBV.
8
Uitkomsten van de controle 1.7 Impact COVID-19 In 2021 zijn de Veiligheidsregio’s –net als in 2020- geconfronteerd met extra kosten in verband met het bestrijden en beheersen van COVID-19. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft de Veiligheidsregio’s extra taken en opdrachten gegeven. De meerkosten van deze taken en opdrachten worden door het ministerie van VWS direct vergoed aan de Veiligheidsregio’s. De verantwoording van de meerkosten vindt plaats via de jaarrekeningen van de Veiligheidsregio’s. Tijdens de controle van de jaarrekening 2021 dient te worden vastgesteld dat de meerkostenregeling budgetneutraal is en dat er geen sprake is van dubbele financiering van de meerkosten. Een groot deel van de aanpak COVID-19 is uitgevoerd door uw eigen medewerkers (of van gemeenten). Hierdoor zijn de meerkosten beperkt gebleven. Door het doorschuiven en stilleggen van activiteiten zijn incidentele voordelen ontstaan. Bovenstaande resulteert voor u in de volgende afrekening van de coronakosten in de jaarrekening:
Wij kunnen ons vinden in de in het jaarverslag opgenomen verantwoording van de meerkosten. Er is dan ook geen aanleiding om in onze controleverklaring een paragraaf te wijden aan de verantwoording van de meerkosten. Daarnaast heeft u in 2021 een incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op toegangsbewijzen ontvangen van in totaal € 1,5 mio. Deze bijdrage heeft u verdeeld over de gemeenten. De gemeenten zullen de besteding via hun SISA-verantwoording verantwoorden, waarna u in 2022 de definitieve besteding en verantwoording kunt opstellen. Voor 2021 betekent dit voor u dat er in de SISA-verantwoording geen besteding verantwoord hoeft te worden (zie ook bijlage 1 bij dit accountantsverslag).
1.8 Communicatie over de uitkomsten van de controle Gedurende de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij regelmatig onze bevindingen met medewerkers van uw organisatie gecommuniceerd. Communicatie ging gedeeltelijjk via de digitale wegen vanwege de corona-situatie. Ondanks deze wat ‘afstandelijke’ werkwijze is gedurende het proces goed contact geweest met de betrokkenen van uw en onze organisatie om de controle adequaat uit te kunnen voeren.
Samenvatting meer/minderkosten COVID-19 Omschrijving
Bedrag (in euro’s)
Totale meerkosten
469.000
Af: minderkosten
241.000
Totale verantwoording
228.000
Reeds ontvangen in boekjaar Nog te ontvangen op balansdatum
0 228.000
9
2. Jaarrekening en werkzaamheden risico’s
10
Jaarrekening en werkzaamheden risico’s 2.1 Analyse van het resultaat In ons accountantsverslag hebben wij besloten geen uitgebreide analyse op te nemen omtrent uw financiële positie en programmaverantwoording, omdat deze analyse reeds uitgebreid door u wordt toegelicht in uw jaarverslag en jaarrekening. Het gerealiseerde resultaat voor bestemming valt € 1.983k hoger uit dan begroot als gevolg van de impact van de coronacrisis. Hierdoor zijn diverse werkzaamheden, projecten en aanbestedingen stilgelegd of doorgeschoven. In het jaarverslag is het volgende voorstel tot resultaatsbestemming opgenomen: ➢ Toevoeging egalisatiereserve kapitaallasten € 490k ➢ Toevoeging bestemmingsreserve 2e loopbaanbeleid € 400k ➢ Toevoeging bestemmingsreserve stedelijk gebied € 270k ➢ Toevoeging bestemmingsreserve ICT kosten € 370k ➢ Toevoeging algemene reserve € 228k € 1.758k ======== In de baten zijn ontvangen bijdragen gemeenten opgenomen voor een bedrag van € 3,6mio. Dit is conform het herstelplan om het negatief eigen vermogen in de jaren 2021 t/m 2025 (€ 3,6mio per jaar) aan te zuiveren.
Resultatenrekening Post
Bedragen x €1.000
Realisatie
Begroting
Afwijking
%
€ 341.000 Baten
54.182
53.982
200
0%
Lasten
49.330
51.113
1.783
3%
Resultaat voor bestemming
4.852
2.869
1.983
Mutaties reserves: -
Onttrekkingen
0
0
0
-
Toevoegingen
3.094
2.869
225
1.758
0
1.758
Nog te bestemmen resultaat
11
Jaarrekening en werkzaamheden risico’s 2.2 Analyse van het weerstandsvermogen De continuïteit van een gemeenschappelijke regeling dient te worden geïnterpreteerd in hoeverre zij in staat is om niet-begrote financiële tegenvallers op te kunnen vangen uit eigen middelen. In de (verplichte) paragraaf “weerstandsvermogen en risicobeheersing” dient u inzage te geven in de risico’s die mogelijk bij uw organisatie spelen. Op basis van uw eigen risicoanalyse heeft u de kans x impact gekwantificeerd op € 2.768k.
Weerstandsvermogen Bedragen x €1.000
€ 341.000
Voor het voeren van een stabiel (financieel) beleid is het aanhouden van voldoende vermogen een belangrijke randvoorwaarde. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat, indien u niet over het minimale weerstandsvermogen beschikt en grote niet-voorziene tegenvallers zich voordoen, de deelnemende gemeenten verplicht zijn om bij te springen in het tekort, waardoor het niet noodzakelijk hoeft te zijn om aanzienlijke buffers binnen Veiligheidsregio Groningen aan te houden.
Weerstandsnorm
2021
2020 2.768
2.520
- /- 7.189
- /- 12.523
Bestemmingsreserves
2.070
2.251
De ontwikkeling van uw eigen vermogen per ultimo 2020 en ultimo 2021 is hiernaast opgenomen.
Nog te bestemmen resultaat
1.758
2.059
-/- 6.129
-/- 10.733
Op basis van dit overzicht beschikt u ultimo 2021 niet over voldoende weerstandsvermogen om de door u geformuleerde en gekwantificeerde tegenvallers op te kunnen vangen. Echter met de deelnemende gemeenten is een herstelplan overeengekomen om het negatief eigen vermogen in de jaren 2021 t/m 2025 (€ 3,6mio per jaar) aan te zuiveren. Deze periode is afgestemd met uw toezichthouder, de Provincie Groningen, waardoor de aanwezigheid van een negatief eigen vermogen voor uw organisatie niet heeft gerealiseerd in aanvullende (financiële) verplichtingen.
Ratio weerstandsvermogen
-/- 2,2
-/- 3,2
Beschikbaar: Algemene reserve
Over-/onderrealisatie
In de nota risicomanagement en weerstandsvermogen is het uitgangspunt gehanteerd dat Veiligheidsregio Groningen zelf weerstandsvermogen opbouwt om potentiële financiële calamiteiten op te kunnen vangen. Hierbij wordt uitgegaan van een ratio tussen de 1,0 en 1,4 (verhouding beschikbaar en benodigd weerstandsvermogen). Hier kan de komende jaren niet door u aan worden voldaan.
12
Jaarrekening en werkzaamheden risico’s 2.3 Controle risico’s en werkzaamheden Op basis van de door ons uitgevoerde risicoanalyse zijn de onderstaande risico’s geïdentificeerd. Vervolgens beschrijven wij de werkzaamheden wij op dit risico hebben uitgevoerd om dit risico terug te brengen naar een – voor onze controledoeleinden – aanvaardbaar laag niveau. ➢ Significant risico (SR) ➢ Risico op afwijking materieel belang (RAMB)
SR Risico doorbreking interne beheersingsmaatregelen
SR Onjuiste verantwoording WNT
Het management bevindt zich gewoonlijk in een unieke positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratie te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door middel van het doorbreken van interne beheersmaatregelen. Als gevolg van de onvoorspelbaarheid van de wijze waarop het management interne beheersingsmaatregelen doorbreekt, vormt dit een risico op een afwijking van materieel belang die het gevolg is van fraude en vormt het om die reden een significant risico.
Ingevolge de Wet Normering Topinkomens (WNT) hebben wij als 341.000 accountants€een extra controlerende taak. Wij dienen te controleren of de WNT wordt nageleefd. Voor deze controle is een krachtens de wet vastgesteld Controleprotocol WNT van kracht.
Onze aanpak
Onze aanpak ➢ Controle van toegepaste bezoldigingsmaxima ➢ Controle volledigheid en juistheid verantwoorde functionarissen ➢ Controleren volledigheid en juistheid bezoldigingsgegevens.
➢ Controle van handmatige journaalposten ➢ Controle schattingen ➢ Controle van specifiek geselecteerde journaalposten met onderliggende brondocumenten ➢ Controle boekingen omtrent jaarafgrenzing
Onze bevindingen
Onze bevindingen
Wij hebben bij de controle op de WNT-verantwoording geen onjuistheden in de verantwoording aangetroffen.
Wij hebben gedurende de jaarrekeningcontrole vastgesteld dat er geen onjuiste of onrechtmatige (memoriaal)boekingen hebben plaatsgevonden in de financiële administratie.
De Veiligheidsregio Groningen heeft terecht de vereiste personalia en juiste bezoldigingsgegevens van de leden van het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en haar directeur opgenomen in de WNTverantwoording.
De aannames ten aanzien van de schattingen zijn door ons geëvalueerd en wij hebben geen indicatoren van beïnvloeding van schattingen door het management geïdentificeerd. Met betrekking tot het schattingselement in de voorziening Functioneel Leeftijdsontslag verwijzen wij naar de volgende pagina. Wij hebben geen significante ongewone transacties geïdentificeerd.
13
Jaarrekening en werkzaamheden risico’s SR Juistheid voorziening Functioneel Leeftijdsontslag (FLO)
RAMB Volledigheid onderhoudsvoorziening
De voorziening in verband met functioneel leeftijdsontslag (FLO) is een voorziening met een grote omvang die een materieel schattingselement bevat. Het risico bestaat dat deze schatting wordt gebruikt voor sturing van de resultaten (zie ook SR Doorbreking IB) of dat er een onjuiste berekening wordt gehanteerd.
Onze aanpak € 341.000
Onze aanpak ➢ Controle van de berekening van de ingeschakelde externe deskundige. ➢ Controle van de input van de berekening door de externe deskundige.
De berekening van de onderhoudsvoorziening gebeurt voornamelijk op basis van schattingen. Daarom is er een risico op een afwijking van materieel belang onderkend voor deze voorziening.
➢ Controle rekenkundige juistheid berekening. ➢ Controle toepasselijkheid onttrekkingen. ➢ Controle aanvaardbaarheid schattingselementen.
Onze bevindingen Onze bevindingen Tijdens onze controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de gehanteerde berekeningssystematiek consistent is met voorgaand jaar. Tevens hebben wij vastgesteld dat de brongegevens correct zijn opgenomen in de berekening en dat de berekening rekenkundig juist is. Naar aanleiding van onze werkzaamheden hebben wij geen onjuistheden en/of onvolledigheden gesignaleerd met betrekking tot de berekening van de voorziening FLO.
De mutatie van de onderhoudsvoorziening bestaat enerzijds uit aanwending (€ 44k) en anderzijds uit de jaarlijkse dotatie (€ 290k). Wij hebben geconstateerd dat de jaarlijkse dotatie van € 290k niet toereikend is om de totale kosten volgens de lange termijnplanning te dekken. De jaarlijkse dotatie volgens het meerjarenonderhoudsplan zou € 310k per jaar moeten zijn. Het verschil groot € 20k over 2021 is niet gecorrigeerd in de jaarrekening 2021, maar wordt over de resterende 20 jaar verrekend (€ 1k p/j). Vanaf het jaar 2022 bedraagt de jaarlijkse dotatie € 311k. Met deze uitwerking kunnen wij instemmen. Er resteren geen verdere onjuistheden en/of onvolledigheden met betrekking tot de onderhoudsvoorziening.
14
Jaarrekening en werkzaamheden risico’s RAMB Juistheid opbrengsten
RAMB Bestaan materiële vaste activa
Vanuit de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (NV COS) wordt een risico met betrekking tot de opbrengstverantwoording verondersteld. Aangezien de opbrengsten van Veiligheidsregio Groningen voornamelijk bestaan uit gemeentelijke bijdragen en rijksbijdragen en Veiligheidsregio Groningen geen invloed heeft op de hoogte van deze bijdragen, kan het veronderstelde risico voor deze opbrengststromen worden weerlegd. Voor de overige opbrengsten kan het veronderstelde risico niet op voorhand worden weerlegd en is daarom een risico op een afwijking van materieel belang onderkend voor wat betreft de juistheid van de overige opbrengsten.
€ 341.000 Onze aanpak
De materiële vaste activa betreffen voornamelijk (brandweer)voertuigen, (brandweer)materieel en kazernes in eigendom. De post materiële vaste activa betreft circa 95% van de totale activa. In dit kader is het van belang om na te gaan of de materiële vaste activa werkelijk aanwezig zijn.
➢ Controle op bestaan rijdend materieel d.m.v. aansluiting met verzekerde objecten ➢ Controle op bestaan rijdend materieel d.m.v. waarneming ter plaatse. ➢ Controle op eigendom onroerend goed (kazernes) d.m.v. aansluiting met gegevens Kadaster
Onze aanpak ➢ Controle doorlopende nummering verkoopfacturen ➢ Controle juistheid door middel van deelwaarnemingen m.b.t. overige opbrengsten.
Onze bevindingen
Onze bevindingen
Met betrekking tot het bestaan van de materiële vaste activa zijn ons geen onjuistheden gebleken.
Naast bovenstaande werkzaamheden gericht op het risico met betrekking tot de overige opbrengsten, hebben wij ook de juistheid van de gemeentelijke bijdragen en rijksbijdragen gecontroleerd.
Wij hebben bij jaareinde een viertal locaties bezocht om het bestaan van rijdend materieel vast te stellen.
Er zijn ons geen onjuistheden gebleken met betrekking tot de juistheid van de verantwoorde opbrengsten.
15
Materialiteit, risico’s en auditresponse RAMB Aanbestedingen Het risico bestaat dat de vereisten die volgen uit de geldende aanbestedingswetgeving niet worden nageleefd met als gevolg dat de inkopen en/of aanbestedingen niet rechtmatig zijn.
Onze aanpak ➢ Controle op de formele vereisten volgens de aanbestedingswet. ➢ Controle op de inhoudelijke keuzes en ingenomen posities tijdens het inkoopproces/aanbestedingsproces.
Onze bevindingen Tijdens de uitvoering van de controle hebben wij uw interne inkoopscan (spendanalyse) als basis voor onze werkzaamheden gebruikt. Er zijn ons geen onjuistheden of onrechtmatigheden gebleken met betrekking tot de inkopen en/of aanbestedingen.
RAMB Rechtmatigheid De te maken kosten dienen vooraf te zijn opgenomen in de begroting, welke is goedgekeurd door het algemeen bestuur. Indien gemaakte kosten niet conform de goedgekeurde begroting zijn, zijn deze in principe niet rechtmatig. Omdat het bestuur bestaat uit alle deelnemende gemeenten is het van belang de rechtmatigheid van de gemaakte kosten specifiek € 341.000 aandacht te geven tijdens onze controle.
Onze aanpak ➢ Vaststellen dat begroting (inclusief gewijzigde begroting) is goedgekeurd door het algemeen bestuur. ➢ Vaststellen dat de gemaakte kosten bij de juiste programma’s zijn verantwoord. ➢ Vaststellen dat de kosten per programma aansluiten op de (goedgekeurde) begroting.
Onze bevindingen De gerealiseerde kosten liggen lager dan de begrote kosten aangezien veel activiteiten zijn uitgesteld vanwege de maatregelen a.g.v. COVID-19. Met betrekking tot de kosten zijn ons geen onrechtmatigheden gebleken.
16
Materialiteit, risico’s en auditresponse RAMB Presentatie en classificatie eigen vermogen Net als bij het hiervoor beschreven risico dienen onttrekkingen en toevoegingen aan bestemmingsreserves te worden goedgekeurd door het algemeen bestuur. Tevens bestaat het risico dat er een vermenging ontstaat tussen bestemmingsfondsen (bijdragen van derden met bestedingsverplichting) en bestemmingsreserves (vorming door algemeen bestuur).
€ 341.000
Onze aanpak ➢ Vaststellen dat onttrekkingen en toevoegingen aan bestemmingsreserves zijn goedgekeurd door het algemeen bestuur. ➢ Vaststellen dat er een notitie aanwezig is (welke is goedgekeurd door het algemeen bestuur) omtrent de te verwachte bestedingen. ➢ Vaststellen dat er geen sprake is van vermenging tussen bestemmingsfondsen en bestemmingsreserves.
Onze bevindingen Uit de notulen van de bestuursvergaderingen blijkt dat de bestemmingsreserves zijn goedgekeurd door het bestuur. Ook zijn er interne notities aanwezig zijn die beschrijven waar de bestemmingsreserves betrekking op hebben en hoe het te reserveren bedrag is bepaald. Tevens hebben wij vastgesteld dat de gemeenten een totale (extra) bijdrage van € 3,6mio hebben geleverd in het kader van het herstelplan om het negatieve vermogen in de jaren 2021 t/m 2025 aan te zuiveren. Onze conclusie is dat de presentatie en classificatie van de subcategorieën binnen het eigen vermogen geen onjuistheden bevat.
17
3. Uitkomsten beoordeling interne beheersing
18
Uitkomsten beoordeling interne beheersing 3.1 Algeheel beeld van uw interne organisatie
3.2 Wij hebben uw IT-omgeving beoordeeld
Vanuit ons perspectief willen wij u inzicht verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van Veiligheidsregio Groningen.
Ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: ➢ Is het proces beschreven? ➢ Is de opzet van het proces toereikend? ➢ Bestaat het proces zoals het in de opzet staat beschreven? ➢ Werkt het proces conform de beschreven opzet? ➢ Is de management informatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? ➢ Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom het proces? ➢ Is de beheersmaatregel beoordeeld en getest? ➢ Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt?
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of onderdelen hiervan. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht.
Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de voor de jaarrekening significante processen van Veiligheidsregio Groningen van voldoende niveau zijn. Overall gezien zijn wij van mening dat het huidige niveau van uw interne beheersing adequaat te noemen is gezien de omvang van de organisatie. Er zijn binnen uw organisatie voldoende interne beheersingsmaatregelen ingeregeld om een betrouwbare gegevensverwerking te waarborgen. In onze managementletter van 26 oktober 2021 hebben wij onze bevindingen met betrekking tot de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen met u gedeeld.
19
Uitkomsten beoordeling interne beheersing 3.3 Cyberrisico’s blijven toenemen
3.4 Data analyse
De grote hoeveelheid cyber- en privacy incidenten in de maatschappij de afgelopen periode toont aan dat cyber- en privacy risico’s verder blijven toenemen. Cyberaanvallen kunnen tot continuïteitrisico’s leiden doordat tijdens ransomware aanval kritische data en systemen voor een langere periode niet beschikbaar zijn. Covid-19 leidt tot versnelde digitalisering bij organisaties, maar brengt ook nieuwe cyberrisico’s met zich mee.
Tijdens onze jaarrekeningcontrole hebben wij analyses uitgevoerd op de door u beschikbaar gestelde data vanuit de financiële administratie.
Wij adviseren om blijvende aandacht en voldoende prioriteit te geven aan de toenemende cyber en privacy risico’s op zowel technisch, procedureel als organisatorisch vlak en daarbij bijvoorbeeld ook te overwegen een onafhankelijke externe audit op het gebied van security en privacy uit te voeren.
Benford’s Law Benford’s Law is een statistische wet die het percentage aangeeft van hoe vaak een getal begint met het cijfer 1 (30,1%), 2 (17,6%), 3 (12,5%), etcetera. Hierbij is het van belang in acht te nemen dat hier niet naar de grootte van de bedragen wordt gekeken, maar naar de frequentie waarin een bepaald getal voorkomt. Wij hebben de financiële administratie van uw organisatie getoetst aan deze Wet van Benford.
Wij merken op dat onze werkzaamheden rondom security en privacy zich beperken tot het inzicht krijgen in de maatregelen die Veiligheidsregio Groningen in dit kader in opzet heeft getroffen en hoe cybersecurity en privacy in opzet is ingebed in de organisatie. Wij hebben geen diepgaande beoordeling uitgevoerd om vast stellen of uw organisatie adequate maatregelen heeft getroffen om cyberrisico’s te mitigeren en te voldoen aan wet- en regelgeving rondom de beveiliging van persoonsgegevens. Wij adviseren u om een analyse te doen op de door u gewenste niveau van dienstverlening, die gebaseerd is op uw afhankelijkheid van IT dienstverlening en bijbehorende kosten. Indien gewenst treden wij nader met u in overleg.
Deze analyses betreffen: ➢ Benford’s Law ➢ Boekingen per periode ➢ Boekingen per dagboek
Boekingen per periode en dagboek Er is een analyse gemaakt o.b.v. uw financiële administratie om vast te stellen of hier bijzonderheden aanwezig zijn. In de bijlagen zijn de uitkomsten weergegeven ten aanzien van bovenstaande analyses. Conclusie Op basis van de analyses blijken geen bijzonderheden. De uitschieters in Benford’s Law kunnen worden verklaard door repeterende kosten. De boekingen per periode volgen het interne controle plan van VRG.
20
4. Overige bevindingen en relevante zaken
21
Overige bevindingen en relevante zaken 4.1 Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf begrotingsjaar 2022 vindt er een verandering plaats in de verantwoordelijkheden met betrekking tot de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekeningen van gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Niet langer is het de accountant die vaststelt of deze posten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Vanaf 2022 ligt deze verantwoordelijkheid bij het dagelijks bestuur. Dit is vastgelegd in de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (opgesteld door de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)). Deze notitie vervangt de Kadernota Rechtmatigheid. Het algemeen bestuur bepaalt met ingang van 2022 wat de kaders zijn en vanaf welk moment (en welk bedrag) zij geïnformeerd wenst te worden. Het dagelijks bestuur legt via de jaarrekening verantwoording af over rechtmatigheid. De accountant oordeelt vervolgens of aan de criteria van deze verantwoording is voldaan en of deze verantwoording een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft. De rechtmatigheidsverantwoording die vanaf 2022 opgenomen wordt in de jaarrekening, dient te voldoen aan negen criteria.
Zes criteria zien tevens toe op getrouwheidsaspecten en drie criteria zien uitsluitend toe op specifieke rechtmatigheidsaspecten: ➢ Calculatiecriterium ➢ Valuteringscriterium ➢ Adresseringscriterium ➢ Volledigheidscriterium ➢ Aanvaardbaarheidscriterium ➢ Leveringscriterium ➢ Begrotingscriterium ➢ Voorwaardencriterium ➢ Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
afgedekt door balans en overzicht van baten en lasten
afgedekt door rechtmatigheidsverantwoording
Het stappenschema voor het verantwoordingstraject ziet er vanaf 2022 als volgt uit: Stap 1: • Normenkader wordt vastgesteld door AB • Dagelijks bestuur toetst aan normenkader Stap 2: • Dagelijks bestuur rapporteert over rechtmatigheidsverantwoording en eventuele onduidelijkheden • Accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over getrouwheid Stap 3: • Algemeen bestuur spreekt met dagelijks bestuur over de bevindingen rechtmatigheid.
De vorm van de rechtmatigheidsverantwoording is per heden nog niet definitief vastgelegd en wordt naar verwachting beschikbaar gesteld zodra de wetgeving hierop is aangepast. De behandeling van de wetswijziging staat vooralsnog voor het 1e halfjaar van 2022 gepland. Voorwaarde voor het op kunnen stellen van een rechtmatigheidsverantwoording is de inrichting van een rechtmatigheidsadministratie c.q. registratie van afwijkingen van de geldende wet- en regelgeving. Deze registratie is een aanvulling op de operationalisering van het geldende normenkader in een toetsingskader. Wij adviseren u om de regelgeving hieromtrent nauwlettend te volgen en tijdig uw administratie in te richten om aan de voorwaarden van de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen voldoen.
22
Overige bevindingen en relevante zaken 4.2 Bevestiging geen ongebruikelijke transacties
4.3 Onafhankelijkheid controleteam
Onze controle dient zodanig te worden gepland en uitgevoerd dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang als gevolg van fouten of fraude bevat (Standaard 240, “De verantwoordelijkheden van de accountant met betrekking tot fraude in het kader van een controle van financiële overzichten”). Door de beperkingen die inherent zijn aan een controle, bestaat er een onvermijdbaar risico dat sommige afwijkingen in de financiële overzichten niet zullen worden ontdekt, zelfs wanneer de controle naar behoren is gepland en uitgevoerd overeenkomstig de Standaarden.
Op grond van wettelijke voorschriften en regelgeving van de beroepsorganisatie zijn wij gehouden om alle relaties tussen onze organisatie en Veiligheidsregio Groningen schriftelijk te rapporteren en onze onafhankelijkheid als externe accountant ten opzichte van Veiligheidsregio Groningen schriftelijk te bevestigen.
Onze controlewerkzaamheden omvatten mede de volgens Standaard 240 vereiste werkzaamheden, zoals brainstorming, het verzamelen van informatie met het oog op het vaststellen van en reageren op het risico van fraude en het uitvoeren van bepaalde werkzaamheden gericht op het risico van het doorbreken van interne beheersmaatregelen door het management, met inbegrip van inzage in journaalboekingen, beoordeling van schattingen en evaluatie van zakelijke redenen voor significante ongebruikelijke transacties.
Een aantal belangrijke punten uit de Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO), die we hieronder hebben opgenomen betreffen: ➢ langdurige betrokkenheid ➢ samenloop van dienstverlening ➢ geschenken en giften Wij bevestigen als controleteam dat de onafhankelijkheidsvereisten zijn nageleefd.
Bij onze controle zijn geen gevallen van fraude en/of overtreding van wet- en regelgeving gesignaleerd.
23
Overige bevindingen en relevante zaken 4.4 Naleving Wet- en Regelgeving
4.7 Urenbesteding
Wij informeren het dagelijks- en/of algemeen bestuur over handelingen waarbij het hoger kader is betrokken en over fraude en illegale handelingen (of deze nu door het hoger kader of door andere werknemers zijn veroorzaakt) die een onjuistheid van materieel belang in de jaarrekening tot gevolg hebben. Gedurende de controle zijn geen significante punten gesignaleerd ten aanzien van feitelijke of vermoedelijke niet-nakoming van wet- en regelgeving of statuten, voor zover deze van belang worden geacht voor de mate waarin het bestuur in staat is haar taken te vervullen.
Met ingang van boekjaar 2016 doen wij als Bentacera mee aan het NBAverbetertraject “In het publiek belang”. In dit traject is één van de verbetermaatregelen het voor- en achteraf communiceren van onze tijdsen kostenbesteding aan u.
4.5 Naleving Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) Wij hebben getoetst of uw jaarrekening voldoet aan de BBV en hebben geconcludeerd dat uw jaarrekening voldoet aan deze richtlijnen.
4.6 Wet Normering Topinkomens Veiligheidsregio Groningen is als gemeenschappelijke regeling op grond van de Wet Normering Topinkomens (WNT) verplicht om de beloningsgegevens van haar bestuurders en haar hoogste besluitvormende organen in haar jaarrekening op te nemen. De Veiligheidsregio Groningen heeft terecht de vereiste personalia en juiste bezoldigingsgegevens van de leden van het dagelijks bestuur, het algemeen bestuur en haar directeur opgenomen in de WNT-verantwoording. Wij hebben bij de controle op de WNT-verantwoording geen onjuistheden in de verantwoording aangetroffen.
Belangrijke investeringen in de kwaliteit van de door ons uitgevoerde controles betreffen de investeringen in technologie en in onze medewerkers. Binnen onze praktijk hechten wij veel waarde aan het organiseren van trainingen voor medewerkers. Daarnaast vereist de controle van de jaarrekening van uw stichting tijd en aandacht van het controleteam voor de uitvoering van controlewerkzaamheden, review- en coachingswerkzaamheden. Voor de controle van de jaarrekening 2021, inclusief tijdens het jaar uitgevoerde werkzaamheden ten aanzien van plannings-, interimwerkzaamheden hebben wij de volgende uren aan de controle van Veiligheidsregio Groningen besteed:
Urenbesteding controle 2021 Functie
Begroot
Realisatie
Extern accountant
18
22
(Senior) Controleleider
68
84
(zelfstandig) Assistent
208
210
8
3
302
319
Data analist Totaal
24
Bijlagen
25
Single Information Single Audit 2021 (SiSa) Fouten en onzekerheden SiSA Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2021 vallen onder SiSa. Hieronder is de tabel opgenomen, welke ook opgenomen moet worden indien er geen fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door de VRG opgemaakte SiSa-bijlage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2021. Per regeling is een tabel opgenomen. Voor uw organisatie zijn de volgende regelingen van toepassing:
Financiële Fout of omvang afwijking onzekerheid in euro’s
Specifieke uitkering
Besteding 2021 (in euro’s)
A2
Doeluitkering bestrijding van rampen en zware ongevallen (BDUR)
7.050.000
geen
0
n.v.t.
A12
Incidentele bijdrage ondersteuning naleving controle op coronatoegangsbewijzen
-
geen
0
n.v.t.
GRO7 C
Nationaal Programma Groningen
113.000
geen
0
n.v.t.
geen
0
n.v.t.
totaal
Toelichting fout/onzekerheid
Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de SiSa-bijlage geen fouten of onzekerheden bevat.
26
Boekingen per periode en dagboek
Tijdens onze controle hebben wij een analyse per dagboek en periode gemaakt (o.b.v. uw financiële administratie) om vast te stellen of hier bijzonderheden aanwezig zijn. Op basis van de cycli binnen een jaar bij VRG zien wij hier geen uitschieters die onverklaarbaar zijn (het is verklaarbaar dat de eerste maand van het kwartaal hogere boekingsbedragen vertoont). De memoriaalboekingen in periode 13 zijn veroorzaakt door de jaarafsluiting en de memoriaalboekingen in periode 00 zijn veroorzaakt door de beginbalans. Op de volgende pagina is een overzicht van het gemiddeld bedrag per periode opgenomen ter verduidelijking.
27
Gemiddeld bedrag per periode
De gemiddelde bedragen per periode zijn in periode 00 en 13 hoger (dit komt door de grote aanwezigheid van memoriaalboekingen en de boekingen van de beginbalans). In de eerste maand van het kwartaal zijn de boekingen gemiddeld ook hoger, dit wordt verklaard door de periodieke facturering in de eerste maand van het kwartaal.
28
Uitkomsten Benford’s law
Op basis van Benford’s Law hebben we ingezoomd op getallen die beginnen met 1 en 2 aangezien deze buiten de range vallen. Op basis van nadere analyse kunnen wij de uitschieters verklaren. Deze uitschieters worden voornamelijk veroorzaakt door de vele kleine facturen die met een van deze cijfers starten. Daarnaast wordt een groot deel verklaard door transitorische boekingen en boekingen in de materiële vaste activa rubriek die starten met deze getallen.
29