05. Bijlage 2b - Toelichting concept statuten Stichting
Tekst van het document
Toelichting op de concept statuten ‘De Nieuwe Stichting’
1
Toelichting op de concept statuten ‘De Nieuwe Stichting’ v4 Kwartier Zorg & Welzijn wordt omgevormd tot een gemeentelijke stichting door wijziging van de statuten. Hierdoor blijven het KvK-nummer en het werkgeverschap behouden, wat frictiekosten beperkt. De werktitel is voorlopig ‘de Stichting’. De statuten zijn opgebouwd rond een Bestuur (met één bestuurder) en een Raad van Toezicht, met een duidelijke rol voor de gemeente MiddenGroningen. De Stichting voert taken uit op het gebied van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning en welzijnswerk, uitsluitend binnen het grondgebied van de gemeente. De financiering bestaat hoofdzakelijk uit gemeentelijke middelen. De statuten zijn bewust ruim geformuleerd om flexibiliteit te bieden; verdere sturing vindt plaats via uitvoerings- en prestatieovereenkomsten en via mandaatverlening door de gemeente. Het Bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en uitvoering. De Raad van Toezicht houdt toezicht, benoemt de Bestuurder en keurt belangrijke besluiten goed. Daarnaast fungeert de Raad als sparringpartner. De gemeente heeft een expliciete goedkeuringsrol bij strategische en financieel ingrijpende besluiten, zoals begroting, meerjarenplanning, vastgoedtransacties, benoeming en ontslag van de Bestuurder, statutenwijziging en ontbinding.
De Raad van Toezicht bestaat uit vijf leden: vier voorgedragen door de Raad zelf en één door de ondernemingsraad. De gemeente benoemt, schorst en ontslaat de toezichthouders. Onafhankelijkheid en naleving van de governancecode zijn geborgd. Verder regelen de statuten het financieel toezicht, de jaarstukken, de rol van de ondernemingsraad, de mogelijkheid tot het vaststellen van reglementen en procedures bij geschillen. Statutenwijziging en ontbinding zijn alleen mogelijk met voorafgaande goedkeuring van de gemeente, waarbij een eventueel batig saldo bij ontbinding toekomt aan de gemeente. Tot slot is een vangnetbepaling opgenomen voor onvoorziene omstandigheden. De statuten hebben een opbouw in de hoofdstukken I tot en met IV. Elk hoofdstuk bestaat uit een aantal samenhangende artikelen. De statuten regelen vooral de noodzakelijke taken en verantwoordelijkheden in lijn met het Burgerlijk Wetboek. Naast de statuten kan de gemeente ook via de uitvoerings- en prestatieovereenkomst verdere sturing geven aan de uitvoering van de werkzaamheden. Ook kan de gemeente invloed uitoefenen via mandaatverlening, door aanwijzingen te geven over de uitoefening van wettelijke bevoegdheden. Hieronder bespreken we de belangrijkste wijzigingen. I.
Algemene bepalingen
Artikel 1 Begrippen Hierin staan de begrippen die een specifieke betekenis hebben. De begrippen die in de statuten worden gebruikt worden met een hoofdletter geschreven. ‘De Gemeente’ is gedefinieerd als: het bestuur van de gemeente, ter onderscheiding van het grondgebied van de gemeente (met een kleine letter). In de praktijk zal het college voor de Gemeente optreden. Op grond van de Gemeentewet heeft de Raad geen formele rol ten aanzien van de Stichting. Het Bestuur (het stichtingsbestuur) bestaat uit de Bestuurder. In de statuten maken we een onderscheid tussen de Bestuurder (als persoon) en het Bestuur (als orgaan) van de Stichting. Het begrip ‘Personeel’ is zo gedefinieerd dat daaronder niet alleen de medewerkers in loondienst, maar ook de Bestuurder en ingehuurde medewerkers vallen. Artikel 2 Zetel en werkgebied De Stichting heeft als statutair werkgebied het fysieke grondgebied van de gemeente MiddenGroningen en zij is daar ook gevestigd.
Toelichting op de concept statuten ‘De Nieuwe Stichting’
2
Artikel 3 Doelstelling De doelstelling (lid 1) geeft in het kort aan waar de stichting zich mee gaat bezighouden: de uitvoering van Jeugdwet en Wet maatschappelijke ondersteuning, en met welzijnswerk. De verwezenlijking (lid 2) geeft aan op welke wijze de doelstelling kan bereikt. De invulling van deze onderdelen hangt nauw samen met de visie op de taakvervulling door de Stichting. De omschrijvingen in lid 1 en 2 moeten wel zo ruim zijn dat er flexibiliteit blijft om accenten te verleggen zonder dat direct een statutenwijziging noodzakelijk is. Artikel 4 Vermogen Dit zal met name bestaan uit de betalingen van de gemeente. Ook andere inkomstenbronnen zijn opgenomen. Artikel 5 Organen Momenteel heeft Kwartier Zorg & Welzijn een Bestuur en een Raad van Toezicht. Vanwege de grootte van de organisatie is het noodzakelijk om checks en balances te hebben, zodat niet alle bevoegdheden bij de Bestuurder liggen. Het Bestuur is belast met het dagelijks bestuur en neemt alle operationele beslissingen. De Raad van Toezicht benoemt de Bestuurder en heeft een goedkeuringsrecht voor bepaalde beslissingen. De Raad van Toezicht heeft daardoor een toezichthoudende rol, maar kan het Bestuur daarnaast ook met raad en daad ondersteunen. In de praktijk is de Raad van Toezicht een belangrijke sparringpartner van de Bestuurder.
Daarnaast heeft de Gemeente een rol bij strategische beslissingen door de verplichte gemeentelijke goedkeuring. Daar gaan we hieronder verder op in. II.
Het bestuur
Artikel 6 Bestuur De statuten gaan uit van de benoeming van één Bestuurder. Naast de Bestuurder is het mogelijk een adjunct te benoemen, ook al staat deze functie niet benoemd in de statuten. Verder zullen de leidinggevende talken uitgevoerd worden door teamleiders.
Artikel 7 Vertegenwoordiging Artikel 8 Onverenigbaarheden van een Bestuurder Artikel 9 Einde lidmaatschap van het Bestuur Artikel 10 Taak van het Bestuur Artikel 11 Belangenvermenging Artikel 12 Personeel
Toelichting op de concept statuten ‘De Nieuwe Stichting’
3
In dit artikel is bepaald welk orgaan van de Stichting als werkgever optreedt. Voor de Bestuurder is dat de Raad van Toezicht. Artikel 13 Goedkeuring besluitvorming door Raad van Toezicht In dit artikel zijn de besluiten van het Bestuur opgenomen waarvoor goedkeuring van de Raad van Toezicht nodig is. Het gaat hier deels om besluiten die van strategisch belang zijn voor de Stichting (personeelsbeleid, duurzame samenwerkingen met derden) en deels om besluiten die meer operationeel van aard zijn (vaststelling jaarrekening, jaarplan en jaarverslag, vaststellen van reglementen). Een aantal van die besluiten is nodig voor de financiële verantwoording aan de gemeente. Voor andere besluiten is goedkeuring niet nodig, maar de Raad van Toezicht kan het Bestuur daar wel over adviseren (artikel 17 lid 1). Artikel 14 Goedkeuring besluitvorming door de Gemeente Op grond van met name fiscale en aanbestedingsrechtelijke overwegingen moet de gemeente invloed hebben op belangrijke strategische en financiële beslissingen van de Stichting. Dit is het geval bij het vaststellen van de stichtingsbegroting, de koers van de stichting zoals die tot uiting komt in de meerjarenplannning en meerjarenbegroting, het aan- en verkopen van vastgoed en het aanvragen van surseance van betaling en faillissement. Het aangaan van een aantal verplichtingen is opgenomen in artikel 13.
Naast de bevoegdheden die in dit artikel worden genoemd heeft de Gemeente een recht van goedkeuring voor besluiten over: -
Benoeming en ontslag van de Bestuurder (artikel 6); Beslissingen over eventuele belangenconflicten van leden van de Raad van Toezicht (artikel 11 lid 3); Statutenwijziging (artikel 25); Ontbinding (artikel 26).
Besluiten tot het aanvaarden van erfstellingen en het aangaan van borgstellingen en schulden zijn buiten de goedkeuringsbevoegdheid gehouden maar zijn niet vanzelfsprekend in overeenstemming met de statuten. Voor fusie, overdracht aan een derde en overnemen van werkzaamheden van een derde is statutenwijziging nodig. Artikel 15 Indienen stukken In dit artikel en in andere artikelen zijn geen data en termijnen opgenomen voor het aanleveren van stukken. Die kunnen worden opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst en in de prestatieovereenkomst tussen Gemeente en Stichting. Daarmee ontstaat een grotere mate van flexibiliteit. In lid 3 (en in artikel 17 lid 6) is aangegeven dat het Bestuur ten minste driemaal per jaar een rapportage opstelt voor Raad van Toezicht en Gemeente. Dit sluit aan bij de huidige werkwijze van Kwartier. Zorg & Welzijn. In de uitvoeringsovereenkomst kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over het aanleveren van meer of andere rapportages. Artikel 16 Geschillen De Raad van toezicht houdt toezicht op de uitoefening door het Bestuur van zijn statutaire taken. In een aantal gevallen is goedkeuring van de Raad van Toezicht nodig. Als een geschil ontstaat tussen Raad van Toezicht en Bestuur kan de gemeente daarin ingrijpen als het geschil zo hoog oploopt dat het functioneren van de Stichting daardoor wordt geraakt.
In dat geval kan de gemeente een aanwijzing geven waarmee het geschil kan worden beëindigd. Deze bevoegdheid behoort alleen gebruikt te worden als er geen andere oplossing meer mogelijk is.
Toelichting op de concept statuten ‘De Nieuwe Stichting’ III.
4
De Raad van Toezicht
Artikel 17 Raad van Toezicht De Stichting behoudt een Raad van Toezicht. De gemeente stelt de bezoldiging van de leden vast. De Stichting vergoedt de onkosten. De Raad van Toezicht blijft bevoegd nieuwe leden te zoeken, als een of meer leden aftreden. Daartoe stelt de Raad van Toezicht een profielschets op, die de gemeente moet goedkeuren. De Raad van Toezicht bevat vijf leden. Met dit aantal hangt de verdeling van de voordrachten (lid 12) samen. De voordracht is niet bindend. Vier leden worden voorgedragen door de Raad van Toezicht. Het vijfde lid wordt voorgedragen door de OR. Dit is in overeenstemming met de CAO Welzijnswerk, die op de Stichting van toepassing is. De gemeente heeft de bevoegdheid de leden van de Raad van Toezicht te benoemen, waarmee het karakter van de Stichting als ‘gemeentelijke stichting’ tot uitdrukking komt. Artikel 18 Einde lidmaatschap van de Raad van Toezicht Het lidmaatschap van de Raad van Toezicht eindigt in een aantal situaties automatisch (lid 1). Een lid kan daarnaast aftreden (lid 2). De gemeente krijgt niet alleen de bevoegdheid de leden van de Raad van Toezicht te benoemen maar ook om hen te schorsen en ontslag te verlenen, als de gemeente vindt dat dat noodzakelijk is. Artikel 19 Vergaderingen en besluitvorming van de Raad van Toezicht
Artikel 20 Onafhankelijkheid Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft als toezichthouder een onafhankelijke rol. Daarom kunnen de leden niet tevens een rol hebben binnen de gemeente of een andere welzijnsinstelling. De leden moeten hun nevenfuncties melden, zodat die openbaar kunnen worden gemaakt. Verder zijn is de toepasselijke governancecode van toepassing op de Raad van Toezicht. IV.
Boekjaar, jaarrekening en begroting
Artikel 21 Boekjaar Artikel 22 Jaarstukken De Raad van Toezicht oefent het financieel toezicht uit op het Bestuur. Een accountant zorgt voor het financieel verslag als grondslag onder de jaarrekening. De Raad van Toezicht is bevoegd de jaarrekening goed te keuren en het Bestuur kwijting te verlenen. Het vastgestelde jaarverslag wordt ten slotte naar de Gemeente gestuurd. V.
Overige bepalingen
Artikel 23 Ondernemingsraad Volgens de CAO Welzijnswerk moet de Stichting (vanaf 35 werknemers) een ondernemingsraad hebben. Hoewel er niet direct een stichtingsbelang is om dit in de statuten vast te leggen wordt de rol van de ondernemingsraad binnen de Stichting in dit artikel vastgelegd.
Toelichting op de concept statuten ‘De Nieuwe Stichting’
5
Artikel 24 Reglementen Er is voor gekozen om in de statuten niet op te nemen welke reglementen moeten worden vastgesteld. Dat wordt overgelaten aan het Bestuur en de Raad van Toezicht. Artikel 25 Statutenwijziging Het is van belang dat een statutenwijziging alleen mogelijk is met voorafgaande toestemming van de gemeente. Met een statutenwijziging zou de Stichting haar doelstelling en werkzaamheden kunnen uitbreiden tot buiten de gemeentegrenzen en werkzaamheden ten behoeve van andere organisaties kunnen verrichten. Als dat gebeurt, roept dat vragen op over de noodzaak tot aanbesteding en over fiscale aspecten. Daarom is het noodzakelijk om de activiteiten van de Stichting te beperken zoals aangegeven in de artikelen 2 en 3 en uitbreiding daarvan alleen mogelijk te maken met statutenwijziging en daaraan voorafgaande goedkeuring van de gemeente. Artikel 26 Ontbinding De Gemeente moet goedkeuring geven aan het besluit tot ontbinding. Belangrijk is dat bij ontbinding het batig saldo ten goede komt van de gemeente. Vanuit het aanbestedings- en fiscaal recht is het belangrijk dat deze bepaling wordt opgenomen. Maar ook vanuit de invalshoek van gemeentefinanciën, omdat de Stichting (vrijwel) geheel uit gemeentemiddelen wordt gefinancierd. Artikel 27 Onvoorziene omstandigheden Op grond van deze vangnetbepaling is de Raad van Toezicht bevoegd om te voorzien in lacunes.