05. Bestuurlijke reactie rekenkamerrapport integriteit

Datum:

13 november 2024

Verzenddatum:

19 november 2024

Zaak:

1443465

Bijlage(n):

1

Mailadres:

gijs.schoutens@midden-groningen.nl

Behandeld door: Gijs Schoutens Onderwerp:

Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport integriteit

Geachte leden van de Rekenkamer,

Met interesse hebben wij kennisgenomen van het onderzoek dat de Rekenkamer van de gemeente Midden-Groningen (verder Rekenkamer) heeft uitgevoerd naar de vraag of de gemeente Midden-Groningen voldoende oog heeft voor integriteit. Afgelopen jaar heeft u onderzoek gedaan naar deze vraag. Daarbij heeft u in het bijzonder gekeken of integriteit op papier geborgd is in de vorm van beleid, procesbeschrijvingen, procedures en instructies. Ook heeft u gekeken naar de opzet van het beleid en heeft u op onderdelen onderzocht of het beleid ook in de praktijk wordt gebracht. Het resultaat van uw onderzoek is een onderzoeksrapport met conclusies en aanbevelingen. Graag gaan wij in deze brief in op uw conclusies en aanbevelingen, en de wijze waarop ons college voornemens is hiermee om te gaan. Conclusies in het rapport Wij zijn blij met de belangrijkste conclusie dat de mate waarin integriteit beleidsmatig is geregeld voor de ambtelijke organisatie, de raad en het college in orde is. Het beleid en de gedragscodes zijn actueel en besteden aandacht aan relevante en noodzakelijke integriteitsonderwerpen. Dit is geen vanzelfsprekend gegeven. Onze organisatie heeft er hard aan gewerkt om deze basis op orde te krijgen. Wij zijn dan ook tevreden met deze stand van zaken. Tegelijkertijd geeft u aan in uw rapport dat er ten aanzien van de borging een aantal kwetsbaarheden bestaan.

In onze plannen voor de doorontwikkeling van integriteit zijn deze aandachtspunten bekend en gepland. In de reacties op uw aanbevelingen gaan wij hier nader op in.

Pagina:

2 van 5

Zaak:

1443465

Onderwerp:

Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport integriteit

Aanbevelingen met betrekking tot het college van B&W Aanbeveling 1: Bespreken onderwerp integriteit Ga als college aan de hand van concrete dilemma’s in gesprek over integriteit, waarbij het niet blijft bij het constateren dat er verschillend over een dilemma wordt gedacht, maar dieper wordt ingegaan op de verschillende visies om te komen tot een meer gedeeld beeld van wat wel en niet integer handelen is, en maak daarvan een verslag. Reactie Als college hebben wij integriteit hoog in het vaandel staan. Tijdens de collegevergaderingen worden aan de hand van voorstellen en casussen integriteitskwesties besproken, maar dit kan natuurlijk altijd explicieter. Ons streven daarbij is altijd om het met elkaar eens te worden en tot een gedeeld beeld te komen over wat de juiste manier van handelen is. Wij zijn bovendien voornemens om volgend jaar een aantal heidagen als college te organiseren en hierbij ook aandacht te hebben voor het onderwerp integriteit. Tijdens deze dagen zal ook de directie van de organisatie gedeeltelijk aansluiten, zodat we samen van gedachten kunnen wisselen over integer handelen en hierover tot een gedeeld beeld kunnen komen. Aanbeveling 2: Opstellen integriteitsprotocol Stel een stappenplan/ integriteitsprotocol op met stappen die moeten worden genomen wanneer er een (vermoeden) van een integriteitsschending is.

Besteed daarin in ieder geval aandacht aan de meldingsfase, het onderzoeken van de melding en hoe met betrokken belangen wordt omgegaan. Reactie Ons beeld als college is dat er voldoende op papier geborgd is in de vorm van beleid, procesbeschrijvingen, procedures en instructies. De toegevoegde waarde van een dergelijk stappenplan is in onze ogen daarom beperkt. Belangrijker vinden wij het verstevigen van een cultuur waarin integriteitskwesties bespreekbaar kunnen worden gemaakt en gemeld kunnen worden waar nodig. Ook de bekendheid van de procedures vergroten is daar onderdeel van. Daar willen wij dan ook prioriteit aan geven. Aanbevelingen met betrekking tot de ambtelijke organisatie Aanbeveling 1: aanstellen integriteitscoördinator Stel een aparte, daarvoor vrijgemaakte integriteitscoördinator aan met een duidelijk, goed omschreven functieprofiel. Hierdoor is zichtbaar dat de gemeente het integriteitsbeleid belangrijk vindt en wordt continuïteit van het thema gewaarborgd. Zorg dat er altijd (minimaal) een andere medewerker meedenkt en op de hoogte is van de activiteiten Reactie Wij zijn van mening dat deze taak momenteel voldoende is belegd binnen de formatie. Binnen de organisatie houden verschillende gremia zich expliciet bezig met integriteit: een meldpunt

Pagina:

3 van 5

Zaak:

1443465

Onderwerp:

Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport integriteit

integriteit, de Arbocoördinator, het programma Organisatieontwikkeling en de interne vertrouwenspersonen. De teamleider van HR denkt mee en is op de hoogte van de ontwikkelingen. Aanbeveling 2: Meldprocedure en onderzoeksprotocol Stel een duidelijke procesbeschrijving op over de afhandeling van integriteitsincidenten, waaruit blijkt hoe de gemeente de melding wil behandelen, hoe eventueel onderzoek plaatsvindt en wanneer eventuele disciplinaire maatregelen worden opgelegd. Reactie Momenteel wordt een dergelijke procesbeschrijving voorbereid. We verwachten de besluitvorming dit jaar afgerond te hebben. Eventuele disciplinaire maatregelen worden opgelegd passend bij de integriteitssituatie. Aanbeveling 3: Bewustwording en borging van integriteit Start en/of ga verder met het realiseren van de volgende voorgenomen activiteiten: 1. Breng kwetsbare functies en werkprocessen verder in kaart en inventariseer de risico’s. Tref vervolgens de verdere nodige beheersmaatregelen 2. Richt het registratiesysteem zodanig in dat er rapportages uit gehaald kunnen worden en stuur periodiek een mail/ herinnering aan medewerkers voor het invullen van nevenfuncties en kwetsbare financiële belangen 3. Besteed aandacht aan integriteit door bewustwordingssessies, zowel voor ambtenaren als voor leidinggevenden en hun (voorbeeld)rol en maak hiervan een verslag 4.

Bespreek integriteit periodiek tijdens teamoverleggen/ personeelsgesprekken en maak hiervan een verslag. Reactie Ons college vindt het belangrijk dat er wordt geïnvesteerd in de bewustwording en borging van integriteit binnen de ambtelijke organisatie en wij kunnen tevreden constateren dat dit volop gebeurt. Zo is er in 2023 de opmaat gegeven voor eigenaarschap van het eigen professionele (en integere) handelen met de training “eigenaarschap en bondgenootschap” die alle medewerkers gevolgd hebben. Daarnaast is er aandacht besteed aan het bespreekbaar maken van kwesties onderling, onder meer door middel van trainingen. Ook met de pulsemeting sociale veiligheid 2024 is veel aandacht besteed aan bewustwording van integriteit. Als opvolging hiervan is in alle teams gewerkt met een “kletspot integriteit” voor bewustwording en het bespreekbaar maken van dilemma’s op het gebied van integriteit. Daarnaast is in de jaarbrief 2025 opgenomen dat elk team in het teamplan opneemt om in gesprek te gaan over de uitkomsten van de pulsemeting. Leidinggevenden krijgen een workshop aangeboden voor het begeleiden van dit gesprek. In het leiderschapstraject komt de rol van de leidinggevende bij integriteit aan de orde.

Pagina:

4 van 5

Zaak:

1443465

Onderwerp:

Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport integriteit

Vanaf 2025 zijn de boekjes met het profiel van de professional bij gemeente Midden-Groningen beschikbaar. In deze boekjes wordt beschreven wat van een professional binnen de gemeente Midden-Groningen wordt verwacht (en wat de professional van de organisatie kan verwachten). Integriteit heeft hier expliciet een plek in gekregen. Deze boekjes zijn zowel voor zittende als toekomstige medewerkers en worden expliciet onderdeel gemaakt van het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers. In het format voor het Goede Gesprek wordt aandacht besteed aan omstandigheden die van invloed zijn op het functioneren en het werkplezier, evenals aan de samenwerking. Deze onderwerpen worden verdiept in de aanvullende handreiking, waarin een checklist is opgenomen met integriteit als één van de mogelijke onderwerpen. Het registratiesysteem wordt in 2025 aangepast voor het maken van rapportages voor nevenfuncties en financieel belang. Het aantal meldingen over geschenken is dusdanig gering dat dit het maken van een rapportage niet rechtvaardigt.

Aanbevelingen met betrekking tot de gemeenteraad Aanbeveling 1: Gedeelde integriteitsnormen Ga als gemeenteraad aan de hand van concrete dilemma’s in gesprek waarbij het niet blijft bij het constateren dat er verschillend over een dilemma wordt gedacht, maar dieper wordt ingegaan op de verschillende visies om te komen tot een meer gedeeld beeld van wat wel en niet integer handelen is. Aanbeveling 2: Opstellen integriteitsprotocol Stel een stappenplan/ integriteitsprotocol op met stappen die moeten worden genomen wanneer er een (vermoeden van een) integriteitsschending is. Besteed daarin in ieder geval aandacht aan de meldingsfase, het onderzoeken van de melding en hoe met betrokken belangen wordt omgegaan. Reactie: Het college vindt integriteit een belangrijk onderwerp en moedigt de raad aan om actief over dit onderwerp in gesprek te gaan. Het bespreken van concrete dilemma’s kan helpen bij een gezamenlijk normenkader. Ook voor de gemeenteraad vinden wij het verstevigen van een cultuur waarin integriteitskwesties bespreekbaar kunnen worden gemaakt en gemeld kunnen worden waar nodig prioriteit hebben. De structuur van een stappenplan of integriteitsprotocol zou daarbij kunnen helpen.

Aanbevelingen met betrekking tot de Rekenkamer Aanbeveling 1: Opstellen gedragscode/ actualiseren reglement van orde Stel een gedragscode op voor de Rekenkamer en/ of actualiseer het reglement van orde. Leg daarin vast hoe wordt omgegaan met onderwerpen als informatie, nevenfuncties en geschenken en uitnodigingen. Aanbeveling 2: Bespreken onderwerp integriteit

Pagina:

5 van 5

Zaak:

1443465

Onderwerp:

Bestuurlijke reactie Rekenkamerrapport integriteit

Geef periodiek (bijvoorbeeld één keer per jaar) aandacht aan het onderwerp integriteit, en leg deze afspraak vast. Aanbeveling 3: Informatiebescherming Zet de ontwikkelingen die in gang zijn gezet ter bescherming van de informatie voort. Leg daarnaast afspraken vast over de omgang met vertrouwelijke informatie. Reactie Als college zijn we blij te vernemen dat de Rekenkamer ook kritisch naar de eigen integriteit heeft gekeken en hier aanbevelingen op heeft geformuleerd. Daarmee geeft de Rekenkamer aan dit onderwerp ook voor zichzelf serieus te nemen. Vervolg Met deze brief hebben we aangegeven hoe we omgaan met de aanbevelingen met betrekking tot de borging van integriteit bij de gemeente Midden-Groningen. We willen nogmaals onze dank uitspreken voor het verzette werk. We zien uit naar de behandeling van het Rekenkamerrapport in de raad. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen E. van Lente Burgemeester

M.H.M. Nieuwenhuijsen-Janssens Gemeentesecretaris

Deze brief is digitaal vervaardigd en daarom niet ondertekend.