04. Raadsbrief Voortgang verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie
Tekst van het document
Raadsbrief
Datum:
23 februari 2022
Verzenddatum:
23 februari 2022
Behandeld door:
Elita Cordova en Willem van Laar
Mailadres:
elita.cordova@midden-groningen.nl
Zaak:
811921
Portefeuillehouder:
Adriaan Hoogendoorn
Onderwerp:
Voortgang verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie (QSLD)
Geachte leden van de raad, Uw raad heeft het college opdracht gegeven om een Verbeteragenda Lokale Democratie uit te werken en de raad per februari 2022 te informeren over de stand van zaken met betrekking tot: a. b. c. d. e. f.
Heldere, open en transparante communicatie toespitsen op de doelgroep; Het vaker de dorpen en wijken bezoeken door collegeleden; Verder ontwikkelen van gebiedsgericht werken; Het opstellen van een gemeentelijke visie op participatie; Het zorgen voor een duidelijk aanspreekpunt voor burgers bij initiatieven; Meer aandacht besteden aan de betrokkenheid van onze inwoners en ondernemers in Midden-Groningen, zowel zenden als ontvangen en beantwoorden (n.a.v. de antwoorden op de open vragen in de Quick Scan m.b.t. zenden en ontvangen); g. Bij majeure projecten een betrokkenheid/communicatieplan opstellen met zowel betrokkenheid en communicatie van binnen naar buiten als van buiten naar binnen; h. Bij raadsvoorstellen onder het hoofdstuk communicatie zowel de communicatie van binnen naar buiten als van buiten naar binnen uitgebreider beschrijven dan de gebruikelijke woorden "zorgvuldige communicatie is uitgevoerd”. Inleiding De Rekenkamercommissie heeft in 2020 een Quick Scan over de communicatie van de gemeenteraad uitgebracht. De raad heeft naar aanleiding daarvan een amendement aangenomen met de wens onderzoek te doen naar de behoefte en manier van communiceren van de inwoners en ondernemers. Dit amendement heeft geleid tot het deelnemen aan de Quick Scan Lokale Democratie (QSLD).
De aandachtspunten uit het onderzoek zijn aanleiding geweest voor de raad om met een verbeteragenda te komen en heeft hiertoe een opdracht gegeven aan het college dit uit te werken.
Pagina:
2 van 5
Datum:
23 februari 2022
Zaak:
811921
De afgelopen jaren zijn wij in toenemende mate bewust geworden van het feit dat gebiedsgericht werken en participatie bepalend zijn voor de verbinding met onze omgeving en daarmee voor het creëren van betrokkenheid, een kwalitatief beter besluitvormingsproces en het werken aan een betekenisvolle relatie met onze inwoners, bedrijven en organisaties. Deze bewustwording heeft zich de afgelopen jaren voornamelijk geuit in de praktijk. Daar gaan wij bij de toelichting op bovengenoemde thema’s op in. Een concrete en samenhangende visie met betrekking tot gebiedsgericht werken en participatie moet nog worden geformuleerd en daarmee ook het bepalen van de beleidsuitgangspunten. Wij zien daarbij een duidelijke relatie met de doorontwikkeling van ons dienstverleningsconcept. De voorbereidingen daartoe zijn in een aantal opzichten al in gang gezet. Het is aan de nieuwe raad en het nieuwe college om daar uiteindelijk beleidskeuzes in te maken. In de verdere uitwerking van de aandachtspunten uit de verbeteragenda wordt de voormalige begeleidingscommissie van de Quick Scan Lokale Democratie ingezet als klankbordgroep voor de verder uit te werken opdrachten. Toelichting op de bovengenoemde thema’s a.
Heldere, open en transparante communicatie toespitsen op de doelgroep
Wij zijn ons ervan bewust dat heldere en open communicatie zorgt voor verbinding met de omgeving en daarmee bepalend is voor de relatie tussen gemeente en haar omgeving. Communicatie verbindt de buitenwereld met de interne organisatie van Midden-Groningen en andersom. Uitgangspunt hierbij is dat communicatie een verantwoordelijkheid is van iedereen in de ambtelijke organisatie als ook van de raad en het college. De afgelopen jaren heeft het college en de ambtelijke organisatie hieraan veel aandacht besteed. Daartoe rekenen wij niet alleen de mondelinge en schriftelijk contacten, maar betrekken wij ook alle moderne communicatietechnieken en de verdergaande ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. Ter wille van een gerichter en doeltreffender beleid zal een uitwerking worden gegeven aan een meer passende communicatiestrategie, dat uitgaat van de verschillende doelgroepen. Teneinde hiermee informatie gerichter op doelgroepen in te kunnen richten, beter te luisteren en daarbij de kwaliteit van begrijpelijkheid te verhogen. b.
Het vaker de dorpen en wijken bezoeken door collegeleden
Wij delen de mening dat zichtbaarheid van college en raadsleden een belangrijke bijdrage levert aan de verbinding met onze omgeving. Zichtbaarheid en aanspreekbaarheid. Het is in principe aan het nieuwe college om daaraan invulling te geven. Wij hebben de afgelopen jaren ingezet op zichtbaarheid door bewust aanwezig te zijn bij speciale gebeurtenissen en evenementen binnen de gemeente. We hebben dit als collectief college gedaan maar ook gewerkt met de inzet van dorps en wijkwethouders en hebben hier positieve ervaringen mee. Daarnaast zijn wij van mening dat in de toekomst, naast een persoonlijke en spontane toegankelijkheid van individuele collegeleden, nog meer aandacht en structuur gegeven kan worden aan het bezoeken van wijken en dorpen. Dit zou kunnen door bijvoorbeeld zichtbaarheid specifiek te koppelen aan de invulling van de rol als dorpsen wijkwethouder, structureel gebruik maken van een evenementenkalender en specifieke inzet op
Pagina:
3 van 5
Datum:
23 februari 2022
Zaak:
811921
bepaalde opgaven of ontwikkelingen binnen dorpen of wijken (denk aan versterkingsopgaven, vernieuwing e.d.). c.
Verder ontwikkelen van gebiedsgericht werken
Gebiedsgericht werken zal een van de speerpunten zijn voor de nieuwe collegeperiode. Daarom is visie- en beleidsontwikkeling noodzakelijk. Het college vindt een integrale benadering van dit thema samen met participatie en dienstverlening belangrijk. Daarop zal de visieontwikkeling dan ook gericht moeten zijn. Om deze ontwikkeling vooral samen met bewoners en ondernemers invulling te geven zullen zij hierbij in een vroegtijdig stadium betrokken moeten worden. Behoeften en verwachtingen zullen de uitgangspunten zijn voor de te ontwikkelen visie. Als zodanig is gebiedsgericht werken geen doel op zich, maar draagt dit bij aan een gedragen en succesvolle manier waarop plan- en beleidsvorming in de nabije toekomst tot stand komt. Hierbij dient ook de positionering van de raad betrokken te worden. Uiteraard is een adequate en eenduidige borging noodzakelijk, zowel bestuurlijk als binnen de ambtelijke organisatie. Ook hier geldt dat het aan het nieuwe college is om hierin de koers uit te zetten. d.
Het opstellen van een gemeentelijke visie op participatie
Zoals eerder gesteld is participatie een thema dat anno 2022 inbedding moet krijgen in het dagelijkse werken en handelen van de gemeente. In het afgelopen jaar heeft de gemeente zelf kunnen proeven aan wat participatie kan brengen. Stem van Midden-Groningen heeft daar de resultaten van laten zien. Hierbij is naar voren gekomen dat beleid formuleren en kaders stellen noodzakelijk is om participatie te borgen in het dagelijkse werk. Vooropstaand dat er helderheid gecreëerd moet worden voor inwoners over hun betrokkenheid op zaken die hun eigen leefomgeving raken. Het is goed dat wij ons daarbij bewust zijn van een aantal uitdagingen. Zoals een toenemende mate van verscheidenheid aan onderwerpen waarbij het vertrouwen van inwoners naar de overheid onder druk staat. Deze wetenschap biedt kansen om voor de samenleving met de inzet van participatie deels de kloof te gaan dichten. De hoogste prioriteit heeft het om te komen met een gemeentelijk visie op participatie. Voor de zomer van 2022 ligt er een concept visie op participatie. Dit is een gemeentelijke visie waarbij de inzet van participatie in eerste instantie gericht is op het lokaal programma NPG ‘Hart voor MiddenGroningen’ en de Omgevingsvisie. Hierbij verliezen we niet uit het oog dat ook op reguliere taken, projecten en programma’s participatie ertoe kan bijdragen om de belangen van de samenleving te vergroten.
In het beleidsplan Participatie wordt een implementatietraject Participatie richting 2023 opgenomen. Ook de interne organisatie zal waar nodig ondersteund worden om met deze manier van werken aan de slag te gaan. Ondanks het op dit moment ontbreken van een gemeentelijke visie staan we niet stil. Onder andere in de uitvoering van reguliere taken vragen we steeds meer betrokkenheid van onze inwoners als
Pagina:
4 van 5
Datum:
23 februari 2022
Zaak:
811921
ook in de projecten uit ‘Hart voor Midden-Groningen’. Deze initiatieven kunnen doorgaan, zolang we zorgen dat we elkaar ook goed informeren, afstemmen waar nodig en samenwerken. De raad wordt hierover geïnformeerd en betrokken. e.
Het zorgen voor een duidelijk aanspreekpunt voor burgers bij initiatieven
Het is belangrijk dat inwoners en ondernemers weten bij wie ze terecht kunnen als ze een idee of initiatief hebben. Het ligt voor de hand dat de gebiedsregisseurs hierbij een belangrijke rol spelen en als eerste aanspreekpunt bekend zijn bij onze burgers. Ook het inzetten van de Actieve Dorpen Aanpak (ADA) kan hierbij zeer bruikbaar zijn. Deze aanpak is door de Vereniging Groninger Dorpen ontwikkeld en betreft een methodiek waarmee maatschappelijke initiatieven (procesmatig) kunnen worden opgepakt, waarmee een transparant en duidelijk proces ontstaat. Door deze methodiek wordt het ook helder wie tijdens de uitwerking van de initiatieven aanspreekbaar is. Dat behoeven niet per definitie altijd de betrokken gebiedsregisseurs te zijn. Hoe wij hieraan verder vorm en inhoud geven wordt meegenomen bij de verdere ontwikkeling van gebiedsgericht werken. f.
Meer aandacht besteden aan de betrokkenheid van onze inwoners en ondernemers in Midden-Groningen, zowel zenden als ontvangen en beantwoorden (zie de antwoorden op de open vragen in de Quick Scan m.b.t. zenden en ontvangen)
Wij onderschrijven het belang van betrokkenheid van onze inwoners en bedrijven en hechten veel waarde aan het vertrouwen dat in het college en raad en in de gemeentelijke organisatie gesteld wordt. Daarom wordt o.a. ingezet op volgende punten: • We werken aan de verbetering van onze dienstverlening. We communiceren over de resultaten uit het klanttevredenheidsonderzoek over dienstverlening. Met de publicatie van het rapport geven we niet alleen openheid over hoe de inwoners over ons denken, we laten ook zien met welke punten van feedback we concreet aan de slag gaan. • Op de (telefonische) bereikbaarheid en tijdige beantwoording van terugbelverzoeken, mails en fysieke poststukken is door de interne organisatie specifieke inzet gepleegd. • Bij de ingebruikname van het nieuwe Huis van Cultuur en Bestuur zijn de openingstijden verruimd, mede in relatie tot de sluiting van de locaties Muntendam en Slochteren. Medio 2022 evalueren we de ervaringen van onze inwoners hiermee. • We gaan verder met de vorig jaar ontwikkelde communicatiecampagne ‘Samen zijn we Midden-Groningen’. Deze campagne vormt de communicatieve kapstok waaraan we initiatieven samen met onze inwoners willen ophangen. g.
Bij majeure projecten een betrokkenheid/communicatieplan opstellen met zowel betrokkenheid en communicatie van binnen naar buiten als van buiten naar binnen
Het is gebruikelijk dat een communicatieplan een vast onderdeel is van majeure project- en programmaplannen. Als meest actueel verwijzen wij bijvoorbeeld naar het communicatieplan Noorderpark. Hierin is geborgd dat communicatie zowel van buiten naar binnen als omgekeerd vorm krijgt. Uiteraard blijft deze manier van werken ook in de toekomst bestaan en erkennen wij het
Pagina:
5 van 5
Datum:
23 februari 2022
Zaak:
811921
belang hiervan. h.
Bij raadsvoorstellen onder het hoofdstuk communicatie zowel de communicatie van binnen naar buiten als van buiten naar binnen uitgebreider beschrijven dan de gebruikelijke woorden "zorgvuldige communicatie is uitgevoerd”
Wij zullen, waar relevant, bij raadsvoorstellen op hoofdlijnen een korte inhoudelijke toelichting geven op de gevoerde communicatiestrategie. Hierbij wordt de al ingezette interactie met de samenleving beschreven als ook welke interacties er nog kunnen gaan plaatsvinden. De raad krijgt hiermee een duidelijker beeld op de inzet van communicatie en (daar waar van toepassing) participatie.
Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen
A. Hoogendoorn Burgemeester
H.J.W. Mulder Gemeentesecretaris