03. Controleprotocol 2025

Controleprotocol 2025

Controleprotocol 2025

Inhoud 1.

2.

Inleiding ...................................................................................................... 3 1.1

Doelstelling ............................................................................................. 3

1.2

Accountant ............................................................................................. 4

Algemene uitgangspunten voor de controle .......................................................... 5 2.2

3.

4.

Rechtmatigheidscriteria ............................................................................. 5

Te hanteren goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapportagegrens............ 7 3.1

Goedkeuringstolerantie .............................................................................. 7

3.2

Verantwoordingsgrens rechtmatigheid........................................................... 8

3.3

Rapportagegrens ...................................................................................... 8

3.4

Toleranties en Single-Information Single-Audit (SiSa) .......................................... 9

3.5

Specifieke controleopdrachten ..................................................................... 9

Rechtmatigheidscriteria ................................................................................. 10 4.1

Begrotingscriterium ................................................................................ 10

4.2

Voorwaardencriterium ............................................................................. 11

4.3

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium ............................................. 11

5.

Reikwijdte controle: het normenkader ................................................................ 12

6.

Rapportering door accountant en college ............................................................ 13 6.1

Accountant ........................................................................................... 13

6.2

College ................................................................................................ 14

2

1. Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stallen. De controleverordening van de gemeente MiddenGroningen is door de raad vastgesteld op 21 december 2023. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Hierin zijn de richtlijnen en specifieke aandachtspunten voor de accountantscontrole van de jaarrekening vastgelegd. In dit controleprotocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente MiddenGroningen. Het controleprotocol wordt jaarlijks geactualiseerd. Het object van controle in dit protocol is de jaarrekening 2025. Met ingang van de jaarrekening 2023 stelt het college jaarlijks een rechtmatigheidsverantwoording op, welke wordt opgenomen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant geeft vanaf het verslagjaar 2023 alleen nog een oordeel over de getrouwe verantwoording van de baten, lasten en balansmutaties.

De rechtmatigheidsverantwoording van het college is overigens wel onderdeel van de controle op getrouwheid door de accountant. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te kunnen ondersteunen tussen de raad en het college over de financiële rechtmatigheid, met als doel om de kaderstellende en controlerende rol van de raad op dit vlak te versterken. Op 16 april 2025 is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit financiële verhouding 2021 opgenomen. Dit in verband met het verder uitwerken van de rechtmatigheidsverantwoording. De wijzigingen betreffen onder andere de bandbreedte van de verantwoordingsgrens (rechtmatigheid) en de te hanteren goedkeuringstolerantie door de accountant (getrouwheid).

1.1

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan het college van de gemeente Midden-Groningen over de te hanteren verantwoordingsgrens en de rapporteringstoleranties voor de controle op de rechtmatigheid en de daarvoor geldende normstellingen. Daarnaast heeft het controleprotocol als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de te hanteren goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie. De raad (her)bevestigt middels het vaststellen van dit controleprotocol: - De te hanteren goedkeuringstolerantie en rapportagegrens ten behoeve van de accountantscontrole; - De rapportagegrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde afwijkingen (onrechtmatigheden en onduidelijkheden) door het college in de paragraaf bedrijfsvoering; - De te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

3

Naast het controleprotocol wordt jaarlijks het normenkader opgesteld. Het normenkader geeft de reikwijdte van de controle ten aanzien van de rechtmatigheid aan. Het laat zien welke wet- en regelgeving onderwerp is van de controle op de rechtmatigheid. Het normenkader wordt gelijktijdig met het controleprotocol door de raad vastgesteld.

1.2

Accountant

Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad een accountant aanwijst voor de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De raad heeft op 25 september 2025 modus audit als accountant voor de gemeente MiddenGroningen benoemd. De opdracht is gegund voor de boekjaren 2025 tot en met 2028. Er is geen mogelijkheid de opdracht te verlengen.

4

2. Algemene uitgangspunten voor de controle De algemene uitgangspunten hebben zowel betrekking op de getrouwheid als de rechtmatigheid. De in artikel 213 van de Gemeentewet voorgeschreven accountantscontrole van de jaarrekening richt zich op het afgeven van een oordeel over: - De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de getrouwe weergave van de grootte en de samenstelling van het vermogen; - De getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording; - De inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; - Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens Algemene Maatregel van Bestuur te stellen regels als bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten); - De verenigbaarheid van het jaarverslag en de jaarrekening; - De bijlage bij de jaarrekening met de verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 58a van het BBV (SISA-verantwoording). De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Deze rechtmatigheidsverantwoording van het college is een onderdeel van de jaarrekening.

In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegeven ten aanzien van het aspect rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en meer specifiek in de paragraaf bedrijfsvoering als onderdeel van het jaarverslag. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. Bij de controle zullen nadere regels die bij of krachtens Algemene Maatregel van Bestuur zijn gesteld op grond van artikel 213, lid 6, van de Gemeentewet, het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de kadernota rechtmatigheid, alsmede de uitgangspunten en standpunten van de Commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Rechtmatigheid richt zich volgens artikel 213 lid 3b van de Gemeentewet op het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties; dat wil zeggen, in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen.

2.2

Rechtmatigheidscriteria

In 2004 zijn negen criteria rechtmatigheidscriteria opgesteld. In de jaarrekening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De laatste drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording.

5

Omdat de eerste zes criteria worden afgedekt door het getrouwe beeld hoeven deze niet afzonderlijk vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. In hoofdstuk 4 wordt nader ingegaan op de drie rechtmatigheidscriteria die betrokken worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

6

3. Te hanteren goedkeuringstolerantie,

verantwoordingsgrens en rapportagegrens De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zicht daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarneming en extrapolaties. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van afwijkingen en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve benadering.

3.1

Goedkeuringstolerantie

De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van afwijkingen in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in de jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloedt”. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn bovengrenzen voorgeschreven van de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening. De raad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. Dit moet dan bij dit controleprotocol worden vastgesteld door de raad en worden toegelicht in de controleverklaring van de accountant. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de accountantsverklaring. Als de goedkeuringstolerantie wordt overschreden verstrekt de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de andere hieronder aangegeven verklaringen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor de controle 205 en deze komen overeen met de bovengrenzen vanuit het Bado. Materialiteit

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle (% van de lasten (excl. dotatie reserves)

Goedkeurende verklaring

≤ 2%

Verklaring met beperking

> 2% - ≤ 4%

Verklaring van oordeelonthouding/ Afkeurende verklaring

> 4%

7

Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Midden-Groningen wordt de goedkeuringstolerantie gelijkgesteld aan de bovengrens zoals deze is opgenomen in het Bado. De omvang bestaat uit de lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves. Dit betekent een goedkeuringstolerantie van 2% voor het totaal aan afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle. Op basis van de primaire begroting 2025 betekent het percentage van 2% dat een totaalbedrag aan afwijkingen en onzekerheden van circa € 6.428.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zal aantasten. De goedkeuringstolerantie wordt jaarlijks achteraf (bij de controle van de jaarrekening) op basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald. Dit betekent bijvoorbeeld dat wanneer de werkelijke lasten wezenlijk lager uitvallen dan de begrote lasten, de goedkeuringstolerantie naar beneden wordt bijgesteld.

3.2

Verantwoordingsgrens rechtmatigheid

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief toevoegingen aan de reserves”.

In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens gelijk aan de vastgestelde goedkeuringstoleranties voor afwijkingen en onzekerheden zoals die wordt gehanteerd bij de getrouwheidsgrens. Dit betekent dat de verantwoordingsgrens voor wat betreft het oordeel ten aanzien van de rechtmatigheid gesteld wordt op 2% van de lasten, exclusief toevoegingen aan de reserves. De verantwoordingsgrens is gelijk aan de goedkeuringstolerantie en bedraagt op basis van de primitieve begroting circa € 6.428.000. De verantwoordingsgrens wordt, net als de goedkeuringstolerantie, jaarlijks achteraf (bij de controle van de jaarrekening) op basis van de werkelijke cijfers definitief bepaald. Deze verantwoordingsgrens wordt dan uiteraard berekend over de werkelijke lasten. Dit betekent bijvoorbeeld dat wanneer de werkelijke lasten wezenlijk lager uitvallen dan de begrote lasten, de verantwoordingsgrens naar beneden wordt bijgesteld.

3.3

Rapportagegrens

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapportagegrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De rapportagegrens is een bedrag dat gelijk is of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen voor wat betreft de afwijkingen en onzekerheid in de getrouwheid. Ten aanzien van geconstateerde onrechtmatigheden en onduidelijkheden vindt rapportering plaats in de paragraaf bedrijfsvoering”. De door de accountant voor de jaarrekening van de gemeente Midden-Groningen te hanteren rapportagegrens wordt vastgesteld op 5% van de goedkeuringstolerantie. Ter indicatie: op basis van de primitieve begroting 2025 bedraagt 5% van goedkeuringstolerantie (die is gebaseerd op 8

2% van de totale lasten) afgerond € 320.000. Door voor 5% te kiezen wordt de rapportagegrens van de voorgaande jaren gecontinueerd. De door het college te hanteren rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt eveneens vastgesteld op 5% van de verantwoordingsgrens en bedraagt op basis van de primitieve begroting 2025 eveneens € 320.000.

3.4

Toleranties en Single-Information Single-Audit (SiSa)

Op grond van het Bado, artikel 5 lid 4, rapporteert de accountant in het rapport van bevindingen ook over de fouten en onzekerheden betreffende de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. Voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen (SiSa) gelden andere rapportagegrenzen, conform de navolgende rapportagegrens per specifieke uitkering: - € 12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; - 10% indien de omvangsbasis groter is dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; - € 125.000 indien de omvangsbasis groter is dan € 1.000.000. Dit houdt in dat de accountant voor de regelingen die onder de SiSa vallen alle geconstateerde bevindingen zal rapporteren die afzonderlijk op regeling niveau de bovenstaande rapporteringstolerantie overtreffen. Ten aanzien van de controle van de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen, geeft de accountant voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een verklaring.

3.5

Specifieke controleopdrachten

De gemeenteraad heeft de auditcommissie bij verordening aangewezen om overleg te voeren met de accountant over het controleprotocol en de jaarstukken. Bij dit pre-audit gesprek kunnen aanvullende afspraken gemaakt worden over specifieke controleopdrachten. De resultaten van deze specifieke controleopdrachten worden opgenomen in het verslag van bevindingen.

9

4. Rechtmatigheidscriteria Zoals reeds is aangegeven is het college met ingang van 2023 verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording zodat zij zelf controles dient uit te voeren op rechtmatigheid. In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend: • begrotingscriterium; • misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O); • voorwaardencriterium; • calculatiecriterium; • valuteringscriterium; • adresseringscriterium; • volledigheidscriterium; • aanvaardbaarheidscriterium; en • leveringscriterium. De accountant beoordeelt de financiële administratie in het kader van de controle op de getrouwheid op de zes vetgedrukte criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal aandacht besteed moeten worden aan de eerste drie criteria: begrotingscriterium, misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en voorwaardencriterium.

4.1

Begrotingscriterium

Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s. Uitgangspunt is het niveau waarop de raad de budgetten voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid), aangezien deze lasten buiten het budgetrecht van de raad tot stand zijn gekomen. Het begrotingscriterium is nader uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Hierin is opgenomen dat het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. In de financiële verordening is vervolgens opgenomen welke afwijkingen van de begroting als acceptabel worden aangemerkt.

10

4.2

Voorwaardencriterium

Besteding en inning van gelden door de gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die zijn gesteld in de wet- en regelgeving. In het normenkader (zie 4.) zijn de interne en externe wet- en regelgeving opgenomen, die het college in de controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. De minimale voorwaarden hebben betrekking op ‘recht, hoogte en duur’. De eventuele aanvulling verschilt per respectievelijk wet, regeling of verordening. Bij ‘recht’ gaat het om voorgeschreven rechtsbepalingen wanneer in aanmerking wordt gekomen dan wel de verplichting bestaat. Het gaat hierbij ook om harde bepalingen waarbij ‘sanctie’ bestaat dat het recht wordt ontnomen. Bij ‘hoogte’ zijn verwijzingen opgenomen naar tarieven, formules en andere criteria die aangeven welke voorwaarden over hoogte zijn opgenomen. Het gaat hier dus om de spelregels van de berekening. Bij ‘duur’ gaat het over de termijnen van verstrekkings, toekennings- of werkingsperiode.

4.3

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium

Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het er bij het M&Ocriterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. De gemeente Midden-Groningen heeft een overkoepelend beleid opgesteld ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. In 2024 wordt dit beleid geactualiseerd en aan het college ter vaststelling voorgelegd. Daarnaast zijn in enkele gevallen in de verordeningen bepalingen en procedures opgenomen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Maatregelen in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik maken integraal onderdeel uit van de werkprocessen in de organisatie. De vakinhoudelijke teams zijn verantwoordelijk voor het opnemen van afdoende maatregelen in de werkprocessen. Binnen het systeem van interne controle is aandacht voor misbruik en oneigenlijk gebruik.

11

5. Reikwijdte controle: het normenkader Voor een goede uitvoering van de rechtmatigheidscontrole is belangrijk dat de geldende wwtregelgeving duidelijk vastligt. Het gemeentelijk normenkader geeft een overzicht van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de controle op de rechtmatigheid. Als primair verantwoordelijke voor de naleving van de wet- en regelgeving moet het college permanent zicht hebben op het van toepassing zijnde relevante normenkader. Het is daarom de taak van het college om het normenkader jaarlijks te actualiseren en dit toe te sturen aan de raad. Het doel van het versturen is dat de raad zich bewust is van de wet- en regelgeving die wordt meegenomen in de accountantscontrole/ rechtmatigheidsverantwoording en dat de raad daarmee de mogelijkheid krijgt om het normenkader aan te vullen of speerpunten te benoemen. De raad dient het normenkader vast te stellen. Het normenkader omvat de voor de rechtmatigheidscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente Midden-Groningen zelf, waaronder - De begroting 2025, inclusief de begrotingswijzigingen - Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet - De controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet - De naleving van de overige verordeningen, raads- en collegebesluiten welke zijn opgenomen in het Normenkader 2025.

Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen en deze betrekking hebben op financiële stromen die significant zijn voor het oordeel omtrent de rechtmatigheid. Het gaat daarbij om bepalingen/artikelen die te maken hebben met recht, hoogte en duur. Overige artikelen en bepalingen zoals tijdigheid, bevoegdheden en administratieve bepalingen worden ook gecontroleerd en gerapporteerd maar hebben uitsluitend effect op het oordeel over rechtmatigheid voor zover er sprake is van financiële consequenties. Het normenkader wordt actueel gehouden en jaarlijks aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Wanneer bij de rechtmatigheidscontrole materiële financiële onrechtmatigheden en onduidelijkheden worden geconstateerd worden deze alleen in de rapportage en de oordeelsweging betrokken indien het door de raad of hogeren overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van het college naar de ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daarbuiten. Voorts kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van ‘hogere’ besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.

12

6. Rapportering door accountant en college Hieronder wordt ingegaan op de verschillende rapporteringsmomenten door college en accountant.

6.1

Accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Managementletter In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de zogenaamde interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter. De managementletter is gericht aan het college. Een afschrift van de managementletter, inclusief een reactie van het college, zal door het college aan de raad ter inzage worden gelegd. Daarnaast wordt de managementletter in de auditcommissie besproken. Verslag van bevindingen In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Het verslag van bevindingen wordt besproken in de auditcommissie. Afwijkingen en onzekerheden die de rapporteringsgrens als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en dataverwerking, indien en voor zover relevant voor de accountantscontrole en van bestuurlijke betekenis. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid, inclusief de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

13

6.2

College

Het college geeft middels de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording (standaardtekst) aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. In de paragraaf Bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Gedurende het jaar worden de controle bevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag met de procesverantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid te mitigeren. Wanneer nodig wordt de raad geïnformeerd via de rapportages en rapportagemomenten zoals vastgelegd in de Financiële Verordening. Bij majeure zaken kan er aanleiding zijn om hiervan een aparte melding te doen.

14