03. bijlage 1. Aanbiedingsbrief Quick Scan

Aanbiedingsbrief

Datum:

5 juli 2021

Verzenddatum:

Behandeld door:

Paula Grit

Mailadres:

Paula.grit@midden-groningen.nl

Portefeuillehouder:

Adriaan Hoogendoorn

Zaak:

Onderwerp:

Aanbiedingsbrief rapportages Quick Scan Lokaal Bestuur

Geachte leden van de raad en leden van het college van burgemeester en wethouders, Inleiding: De rekenkamercommissie heeft een Quick Scan van de communicatie van de gemeenteraad uitgebracht. De raad heeft in de raadsvergadering van 26 november 2020 een amendement aangenomen. Hierin wordt de griffie gevraagd onderzoek te doen naar de behoefte en manier van communicatie van de inwoners en ondernemers van Midden-Groningen. De griffie heeft aan de fractievoorzitters voorgesteld om het onderzoek naar de behoefte en manier van communicatie richting de inwoners van Midden-Groningen breder te trekken via de Quick Scan Lokale Democratie, te meer daar de Quick Scan belangrijke bouwstenen kan leveren voor de door de gemeente op te stellen visie op participatie. Van 31 maart 2021 tot en met 21 april 2021 kon de online vragenlijst worden ingevuld. Via deze vragenlijst konden inwoners hun mening geven over onder andere de tevredenheid over het gemeentebestuur, de samenwerking, communicatie, invloed van inwoners op beleid, de gemeentelijke besluitvorming en over bewonersinitiatieven. In totaal 351 inwoners, 4 collegeleden, 16 ambtenaren en 21 raadsleden hebben de vragenlijst volledig ingevuld. Het hele traject is begeleid door een groep bestaande uit drie inwoners, drie raadsleden, een collegelid en twee ambtenaren. De begeleidingsgroep bestond uit de volgende personen: Mw. S.

Kopenga, de heren R. Dewnarain en G. Huizenga, (inwoners). Mw. T van der Veen en de heren H. Bos en E. Offereins, (raadsleden). Mw. K. Elverding en de heer W. van Laar, (ambtenaren). De heer A. Hoogendoorn, (collegelid). De Quick Scan heeft naast een rapport ook twee bijlagen opgeleverd. Met deze brief biedt de begeleidingscommissie het hoofdrapport, de tabellenbijlage en de bijlage met de antwoorden op

Pagina:

2 van 3

Datum: Zaak:

de open vragen aan. De rapporten zullen vanaf 5 juli 2021 beschikbaar zijn op de gemeentelijke website http://www.midden-groningen.nl/geefjemening. Ook zal er een persbericht worden verzonden en aandacht worden geschonken aan het vrijgeven van de rapportages via sociale media. De burgemeester zal hieraan aandacht schenken in het wekelijkse persgesprek. Uitkomst: De begeleidingscommissie heeft op 27 mei 2021 de rapporten besproken. Er zijn door hen drie aandachtspunten benoemd. Dit zijn: 1. Communicatie 2. Omgaan met maatschappelijke initiatieven 3. Gebiedsgericht werken. De inwoners die meededen, geven bij het aandachtspunt “communicatie” aan dat de gemeente opener en transparanter moet communiceren. Ze vragen de gemeente beter te luisteren naar de mening van de inwoners. Inwoners willen al in het beginstadium bij planvorming in de eigen omgeving worden betrokken. Ook willen de inwoners meer duidelijkheid over hoe de gemeente tot beleid en besluiten komt. Daarbij is het belangrijk aan te geven wat de resultaten van beslissingen zijn. Ze geven het bestuur de suggestie vaker naar de inwoners toe te komen. Voor een beter functionerende organisatie geven de inwoners aan dat er meer moet worden samengewerkt tussen ambtenaren, raad, college en de inwoners van Midden-Groningen. Inwoners moeten voldoende ruimte krijgen om waar gewenst zelf de regie te nemen over de eigen leefomgeving.

Inwoners die initiatieven hebben, moeten daarvoor een duidelijk aanspreekpunt krijgen. Daarbij geldt dat er duidelijke procedures en spelregels moeten zijn. Ook moet de gemeente bij het uitwerken van ideeën de inwoners helpen. De gemeente werkt volgens het principe van gebiedsgericht werken. Er zijn dorpswethouders en gebiedsregisseurs die werken voor een wijk, buurt of dorp. Uit de vragenlijst blijkt dat veel inwoners niet precies weten wie dat is. Ook weet men niet wat een dorpswethouder of een gebiedsregisseur doet. Vervolg: Deze aandachtspunten zullen in samenspraak met de leden van de begeleidingscommissie worden verwerkt in een verbeteragenda, met maximaal vijf concrete actiepunten. De concept verbeteragenda wordt door de begeleidingscommissie vrijgegeven. Het concept zal in een paralleltraject worden besproken door: - Alle fracties die in de gemeenteraad zijn vertegenwoordigd, dit gebeurt in het zogenoemde fractievoorzittersoverleg. Het fractievoorzittersoverleg heeft namelijk een formele rol bij de bewaking van acties op de verbeteragenda. Daar waar het verbeterpunten voor de raad betreft zien zij toe op de uitvoering daarvan. - Het college krijgt de mogelijkheid om aanvullende suggesties te doen. Het college zal de uitvoering voor de acties van de verbeteragenda oppakken, waar het de organisatie betreft.

Daarna wordt de definitieve verbeteragenda opgesteld en na consultering van de leden van de klankbordgroep vrijgegeven. Het is de bedoeling om de verbeteragenda via een raadsbrief aan te

Pagina:

3 van 3

Datum: Zaak:

bieden aan de raad. De agendacommissie zal worden voorgesteld de raadsbrief te bespreken in de raadscommissie van 7 oktober 2021. De begeleidingscommissie wil graag de vinger aan de pols houden wat betreft zowel de interne als de externe communicatie over de rapportages en de verbeteragenda. Ten aanzien van het uitvoeren van de verbeteragenda is er geen formele sturende rol. Deze taak zou kunnen worden belegd bij het fractievoorzittersoverleg. De begeleidingscommissie ziet voor zichzelf een rol in de vorm van een klankbordgroep. Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens de begeleidingscommissie, Paula Grit