03. Aanbiedingsbrief rekenkameronderzoek integriteit

Rekenkamer Midden-Groningen

Aanbiedingsbrief rekenkameronderzoek Integriteit Aan: De gemeenteraad; Het college van burgemeester en wethouders; De gemeentesecretaris; De griffier; van de gemeente Midden-Groningen. Geachte heer/mevrouw,

De rekenkamer Midden-Groningen heeft onderzoek uitgevoerd naar de vraag of de gemeente oog heeft voor de borging van integriteit. Hierbij bieden wij u het eindrapport aan met daarbij deze aanbiedingsbrief, waarin wij een nadere duiding geven van de uitkomsten van het onderzoek.

Met vriendelijke groet,

Rekenkamer Midden-Groningen

Drs. M.G. Poorthuis MPM, voorzitter rekenkamer Ir. M. Visser, lid rekenkamer M.J.R. Zwerver MBA, lid rekenkamer J.P. Stap MA MSc, ambtelijk secretaris rekenkamer

Midden-Groningen November 2024

Rol rekenkamer De rekenkamer is een onafhankelijk orgaan van de gemeenteraad en ondersteunt de raad bij haar controlerende en kaderstellende rol. Dat doet de rekenkamer door het uitvoeren van onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gevoerde gemeentelijke beleid.

Aanleiding onderzoek Integriteit vinden we vanzelfsprekend maar integriteit staat steeds meer onder druk, zo blijkt helaas uit publicaties en nieuwberichten. Integriteit is te omschrijven als ‘onkreukbaarheid en onschendbaarheid van een staat of een persoon’ (bron: van Dale). Een andere duiding van het begrip integriteit is ‘zorgvuldig, uitlegbaar en standvastig handelen’ (bron: VNG integriteitsbeleid). De rekenkamer heeft, in afstemming met de Auditcommissie, de keuze gemaakt om onderzoek uit te voeren naar de vraag of Midden-Groningen voldoende oog heeft voor integriteit.

Onderzoeksvraag De hoofdvraag die is onderzocht luidt: Heeft de gemeente Midden-Groningen voldoende oog voor integriteit? Breng dit in beeld voor de doelgroepen: ambtelijk apparaat, college van B&W, gemeenteraad en de Rekenkamer.

Afbakening van het onderzoek en onderzoeksaanpak Integriteit is een breed begrip en heeft ook raakvlakken met fraude, misbruik & oneigenlijk gebruik, ondermijning, ongewenste omgangsvormen en bescherming van privacy, daarom is het onderzoek afgebakend. De rekenkamer heeft onderzocht of integriteit – om te beginnen - op papier is geborgd. Er is daarom gekeken of er beleid, procesbeschrijvingen, procedures en instructies bestaan. Ook is gekeken naar de opzet van het beleid en is er op onderdelen onderzocht of het beleid ook in praktijk wordt gebracht. Het onderzoek is gestart met een startgesprek met de rekenkamer, burgemeester, gemeentesecretaris, griffier, ambtelijk contactpersoon en onderzoekers waarin een toelichting op het onderzoek is gegeven en aandachtspunten naar voren zijn gebracht. Om te beoordelen of de gemeente (op papier) voldoende aandacht heeft voor integriteit is een normenkader opgesteld. Vervolgens is een documentenstudie uitgevoerd. Vervolgens zijn interviews gehouden met de burgemeester, gemeentesecretaris, de griffier, de extern vertrouwenspersoon en een beleidsmedewerker HR. Ook zijn vier groepsgesprekken gevoerd met het college, drie teamleiders, een vertegenwoordiger van elke raadsfractie, en met twee leden van de rekenkamer en de ambtelijk secretaris.

Rekenkamer Midden-Groningen Aanbiedingsbrief onderzoek integriteit

Jaarversla 2023

Pagina 1

Gaandeweg het onderzoek realiseerden de leden van de rekenkamer zich dat de onderzoeksvraag t.a.v. integriteit ook geldt voor de (leden van de) Rekenkamer. Hoewel de Rekenkamer geen onderzoek naar zichzelf kan uitvoeren heeft de Rekenkamer, samen met het onderzoeksbureau en de ambtelijk secretaris, gereflecteerd op haar eigen werkwijze t.a.v. integriteit. Dat heeft inzicht gegeven in een aantal verbeterpunten. Het inhoudelijk onderzoek is uitgevoerd door Onderzoeksbureau Pro Facto uit Groningen.

Conclusie De Rekenkamer heeft onderzoek uitgevoerd naar de vraag of de gemeente Midden-Groningen voldoende oog heeft voor integriteit. De mate waarin integriteit op papier is geregeld voor de ambtelijke organisatie, de raad en het college is in de basis op orde, dit blijkt uit de aanwezigheid van verschillende beleidsdocumenten. Het integriteitsbeleid en de gedragscodes zijn actueel en besteden aandacht aan relevante en noodzakelijke integriteitsonderwerpen. Uit het onderzoek komen t.a.v. de borging van integriteit ook kwetsbaarheden naar voren:  Beperkte beschikbare ambtelijke capaciteit voor rol van integriteitcoördinator;  Geen heldere meldingsprocedure/stappenplan/protocol/sanctiebeleid dat moet worden gevolgd wanneer er een (vermoeden van een) integriteitsschending is;  Kwetsbare functies, processen en beheersmaatregelen zijn niet in beeld;  Beperkt gebruik van het registratiesysteem voor (vermoedens van) integriteitsmeldingen;  Beperkt aandacht voor regelmatige bewustwording;  Het ontbreekt aan een gedeeld beeld wat wel en niet integer handelen is;  Het ontbreekt aan een gedragscode integriteit voor de Rekenkamer. De Rekenkamer komt tot de conclusie dat de gemeente Midden-Groningen ten aanzien van integriteit de basis op orde heeft maar nog wel stappen kan zetten om integriteit verder te borgen.

Bevindingen en aanbevelingen per doelgroep Onderstaand geven wij een samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen voor de vier doelgroepen: Ambtelijk apparaat, College van B&W, Gemeenteraad en Rekenkamer.

Rekenkamer Midden-Groningen Aanbiedingsbrief onderzoek integriteit

Jaarversla 2023

Pagina 2

Ambtelijk apparaat Het onderwerp ‘integriteit’ is ambtelijk belegd bij één medewerker, dit is kwetsbaar gebleken. Ontwikkelingen hebben anderhalf jaar grotendeels stil gelegen, terwijl voortdurende aandacht en continuïteit van belang is voor een integere organisatie. Het is een mooie start dat een medewerker tot integriteitscoördinator is benoemd, maar dit is nog een deeltijdfunctie. De opzet van het integriteitsbeleid kan grotendeels positief worden beoordeeld. De gemeente voldoet aan de wettelijke verplichtingen en beschikt over diverse beleidsstukken. De verschillende meldingsprocedures werken in de praktijk echter verwarrend en daarom werkt de gemeente momenteel aan een overkoepelende meldprocedure. Er ontbreekt een procesbeschrijving over de afhandeling van integriteitsincidenten en een kader voor eventuele disciplinaire maatregelen. Op het gebied van bewustwording en borging van integriteit is er een aantal aandachtspunten. Sinds het najaar van 2023 is er hernieuwde aandacht voor integriteit en de aandachtspunten zijn bij de gemeente in beeld. Het is belangrijk dat de gemeente deze ingeslagen weg voortzet en de voorgenomen activiteiten start / de ingezette activiteiten voortzet en afrondt. Aanbevelingen  Stel een aparte, daarvoor vrijgemaakte integriteitscoördinator aan met een duidelijk, goed omschreven functieprofiel.

Hierdoor is zichtbaar dat de gemeente het integriteitsbeleid belangrijk vindt en wordt continuïteit van het thema gewaarborgd. Zorg er daarbij voor dat er altijd (minimaal) een andere medewerker meedenkt en op de hoogte is van de activiteiten.  Stel een procesbeschrijving op over de afhandeling van integriteitsincidenten, waaruit blijkt hoe de gemeente de melding wil behandelen, hoe eventueel onderzoek plaatsvindt en wanneer eventuele disciplinaire maatregelen worden opgelegd.  Ga verder met het realiseren van de volgende (voorgenomen) activiteiten: o Breng kwetsbare functies en werkprocessen in kaart en inventariseer de risico’s en tref de nodige beheersmaatregelen; o Richt het registratiesysteem zodanig in dat er rapportages uit gehaald kunnen worden en stuur periodiek een herinnering aan medewerkers voor het invullen van nevenfuncties en kwetsbare financiële belangen; o Besteedt aandacht aan integriteit door bewustwordingssessies, zowel voor ambtenaren als voor leidinggevenden en hun (voorbeeld)rol en maak hiervan een verslag

College van B&W Uit het onderzoek is gebleken dat binnen het college geen gedeeld beeld bestaat over wat wel en niet integer handelen is. Waar de een vindt dat elke schijn van belangverstrengeling moet worden voorkomen (ook als de belangenverstrengeling er niet is), vindt de ander dat schijn maar betrekkelijk is

Rekenkamer Midden-Groningen Aanbiedingsbrief onderzoek integriteit

Jaarversla 2023

Pagina 3

en het gaat om het handelen. Het onderwerp staat niet, zoals bij de gemeenteraad, jaarlijks op de agenda. Door het gesprek met elkaar hierover aan te gaan, kan er worden gewerkt aan een meer gezamenlijk beeld over gedeelde integriteitsnormen. Uit het onderzoek is verder gebleken dat er geen afspraken zijn vastgelegd over in welke gevallen bij wie (vermoedens van) integriteitsschendingen gemeld kunnen worden. Daarnaast zijn er geen afspraken over hoe een melding moet worden opgepakt, moet worden onderzocht en moet worden afgehandeld. Om eenheid in het proces te waarborgen en houvast te bieden bij de aanpak van meldingen wordt aanbevolen een integriteitsprotocol op te stellen. Aanbevelingen  Ga als college aan de hand van concrete dilemma’s in gesprek (eventueel met een procesbegeleider) over integriteit, waarbij het niet blijft bij het constateren dat er verschillend over een dilemma wordt gedacht, maar dieper wordt ingegaan op de verschillende visies om te komen tot een meer gedeeld beeld van wat wel en niet integer handelen is en maak hiervan een verslag.  Stel een stappenplan/integriteitsprotocol op met stappen die moeten worden genomen wanneer er een (vermoeden van een) integriteitsschending is. Besteed daarin in ieder geval aandacht aan de meldingsfase, het onderzoeken van de melding en hoe met betrokken belangen wordt omgegaan.

Gemeenteraad Uit het onderzoek volgt dat er op dit moment in de gemeenteraad geen gezamenlijk beeld bestaat van wat wel en niet integer handelen is. Er bestaat behoefte aan het bespreken van dilemma’s die zich in de praktijk voordoen om te komen tot een meer gezamenlijk beeld over integriteitsnormen. Dit kan bijdragen aan de afweging voor raadsleden bij het wel of niet deelnemen aan stemming en/of beraadslaging bij onderwerpen die een persoonlijk belang raken. Daarnaast komt uit de interviews naar voren dat raadsleden het lastig vinden elkaar aan te spreken als het gaat om integriteitskwesties en ook de boodschap te ontvangen. Er is behoefte aan praktische tips over het in gesprek gaan met elkaar. Er bestaat onduidelijkheid bij wie raadsleden terecht moeten met vragen of (vermoedens over een) integriteitsschending. Raadsleden hebben behoefte aan een duidelijk stappenplan op welke wijze en bij wie melding moet worden gedaan, wie welke rol daarin heeft, hoe de melding wordt onderzocht en hoe met de belangen van betrokkenen wordt omgegaan. Aanbevelingen  Ga als gemeenteraad aan de hand van concrete dilemma’s in gesprek (eventueel met een procesbegeleider) waarbij het niet blijft bij het constateren dat er verschillend over een dilemma wordt gedacht, maar

Rekenkamer Midden-Groningen Aanbiedingsbrief onderzoek integriteit

Jaarversla 2023

Pagina 4



dieper wordt ingegaan op de verschillende visies om te komen tot een meer gedeeld beeld van wat wel en niet integer handelen is. Stel een stappenplan/integriteitsprotocol op met stappen die moeten worden genomen wanneer er een (vermoeden van een) integriteitsschending is. Besteed daarin in ieder geval aandacht aan de meldingsfase, het onderzoeken van de melding en hoe met betrokken belangen wordt omgegaan.

Rekenkamer Uit het onderzoek is gebleken dat er wel een verordening, een reglement van orde en een onderzoeksprotocol bestaat maar geen gedragscode t.a.v. integriteit is opgesteld voor de (leden van de) Rekenkamer. Een gedragscode kan duidelijkheid verschaffen voor de rekenkamerleden en derden over de wijze waarop rekenkamerleden hun rol vervullen. Er kan bijvoorbeeld in worden vastgelegd hoe wordt omgegaan met informatie en het aannemen van geschenken en uitnodigingen. Een andere mogelijkheid is om in plaats van het opstellen van een gedragscode deze afspraken op te op te nemen in het reglement van orde van de rekenkamer. Aandacht voor integriteit is er op momenten dat daar aanleiding toe is, maar het onderwerp staat niet periodiek op de agenda van de rekenkamer. Door het gesprek met elkaar hierover aan te gaan, wordt gewerkt aan een gezamenlijk beeld over integriteitsnormen. Er zijn geen afspraken geconcretiseerd t.a.v. maatregelen over het beschermen van (vertrouwelijke) informatie. Het is aan te bevelen in een gedragscode (of reglement van orde) vast te leggen hoe met (vertrouwelijke) informatie wordt omgegaan. Aanbevelingen  Stel een gedragscode op voor de rekenkamer en/of actualiseer het reglement van orde. Leg daarin vast hoe wordt omgegaan met onderwerpen als informatie, nevenfuncties en geschenken en uitnodigingen.

 Geef periodiek (bijvoorbeeld één keer per jaar) aandacht aan het onderwerp integriteit, en leg dit vast in het verslag.  Zet de ontwikkelingen die in gang zijn gezet ter bescherming van informatie voort. Leg daarnaast afspraken vast over de omgang met vertrouwelijke informatie.

Bestuurlijke reactie De bestuurlijke reactie is toegevoegd als bijlage.

Nawoord rekenkamer

Rekenkamer Midden-Groningen Aanbiedingsbrief onderzoek integriteit

Jaarversla 2023

Pagina 5

De rekenkamer is verheugd dat het college onze conclusie (de basis is op orde maar er zijn aandachtspunten om integriteit te borgen) herkent. Het college geeft een goed gemotiveerde reactie ten aanzien van de wijze waarop het college met de aanbevelingen wil omgaan. De Rekenkamer herkent zich hier prima in. Het college herkent de aanbeveling om een stappenplan/integriteitsprotocol voor de gemeenteraad op te stellen voor een handelingsperspectief bij een (vermoeden van een) integriteitskwestie bij de gemeenteraad. Het is wenselijk om hier een concrete invulling aan te geven. Wij zijn dan ook zeer verheugd met de proactieve reactie van de burgemeester, in de hoedanigheid van bestuursorgaan burgemeester, om ten aanzien van dit punt het gesprek met de raad te voeren en daarnaast de brede dialoog over integriteit binnen het college en met de organisatie te bevorderen. De rekenkamer had de ambitie om met dit rekenkameronderzoek inzicht te geven in de vraag of Midden-Groningen voldoende oog heeft voor integriteit. Met de beelden die wij hebben opgehaald en aangevuld met de reactie en vervolgstappen van het college en het bestuursorgaan burgemeester zijn wij van mening dat deze vraag positief kan worden beantwoord.

-

Einde aanbiedingsbrief -

Rekenkamer Midden-Groningen Aanbiedingsbrief onderzoek integriteit

Jaarversla 2023

Pagina 6