01. Raadsvoorstel uitbreiding omvang griffie

Voorstel Gemeenteraad

Datum:

21 juni 2022

Opsteller:

Mieke Bouwman

Zaaknr.:

<Zaaknr.>

Contactgegevens:

mieke.bouwman@midden-groningen.nl

Portefeuillehouder: Werkgeverscommissie Onderwerp:

Stukken ter inzage:: n.v.t

Voorstel uitbreiding formatie griffie

1. Voorstel Voorstel om akkoord te gaan met: - de uitbreiding van de functie van griffiemedewerker per 1 september van 1,44 fte naar 1,78 fte; - de omvang van de functie van Raadsadviseur A te verlagen van 1 fte naar 0,89 fte; - de omvang van de functie van Raadsadviseur B te verhogen van 1,44 naar 1,56 fte; - de communicatieadviesfunctie te combineren met de functie van Raadsadviseur B en deze functie per 1 oktober uit te breiden van 0,56 fte naar 0,89 fte; - de financiële dekking a 47.225 euro (op jaarbasis) voor 2022 te verwerken in de najaarsnota en voor 2023 en verder te verwerken in de programmabegroting. 2. Inleiding De raad wordt ondersteund en geadviseerd door de griffie. Na de herindeling is er een visie op de ondersteuning van de raad vastgesteld. Hiervan afgeleid is toen de formatie van de griffie vastgesteld. In de daaropvolgende jaren is de functie van griffiemedewerker beperkt uitgebreid en er is in 2021 een besluit door de raad genomen om voor 20 uren een communicatieadviseur voor de raad aan de griffie toe te voegen. In de afgelopen tijd hebben zich zowel personele ontwikkelingen voorgedaan als ontwikkelingen aangaande de ambitie van de raad. Deze ontwikkelingen waren de aanleiding om de formatie van de griffie in relatie tot de ambitie van de raad tegen het licht te houden.

Dit heeft ertoe geleid dat de werkgeverscommissie een voorstel aan de raad voorlegt om te besluiten om de formatie van de griffie uit te breiden. 3. Publiekssamenvatting De gemeenteraad heeft aan het begin van de raadsperiode stevige ambities geuit. Deze ambities houden onder andere in dat de raad fors wil investeren in het verbinden met de samenleving en in

Pagina:

2 van 4

Datum:

21 juni 2022

Zaaknr.:

<Zaaknr.>

het verbeteren van het vertrouwen van de inwoners in de overheid. Deze ontwikkelingen vragen een toenemende inzet van de griffie in het ondersteunen van de raad bij deze ambitie. Dat is de reden waarom er wordt voorgesteld om de formatie van de griffie uit te breiden. 4. Bevoegdheid van de raad De gemeenteraad is de werkgever van de griffie. Dit vloeit voort uit de artikelen 107 tot en met 107e van de Gemeentewet. Dit betekent dat de raad ook bevoegd is om de omvang van de formatie van de griffie vast te stellen. 5. Beoogd effect Het doel van het voorstel is om de inrichting van de griffie te realiseren die zowel qua omvang als taakinhoudelijk in balans is met de vastgestelde ambitie van de gemeenteraad. 6. Argumenten De raad heeft in de vorige raadsperiode op meerdere momenten aangegeven dat de raad zich sterker wil positioneren in de samenleving en daarin raadscommunicatie essentieel te vinden. Ook de Rekenkamer heeft aanbevelingen gedaan over de communicatie van de raad. Daarop heeft de raad het initiatief genomen om een onderzoek te doen in de samenleving over het beeld dat de samenleving heeft van de raad, college en organisatie. Hieruit zijn een aantal aanbevelingen gekomen over de communicatie van de raad, die vragen dat er in de komende periode meer wordt ingezet op verbinding met de samenleving. Communicatie is daarin een essentieel element.

Daarnaast heeft de raad aangegeven jongeren meer bij de raad te betrekken en ook zelf meer betrokken te willen zijn bij jongeren. Er is onder andere een Kinderraad opgericht en er is contact met de scholen en het jongerenwerk gelegd. Ook heeft de raad aangegeven zichzelf nadrukkelijker te willen positioneren ten opzichte van het college en in de samenleving. De raad wil dit onder andere doen door te gaan werken met een raadsakkoord. Verder heeft de raad in 2019 besloten om 5% van het budget van het NPG te bestemmen voor inwonersinitiatieven en zich daar als raad nadrukkelijk in te willen profileren. Al deze ambities spitsen zich sterk toe op het leggen van meer verbinding met de samenleving. Deze ambities in combinatie met het vertrek van twee raadsadviseurs geven de kans om nog eens kritisch te kijken naar de samenstelling van de griffie en de functies van de griffie in relatie tot de ambitie van de raad. Daarmee zien we dat “communicatie” als aandachtsgebied een steeds sterker en meer integraal element wordt in het werk van de griffie voor de raad. Het signaal is door de griffie afgegeven dat de omvang van de functie van communicatieadviseur (0,56 fte) te klein is om voldoende invulling te

Pagina:

3 van 4

Datum:

21 juni 2022

Zaaknr.:

<Zaaknr.>

geven aan de ambitie van de raad. Om ervoor te zorgen dat communicatie meer integraal wordt ingebed in de griffie, is het voorstel om een raadsadviseur B aan te nemen met als specifieke taak communicatieadvies. Het is dus een combinatiefunctie, waardoor in drukke tijden er voldoende tijd is voor het communicatieadvies maar er ook flexibiliteit kan zijn om het ‘regulier raadsadviseurschap’ invulling te geven. Op deze wijze wordt de functie beter ingebed in de griffie. Zie voor de functieomschrijving bijlage 1. Voorgesteld wordt om deze functie uit te breiden met 0,33 fte (vergeleken met de huidige functie van communicatieadviseur). Voor de uitvoerende werkzaamheden betreffende communicatie wordt voorgesteld om dit te beleggen bij één van de griffiemedewerkers. Voorgesteld wordt om daarmee de uren van de griffiemedewerkers ook uit te breiden met 0,33 fte. Om op adequate wijze invulling te geven aan de ambitie van de raad komt de werkgeverscommissie tot het volgend voorstel: Huidige functies: - Griffier - Raadsadviseur A - Raadsadviseur B - Griffiemedewerker

1 fte 1 fte 2 fte (0,89 en 0,56 en 0,56 - comm.adv) 1,44 fte

Totaal: 5,45 fte Toekomstige functies: - Griffier 1 fte - Raadsadviseur A 0,89 fte (vermindering van 0,11 fte t.o.v. huidige omvang) - Raadsadviseur B 1,56 fte (uitbreiding van 0,12 fte t.o.v. de huidige functie Raadsadviseur B) - Raadsadv B/comm.adv 0,89 fte: (uitbreiding van 0,33 fte van 0,56 fte naar 0,89 fte) - Griffiemedewerker: 1,78 fte: (uitbreiding van 1,44 naar 1,78, i.v.m. uitvoerende communicatiewerkzaamheden) Totaal

6,12 fte

7. Kanttekeningen en risico’s

Pagina:

4 van 4

Datum:

21 juni 2022

Zaaknr.:

<Zaaknr.>

De werkgeverscommissie stelt na afstemming met het fractievoorzittersoverleg voor om de formatie na een jaar te evalueren. Omdat er bij de fractievoorzitters twijfels zijn of deze uitbreiding voldoende is in relatie tot de ambitie van de raad, is het advies om te focussen op de vraag of de omvang van de griffie in balans is met de ambitie van de raad. 8. Financiële paragraaf Het voorstel is om de financiële dekking à 47.225 euro (op jaarbasis) voor 2022 te verwerken in de najaarsnota en voor 2023 en verder te verwerken in de programmabegroting. 9. Communicatie Er wordt op de gebruikelijke wijze in de regionale media en door middel van sociale media over gecommuniceerd. 10. Draagvlak en vervolgtraject (afstemming, tijdpad) Dit voorstel is in afstemming tussen de griffier en de werkgeverscommissie tot stand gekomen. Vervolgens is het besproken met de fractievoorzitters, waarna het ter besluitvorming wordt voorgelegd aan de raad.

Namens de werkgeverscommissie van de gemeenteraad van Midden-Groningen,

Marco Metscher Voorzitter

Mieke Bouwman Griffier

Bijlage: 1 Bijlage 1 Functieomschrijving Raads- en communicatieadviseur