01. Raadsvoorstel notitie rechtmatigheidsverantwoording
Tekst van het document
Voorstel Gemeenteraad
Datum:
8 januari 2021
Opsteller:
Emmy de Wit
Zaak:
2021-000298
Contactgegevens:
emmy.dewit@midden-groningen.nl
Portefeuillehouder:
Erik Drenth
Stukken ter inzage:
nvt
Onderwerp:
Notitie rechtmatigheidsverantwoording
1. Voorstel 1. Kennis te nemen van de notitie rechtmatigheidsverantwoording (zie bijlage 2); 2. In te stemmen om voor 2021 de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden op 3% van de totale lasten (inclusief toevoeging aan reserves) te leggen; 3. In te stemmen met het periodiek informeren over de financiële rechtmatigheid, volgens de uitgangspunten van de Financiële Verordening gemeente Midden-Groningen 2020 en verder zoveel mogelijk bij bestaande rapportagelijnen; 4. Wanneer de wetswijziging per januari 2021 in werking treedt, bovenstaande besluiten inzake de rechtmatigheidsverantwoording, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2021 van toepassing te laten zijn; 5. In te stemmen om in 2023 de nieuwe ontwikkelingen en de hierin gemaakte keuzes te evalueren. 2. Inleiding In de huidige situatie toetst de (externe) accountant jaarlijks de getrouwheid van de cijfers en de (financiële) rechtmatigheid van hoe de gemeente heeft gehandeld. Heeft de gemeente de wet- en regelgeving gevolgd voor alle baten, lasten en balansmutaties? Deze controleverklaring wordt opgenomen in de jaarrekening. Vanaf 2021 (dus in 2022 over verslagjaar 2021) is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken
Pagina:
2 van 6
Datum:
8 januari 2021
Zaak:
2021-000298
wordt opgenomen. De accountant controleert en geeft alleen een verklaring af bij het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. Met bijgevoegde notitie willen we u als raad informeren over deze wetswijziging, een schets geven van de nieuwe werkwijze, inzicht in waar we als Midden-Groningen op dit moment staan en waar keuzes gemaakt moeten worden. Ook zijn in de bijlagen een aantal notities toegevoegd over dit onderwerp. De notitie rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BBV bevat ook de standaardtekst voor de rechtmatigheidsverantwoording die door het college gebruikt moet worden. Bij de aanpassing van de wetgeving gaat het onder meer om een aanpassing van de Gemeentewet, de Financiële Verhoudingswet en de Provinciewet, maar ook om lagere regelgeving, zoals het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de Kadernota rechtmatigheid en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO). Op het moment van schrijven van deze notitie is de wetgeving nog niet aangepast. Formeel is het standpunt dat de wetswijziging per 2021 ingaat. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is mede bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het College, over de (financiële) rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.
Hierbij is van belang dat de gemeenteraad: • • •
De verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3% van de totale lasten, incl. dotaties aan de reserves); Aangeeft aan het College van B&W, wat over de rechtmatigheid in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen moet worden; Aangeeft met welke frequentie men geïnformeerd wil worden.
In de notitie wordt dit verder toegelicht en voorstellen hiervoor gedaan. Deze zijn weergegeven in de beslispunten in deze notitie.
Publiekssamenvatting In de huidige situatie toetst de (externe) accountant jaarlijks de getrouwheid van de cijfers en de (financiële) rechtmatigheid van hoe de gemeente heeft gehandeld. Heeft de gemeente de wet- en regelgeving gevolgd voor alle baten, lasten en balansmutaties? Deze controleverklaring wordt opgenomen in de jaarrekening. Vanaf 2021 is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. De accountant controleert en geeft alleen een verklaring af bij het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het College, over de (financiële) rechtmatigheid en zo de kaderstellendeen controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. Het college heeft de raad voorgesteld om voor 2021 de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden op 3% van de totale lasten (inclusief toevoeging aan reserves) te leggen, en de raad te informeren via de bestaande rapportagelijnen zoals de voor- en najaarsnota en de jaarrekening.
3. Bevoegdheid van de raad Op grond van de geplande wetswijziging moet de raad het college kaders geven voor het (vanaf boekjaar 2021) afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken.
Pagina:
3 van 6
Datum:
8 januari 2021
Zaak:
2021-000298
4. Beoogd effect 1. Een adequate bedrijfsvoering conform de hiervoor geldende kaders, in dit geval financiële rechtmatigheid. 2. Versterking van de rol van het college in de verantwoording over de financiële rechtmatigheid door het gesprek hierover primair tussen raad en college te laten plaatsvinden, in plaats van dat de raad hierover met de accountant in discussie gaat. De rechtmatigheidsverantwoording wordt hiermee uit de financieel-technische sfeer gehaald. Beoogd wordt de verantwoording ook nadrukkelijk te richten naar de toekomst: “wat kunnen we eraan doen om rechtmatigheidsfouten te voorkomen”. Dit draagt bij aan een lerende gemeentelijke organisatie die werkt en handelt conform de regelgeving, wat bijdraagt aan een betrouwbare en doelmatige overheid. 5. Historische context nvt 6. Argumenten 1. Met bijgevoegde notitie willen we u als raad informeren over deze wetswijziging, een schets geven van de nieuwe werkwijze, inzicht in waar we als Midden-Groningen op dit moment staan en waar keuzes gemaakt moeten worden. 2. Binnen het kader van de wet dient de gemeenteraad verantwoordingsgrenzen vast te stellen voor zowel rechtmatigheidsfouten, als -onduidelijkheden. De wetswijziging introduceert een nieuw begrip: (rechtmatigheids)onduidelijkheden.
Dit moet worden bezien ten opzichte van de huidige situatie, waarin de accountant de rechtmatigheid toetst en in die situatie dat de accountant onvoldoende informatie heeft om tot een oordeel te komen, spreekt men van een onzekerheid. Vanaf 2021 gaat het college zich verantwoorden over de rechtmatigheid. Het college opereert echter niet als een accountant; daarom is het bredere begrip onduidelijkheden geïntroduceerd. Hieronder vallen ook die situaties waarin men eigenlijk niet weet of iets onrechtmatig is. Hierbij kan worden gedacht aan een verschil van inzicht tussen de vakafdeling en de afdeling juridische zaken of een contract wel of niet onrechtmatig is aanbesteed. We stellen voor de verantwoordingsgrens op 3 % te leggen. Dit mede op advies van onze accountant1. Dit omdat er sprake is van een nieuwe ontwikkeling en een daarbij horend groeiproces. Door te kiezen voor een lager percentage zouden we bovendien de lat hoger leggen dan in de huidige wetgeving, waarbij de grens voor onzekerheden op 3 % ligt. 3. De verantwoording over de financiële rechtmatigheid betreft niet een specifiek moment gekoppeld aan de jaarrekening, maar een continue proces met bijbehorende
1
Standpunt HZG: “ (…). Wel zal de Raad nog een uitspraak moeten doen over de exacte kaders van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit ziet onder andere toe op de controletolerantie, de reikwijdte van het toetsingskader en de informatievoorziening. Wij adviseren u en de Raad, op dit punt de lat in eerste instantie niet te hoog te leggen en hierbij te werken langs de weg van geleidelijke groei in ambities en uitvoering.”(citaat Management Letter 2020)
Pagina:
4 van 6
Datum:
8 januari 2021
Zaak:
2021-000298
rapportagestructuur. Daarbij zullen wij aansluiten op de rapportages en rapportagemomenten zoals vastgelegd in de Financiële Verordening. Bij majeure zaken (bijvoorbeeld een grote fraude) kan er echter aanleiding zijn om daarvan een aparte melding te doen. 4. De wetswijziging met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording is nog niet door de Tweede Kamer behandeld maar is niet-controversieel verklaard. Er wordt nog steeds uitgegaan van invoering per 2021. Daarom stellen we voor om, zodra de landelijke besluitvorming heeft plaatsgevonden, de raadsbesluiten inzake de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht tot 1 januari 2021, van toepassing te laten zijn. 5. Het college adviseert om in 2023 de nieuwe ontwikkelingen en de hierin gemaakte keuzes te evalueren. 7. Kanttekeningen en risico’s Zoals aangegeven heeft de besluitvorming over de rechtmatigheidsverantwoording nog niet plaatsgevonden. We gaan uit van invoering per 2021. 8. Financiële paragraaf Nvt 9. Communicatie nvt 10. Draagvlak en vervolgtraject (afstemming, tijdpad) De notitie rechtmatigheidsverantwoording is afgestemd met onze accountant HZG en voorgelegd aan de auditcommissie. Ter ondersteuning van de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording vinden de volgende activiteiten plaats:
-
Aanpassen van de controleverordening en de financiële verordening met betrekking tot de veranderde rol van de accountant; Opstellen intern controle plan (in afstemming met de accountant); Normenkader jaarlijks vaststellen door college, ter kennisname naar de raad; Periodiek wordt de raad geïnformeerd; zo veel mogelijk via bestaande rapportagelijnen (vooren najaarsnota). Bij jaarrekening wordt de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen met in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting inclusief eventuele verbetermaatregelen. Evaluatie medio 2023 met betrekking tot het proces en de gemaakte keuzes.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen,
A. Hoogendoorn Burgemeester
H.J.W. Mulder Secretaris
Pagina:
5 van 6
Datum:
8 januari 2021
Zaak:
2021-000298
Pagina:
6 van 6
Datum:
8 januari 2021
Zaak:
2021-000298
Bijlagen: 1 Concept raadsbesluit 2 Notitie rechtmatigheidverantwoording incl bijlagen:
1. Notitie rechtmatigheidsverantwoording commissie BBV ten behoeve van consultatie (12 dec 2020); (met in Hoofdstuk 2 een toelichting specifiek gericht op raadsleden en in bijlage 1 de tekst voor de modelverantwoording) 2. Notitie rechtmatigheidsverantwoording commissie BADO (20 maart 2020) 3. Notitie De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden (14 februari 2019)