01. Raadsvoorstel Besluitvorming gemeentelijke ombudscommissie

Openbaar

Voorstel Gemeenteraad

Datum:

9 september 2025

Opsteller:

Rutger Miltenburg

Zaak:

1572189

Contactgegevens:

rutger.miltenburg@midden-groningen.nl

Portefeuillehouder: Erica van Lente Onderwerp:

Besluitvorming gemeentelijke ombudscommissie.

1. Voorstel 1. De Verordening gemeentelijke ombudscommissie Midden-Groningen 2018 in te trekken per 1 januari 2026; 2. De Regeling interne klachtenbehandeling Midden-Groningen 2025 vast te stellen; 3. De Regeling interne klachtenbehandeling Midden-Groningen 2018 in te trekken. 2. Inleiding Sinds 2 januari 2018 kent gemeente Midden-Groningen een, door de gemeenteraad ingestelde, ombudscommissie. De ombudscommissie behandelt de klachten van inwoners als zij het niet eens zijn met het oordeel van de Gemeente Midden- Groningen over de uitkomst en/of behandeling van de klacht. Daarmee functioneert de ombudscommissie als tweedelijns klachteninstituut. Het college heeft op 7 januari 2025 ingestemd met inzet van de POK-middelen. Onderdeel van de inzet van de POK-middelen is aansluiting zoeken van gemeente Midden-Groningen bij de Nationale ombudsman als tweedelijns klachteninstituut. De burgemeester heeft de ombudscommissie op 19 juni 2025 medegedeeld dat het college de stap naar de Nationale ombudsman per 1 januari 2026 overweegt voor tweedelijns klachtenbehandeling. Uw raad is daar over geïnformeerd via een afschrift van de besluitenlijst van het college op 14 januari 2025. Op 25 juni 2025 is uw raad ook per brief geïnformeerd die bij het jaarverslag klachten zat.

Onderdeel van de overstap van de ombudscommissie naar de Nationale ombudsman is contact leggen met de Nationale ombudsman om aansluiting te zoeken. Deze contacten lopen op dit moment en vragen geen verdere handelingen. De overstap naar de Nationale ombudsman juridisch mogelijk maken, vraagt wel verdere handelingen.

Pagina:

2 van 6

Datum:

9 juli 2025

Zaak:

1572189

De ombudscommissie bestaat op basis van De Verordening gemeentelijke ombudscommissie Midden-Groningen 2018 (hierna: de verordening). Wij vragen uw raad deze in te trekken per 1 januari 2026. De procedure van klachtenbehandeling staat in de regeling interne klachtenbehandeling 2018 (hierna: de regeling). Wij vragen uw raad om deze in te trekken en de regeling te wijzigen volgens bijgevoegd voorstel. Op die manier krijgt de Nationale ombudsman formeel plek in de gemeente Midden-Groningen. De intrekking van de verordening en vaststelling van de regeling staan hier centraal. 3. Publiekssamenvatting De gemeente Midden-Groningen heeft besloten dat zij per 1 januari 2026 wil aansluiten bij de Nationale Ombudsman als het gaat om de tweedelijns klachtenbehandeling. Om dat juridisch mogelijk te maken dient een verordening te worden ingetrokken en een regeling gewijzigd te worden. 4. Bevoegdheid van de Raad De ombudscommissie bestaat op basis van de verordening gemeentelijke ombudscommissie Midden-Groningen 2018. Deze verordening is door uw raad vastgesteld. Om de ombudscommissie op te heffen dient uw raad deze verordening in te trekken en de regeling vast te stellen en de eerdere versie van de regeling in te trekken. Op basis van artikel 147 Gemeentewet is uw raad daartoe bevoegd. De raad heeft de regeling ook bekrachtigd.

De gewijzigde regeling dient daarom opnieuw door de raad te worden bekrachtigd. Het college en de burgemeester hebben de regeling al bekrachtigd voor zover het hun bevoegdheid betrof in eerdere besluitvorming.

5. Beoogd effect Realiseren dat de Nationale ombudsman de tweedelijns klachtbehandelaar kan worden van Midden-Groningen door middel van verder contact leggen met de Nationale ombudsman, intrekken verordening ombudscommissie en rol Nationale ombudsman vastleggen in de regeling. 6. Historische context Sinds `2 januari 2018 kent de gemeente Midden-Groningen een tweedelijns klachtenbehandelaar in de vorm van een onafhankelijke ombudscommissie. De leden van deze commissie bestaan uit mensen die óók de algemene kamer van de bezwaarschriftencommissie Midden-Groningen vormen. Het lidmaatschap van de algemene kamer van de bezwaarschriftencommissie staat los van het lidmaatschap van de ombudscommissie. De leden van de ombudscommissie zijn onafhankelijk. De ombudscommissie adviseert de gemeente Midden-Groningen over hoe het interne klachtenproces is verlopen en (vaak) inhoudelijk op de klachten die inwoners bij de ombudscommissie hebben ingediend. De ombudscommissie kan daarvoor een hoorzitting beleggen en brengt schriftelijk advies uit aan het college. Pro-facto zorgt voor secretariële ondersteuning van de ombudscommissie. De ombudscommissie brengt elk jaar verslag uit aan uw raad over het aantal klachten en afhandeling daarvan.

Pagina:

3 van 6

Datum:

9 juli 2025

Zaak:

1572189

Sinds 2020 is de Nationale ombudsman al actief op het grondgebied van gemeente Midden-Groningen. Voornamelijk op het gebied van hulp aan inwoners bij de gevolgen gaswinning.

7. Argumenten Hoeveelheid klachten voor ombudscommissie; De ombudscommissie stelt vast in haar jaarverslag 2024 dat het aantal klachten laag is in verhouding tot het aantal burgercontacten dat de gemeente Midden-Groningen in totaal heeft.1 Het behandelen van klachten vraagt inzet van personen, middelen, tijd en voorzieningen. De vraag is of dit opweegt tegen het aantal klachten waarvoor wij nu de ombudscommissie inschakelen. De feiten wijzen op weinig klachten. Wat een reden kan zijn om de klachtenbehandeling over te dragen aan de Nationale ombudsman. De ombudscommissie erkent dat het aantal klachten laag is en beaamt dit als reden van de gemeente om over te stappen naar de Nationale ombudsman. Verhogen professionele standaard tweedelijns klachtafhandeling; De Nationale ombudsman is bij uitstek het (bekende) instituut voor de behandeling van klachten in tweede instantie. Zij is daarvoor (wettelijk) toegerust met professionals en kan bouwen op een stevige ervaring in het klachtenrecht als Nationale ombudsman als instituut. In dit licht is het voor de verdere professionalisering van tweedelijns klachtbehandeling logisch om aansluiting te zoeken bij de Nationale ombudsman omdat zij al goed zijn in het behandelen van klachten in tweede instantie.

Bekendheid Nationale ombudsman met lokale situatie; De Nationale ombudsman is sinds 2020 lokaal bekend bij (de inwoners van) gemeente Midden-Groningen in verband met de aardbevingsproblematiek. Via een vast contactpersoon in dienst van de Nationale ombudsman is de Nationale ombudsman al actief. De klachtenbemiddelaar stelt vast dat inwoners, tijdens de klachtenbehandeling door de gemeente, al vragen naar de Nationale ombudsman. Dit pleit voor aansluiting bij de Nationale ombudsman door de bekendheid. Verordening ombudscommissie intrekken; De ombudscommissie bestaat op basis van de verordening. Deze verordening is door uw raad vastgesteld. Om de ombudscommissie op te heffen dient uw raad deze verordening in te trekken. Zodra u daartoe besluit, is de verordening ingetrokken per 1 januari 2026 en bestaat de ombudscommissie niet meer. Daardoor is de weg, juridisch gezien, vrij om de Nationale ombudsman in positie te brengen. In het raadsbesluit wordt u gevraagd de verordening in te trekken. Wijzigen interne regeling klachtenbehandeling Midden-Groningen 2018 Naast de verordening, is er de regeling. In deze regeling staat de (interne) klachtenprocedure beschreven. Voor de juridische kwaliteit, is het wenselijk om in de regeling op te nemen dat de Nationale ombudsman de tweedelijns klachtbehandeling verzorgt.

Daardoor kan, richting klagers en collega's, duidelijk worden uitgelegd hoe het

Pagina:

4 van 6

Datum:

9 juli 2025

Zaak:

1572189

complete klachtenproces werkt. Deze aanpassing van de regeling is minimaal en voorziet in een juridisch- bestuurlijke basis van het (externe) klachtenproces. Het college en de burgemeester hebben al ingestemd met dezelfde wijzigingen van de regeling omdat klachten ook over personen van deze bestuursorganen kunnen gaan. In het raadsbesluit wordt uw raad gevraagd ook in te stemmen met de wijzigingen van de regeling. De voorgestelde wijzigingen worden gepubliceerd onder de titel ‘Regeling interne klachtenbemiddeling Midden-Groningen 2025.”

De wijzigingen van de regeling zijn als volgt: Artikel: 1 lid 3 sub g (definities)

6 lid 2 (in behandeling nemen)

8 lid 2 (horen)

Huidig: Ombudscommissie: de gemeentelijke ombudscommissie van de gemeente Midden-Groningen, zijnde de Algemene kamer van de vaste commissie van de advies voor de bezwaarschriften van de gemeente Midden-Groningen; (...) Bij de inkennisstelling wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om binnen 1 jaar na de datum van verzending van de inkennisstelling de klacht in te dienen bij de ombudscommissie. (...)

Nieuw: Nationale ombudsman: de Nationale ombudsman als bedoeld in artikel 9:17 sub a Awb;

De raad en commissies laten zich dan, evenals bij de ombudscommissie, als beklaagden vertegenwoordigen door hun plaatsvervangend voorzitter, en het college door het collegelid dat het onderwerp van de klacht in zijn portefeuille heeft, tenzij het betreffende bestuursorgaan heeft besloten tot een andere vertegenwoordiging.

De raad en commissies laten zich dan, evenals bij de Nationale ombudsman, als beklaagden vertegenwoordigen door hun plaatsvervangend voorzitter, en het college door het collegelid dat het onderwerp van de klacht in zijn portefeuille heeft, tenzij het betreffende bestuursorgaan heeft besloten tot een andere vertegenwoordiging.

(...) Bij de inkennisstelling wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om binnen 1 jaar na de datum van verzending van de inkennisstelling de klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman. (...)

9 lid 2 (resultaat)

Pagina:

5 van 6

Datum:

9 juli 2025

Zaak:

1572189

(...) Daarbij wordt de klager op de mogelijkheid gewezen op binnen 1 jaar na de datum van verzending van de brief de klacht in te dienen bij de ombudscommissie.

(...) Daarbij wordt de klager op de mogelijkheid gewezen op binnen 1 jaar na de datum van verzending van de brief de klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman.

8. Kanttekeningen en risico’s Het lidmaatschap van de Nationale ombudsman is een proces dat parallel loopt aan het opheffen van de ombudscommissie. Maar is wel gescheiden en vraagt geen juridische borging anders dan in de regeling. Verder zijn de risico's beperkt. 9. Financiële paragraaf De kosten voor aansluiting bij de Nationale ombudsman bedragen €14.129 per jaar. Deze kosten worden, tot 2029, volledig gedekt door inzet van de POK middelen. De kosten voor de ombudscommissie zijn in de huidige situatie begroot op: 2024: €15.600 De realisatie is als volgt: 2024: € 2.199,56 De realisatie is lager is dan begroot. Daarmee valt de bezuiniging, financieel technisch gezien, tegen ten opzichte van de €14.129 per jaar wat we kwijt zijn aan aansluiting bij de Nationale ombudsman. Een fundamenteel verschil is echter dat de kosten van €14.129 niet uit de eigen begroting van de gemeente Midden-Groningen komt. Dit is volledig afkomstig uit de POK middelen. De hierboven genoemde begroting én realisatie komen wel uit de begroting van Midden-Groningen. Daarmee ‘kost’ de overstap naar de Nationale ombudsman de gemeente Midden-Groningen tot 2029 niks. De bestuurlijke keuze om naar de Nationale ombudsman over te stappen weegt daarmee op tegen de financiële situatie. 10. Communicatie De ombudscommissie is op 19 juni 2025 geïnformeerd over dit voorgenomen besluit.

Verder zal de gewijzigde regeling worden gepubliceerd. Via de communicatiekanalen van de gemeente zal

Pagina:

6 van 6

Datum:

9 juli 2025

Zaak:

1572189

aandacht worden besteed aan de Nationale ombudsman als nieuwe tweedelijns klachtenbehandelaar.

11. Draagvlak en vervolgtraject (afstemming, tijdpad) Na het besluit zal publicatie plaatsvinden en zal het contact met de Nationale ombudsman worden geïntensiveerd.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen,

E. van Lente Burgemeester

M.H.M. Nieuwenhuijsen-Janssens Gemeentesecretaris

Bijlage: 1 Regeling interne klachtenbehandeling Midden-Groningen 2018 2 Regeling interne klachtenbehandeling Midden-Groningen 2025 3 Verordening gemeentelijke ombudscommissie Midden-Groningen 2018