RM 2024.06.24 Memo actieve informatie Evaluatie participatie skatebaan

memo - actieve informatie aan

commissie

Portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Ruimte

Jeroen Louws

14 mei 2024

steller

afdeling

Telefoon

e-mail

Yfke Semeijn

Wijk en Bestuur

+31118675782

y.semeijn@middelburg.nl

onderwerp

Evaluatie participatie skatebaan

Geachte leden van de raad, aanleiding

In juni 2023 heeft u het memo actieve informatie “Eindrapport skatebaan Veersepoort” ontvangen. Dit ging over het proces tot aan de oplevering van de nieuwe skatebaan. In die memo actieve informatie is aangekondigd dat er nog een evaluatie over de participatie zou volgen. Deze ligt nu voor u. We hebben onder andere in onze participatie- en inspraakverordening vastgelegd dat we de participatie van projecten evalueren. Dit doen we om van te leren voor andere trajecten. Informatie

In dit memo actieve informatie hebben we het alleen over de participatie over de nieuwe skatebaan aan de Geersesweg, niet over de nieuwe speelvoorziening aan de Grote Sternstraat die op de plaats van de skatebaan is gekomen. Nadat de rechter in januari 2021 de uitspraak deed dat de skatebaan aan de Grote Sternstraat weg moest, kwam vanuit meerdere kanten de oproep om op een andere locatie een nieuwe skatebaan te realiseren. Over het ontwerp van de baan en de omgeving kon door de skaters en omwonenden meegedacht worden. De skatebaan is inmiddels al een tijd in gebruik, maar de participatie was nog niet geëvalueerd. In 2021 heeft bureau Berenschot aanbevelingen gedaan voor participatie. Eén van de aanbevelingen was om de gemeenteraad aan de voorkant in positie te brengen. Die aanbeveling hebben we gelijk ter harte genomen door voor de aanleg van een nieuwe skatebaan een raadsvoorstel voor te leggen met daarin de inhoudelijke kaders, de processtappen en de participatiekaders. Tijdlijn

Op 15 april 2021 heeft de gemeenteraad krediet beschikbaar gesteld voor de realisering van een nieuwe skatebaan en een wijk-speelvoorziening in de Veersepoort. Op 27 mei 2021 heeft de gemeenteraad de kaders voor participatie unaniem aangenomen. Daarna volgende het proces tot aan de ingebruikname van de skatebaan. Deze bestond uit een aantal fasen: Fase 1 Via doemee.middelburgers.nl konden meegedacht worden over de nieuwe locatie Fase 2 De verschillende locaties zijn door ons beoordeeld en onderzocht op haalbaarheid Fase 3 Wij namen op 5 oktober 2021 het ontwerpbesluit om de Geersesweg aan te wijzen als nieuwe locatie

blad

2 van 5 onderwerp

Evaluatie participatie skatebaan

Fase 4

Fase 5

Fase 6 Fase 7

Fase 8

Fase 9 Fase 10

Het ontwerpbesluit lag van 6 oktober tot 17 november 2021 ter inzage. Het college heeft 19 reacties ontvangen en deze meegewogen in haar definitieve besluit. December 2021 stond het onderwerp op de agenda van de commissie Ruimte. Er werd gebruik gemaakt van het spreekrecht. De gemeente nodigde skaters uit om mee te denken over het ontwerp. En geïnteresseerden werden uitgenodigd om plaats te nemen in een klankbordgroep om mee te denken over de inpassing van de skatebaan en de invulling van de ruimte er omheen. Meerdere bijeenkomsten van de klankbordgroep. Publicatie van het voorlopig ontwerp op doemee.middelburgers.nl. Mensen konden hierop reageren, als ‘laatste check’ om zeker te weten dat we de opmerkingen goed verwerkt hebben. Wegens onvoldoende budget moest extra geld gevraagd worden aan de gemeenteraad. Dit werd besproken in de vergadering van de commissie Ruimte van 30 mei 2022. Ook hier was een inspreker. In het verlengde van die raadscommissie stemde de gemeenteraad op 9 juni in met extra budget voor de skatebaan. Juli 2022 werd gestart met het aanleggen van een bouwweg en in augustus startte de bouw van de nieuwe skatebaan. 18 november 2022 werd de skatebaan opgeleverd en voor het eerst in gebruik genomen. De officiële opening volgde op 13 mei 2023.

Een deel van het traject was ten tijde van corona. Na het raadsbesluit van 27 mei 2021 is via doemee.middelburgers.nl en een inloopavond voor direct omwonenden de keuze voor de locatie toegelicht. Tijdens de inloopavond is aan kleine groepjes mensen het besluit van de locatie toegelicht en informatie gegeven over de participatie. Doordat het kleine groepjes waren, ontstonden goede gesprekken. Leerpunt: in kleine groepjes met mensen in gesprek heeft meerwaarde ten opzichte van grote informatiebijeenkomsten. Er ontstaan echt gesprekken. Het ontwerpbesluit voor de locatie heeft ter inzage gelegen (fase 4). Daarop zijn 19 zienswijzen ontvangen. Aan de voorkant is duidelijk gecommuniceerd dat zienswijzen alleen ingediend konden worden voor de gekozen locatie en niet over andere mogelijke locaties. Daardoor waren de verwachtingen helder. Leerpunt: laat duidelijk weten waarover zienswijzen kunnen worden ingediend, dit managet de verwachtingen. Nadat de locatie duidelijk was, is een klankbordgroep gevormd die meedacht over de inrichting van het gebied rondom de skatebaan. Daarin waren mensen met diverse perspectieven vertegenwoordigd, zoals omwonenden, Welzijn Middelburg1, skaters en de scouting. In het gebied rondom de skatebaan zijn ook andere zaken gerealiseerd, zoals een groene tuinkamer. Evaluatie

Voor deze evaluatie is: • Een enquête uitgezet onder de skaters • Een enquête uitgezet onder de leden van de klankbordgroep • Gesproken met de jongerenwerker (en een artikel dat hij had geschreven)

1 Welzijn Middelburg is per 1 januari samengegaan met Maatschappelijk Werk Walcheren en heet sindsdien Vizita.

blad

3 van 5 onderwerp

Evaluatie participatie skatebaan

•

Gesproken met een deel van de gemeentelijke projectgroep en de portefeuillehouder

De skaters zijn erg te spreken over hoe het proces is verlopen, over hoe zij mochten meedenken over hun nieuwe skatebaan. Ze geven wel aan dat ze zich serieus genomen voelden, maar dat gevoel kregen ze pas echt nadat er veel (media) aandacht was voor het moeten sluiten van de skatebaan. Ze voelden zich in het begin als boosdoeners gezien, maar tijdens de gesprekken van de klankbordgroep is naar hun idee dat beeld 180 graden gedraaid. De gebruikers van de skatebaan zijn betrokken bij het ontwerp. Samen dachten zij na over de invulling van de baan en gaven zij input aan de ontwerper. Met dit proces heeft de gemeente zich niet bemoeit. De skaters en ontwerper wisten hoeveel ruimte ze hadden en de invulling van de baan was echt aan hen. Welzijn Middelburg fungeerde als spin in het web. De communicatie met de skaters verliep via de jongerenwerker. Leerpunt: geef ervaringsdeskundigen een duidelijke rol in het proces. Zo voelen zij zich gehoord en betrokken. Verder geven ze bij de evaluatie aan dat de samenwerking tussen de gemeente en het jongerenwerk/wijkgerichte werk geïntensiveerd zou moeten worden zodat preventief en oplossingsgericht kan worden gewerkt en jongerenparticipatie toeneemt. En er is opgemerkt dat er nog een paar beloftes gedaan zijn die nog niet nagekomen zijn, zoals de aanleg van een waterkraan. Leerpunt: kom toezeggingen na, of vertel waarom je dat niet doet.

Aan de leden van de klankbordgroep is onder andere gevraagd welk moment in het proces ze is bijgebleven. Uit de antwoorden zijn een aantal terugkerende thema’s te halen: De participatie wordt gewaardeerd, onder andere door de diversiteit aan meningen en belangen die naar voren kwamen tijdens de bijeenkomsten. De discussies over het toiletgebouw. Dat er consensus werd bereikt, er is dus overeenstemming bereikt ondanks verschillende standpunten. De respondenten geven ook aan dat ze tijdens de bijeenkomsten voldoende ruimte hebben gehad om hun inbreng te geven. Ook zijn ze van mening dat de uitkomst een goede weergave is van wat er ingebracht is door de leden van de klankbordgroep. Leerpunt: een gevarieerde samenstelling van de klankbordgroep zorgt voor diversiteit aan standpunten, goede gesprekken en overeenstemming aan het einde van het traject. We hebben in de enquête ook gevraagd naar plus- en verbeterpunten voor volgende projecten met een klankbordgroep. Sommigen geven aan tevreden zijn met het resultaat, maar er zijn ook enkele verbeterpunten benoemd: Iemand geeft aan teleurgesteld te zijn over hoe het budget is besteed. Rondom de skatebaan zijn faciliteiten aangelegd die niet of nauwelijks gebruikt worden. Het project kende een lange voorgeschiedenis. In het vervolg eerder een andere weg in slaan en niet onnodig lang juridische procedures doorlopen.

Er is vraag naar betere communicatie over de echte inspraak van deelnemers en meer duidelijkheid over de rol van de klankbordgroep in het besluitvormingsproces. Leerpunt: in eerste instantie was er budget te weinig om aan alle wensen van de klankbordgroep tegemoet te komen. Toen even later bleek dat er toch extra geld was, is niet meer met de klankbordgroep overlegd over

blad

4 van 5 onderwerp

Evaluatie participatie skatebaan

wat daarvoor aangeschaft zou kunnen worden. Dit is waar de teleurstelling van een van de deelnemers vandaan komt. Dus doe dit in het vervolg wel. De jongerenwerker heeft net nadat het ontwerp van de skatebaan gereed was een artikel geschreven over het verloop van het proces. Dat artikel (zie bijlage) is verschenen in een magazine van Welzijn Middelburg. Hij vertelt daar over het proces en de rol van de jongerenwerker. In het artikel schrijft hij dat het goed was dat er snel na de uitspraak van de rechter er een bijeenkomst met de skaters was. Zij hebben dat erg gewaardeerd en zorgde er voor dat de onrust uit de groep verdween en ze zich op dat moment serieus genomen voelden. Vanuit de kant van de gemeente gingen de wijkwethouder, de wijkmanager en juridisch medewerker in gesprek met de jongeren en andere gebruikers van de skatebaan. Leerpunt: snel in gesprek met de gebruikers om onrust te verminderen. Vanuit het project en de portefeuillehouder zijn positieve signalen over de participatie. Mensen waren in het begin negatief en hadden vooroordelen over skaters. Dat is gaandeweg het proces positief gedraaid. De gemêleerde samenstelling van de klankbordgroep is ook door de gemeente als sterk punt ervaren. Niet alleen voor- en tegenstanders, maar ook met de jongerenwerker en skaters was een goede interactie.

Dit maakte dat de sfeer in de klankbordgroep omdraaide van negatief naar positief. De interactie in de groep was goed. Er is veel tijd in het totale proces gaan zitten. In eerste instantie door veel (individuele) gesprekken te voeren over de locatie, daarna meerdere bijeenkomsten van de klankbordgroep. Dit heeft wel een goed resultaat opgeleverd. Wel alert zijn op het niet overvragen door de klankbordgroep. De dynamiek in het proces was goed, er was energie ook bij andere partijen die op de locatie wat zouden willen doen. Dit werd niet meegenomen in het project, maar ook daarna niet. Deze ideeën zijn niet ten uitvoer gekomen, omdat we daar niet meer achteraan zijn gegaan. Leerpunten: deelname van gebruikers van de voorziening (in dit geval de skatebaan) aan de klankbordgroep was van meerwaarde. De klankbordgroep heeft veel ruimte gekregen om aan te geven wat ze wilden, dit leidde tot een verlanglijst. Er was veel positieve energie met heel veel ideeën wat er allemaal nog meer gedaan zou kunnen worden. Denk tijdens het proces al na over hoe je na oplevering opvolging geeft aan extra ideeën die aangedragen zijn, maar die niet binnen het project vallen. Samenvattend

-

Als je onrust merkt, ga in gesprek om die onrust weg te nemen en neem mensen daarin serieus. De kaders waren helder, zowel de kaders voor de locatie als die voor participatie. Gesprekken in klein comité zorgen ervoor dat iedereen aan het woord kan komen. Van te voren aangeven waar belanghebbenden een zienswijzen over in konden dienen zorgde voor duidelijkheid en geef zorgvuldig antwoord op de ingediende zienswijzen. Geef ervaringsdeskundigen een duidelijke rol in het proces. Zo voelen zij zich gehoord en betrokken. Om maximale aansluiting met jongeren te krijgen en houden aansluiten bij hun eigen netwerk. Een jongerenwerker speelt daar een cruciale rol in. Een klankbordgroep met een evenwichtige vertegenwoordiging van belangen is waardevol. Hou de positieve energie vast die in een project zit door bijvoorbeeld mensen opnieuw te betrekken als er toch extra financiële middelen blijken te zijn. Zorg dat de evaluatie van (de participatie over) het project kort na afronding plaatsvindt.

blad

5 van 5 onderwerp

Evaluatie participatie skatebaan

-

Denk tijdens het proces al na over wat er na oplevering nog opgepakt moet worden. Kom toezeggingen na. Als dit niet lukt vertel dan wel waarom je dat niet doet. Participatie wordt gewaardeerd.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

M.A. Fränzel MSc

Bijlage: artikel “Jongerenparticipatie loont, de skatebaan in Middelburg is daar hét voorbeeld van” - Welzijn Middelburg