RM 2024.06.24 Memo actieve informatie Evaluatie inwonerberaad

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Ruimte

Rutger Schonis

14 mei 2024

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Yfke Semeijn

Wijk en Bestuur

+31118675782

y.semeijn@middelburg.nl

onderwerp

Evaluatie inwonerberaad

Geachte leden van de raad, aanleiding

We hebben onder andere in onze participatie- en inspraakverordening vastgelegd dat we de participatie van projecten evalueren. Onlangs hebben we een uitgebreid participatietraject doorlopen om te komen tot een kansenkaart van Middelburg met voldoende nieuwe woningbouwlocaties, zodat wij kunnen voldoen aan onze woningbouwopgave. We evalueren de participatie om van te leren voor andere trajecten. In dit geval was de participatie in de vorm van een inwonerberaad, een minder vergaande vorm van een burgerberaad. Dit is voor ons een nieuw instrument en de evaluatie doen we in dit geval ook met het oog op de vraag of we dit instrument (of een zwaardere vorm, namelijk een burgerberaad) willen gaan inzetten als instrument voor participatie. informatie

Middelburg heeft een blijvende behoefte aan nieuwe woningen, wat ook in de vastgestelde woonvisie is benoemd. In de Middelburgse woonagenda is vervolgens bepaald op welke manier de zoektocht naar nieuwe woningbouwlocaties plaatsvindt. Te weten via een participatietraject wordt inwoners gevraagd de gemeente te adviseren over welke locaties geschikt zijn als toekomstige woningbouwlocatie. Het eindresultaat van het inwonerberaad is een kansenkaart met daarop locaties waar woningen gebouwd kunnen worden. tijdlijn

Om tot de kansenkaart te komen, is een aantal stappen gezet en besluiten genomen. U bent als gemeenteraad bij de volgende stappen betrokken geweest: • Bijeenkomst met Berenschot op 30 januari 2023. Toen hebben we het gehad over het voeren van een startgesprek. • Op 1 februari 2023 kwam de raadswerkgroep omgevingsvisie bij elkaar en voerden we een startgesprek met elkaar voor de kaders van participatie in de zoektocht naar woningbouwlocaties. • Uit dat startgesprek volgde een startnotitie. Om te checken of we alles goed verwoord hadden, hebben we de startnotitie op 23 maart 2023 in de raadswerkgroep omgevingsvisie besproken. • Donderdag 1 juni heeft u een positief besluit genomen op de “Startnotitie participatie woningbouwopgave Middelburg 2040” en is daarmee vastgesteld. En was de input voor het inwonerberaad, die twee keer bij elkaar kwam (september en oktober 2023).

blad

2 van 5 onderwerp

Evaluatie inwonerberaad

•

• •

Op 21 november 2023 heeft u een memo actieve informatie ontvangen waarin u geïnformeerd bent over het verloop van het proces van de laatste bijeenkomst van het inwonerberaad t/m de besluitvorming door de raad. Bespreking van het raadsvoorstel woningbouwlocaties in de commissie Ruimte op 22 januari 2024. Besluitvorming over de woningbouwlocaties in de raad van 1 februari 2024.

De evaluatie

Na afloop van de besluitvorming hebben we het inwonerberaad geëvalueerd. Dit hebben we gedaan door: • Een enquête uit te zetten onder de deelnemers met daarna een verdiepend gesprek met een aantal van de deelnemers • Een enquête uit te zetten onder uw raad met daarna een verdiepend gesprek met een aantal raadsleden • Woongoed Middelburg te vragen naar hun ervaringen als toehoorder • Een gesprek te hebben met de projectgroep en de portefeuillehouder Deelnemers inwonersberaad De deelnemers waren zeer te spreken over de bijeenkomsten en het proces. Het was helder wat er van hen verwacht werd, ze voelden zich een goede vertegenwoordiging van de Middelburgers, hadden echt het idee dat ze alles konden zeggen, out-of-the-box denken werd gestimuleerd en er werd naar hen geluisterd. Ze geven aan dat wij duidelijk hebben uitgelegd waarom wij afwijkend hebben besloten op de kansenkaart. Leerpunt: het samenstellen van dergelijke groepen door middel van loting en weging maakt dat de deelnemers zich een goede vertegenwoordiging voelden. Uit de vragenlijst en het gesprek blijkt dat de deelnemers het over het algemeen voldoende vonden om twee keer bij elkaar te komen. De dagen waren goed voorbereid en waren daardoor erg productief. Er zou eventueel wel een derde bijeenkomst georganiseerd kunnen worden om bijvoorbeeld de bevindingen van Woongoed Middelburg of een makelaar te horen.

Of om informatie te krijgen over het soort woningen. De deelnemers hadden de neiging om daar ook over te willen praten en voor wie de woningen zijn bestemd. De deelnemers zouden het erg gewaardeerd hebben als er op enig moment in het proces een bijeenkomst met de gemeenteraad geweest was. Bijvoorbeeld toen de kansenkaart overhandigd werd aan de wethouder. Daar waren wel wat raadsleden bij aanwezig, maar het was niet zodanig georganiseerd dat er echt een gesprek zou plaatsvinden om ervaringen uit te wisselen. Leerpunt: organiseer een contactmoment tussen deelnemers van een beraad en de gemeenteraad. Een belangrijk punt van aandacht is de stap die gezet is na het opleveren van de kansenkaart. Toen zijn Woongoed en een makelaar gevraagd om naar de opgeleverde kansenkaart te kijken en een reactie te geven op de haalbaarheid ervan. De deelnemers hadden dit graag geweten of de mening van deze partijen gehoord tijdens een bijeenkomst. Leerpunt: informeer deelnemers duidelijker over wat er na de oplevering van hun product nog gaat gebeuren. En denk na over het eerder in het proces betrekken van externe partijen, zoals Woongoed. Er werd gezegd dat de uitkomst van het inwonerberaad een zwaarwegend advies aan college en gemeenteraad zou zijn, maar wat is zwaarwegend nu eigenlijk precies? Daar zijn de meningen over verdeeld.

blad

3 van 5 onderwerp

Evaluatie inwonerberaad

Leerpunt: beschrijf dergelijke termen helder zodat het voor iedereen duidelijk is en deelnemers de juiste verwachtingen hebben over de uitkomst. Een zeer beperkt aantal deelnemers heeft het politieke besluitvormingsproces verder gevolgd. Dit om verschillende redenen. Bijvoorbeeld omdat politiek niet interessant is, die avonden zijn te veel en te lang of omdat de deelnemer van mening was er geen bemoeienis meer mee te hebben. In de enquête is ook gevraagd of de deelnemers vinden dat een inwonerberaad ervoor zorgt dat inwoners meer betrokken worden bij politieke besluitvorming. Op een schaal van 1 tot 10 komt daar een 7,3 uit. We hebben ook een aantal stellingen voorgelegd aan de deelnemers. Een inwonerberaad …

Eens

Enigszins eens

Neutraal

… maakt besluitvorming democratischer

14

6

6

… kan de meningen van verschillende burgers goed vertegenwoordigen

14

8

4

… kan leiden tot betere beslissingen

11

9

6

… brengt nieuwe kennis en inzichten met zich mee die experts en beleidsmakers nog niet hebben

10

10

6

… kan leiden tot meer maatschappelijk draagvlak voor complexe vraagstukken

15

7

3

Enigszins oneens

Oneens

1

Gemeenteraad Overall waren de raadsleden tevreden over deze vorm van participatie. Ze vinden het leuk dat er toch een aantal verrassende locaties naar voren kwam. Waardering voor de leden van het inwonerraad die tijd en energie hebben gestoken in het meedenken over een complex vraagstuk als de woonopgave. Het heeft meerwaarde om inwoners te vragen om met ideeën te komen. Leerpunt: op deze manier inwoners betrekken heeft meerwaarde. De kaders die zij vooraf gesteld hadden, waren voor het merendeel prima. Wel gaf een aantal raadsleden aan dat als je bijvoorbeeld van te voren al weet dat een bepaalde locatie onbespreekbaar is als woningbouwlocatie, dan moet dit in de kaders tot uitdrukking komen. Dit om (politiek) gedoe aan het einde te voorkomen. Leerpunt: als gemeenteraad aan de voorkant nog beter afwegen wat kaders / randvoorwaarden zijn. Als je van te voren weet dat een bepaalde uitkomst niet wenselijk is dat als kader meegeven. Sommige raadsleden merken op dat zij het lastig vonden dat ze niet wisten wat de vragen waren die centraal stonden tijdens de bijeenkomsten. Daar hadden zij graag over meegedacht, aangezien dit wel bepalend is voor de uitkomst. Ze vinden dat de vragen nu te open (te vaag) waren. En dat twee keer bij elkaar komen misschien wel weinig was gezien de complexiteit van het onderwerp.

blad

4 van 5 onderwerp

Evaluatie inwonerberaad

Ook zij hadden graag ergens in het proces contact gehad met de deelnemers aan het inwonerberaad. Dit had rondom de overhandiging van de kansenkaart aan het college kunnen zijn. De suggestie wordt gedaan om de inwonerraad de kansenkaart te laten presenteren een college en gemeenteraad. Leerpunt: organiseer een contactmoment tussen deelnemers van een beraad en de gemeenteraad. De raad is ook van mening dat de kennis (in dit geval van Woongoed en makelaar) tijdens het inwonerberaad op tafel had moeten komen en niet nadat de kansenkaart compleet en aangeboden was aan het college. Een aantal raadsleden merkte op dat de tussentijdse communicatie over het proces beter had gekund. Gemeenteraad stelt kaders vast, bijeenkomsten inwonerberaad vinden plaats, college bereidt raadsvoorstel voor en raad beslist. Suggestie is om tijdens het proces informatie te geven aan de gemeenteraad over hoe het loopt, dus op proces en niet op inhoud. Dat geldt ook voor de communicatie algemeen. Onze andere inwoners willen ook graag weten hoe zo’n proces verloopt en er over geïnformeerd worden. Leerpunt: informeer de gemeenteraad tussentijds regelmatig over het proces. Zorg voor Middelburg-brede communicatie tijdens het proces. Projectgroep en portefeuillehouder Heel goed om een vraagstuk als woningbouwlocaties op deze manier te bekijken. Leuk dat er verrassende locaties uitkwamen.

We hoeven de komende 10, 15 jaar niet meer op zoek te gaan naar woningbouwlocaties. Het proces met de gemeenteraad om tot de kaders te komen, is een goed proces geweest. Het waren goede bijeenkomsten. Goed dat het echt een proces van de inwoners was, zonder aanwezigheid van een bestuurder of raadsleden. Daardoor konden de deelnemers open met elkaar in gesprek. Leerpunt: zorg dat het echt bijeenkomsten van inwoners zijn, zonder inmenging van college en/of raad. Vanuit de projectgroep en de portefeuillehouder wordt opgemerkt dat een aantal gespreksleiders wellicht wat te dicht op de materie zaten. Zou waarschijnlijk beter geweest zijn als zij inhoudelijk niet betrokken waren bij het onderwerp. Leerpunt: zorg voor onafhankelijke gespreksleiders aan de tafels. Woongoed en de makelaar hadden we kunnen zien als een bron van informatie die voor de deelnemers waardevol kon zijn. Zij zijn experts en hadden met hun kennis en informatie de inwonerraad kunnen helpen. Leerpunt: in het vervolg beter nadenken over de rol van experts. Je hebt het proces van het inwonerberaad en je hebt het politiek-bestuurlijke proces. Ook bij dat laatste hadden inwoners inspraak, zoals gebruikelijk bij de raadscommissie. Deze twee vormen van inspraak botsen. De gemeenteraad heeft nu aanpassingen gedaan naar aanleiding van een of meerdere insprekers.

Maar de uitkomsten van een inwonerberaad zijn tot stand gekomen vanuit een grote, onafhankelijke groep en dat zou zwaarder moeten wegen dat de mening van een individu (inspreker).

blad

5 van 5 onderwerp

Evaluatie inwonerberaad

We hadden van te voren gezegd dat we grondeigenaren zouden informeren als hun grond op de kansenkaart voorkwam, niet om de betreffende locatie wel of niet op de kansenkaart te krijgen. Dat hebben we niet gedaan en zorgde voor onrust en onvrede. Leerpunt: hou je aan de afspraken die je aan de voorkant maakt, dat geldt ook voor het college. De kosten van het inwonerberaad zijn hoger uitgevallen dan van te voren was ingeschat. Begroot was € 10.000. De daadwerkelijke kosten waren ruim € 46.000. En het totaal aantal ambtelijke uren was 500 uur voor de voorbereiding, de begeleiding op de dagen zelf en de uitwerking van de uitkomsten tot een collegeen raadsvoorstel. We rekenen met € 69 per uur voor ambtelijke inzet, dus de kosten zijn € 34.500. Kosten en uren medewerkers bij elkaar optellend komen we uit op € 80.500 aan totale kosten voor het inwonerberaad. Leerpunt: We moeten hiervan leren door vooraf een betere inschatting van de kosten en de ambtelijke inzet te maken. We kunnen ervaring met deze burgerraadpleging daarvoor benutten. Samenvattend

Over het algemeen kunnen we concluderen dat het een goed proces is geweest, met wat punten van aandacht. Met deze punten is bij toekomstige inwonerberaden goed rekening te houden. Als gemeenteraad aan de voorkant nog beter afwegen wat kaders / randvoorwaarden zijn. Als je van te voren weet dat een bepaalde uitkomst niet wenselijk is, dat als kader meegeven. Goed nadenken over het moment waarop experts worden gevraagd om een bijdrage te leveren (tijdens een van de bijeenkomsten of na afloop). Zorg voor onafhankelijke gespreksleiders aan de tafels. Organiseer een contactmoment tussen deelnemers van een beraad en de gemeenteraad. Informeer de gemeenteraad en de Middelburgers tussentijds regelmatig over het proces. Beschrijf termen als zwaarwegend helder zodat het voor iedereen duidelijk is en deelnemers de juiste verwachtingen hebben over de uitkomst. Informeer deelnemers duidelijker over wat er na de oplevering van hun product nog gaat gebeuren. En denk na over het eerder in het proces betrekken van externe partijen, zoals een Woongoed. Zorg dat het echt bijeenkomsten van inwoners zijn en niet vermengd met bestuurders (college- of raadsleden) De kansenkaart is door middel van participatie tot stand gekomen. Bij de uitwerking van de locaties wordt (uiteraard) ook weer geparticipeerd, maar dan met de omwonenden en belanghebbenden van de betreffende locatie.

De vorm en trede van participatie wordt per locatie bepaald. Vooraf een betere inschatting van de kosten en de ambtelijke inzet maken. Deze manier inwoners betrekken heeft meerwaarde. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

M.A. Fränzel MSc