MZ 2024.02.28 Memo actieve informatie Vrijburgbad

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Maatschappelijke zaken

Jeroen Louws

27 februari 2024

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Dennis Winne

Samenleving

+31118675676

d.winne@middelburg.nl

onderwerp

Vrijburgbad

Geachte leden van de raad, Zoals u allemaal weet is er de afgelopen weken veel geschreven en verteld over de gunning van het Stadsgewestelijk Vrijburgbad aan de nieuwe exploitant Sportfondsen. Omdat al deze berichten niet louter juistheden bevatten en omdat er door alle partijen inmiddels verschillende acties zijn ondernomen, willen we u graag met deze memo actief informeren over de laatste en juiste stand van zaken. Tevens willen we bij deze memo 2 bijlagen bijvoegen, zijnde een exploitatieovereenkomst van de oude exploitant van het zwembad en een exploitatieovereenkomst van de nieuwe exploitant van het zwembad, inclusief financiële bijlagen. Op beide documenten is geheimhouding opgelegd. Met het bijvoegen van deze documenten willen we ook antwoord geven op enkele vragen zoals deze door dhr. de Heer namens de fractie van de ChristenUnie, mevrouw Jansen namens GoenLinks/PvdA en de heer Schroevers namens de SGP aan het college zijn gesteld. Planning aanbesteding Allereerst zijn er veel vragen geweest over de planning, met name of deze wel realistisch was. Hierover kunnen we het volgende vertellen. Op 27 september 2022 heeft de Vastgoed BV besloten om een extern adviesbureau, Drijver en partners genaamd, in te schakelen om beide gemeenten en de Vastgoed BV te ondersteunen en begeleiden in het aanbestedingstraject voor het stadsgewestelijk Vrijburgbad.

Het contract met de exploitant op dat moment liep af op 1 juli 2023. Op advies van Drijver is er gekozen voor een Europese aanbesteding volgens de openbare procedure met het gunningscriterium ‘Beste Prijs Kwaliteit verhouding”. Het doel was start van de exploitatie per 1 juli 2023. Helaas bleek deze doelstelling niet haalbaar en is, mede op advies van Drijver en met goedvinden van de toenmalige exploitant Optisport, besloten de bestaande exploitatie tijdelijk te verlengen tot 31 december 2023. In de aanbestedingsleidraad is vervolgens een planning gecommuniceerd. Hieruit is op te maken dat vanaf 14 juli 2023 de aankondiging van de opdracht is gepubliceerd. Vanaf dit moment kon iedere geïnteresseerde marktpartij een inschrijving indienen. In de planning was o.a. 4 september 2023 opgenomen als uiterlijke datum voor het indienen van vragen, 21 september 2023 als uiterlijke ontvangst van de inschrijvingen, 16 oktober 2023 voor de voorlopige gunning en 6 november 2023 voor de definitieve gunning. Tijdens het presenteren van de bedrijfsplannen van de inschrijvers op 12 oktober 2023 is door beide partijen positief ingestemd op de voorgelegde planning.

blad

2 van 7 onderwerp

Vrijburgbad

Mede door de vele vragen die uiteindelijk weer leidden tot een verificatiegesprek met Sportfondsen op 30 november 2023, heeft de uiteindelijke definitieve gunning plaatsgevonden op 4 december 2023. Ook nu is noch door de oude en nieuwe exploitant als door Drijver en Partners medegedeeld of geadviseerd dat een zorgvuldige overgang niet realistisch zou zijn. Voor de Vastgoed BV is er dan ook nooit reden geweest om anders te concluderen dan dat een overname per 1 januari 2024 realistisch en haalbaar zou zijn. Dat nu blijkt dat deze planning toch niet realistisch is geweest betreuren wij dan ook ten zeerste en we zullen er samen met alle partijen alles aan doen om de ontstane commotie zo snel mogelijk te repareren. Communicatie Belangrijke oorzaak bij het niet halen van de voorgestelde planning is de gebrekkige communicatie. Deels is de late communicatie van de nieuwe exploitant te verklaren door het verificatiegesprek met Sportfondsen welke nog op 30 november 2023 plaatsvond en de definitieve gunning die op 4 december 2023 plaatsvond.

Anderzijds is de gebrekkige communicatie te verklaren door de omstandigheid dat overdracht van het ledenbestand van de oude exploitant naar de nieuwe exploitant in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet tot de mogelijkheden behoorde en de nieuwe exploitant genoodzaakt was de deuren te openen zonder hierbij te beschikken over enige contactgegevens van alle leden. Hierdoor moest er vooral gewerkt worden met fysieke informatiefolders en brieven op locatie waardoor de informatie niet tijdig bij alle gasten is gekomen en er vaak conclusies zijn getrokken op basis van horen zeggen. Toen de verspreiding eenmaal goed op gang kwam en er door sportfondsen ook een website was ingericht met vaak gestelde vragen (FAQ) leidde dit gelukkig tot meer duidelijkheid bij de gasten. Prijsstijgingen Er zijn de afgelopen weken ook veel vragen binnenkomen over de hoogte van de tarieven en of deze wel marktconform zijn, zowel door burgers, zwemmers als verschillende fracties, in Middelburg en Vlissingen. Hier kunnen we u na onderzoek met de nieuwe exploitant Sportfondsen het volgende over vertellen. Conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft er een transparant aanbestedingstraject plaatsgevonden. Als selectiecriteria zijn de inschrijvingen zowel op prijs als kwaliteit beoordeeld.

De tarieven waren onderdeel van de inschrijving en niet het resultaat van de inschrijving. In de Exploitatie overeenkomst tussen beide gemeenten Middelburg en Vlissingen, de stadsgewestelijk zwembad vastgoed BV en de nieuwe exploitant Sportfondsen is ten aanzien van de tarieven opgenomen dat de Vastgoed BV de tarieven vaststelt voor de maatschappelijke gebruikers. Maatschappelijke gebruikers zijn in dit geval (sport)verenigingen, stichtingen en organisaties zonder winstoogmerk met een maatschappelijke doelstelling op het gebied van (zwem)sport in de breedste zin van het woord, afkomstig uit de gemeenten Middelburg en Vlissingen. In de exploitatie overeenkomst is ook een overzicht opgenomen van de maatschappelijke tarieven van 2023. Deze tarieven mogen ingaande per 1 januari 2024 jaarlijks maximaal worden aangepast conform het consumentenprijs-indexcijfer van de maand september, reeks alle huishoudens, als gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek. In de overeenkomst is verder ook opgenomen dat de exploitant vrij is overige tarieven naar eigen inzicht vast te stellen met dien verstande dat het marktconforme tarieven dienen te zijn, waarbij rekening wordt gehouden met de tarieven van zwembaden in de omgeving.

We waren als college deels op de hoogte van de nieuwe prijzen, maar omdat de tarieven van de verschillende producten en abonnementen soms moeilijk te vergelijken zijn, was niet duidelijk welke stijging precies aan de orde zou zijn. Door wegvallende overheidssteun die de afgelopen jaren werd verstrekt voor

blad

3 van 7 onderwerp

Vrijburgbad

compensatie energietarieven hielden we bovendien al rekening met een noodzakelijke verhoging. Ondanks dit alles zijn de prijzen zeker niet in alle gevallen duurder dan een vergelijkbaar aanbod elders in Zeeland en dit willen we graag hieronder toelichten. Marktconforme prijzen De verenigingen: Op 30 januari 2024 zijn alle verenigingen uitgenodigd door de nieuwe exploitant en is gecommuniceerd dat de huurtijden die er waren in 2023 niet zijn gewijzigd. Tevens is gecommuniceerd dat de maatschappelijke tarieven voor de verenigingen vanaf januari 2024 geïndexeerd zou worden met 0,21%, is tekst en uitleg gegeven over de nieuw af te sluiten overeenkomsten tussen de nieuwe exploitant en de verenigingen en is er gelegenheid geboden om ook nog 1 op 1 een vervolg gesprek in te plannen. Dit is door de verenigingen goed ontvangen. Ten aanzien van de overige tarieven kiezen we voor Walcheren 5 specifieke groepen aanbod die we hieronder zullen onderbouwen aan de hand van de prijzen. Hieruit kunt u opmaken dat de meeste tarieven niet duurder zijn dan elders. Er wordt gekozen voor leszwemmen, aquasport, ouderen zonder abonnement, banen zwemmen en vrije fitness. Tevens hanteert Sportfondsen enkele belangrijke uitgangspunten die van invloed zijn op de prijzen. Zo willen ze extra investeren om voltallige gezinnen in beweging brengen.

Dit doen ze middels: • Het belonen van wederkerigheid, hoe vaker je sport hoe voordeliger het wordt; • Onbeperkte toegang tot faciliteiten met upgrades; • Eenvoudige en flexibele abonnementen, je betaalt alleen waar je gebruik van maakt; • Indien er meerdere personen uit een gezin sporten ontvang je meer korting; • Kinderen tot 8 jaar oud mogen op zondag gratis recreatief zwemmen; • Focus op begeleiding; Eenmalig los bezoek zal tenslotte relatief hogere kosten kennen. De belangrijkste overweging hiervoor is dat de stijgende kosten zo min mogelijk op vaste gasten zal worden verhaald. Dan de 5 groepen aanbod die we kunnen toelichten, afgezet tegen verschillende zwembaden op Walcheren en de kosten per aanbieder. Er is voor deze groepen gekozen omdat hier in het voortraject de meeste vragen over zijn geweest.

blad

4 van 7 onderwerp

Vrijburgbad

blad

5 van 7 onderwerp

Vrijburgbad

blad

6 van 7 onderwerp

Vrijburgbad

Garantie pakketten zwemles A+B Verschillende Middelburgse en Vlissingse ouders hebben het afgelopen jaar 2023 betaald voor een garantiepakket bij Optisport voor diploma A en B van hun kinderen. Bij de overname is het contract echter eenzijdig opgezegd door Optisport waardoor ouders nu alsnog een bepaald bedrag per maand moeten gaan betalen om het diploma te kunnen behalen aangezien de nieuwe exploitant Sportfondsen, net als vele andere zwemaanbieders, geen diplomagaranties biedt. De eerder contractueel afgesproken termijn van 80 lesweken (exclusief vakanties) is voor ongeveer 80% van de kinderen haalbaar, maar voor 20% niet. Op 850 zwemmers zijn er dus ongeveer 170 kinderen die hier nadeel van kunnen ondervinden. In deze groep zit ook een aanzienlijk percentage die de zwemlessen via het jeugdfonds sport & cultuur gefinancierd krijgen. Zij zullen hier op geen enkele wijze nadeel van ondervinden. Daarnaast zijn er ook nog de kinderen die buiten de 80 weken garantie vallen. Zij hebben van sportfondsen de optie gekregen om tot april 2024 op kosten van sportfondsen zo vaak als ze willen, onbeperkt te komen zwemmen om zo alsnog gratis hun zwemdiploma's te halen. Deze groep is ongeveer 42 kinderen groot. Er resteert echter een groep die overblijft en dit niet haalt.

Hoe groot deze groep precies is en wat de kosten hiervoor bedragen tot ook zij de vereiste zwemdiploma's hebben wordt momenteel in gezamenlijkheid met Optisport en Sportfondsen uitgezocht. Zodra we dit in beeld hebben zullen we in onderling overleg de opties bespreken om ook deze groep te ontzorgen. Terugbetaling van tegoeden Optisport is vanaf dag 1 in het nieuwe jaar 2024 direct gestart met het terugstorten van de resterende tegoeden aan ouders en andere leden die hier nog recht op hebben. Hoeveel dit tegoed bedraagt zal per individu op maat worden verrekend: • Alle ingeleverde meer baden kaarten worden op basis van het tegoed op de kaart vergoed; • Alle kinderen die zwemmen via het jeugdfonds Sport & Cultuur worden verrekend met Sportfondsen;

blad

7 van 7 onderwerp

Vrijburgbad

•

Alle ingeleverde leskaarten voor normale lespakketten worden berekend vanaf startdatum, gedeeld door standaardweken per pakket. Tevens wordt er rekening gehouden met vakantieweken en wat er bij Optisport al is verbruikt. Alles wat vervolgens resteert wordt door Optisport gerestitueerd. Op 20 februari 2024 hebben inmiddels ongeveer 2000 mensen van de in totaal 3000 hun restitutie ontvangen. Overig Graag willen we via deze weg nogmaals benadrukken dat wij als college sporten en bewegen erg belangrijk vinden en veel belang hechten aan een gezonde Middelburgse samenleving. Het kunnen zwemmen neemt daar een belangrijke plaats in en dat toont zich o.a. in het sporten en zwemmen voor kinderen middels het jeugdfonds sport en cultuur, het sporten en zwemmen middels het volwassenfonds voor 18+, het faciliteren in natte gymlessen in het Middelburgs basisonderwijs, het jaarlijks monitoren van de zwemvaardigheid en alle andere waterrijke initiatieven die we ondersteunen. Concluderend zijn ook wij van mening dat we zeker op het gebied van communicatie, in samenspraak met de oude en de nieuwe exploitant en de Vastgoed BV zaken beter hadden kunnen doen en gezamenlijk doen we er momenteel dan ook alles aan om dit zo snel mogelijk op te lossen.

We hebben er dan ook alle vertrouwen in dat Sportfondsen voor iedereen in Middelburg en Vlissingen een betrouwbare en innovatieve exploitant zal blijken met oog voor kwaliteit voor alle gebruikers.

Bijlagen Bijlage 1. Getekende exploitatieovereenkomst Sportfondsen 2024 - GEHEIM Bijlage 2. Getekende exploitatieovereenkomst Optisport 2003 - GEHEIM Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris

de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann