MZ 2023.03.29 Memo actieve informatie Stand van zaken – verbeteren dienstverlening TIM

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Maatschappelijke zaken

Willemien Treurniet

7 maart 2023

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Christiaan Boon

Toegang in Middelburg

+31118675761

c.boon@middelburg.nl

onderwerp

Stand van zaken – verbeteren dienstverlening TIM

Geachte leden van de raad, Door middel van deze memo willen wij u informeren over het verbeteren van de dienstverlening van TIM. In deze memo beschrijven we het proces en de wijze waarop aanbevelingen en verbeteringen tot stand zijn gekomen en hoe wij hier verder invulling en uitvoering aan gaan geven. Aanleiding

De aanleiding voor deze memo is de verbetering die TIM wil doorvoeren in haar dienstverlening en organisatie. TIM heeft als afdeling veel direct contact met onze inwoners. Omdat TIM graag naast onze inwoners wil staan en zo op een prettige wijze samen zoeken naar passende zorg of een andere oplossing voor de hulp- en zorgbehoefte, wil TIM zich als lerende organisatie verbeteren en ontwikkelen. Vanuit TIM zelf zijn dan ook de volgende ontwikkeltrajecten opgestart en afgerond:  Movisie-traject verbeteren Toegang  Samenstellen van de missie, visie en kernwaarden TIM Daarnaast heeft de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) in oktober 2022 vanuit haar toezichtstaak TIM preventief bezocht. Hun bevindingen hebben ze verwerkt in een eindrapport. De aanbevelingen en verbeteringen die vanuit deze drie trajecten zijn gekomen willen wij op een gestructureerde wijze samenbrengen voor verdere uitwerking en implementatie. Informatie

Hieronder wordt per verbetertraject een korte toelichting gegeven. 1. Movisie-traject Verbeteren Toegang In 2021 is Middelburg aangesloten bij het landelijke Movisie-traject Verbeteren Toegang. In dit traject is door middel van het uitvoeren van een toegangsscan input bij inwoners, zorgpartners en zorgaanbieders opgehaald over het functioneren van TIM. In deze toegangsscan konden zij aangegeven op welke manier hier, volgens hun ervaringen, verbeteringen in aangebracht kunnen worden. Met deze input is het Verbeterplan Toegang in Middelburg opgesteld welke in bijlage 2 is te vinden. Tijdens dit traject is een klankbordgroep ingericht, waar behalve interne collega’s van de afdelingen TIM, Samenleving, Bestuursondersteuning en Publiekszaken ook leden van de Adviesraad Sociaal Domein aansloten. Inwoners die aangegeven hadden om betrokken te willen zijn/blijven, zijn hiervoor ook uitgenodigd. De klankbordgroep is gedurende het gehele proces actief betrokken geweest.

blad

2 van 5 onderwerp

Stand van zaken – verbeteren dienstverlening TIM

Het Verbeterplan Toegang in Middelburg is op 21 december 2022 door het College B&W vastgesteld, waarin zij hebben toegezegd de aanbevelingen uit het Verbeterplan Toegang in Middelburg mee te nemen in de samen te stellen missie, visie en kernwaarden TIM. 2. Missie, visie en kernwaarden TIM TIM is als afdeling continue bezig om de basis op orde te brengen/houden en zichzelf als lerende organisatie te verbeteren en door te ontwikkelen. Er is de laatste tijd veel aandacht geweest voor onder andere de structuur van de afdelingsorganisatie, de interne processen, beheersing van de risico's en de wijze waarop wij dienstverlenend willen zijn aan de inwoners van de gemeente Middelburg. Naast het bovenstaande structurele proces is de behoefte ontstaan (september 2022) om voor de afdeling TIM helder te vast te leggen wat onze kernopdracht is, waar wij voor staan en wat wij als onderdeel van de dienstverlenende overheid waardevol vinden om intern, maar zeker ook extern naar onze inwoners uit te dragen: onze missie, visie en kernwaarden. Dit met inhoudelijke afstemming met de projectleider van het Movisie-traject Verbeteren Toegang, zodat waardevolle input vanuit met name inwonersperspectief is meegenomen.

Het komen tot deze missie, visie en kernwaarden TIM is gestart door in eerste instantie op basis van bestaande beleidskaders en de uitgangspunten van het huidige college een concept missie, visie en kernwaarden TIM samen te stellen. Het concept is binnen de afdeling TIM doorgesproken en aangescherpt. In het structurele overleg met wethouder Willemien Treurniet is er verder verduidelijking en afstemming geweest van het concept. In december 2022 heeft de afdeling TIM een afdelingsdag gehad waarop als gehele afdeling gezamenlijk is gewerkt aan de inhoud en concretisering van de missie, visie en kernwaarden TIM. Het College B&W heeft op 7 maart 2023 de missie, visie en kernwaarden TIM vastgesteld. Dit beknopt beschreven proces heeft geleid tot de vaststelling van de missie, visie en kernwaarden TIM zoals u ze in bijlage 1a en 1b vindt. De missie, visie en kernwaarden TIM zijn de basis voor de verdere doorontwikkeling van de afdeling TIM en zijn waardevol om naar buiten toe, naar onze inwoners en samenwerkingspartners, helder te kunnen vertellen waar wij voor staan en wat ze van ons kunnen verwachten. 3. Preventief onderzoek inspectie Gezondheidszorg en jeugd (IGJ) Op 12 september 2022 ontvingen wij de aankondiging van de IGJ dat zij vanuit hun toezichttaak op 4 oktober 2022 op bezoek zouden komen bij de afdeling Toegang in Middelburg (TIM).

Dit toezicht maakt deel uit van een reeks van toezichten die de IGJ uitvoert bij lokale teams in vijftien gemeenten in de periode oktober 2022 tot februari 2023. De gemeente Middelburg was de eerste van de vijftien gemeenten. Het onderzoek van de IGJ was gericht op het team jeugdconsulenten en team casusregie. De IGJ wil in beeld brengen hoe de professionals van de toegang (TIM) een analyse maken en een plan voor de ondersteuning. Doen de professionals van TIM dit vakbekwaam en cliëntgericht en zijn ze hiervoor voldoende toegerust? Doel van het toezicht is dat de inspectie gerichte aanbevelingen kan doen om de vakbekwaamheid, cliëntgerichtheid en toerusting van de professionals verder te bevorderen.

blad

3 van 5 onderwerp

Stand van zaken – verbeteren dienstverlening TIM

Voor het onderzoek bij TIM heeft de afdeling vooraf vragen moeten beantwoorden en zijn er (beleids)documenten opgestuurd. Op 4 oktober 2022 hebben inspecteurs verschillende interviews gehad met de jeugdconsulenten, casusregisseurs, senior jeugdconsulent, gedragsdeskundige, procesregisseur, P&O adviseur, beleidsadviseurs en het afdelingshoofd. Ook hebben de inspecteurs verschillende cliëntdossiers ingekeken. Daarnaast hebben ze ook ouders en jeugdigen geïnterviewd die in de afgelopen periode contact hebben gehad met TIM. Dit heeft geresulteerd in het rapport welke u in bijlage 3 vindt. In het rapport kunt u de bevindingen van de inspectie lezen op de verschillende thema’s. Daarin benoemen ze ‘wat gaat goed’, ‘wat kan beter’ en ‘wat moet beter’. Op de eerste bladzijde kunt u de reactie van TIM lezen op het rapport aan de hand van drie vragen. Daarin geven wij onder andere antwoord op:  op welke punten uit het rapport we trots zijn;  met welke punten we aan de slag gaan;  wat ouders en jeugdigen hiervan gaan merken. De punten die de inspectie heeft benoemd onder ‘moet beter’ heeft TIM inmiddels opgepakt en gerealiseerd. Met de onderwerpen onder ‘wat kan beter’ gaan wij nu concreet aan de slag.  Spreken met jeugdigen: dit jaar staan trainingen voor het team gepland over dit onderwerp.

 Integraal plan : voor het opstellen van een integraal plan voor alle gezinsleden wordt dit jaar door de casusregisseurs bij TIM gestart met een training 1Gezin1Plan1Regisseur. Daarbij hebben we ook extra aandacht voor de toelichting waarom we breed uitvragen en een integraal plan maken.  Risicotaxatie bij onveiligheid: deze is reeds ingevoerd in het team casusregie. De komende tijd zal dit geïmplementeerd worden bij het team jeugdconsulenten.  Bronvermelding diagnose: in het ondersteuningsplan is de vraag toegevoegd ‘is er sprake van een diagnose’, ‘door wie gesteld’ en ‘wanneer’. De IGJ heeft aangegeven het rapport van de gemeente Middelburg op 15 maart 2023 openbaar te maken via haar website. Nadat de IGJ de vijftien toezichtonderzoeken heeft uitgevoerd in de gemeenten, stelt zij een overkoepelende rapportage op. Doel hiervan is de bevindingen uit de vijftien toezichtbezoeken te duiden in relatie tot het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming en de Hervormingsagenda Jeugd. Het College van B&W is content met de constatering vanuit de IGJ dat het team jeugd en team casusregie op een deskundige en integrale manier samen met ouders de behoeften, wensen en mogelijkheden van het gezin in kaart brengt. De IGJ geeft ook aan dat zij vertrouwen hebben in hoe TIM de verdere verbetering zal oppakken, en zij zullen daarom ook geen vervolg geen aan het toezicht bij TIM. Uitvoering

TIM zal volgens de PDCA-cyclus (Plan – Do – Check – Act) uitvoering en invulling geven aan het verbeteren van haar dienstverlening, waarbij jaarlijks wordt geëvalueerd om waar nodig bij te sturen. Monitoring en evaluatie

De monitoring en evaluatie van het bovenstaande vindt plaats door middel van het Monitorings- en evaluatieontwerp Middelburgs Model (M&E-ontwerp) waarin aan de hand van een set indicatoren de kernwaarden TIM worden gemonitord en waarover wij u als Raad gaan rapporteren.

blad

4 van 5 onderwerp

Stand van zaken – verbeteren dienstverlening TIM

Als College B&W krijgen wij dit in maart 2023 ter besluitvorming voorgelegd en na vaststelling zullen wij u hierover verder informeren. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg,

de secretaris mr. A. van den Brink

de burgemeester mr. H.M. Bergmann

blad

5 van 5 onderwerp

Stand van zaken – verbeteren dienstverlening TIM