MZ 2023 01 11 Bijlage 2 3de kwartaalrapportage TIM 2022

Kwartaalrapportage Toegang in Middelburg (TIM) Q3 2022

3de Kwartaalrapportage 2022 Toegang In Middelburg

Geachte leden van de raad, Het college informeert u ieder kwartaal over de voortgang TIM op het gebied van organisatieontwikkeling (zie amendement 19-99 organisatieplan toegang tot de zorg & aangepast raadsvoorstel 21-046 15 april 2021). Hierbij treft u de derde kwartaalrapportage TIM 2022. In deze memo hebben naast de gebruikelijke cijfers en trends specifiek aandacht voor: • Toezeggingen n.a.v. de commissie MaZa van 15 september 2021. 5a) Rapportage beter vergelijkbaar maken met de suggesties van de commissieleden. De suggestie is om een vergelijkbaar overzicht te geven van de formatie en omvang van de externe inhuur.

1. Voortgang TIM in Q3 In het derde kwartaal zijn we gestart met de implementatie van het nieuwe systeem ZorgNed. Vanaf december 2022 gaat TIM met dit nieuwe systeem werken. Vanuit de Wmo consulenten is ingezet op een nauwere samenwerking met Orionis. Onder andere door het organiseren van twee bijeenkomsten waarbij zowel Wmo consulenten als klantmanagers werk en klantmanagers inkomen aanwezig waren. Zo kon er informatie worden uitgewisseld over elkaars werk en zijn er samenwerkingsafspraken gemaakt om de inwoners vanuit beide uitvoeringsorganisaties beter te kunnen ondersteunen. Bij de jeugdconsulenten zijn veranderingen in werkwijze doorgevoerd. Ten aanzien van verleningen van indicaties is ingezet op een versnelling van de procedure en er is gestart met een (vrijwillig in te vullen) aanvraagformulier. Het voordeel van een aanvraagformulier is dat de consulent dan voorbereid het gesprek kan voeren en dat de inwoner minder vaak z’n verhaal dient te vertellen. De jeugdconsulenten, casusregisseurs en een deel van de Wmo consulenten hebben trainingen gevolgd op het gebied van ‘overgang 18-/18+’ en ‘afbakening Wmo/Jeugdwet’. De jeugdconsulenten hebben ook nog een training gevolgd op het gebied van ‘doelen formuleren’ en ‘bewust van opdrachtgeverschap’.

2. Sturingsinformatie In tabel 1 de signalen Wmo en Jeugd uitgesplitst naar de verschillende kwartalen. Het aantal signalen zegt iets over de inzet van de TIM medewerkers: waar hebben we werk aan. Een signaal wordt dus niet altijd een maatwerk of individuele voorziening Wmo of Jeugdhulp, omdat we naar voorliggend aanbod of andere wetgeving kunnen verwijzen of dat uit ons onderzoek blijkt dat de hulpvraag anders opgelost kan worden. Onder een signaal verstaan we:  Een vraag om informatie en advies welke direct te beantwoorden is.  Een nieuwe melding Wmo of jeugdhulp, waarbij een eerste gesprek en een verwijzing naar onze samenwerkingspartners in het voorliggend veld of binnen andere wetgeving voldoende kan zijn. Indien dit niet het geval is wordt er een onderzoek gestart naar een maatwerk of individuele voorziening;  Een vraag voor verlenging, uitbreiding, vermindering of aanpassing van een bestaande voorziening;  Een evaluatiemoment omdat de einddatum bereikt is. In zijn totaliteit is het aantal dossiers gedaald (zie tabel 4). Dit wordt veroorzaakt door een opschoonactie voor de migratie naar het nieuwe systeem. Het aantal signalen Wmo is in Q3 t.o.v. Q2 gedaald (zie tabel 1 en figuur 1). Het aantal signalen Jeugd is in Q3 ook gedaald t.o.v. Q2 (zie tabel 1 en figuur 2). Aannemelijk is dat dit komt door de rustigere vakantieweken die in Q3 vallen.

Het gemiddeld aantal telefoontjes per week zijn gedaald t.o.v. Q2 van 2022 (zie tabel 4). Tabel 1: Signalen Wmo en Jeugd Q3 2021 t/m Q3 2022 Q3 2021

Q4 Q1 Q2 Q3 2021 2022 2022 2022

Wmo binnengekomen signalen in een heel kwartaal

1258

1365 1676 1341 904

Wmo openstaande signalen aan einde van een kwartaal

366

455

501

448

308

Jeugd binnengekomen signalen in een heel kwartaal

472

408

404

440

274

Jeugd openstaande signalen aan einde van een kwartaal

195

201

122

173

132

Signalen binnengekomen en direct afgehandeld telefonisten

91

113

147

95

161

1821

1886 2227 1876 1339

561

656

1744

1884 2123 1914 2189

in een heel kwartaal

Aantal binnengekomen signalen Wmo en Jeugd in een heel kwartaal Aantal openstaande signalen Wmo en Jeugd in een heel kwartaal Aantal afgeronde signalen Wmo en Jeugd in een heel kwartaal

623

621

440

Figuur 1: Signalen Wmo Q1 t/m Q4 2021 en Q1 t/m Q3 2022

Aantal signalen Wmo 1676 1258

1365

1341 904

863 678 442 290 2021Q1

2021Q2

366

2021Q3

455

501

448 308

2021Q4

Wmo binnengekomen

2022Q1

2022Q2

2022Q3

Wmo openstaande signalen

Figuur 2: Signalen Jeugd Q1 t/m Q4 2021 en Q1 t/m Q3 2022

Aantal signalen Jeugd 472 408

404

440

356 274 181 161

194

195

201

173 132

122

2021Q1

2021Q2

2021Q3

Jeugd binnengekomen

2021Q4

2022Q1

2022Q2

2022Q3

Jeugd openstaande signalen

In tabel 2 een uitsplitsing van het aantal voorzieningen per Wmo categorie die door TIM zijn afgegeven in kwartaal 3 van 2022. De aantallen onder ‘Gestart in Q3’ bestaat uit ‘Nieuw gestart’ (voor TIM nieuwe voorzieningen Wmo die zijn afgegeven) en ‘Verlengd’ (dit zijn voorzieningen die zijn verlengd omdat deze een einddatum hadden). ‘Gestopt’ zijn voorzieningen die zijn beëindigd.

Tabel 2:

aantal voorzieningen Wmo Q3 2022

Soort voorzieningen

Gestart in Q3 Nieuw gestart in Q3 Verlengd in Q3 Gestopt in Q3

Huishoudelijke Hulp

88

37

51

88

Huishoudelijke Zorg

40

20

20

36

Vervoersmiddelen

6

5

1

26

Woningaanpassingen

9

3

6

9

Begeleiding

88

49

39

99

Dagbesteding

35

16

19

41

Dagbesteding vervoer

19

7

12

20

Beschermd Wonen

4

1

3

1

Collectief vervoer

45

6

39

75

Tabel 3:

formatie en externe inhuur TIM Q2 2021 t/m Q3 2022 2021

2022

Peildatum laatste dag van het kwartaal Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Formatie

30,5

30,5

30,5

32,54

32,54

32,54

Externe inhuur

5,56

4,78

5,22

6,78

9,23

6,62

De externe inhuur bij TIM in Q3 (6,62 fte) wordt voor een deel bekostigd door het niet volledig benutten van de vaste formatie door bijv. verlof/ ziekte/ tijdelijke vacatureruimte. Een ander deel wordt bekostigd vanuit tijdelijke beschikbare middelen.

Tabel 4:

kwartaalcijfers Q2 2021 Q3 2021 Q4 2021

Q1 2022 Q2 2022

Q3 2022

Gemiddeld aantal telefoongesprekken per week door Telefonisten TIM

326

257

243

275

250

221

Aantal nieuwe aanvragen leerlingenvervoer

125

208

13

17

116

101

3

3

2

1

3

7 4951

33 4930

4 5079

10 5142

21* 5276

(zie Q2) 5308

4930

5079

5142

5276

5308

4852***

110

215

116

131

105

619**

151 42

203 14

257 15

372 6

325 2

380 1

17

10

13

2

4

0

2 0

11 0

8 0

14 2

12 3

6 2

Aantal afwijzingen leerlingenvervoer 2 Aantal nieuwe aanvragen jeugdvervoer Aantal klantdossiers op 1e dag van dat kwartaal Aantal klantdossiers op 1e dag van het volgende kwartaal Aantal klantdossiers dat in dat kwartaal een datum afgerond heeft gekregen Aantal evaluaties Aantal brede evaluaties met familie en netwerk (familienetwerkberaden) Aantal start beraden met familie en netwerk Aantal bezwaren Aantal beroep

Aantal klachten - inwoners 7 3 2 2 5 1 - zorgaanbieders 1 0 0 0 0 0 *cijfers Q2 en Q3, **hoger ivm opschoonactie migratie naar nieuw systeem, ***lager ivm opschoonactie migratie naar nieuw systeem

Figuur 3: Aantal evaluaties en brede evaluatie met netwerk van Q4 2020 t/m Q3 2022

Aantal evaluaties 537

380

372 325 278

257 203 151

65

56

42

24

15

6 2 1 2020Q4 2021Q1 2021Q2 2021Q3 2021Q4 2022Q1 2022Q2 2022Q3 Brede evaluatie familienetwerkberaden

Evaluaties