MZ 2022 09 14 Projectplan OCO
Tekst van het document
Projectplan Onafhankelijke Cliëntondersteuning
Blad: 1 van 15
Wie is de beheerder van dit document? Titel: Subtitel: Auteur:
Projectplan Onafhankelijke Cliëntondersteuning Wendy Dek
Welke mutaties zijn er doorgevoerd? Datum:
Versie: Status:
Opmerking:
15-03-2022
1
Concept
Eerste voorzet voorgelegd aan projectgroep
17-03-2022
2
Concept
Aangepast concept voorgelegd aan projectgroep
11-4-2022
3
Concept
Voorleggen concept projectplan incl. communicatieframe aan Patricia Savenije, programmamanager
21-4-2022
4
Concept
Concept naar Klankborgroep en Kerngroep
30-6-2022
5
Concept
Feedback van klankbordgroep verwerkt en concept gedeeld met wethouder
19-7-2022
6
Definitief
College geeft akkoord op projectplan
Blad: 2 van 15
Inhoudsopgave 1. Samenvatting 1.1 Wat is de probleemstelling 1.2 Wat willen we bereiken 1.3 Wat zijn de beoogde effecten 1.4 Wanneer is het klaar 2. Inleiding 2.1 Wat is het doel van dit document? 2.2 Wie zijn betrokken? 2.3 Waar archiveren we? 3. Projectinhoud en activiteitenplanning 3.1 Wat is de aanleiding? 3.1.1 Wat is de bestaande situatie? 3.1.2 Wat verstaan we onder cliëntondersteuning? 3.1.3 Welke vormen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning zijn er? 3.2 Wat willen we bereiken? 3.3 Wat gaan we doen en wat zijn de resultaten? 3.4 Wie zijn de betrokkenen en wat is de planning? 3.5 Wat zijn de raakvlakken met andere projecten 4. Conclusie
Pagina 4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 7 7 8 9 10 13 15
Blad: 3 van 15
1 1.1
Samenvatting Wat is de probleemstelling
Het college besloot 17 november 2020 dat Onafhankelijke Cliëntondersteuning duidelijk en logisch gepositioneerd moet worden. Uit de opgehaalde input bij betrokken partijen Maatschappelijk Werk Walcheren, Welzijn Middelburg, TIM en de inwoners, blijkt dat de visie hierop verschillende kanten belicht. Ieder ziet een deel van het proces en benadrukt die kant. Om die reden staan er onder deze probleemstelling verschillende punten die aandacht nodig hebben. De uitwerking van de input is te vinden in hoofdstuk 3, deel 3.1. 1.2
Wat willen we bereiken
De probleemstellingen zijn divers en belichten samen verschillende factoren die grote invloed hebben op de bekendheid, vindbaarheid, bereikbaarheid en de inzet van of het gebruik maken van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. We kunnen ze samenvatten in 4 overkoepelende doelstellingen die we willen bereiken. a.1. Inwoners worden duidelijk, uitgebreid en met regelmaat geïnformeerd over de mogelijkheden van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. a.2. Ketenpartners worden duidelijk, uitgebreid en met regelmaat geïnformeerd over de mogelijkheden van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. b. Goede bereikbaarheid en vindbaarheid (telefoon, online en fysiek op diverse locaties. c. Onafhankelijke cliëntondersteuners hebben en onderhouden een brede kennis op alle leefgebieden (zelfstandig leven, zorg en ondersteuning, participatie, wonen, onderwijs en werk en inkomen). d. De onafhankelijkheid van de Onafhankelijke Cliëntondersteuning wordt geborgd. 1.3
Wat zijn de beoogde effecten
a. Inwoners weten wat Onafhankelijke Cliëntondersteuning is, welke keuzes zij hebben hierin (formeel/informeel), wie ze kunnen bereiken om hun vragen te stellen en waar Onafhankelijke Cliëntondersteuners te vinden zijn. b. Ketenpartners weten wat Onafhankelijke Cliëntondersteuning is, hoe en waarom zij dit kunnen aanraden bij inwoners en hoe zij zelf de Onafhankelijke Cliëntondersteuning kunnen bereiken om te overleggen. c. De Onafhankelijke Cliëntondersteuners worden minimaal jaarlijks bijgeschoold over het onderwerp en de specifieke expertise die een Onafhankelijk Cliëntondersteuner persoonlijk heeft. d. De onafhankelijkheid van Onafhankelijke Cliëntondersteuners is geborgd (voor de lange termijn). 1.4
Wanneer is het klaar
Het streven is om 31-12-2022 de beoogde effecten geborgd te hebben en met ingang van uiterlijk 1 januari 2023 in de praktijk te brengen. De beoogde effecten zijn echter ook van belang op lange termijn. Door de effecten te borgen in onderlinge afspraken streven we naar continuïteit voor de opvolgende jaren.
Blad: 4 van 15
2
Inleiding
2.1
Wat is het doel van dit document?
Dit document biedt de grondslag voor het uitvoeren van het project. Het beschrijft de resultaten, de wijze waarop en in samenwerking met welke partijen die tot stand komen en de wijze waarop de uitvoering van het project wordt beheerst. Na ondertekening is dit het contract waarop partijen elkaar aanspreken. 2.2
Wie zijn betrokken?
De politiek opdrachtgever is: Naam : Willemien Treurniet Telefoon : 0118-675000 Akkoord
: ...................................................................................................................
Datum
:
De ambtelijk opdrachtgever is: Naam : Evelien de Schipper Telefoon : 06-55498545 Akkoord : ................................................................................................................... Datum
:
De programmamanager: Naam : Patricia Savenije Telefoon : 06-29635132 Akkoord
: ...................................................................................................................
Datum
:
De projectleider is: Naam Telefoon
: Wendy Dek : 06-50234753
Akkoord
: ...................................................................................................................
Datum
:
Blad: 5 van 15
3 3.1
Projectinhoud en activiteitenplanning Wat is de aanleiding?
Inwoners maken relatief weinig gebruik van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. De Raad heeft zijn zorgen hierover geuit tijdens commissies. Zoals benoemd in hoofdstuk 1, heeft het college de opdracht gegeven Onafhankelijke Cliëntondersteuning duidelijk en logisch te positioneren. Om die redenen hebben we ons in februari 2021 aangemeld voor het Koploperstraject, dat georganiseerd wordt vanuit de VNG en Movisie. Movisie ondersteund het project door middel van advies en het samenbrengen van projectleiders in het hele land, om kennis uit te wisselen. Om de juiste aanpak vast te kunnen stellen voor dit project, is er een uitgebreide probleemanalyse gedaan. De probleemanalyse is door meerdere betrokken partijen van input voorzien, waarbij verschillende probleemstellingen aangekaart zijn. Om iedere betrokken partij tot zijn recht te laten komen, zijn hieronder de belangrijkste probleemstellingen uiteen gezet. De input van de inwoners levert de volgende 3 probleemstellingen op: a. Inwoners zijn niet goed op de hoogte van de mogelijkheid om Onafhankelijke Cliëntondersteuning in te schakelen. b. De locatie en bereikbaarheid van de Onafhankelijke Cliëntondersteuning sluit niet aan bij de behoeften van de inwoners. c. Inwoners zijn niet goed op de hoogte van de ondersteuning die Onafhankelijke Cliëntondersteuning kunnen bieden.
Het Raadsvoorstel Onafhankelijke Cliëntondersteuning van 26 juni 2019, levert de volgende 2 probleemstellingen op: d. Onafhankelijkheid van de cliëntondersteuning is niet goed geborgd. e. De communicatie over de beschikbaarheid van cliëntondersteuning is nog niet voldoende en niet duidelijk gecommuniceerd naar inwoners. De Sociale Cliëntenraad Walcheren (SCW) heeft in juni 2019 de volgende probleemstellingen aangedragen: f. De onafhankelijkheid van Onafhankelijke Cliëntondersteuners wordt niet duidelijk naar inwoners gecommuniceerd. g. De inwoners worden niet voldoende geïnformeerd over de keuzemogelijkheid tussen formele en informele Onafhankelijke Cliëntondersteuning. De medewerkers van TIM hebben de volgende probleemstellingen aangedragen: h. De medewerkers van TIM (en andere ketenpartners) hebben niet goed in beeld wat de Onafhankelijke Cliëntondersteuning biedt aan verschillende vormen van ondersteuning en op welke leefgebieden. i. De communicatie naar inwoners over Onafhankelijke Cliëntondersteuning is onvoldoende, waardoor inwoners niet goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden. De informele onafhankelijke cliëntondersteuners hebben de volgende probleemstellingen aangedragen: j. De vindbaarheid van en communicatie over de Onafhankelijke Cliëntondersteuning is onvoldoende online en via andere media. k.
Onafhankelijke Cliëntondersteuning is te weinig vertegenwoordigd bij partijen die vroegsignalering kunnen uitvoeren. De uitvoerende organisaties van onafhankelijke cliëntondersteuning, Welzijn Middelburg (WM) en Maatschappelijk Werk Walcheren (MWW), hebben de volgende probleemstellingen aangedragen: l. De interne werkprocessen en formats zijn onvoldoende aanwezig en/of geborgd bij WM. m. De werkprocessen van WM en MWW sluiten onvoldoende aan bij het werkproces van Toegang in Middelbrug (TIM), waardoor werk dubbel gedaan wordt en de klantroute niet efficiënt is. 3.1.1
Wat is de bestaande situatie?
Momenteel wordt de Onafhankelijke Cliëntondersteuning uitgevoerd door professionals bij Maatschappelijk Werk Walcheren (MWW) en door vrijwilligers en professionals bij Welzijn Middelburg. Bij MWW is onafhankelijke cliëntondersteuning onderdeel van de kennis en taken van
Blad: 6 van 15
de maatschappelijk werkers. De vrijwilligers van Welzijn Middelburg zijn onderverdeeld in de functies Vrijwilligere Burgeradviseurs (VBA’ers) en in het Middelburgs Adviesteam Samenleving (MATS’ers). Zij vormen samen de informele Onafhankelijke Cliëntondersteuners. Zij zijn geschoold op het onderwerp Onafhankelijke cliëntondersteuning door de Katholieke Ouderenbond (KBO). Het college heeft in op 6 juli 2021 ingestemd met het Middelburgs model. Met het Middelburgs model wordt kaderstellend vorm en invulling gegeven aan de ondersteuning- en zorgstructuur van het sociaal domein. Alle projectleiders van de projecten die hieronder vallen stemmen met elkaar af in het Programmateam Middelburgs Model. In het Middelburgs Model wordt omschreven dat Onafhankelijke Cliëntondersteuning er is voor inwoners om hen te informeren, adviseren, door te verwijzen, bij te staan in processen met instanties. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen formele en informele Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Onder de inwoners is een vragenlijst uitgezet om vragen te stellen betreffende Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Namelijk hoe de vindbaarheid en zichtbaarheid is, hoe de rol ingevuld moeten worden volgens inwoners en wat zij daarin belangrijk vinden, of ze gebruik gemaakt hebben van onafhankelijke cliëntondersteuning en hoe ze dat hebben ervaren.
Er zijn 926 inwoners aangeschreven waarvan 10% heeft geantwoord op de vragen over Onafhankelijke Cliëntondersteuning. De input van de inwoners levert de volgende 3 probleemstellingen op: a. Inwoners zijn niet goed op de hoogte van de mogelijkheid om Onafhankelijke Cliëntondersteuning in te schakelen. b. De locatie en bereikbaarheid van de Onafhankelijke Cliëntondersteuning sluit niet aan bij de behoeften van de inwoners. c. Inwoners zijn niet goed op de hoogte van de ondersteuning die Onafhankelijke Cliëntondersteuning kunnen bieden. Dingen die opvielen in de antwoorden van inwoners is dat zij prioriteit leggen bij telefonische bereikbaarheid, goede kennis van alle relevante wetten (Wmo, Jeugdwet, WLZ en Participatiewet), vindbaarheid op medische locaties en communicatie via onder andere de website. Het onafhankelijk zijn van de Onafhankelijke Cliëntondersteuning gaven zij niet aan als prioriteit of als aandachtspunt die voor hen als inwoners belangrijk is. 3.1.2
Wat verstaan we onder cliëntondersteuning?
In het Raadsvoorstel Onafhankelijke Cliëntondersteuning van 26 juni 2019 staat de volgende omschrijving van Onafhankelijke Cliëntondersteuning: maatwerk voor (kwetsbare) inwoners in aansluiting op de ondersteuningsbehoefte. Eigen kracht en eigen mogelijkheden zijn het uitgangspunt. Wij zien de taken van de cliëntondersteuning breed: helpen bij vraagverheldering, geven van informatie, helpen bij het keuzeproces, helpen bij het zetten van stappen, in kaart brengen van het sociale netwerk, ondersteunen bij klachten/bezwaar, ondersteunen bij aanvraag, evaluatie en herindicatie. Het is beschikbaar voor alle inwoners die daar behoefte aan hebben en is dus niet alleen voor inwoners met een beperking en niet alleen bij de aanvraag voor Wmo of Jeugdwet, maar breder. Inwoners kunnen hun vragen stellen die vallen onder de 6 leefgebieden die gehanteerd worden in de werkwijze Positieve Gezondheid van Machteld Huber. Het betreft lichaamsfuncties, mentaal welbevinden, zingeving, kwaliteit van leven, meedoen en dagelijks functioneren. Voorwaarden voor Onafhankelijke Cliëntondersteuning zijn vastgelegd in het raadsvoorstel: Onafhankelijk: cliëntondersteuning wordt geboden onafhankelijk van gemeente en aanbieders van zorg en ondersteuning. De cliëntondersteuners nemen dus geen beslissingen over indicaties en kunnen geen geïndiceerd ondersteuningsaanbod aanbieden vanuit de eigen organisatie.
Het belang van de inwoner is het uitgangspunt: de inwoner moet het gevoel hebben dat zijn belang wordt gediend. Dat is het geval als een inwoner zich gehoord voelt en als hij wordt bijgestaan bij het aanvraagproces, bij bezwaar & beroep en bij klachten, als de inwoner dat wil. Het betekent ook dat de inwoner zelf kiest wie hem daarbij helpt. Integraal en levensbreed: voor het gehele domein, dus ook Participatiewet, Jeugdwet, (en op termijn) schuldhulpverlening, Wet Langdurige Zorg en Zorgverzekeringswet. Het is beschikbaar voor alle inwoners die daar behoefte aan hebben.
Blad: 7 van 15
Keuze voor de inwoner: de inwoner kiest zelf of hij ondersteuning nodig heeft en in welke vorm, professioneel of informeel.
De Verordening Wmo en Jeugdhulp Gemeente Middelburg 2021 meldt in Artikel 1, punt 2 het volgende over Onafhankelijke Cliëntondersteuning: Het college zorgt er in ieder geval voor dat: a. degene die een melding of aanvraag indient wordt gewezen op de mogelijkheid gebruik te maken van kosteloze onafhankelijke cliëntondersteuning. b. de cliënt bij evaluatie van een beslissing gewezen wordt op de mogelijkheid gebruik te maken van kosteloze onafhankelijke cliëntondersteuning. TIM geeft uitvoering aan punt a door het te vermelden bij het meldingsformulier, als ook in de brief waarin het doen van de melding bevestigd wordt. Punt b wordt vermeldt bij de brief die het evaluatiemoment bevestigd. Zoals eerder benoemd in hoofdstuk 1.3, zal de omschrijving van Onafhankelijke Cliëntondersteuning wordt als definitie opgenomen in het Beleidsplan Wmo, naar aanleiding van dit project. De invulling wordt vastgelegd in subsidieafspraken richting de uitvoerende partijen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Landelijk zien we verschillende vormen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Het is mogelijk om formele (professionele) cliëntondersteuners als OCO te positioneren. Er is daarbinnen nog ruimte om een keuze te maken, hoe de formele Onafhankelijke Cliëntondersteuning gepositioneerd wordt. Dit geldt ook voor de informele (vrijwillige) Onafhankelijke Cliëntondersteuning.
Daarnaast kan er ook voor gekozen worden alle burgers te benoemen als Onafhankelijke Cliëntondersteuners, omdat ze hun netwerk dan kunnen helpen met de kennis die zij hebben, onder de officiële noemer Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Het college wordt na onderzoek en overleg geadviseerd over een te nemen besluit, betreffende de invulling van de rol Onafhankelijke Cliëntondersteuning. 3.1.3.
Welke vormen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning zijn er?
We kunnen vanuit de definitie verschillende vormen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning onderscheiden. De eerste vorm is ondersteuning door familie, vrienden of andere mensen uit het netwerk van de inwoner die kunnen helpen met de hulpvraag van de inwoner. Als we met de inwoners spreken tijdens keukentafelgesprekken, benoemen we dit als de kracht en mogelijkheden van het netwerk en niet als Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Het betreft namelijk een informele vorm van cliëntondersteuning en kan verwarring geven rondom de tweede vorm van Onafhankelijke Cliëntondersteuning, namelijk dat wat we informele Onafhankelijke Cliëntondersteuning noemen. Dit betreft geschoolde vrijwilligers die werken vanuit Welzijn Middelburg als Onafhankelijke Cliëntondersteuners. De derde vorm is die van formele Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Deze vorm wordt uitgevoerd door professionals van Welzijn Middelburg en Maatschappelijke Werk Walcheren. Alle vormen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning zijn gratis toegankelijk voor alle inwoners van de Gemeente Middelburg, wanneer ze vragen hebben over de leefgebieden die benoemd zijn in de methode Positieve Gezondheid. Hierbij wordt uitgegaan van de eigen kracht en de kracht van het netwerk van de inwoner. Indien er informele of formele Onafhankelijke Cliëntondersteuning nodig is, kan daar naar opgeschaald worden.
Dit betekent dat we allemaal uitgaan van het combimodel: informele en formele Onafhankelijke Cliëntondersteuning opereren naast elkaar en werken samen. De informele Onafhankelijke Cliëntondersteuners hebben hierbij een officiële positie. Dit betekent dat gestructureerde samenwerking tussen de uitvoerende organisaties Welzijn Middelburg en Maatschappelijk Werk nodig is. Over de taken van de Onafhankelijke Cliëntondersteuners zijn we in gesprek met hen. Evenals over het werkproces, waarbij de
Blad: 8 van 15
samenwerking geborgd moet worden in samenwerkingsafspraken. Het klantproces en de samenwerking optimaliseren is één van de onderdelen in het Koploperstraject. 3.2
Wat willen we bereiken?
De doelstelling die door het college is vastgesteld is ‘Onafhankelijke cliëntondersteuning duidelijk en logisch positioneren’. Echter vallen hier, vanuit de opgehaald probleemstellingen, meerdere doelstellingen onder. De doelstellingen die gezet zijn, vatten de prioriteiten vanuit de verschillende betrokken partijen samen en dragen bij aan het overkoepelende doel. Doelstellingen: a.1. Inwoners worden duidelijk, uitgebreid en met regelmaat geïnformeerd over de mogelijkheden van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. a.2. Ketenpartners worden duidelijk, uitgebreid en met regelmaat geïnformeerd over de mogelijkheden van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. b. Goede bereikbaarheid en vindbaarheid (telefoon, online en fysiek op diverse locaties. c. Onafhankelijke cliëntondersteuners hebben en onderhouden een brede kennis op alle leefgebieden (zelfstandig leven, zorg en ondersteuning, participatie, wonen, onderwijs en werk en inkomen). d. De onafhankelijkheid van de Onafhankelijke Cliëntondersteuning wordt geborgd. Doelstellingen a.1 en a.2 vatten we samen als doelstelling a. Deze doelstelling zal worden uitgewerkt in een communicatieplan. De communicatie zal plaats vinden richting de inwoners, als ook richting ketenpartners, het voorliggend veld en interne collega’s.
Het communicatieplan zal ingaan op de korte termijn communicatie, als ook de borging op lange termijn, zodat alle geïnformeerde inwoners en partijen de juiste informatie herhaaldelijk en met updates blijven ontvangen. Doelstelling b is een doelstelling die gesteld is, voornamelijk op basis van de input van inwoners. Inwoners hebben aangegeven dat ze telefonische bereikbaarheid van de Onafhankelijke Cliëntondersteuning erg belangrijk vinden. Daarnaast werd als wens aangegeven dat fysieke bereikbaarheid op medische locaties helpend zou zijn. Online willen inwoners graag de juiste informatie gemakkelijk kunnen vinden. De online vindbaarheid zal ook opgenomen worden als onderdeel van het communicatieplan. Doelstelling c is een punt dat opgenomen en geborgd kan worden in de subsidieafspraken die de gemeente heeft met de uitvoerende partijen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Daarnaast is het belangrijk bij het verder uitwerken van de positionering van de Onafhankelijke Cliëntondersteuning, dat de al aanwezige kennis bij professionals in het werkveld wordt aangevuld met kennis van Onafhankelijke Cliëntondersteuning, zodat zij dit vanuit hun dagelijkse praktijk kunnen inzetten en adviseren aan inwoners. Doelstelling d is een belangrijke prioriteit, aangekaart door de Raad, tijdens de behandeling van het Raadsvoorstel Onafhankelijke Cliëntondersteuning van 26 juni 2019.
Juridisch is de onafhankelijkheid geborgd van de Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Voor meer informatie hierover, kunt u het onafhankelijk juridisch advies lezen op Middelburg advies clientondersteuning-IL (raadsinformatie.nl). De Raad heeft hierbij aangegeven dat het ook gaat om de beleving van de inwoner. Momenteel is de Onafhankelijke Cliëntondersteuning onder andere ondergebracht bij Maatschappelijk Werk Walcheren, wat onderdeel is van Zorgstroom. Zorgstroom is een gecontracteerde partij die ondersteuning kan bieden vanuit een Wmo indicatie. De Minister geeft het volgende over de onafhankelijkheid aan: “We moeten oppassen dat we cliëntondersteuning teveel in de sfeer van eenzijdige belangenbehartiging trekken, omdat we ‘de overkant van de tafel’ (de instanties) niet vertrouwen. Het gaat mij erom dat de cliëntondersteuner staande naast de cliënt, geen belang heeft bij de uitkomst en objectief is. Zoals ik eerder aangaf is onafhankelijkheid geborgd wanneer de cliëntondersteuner niet iemand is die besluit wat, gegeven de regels, wordt toegekend en of iemand die ook zelf hulp verleent en gefinancierd wordt.” 3.3
Wat gaan we doen en wat zijn de resultaten?
Het eerste product is de uitkomst van de vragenlijst die is uitgezet onder de inwoners van Gemeente Middelburg over Onafhankelijke Cliëntondersteuning. De analyse van deze vragenlijst is verwerkt in dit Projectplan.
Blad: 9 van 15
Wat ons brengt bij het tweede product, namelijk dit Projectplan. Het Projectplan zal gedeeld worden in de projectgroep en kerngroep voor het officieel wordt vastgesteld. Daarna zullen alle andere betrokkenen, zoals de wethouder en de Raad, het Projectplan toegestuurd worden ter informatie. Het derde product is eveneens gelinkt aan het eerste product. Middels een Klankbordsessie in samenwerking met Movisie, hopen we onze kernpartners, klankbordgroep, wethouder en interne collega’s te informeren over de uitkomst van de vragenlijst over Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Daarnaast hopen we input op te halen in een interactief deel van de Klankbordsessie, rondom een vraagstuk die in de uitkomst van de vragenlijst naar voren komt. Hierdoor nemen we alle relevante betrokken partijen mee en creëren we draagvlak voor het Koploperstraject Onafhankelijke Cliëntondersteuning. De klantreis die inwoners afleggen wanneer ze gebruik maken van Onafhankelijke Cliëntondersteuning zal in kaart gebracht worden, zoals die momenteel is. Deze klantreis zal gedeeld worden met de uitvoerende organisaties van Onafhankelijke Cliëntondersteuning, Welzijn Middelburg en Maatschappelijk Werk Walcheren. Met hen zal besproken worden op welke punten winst te behalen valt en hun hun klantreis eenvoudiger gemaakt kan worden voor de inwoner.
Als zij de klantreis geoptimaliseerd hebben, zal de vernieuwde klantreis gedeeld worden met de relevante betrokkenen, zoals de Raad en wethouder. Daarnaast hopen we de inwoner hierover te informeren middels de communicatiemiddelen die we inzetten, daar waar het praktisch iets toevoegt. Doelstelling a.1 en a.2 zijn de 2 subonderdelen van doelstelling a. We kunnen deze doelstellingen samenvatten onder de noemer ‘communicatie’. De opgehaalde input bij inwoners en andere betrokken partijen geeft duidelijk weer dat hier de grootste prioriteit ligt. Om deze doelstellingen te behalen is het belangrijk dat we een goed communicatieplan opstellen en ten uitvoer brengen. Het communicatieplan is een product waarvoor de afdeling communicatie medeverantwoordelijk is. Er zijn andere gemeenten in het land die al communicatiemateriaal en een communicatieplan hebben. Deze kennis zullen wij verzamelen en gebruiken waar mogelijk. De onafhankelijkheid van de huidige Onafhankelijke Cliëntondersteuning is een punt wat aandacht vraagt. De Raad heeft hier meerdere malen om gevraagd. Hier zal verder onderzoek naar gedaan worden. Op basis van het onderzoek zal een advies geschreven worden, wat voorgelegd zal worden aan het college. Zij zullen besluiten hoe de onafhankelijkheid geborgd zal worden in de toekomst.
Om duidelijkheid te kunnen geven richting de inwoners, zal eerst in de werkgroepen vastgesteld moeten worden welke taken bij welke vorm van Onafhankelijke Cliëntondersteuning past. Deze taakomschrijving zal worden voorgelegd aan de wethouder, wanneer die zijn vastgesteld in de werkgroepen. Er zal een advies gegeven worden over de naam Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Dit advies zal geschreven worden op basis van de input van de Kerngroep en Projectgroep en voorgelegd worden aan de wethouder en de klankbordgroep, voor het in een nota wordt voorgelegd aan het college. Om de resultaten van het project te borgen, zullen we die zo veel als mogelijk opnemen in de subsidieafspraken met de uitvoerende partijen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning, Welzijn Middelburg en Maatschappelijk Werk Walcheren. Hierbij willen we een duidelijke taak- en rolomschrijving toevoegen als (aanvullende) afspraak. Daarnaast zal ook de opbrengst van het project verder worden omschreven in het Beleidsplan Wmo, als specificatie van de term Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Het is onze wettelijke plicht als Gemeente om die te borgen.
3.4
Wie zijn de betrokkenen in het proces en wat is de planning?
Om het beste resultaat te bereiken, wordt gewerkt met drie verschillende groepen. De kerngroep, waar de visie wordt vastgesteld en de beslissingen worden genomen. De projectgroep, bestaande uit medewerkers van de Gemeente Middelburg, die uitvoering geeft aan het Projectplan. De klankbordgroep, waarin de betrokken partijen vertegenwoordigd zijn, zal input aanleveren, feedback geven op conceptvoorstellen en producten en meedenken over de te zetten stappen.
Blad: 10 van 15
De kerngroep bestaat uit: Mariska Burger André de Visser
Manager Welzijn Middelburg Projectmanager Maatschappelijk Werk Walcheren Kimberly Wagenaar Maatschappelijk Werker en Onafhankelijk Cliëntondersteuner, Maatschappelijk Werk Walcheren Tanja de Bruin Beleidsmedewerker afd. Samenleving Patricia Savenije Projectleider Middelburgs Model Jessica den Boer Projectmedewerker / Wmo Consulent TIM Ellen Soerel Communicatieadviseur afd. Wijk en Bestuur Wendy Dek Projectleider OCO / Kwaliteitsmedewerker afd. Samenleving De kerngroep is ingericht om af te stemmen met de uitvoerende partijen van Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Hun input vanuit de praktijk wordt hierin opgehaald en meegenomen. Belangrijke besluiten worden hierin voor besproken en afgestemd. De projectgroep bestaat uit: Tanja de Bruin Ellen Soerel Patricia Savenije Jessica den Boer Wendy Dek
Beleidsmedewerker afd. Samenleving Communicatieadviseur afd. Wijk en Bestuur Projectleider Middelburgs Model Projectmedewerker / Wmo Consulent TIM Projectleider OCO / Kwaliteitsmedewerker afd. Samenleving De projectgroep bestaat uit medewerkers van de Gemeente Middelburg. Deze groep is ingericht om alle benodigde informatie en deskundigheid te borgen op proces, communicatie, kennis vanuit beleid en het voorgaande traject als ook kennis uit de uitvoering in de Toegang te borgen. Daar waar nodig worden leden van de groep benaderd om mee te helpen. De klankbordgroep bestaat uit: Tanja de Bruin Otto Recourt Jessica den Boer Inge Bostelaar Ellen Soerel Kimberly Wagenaar
André de Visser Mariska Burger Peter Vrancken Kees Boeij Chris de Nooijer Huug Winfield Lianne Corré Tonnie van der Maale Erik Verbart
Beleidsmedewerker afd. Samenleving Beleidsmedewerker afd. Samenleving, aandachtsgebied: wijknetwerken Projectmedewerker / Wmo Consulent TIM Projectleider Verbeteren Toegang Communicatieadviseur afd. Wijk en Bestuur Maatschappelijk Werker en Onafhankelijk Cliëntondersteuner, Maatschappelijk Werk Walcheren Projectmanager Maatschappelijk Werk Walcheren Manager Welzijn Middelburg Vrijwilliger Burger Adviseur (VBA’er) Medewerker Middelburgs AdviesTeam Samenleving (MATS’er) Lid Adviesraad Sociaal Domein (ASD) Lid Adviesraad Sociaal Domein (ASD) Inwoner Gemeente Middelburg Teammanager Inkomen, Orionis Ervaringsdeskundige, Zorgbelang Zeeland
De klankbordgroep is ingericht om alle invalshoeken te belichten die voor de inwoners en de uitvoering van Onafhankelijke Cliëntondersteuning belangrijk zijn. Om die reden zijn de Adviesraad Sociaal Domein, de inwoners, collega’s van de Gemeente Middelburg als ook de ketenpartners MWW en Welzijn Middelburg vertegenwoordigd. In deze groep worden alle tussenproducten in concept besproken, zodat de input verwerkt kan worden en richting kan geven aan het proces. Planning Doelstelling Vragenlijst OCO opstellen en verzenden
Doelgroep Inwoners
Wanneer Januari
Betrokkene(n) Inge Jessica Daisy
Communicatiemiddel Brief Website
Blad: 11 van 15
Budget €0,-
Patricia Wendy Jessica Wendy
Telefoon / Teams
€0,-
Jessica Wendy Daisy Inge Kimberly Wagenaar Mariska Burger
Teams
€0,-
Eind februari
Movisie
€0,-
Projectgroep / Klankbordgroep / Kerngroep / Fractieleden / Wethouder
April
Movisie Projectgroep
Live bijeenkomst
€ 0,Catering
Klantroute MWW en Welzijn Middelburg schematisch weergeven om gezamenlijk de verbetermogelijkheden te kunnen bespreken met MWW en Welzijn Middelburg Projectplan delen, incl. planning, om te bespreken en feedback op te halen
Medewerkers OCO Inwoners Kerngroep
Maart
Patricia Christiaan Wendy Jessica
Face to face E-mail
€0,-
Klankbordgroep MWW Welzijn Middelburg
April
Projectgroep Kerngroep Klankbordgroep
Mail Face to face afspraak Kerngroep en Klankbordgroep
€0.-
Advies opstellen invulling rol Onafhankelijke Cliëntondersteuning
College Raad
Juni
Projectgroep Kerngroep Klankbordgroep
Collegevoorstel Memo actieve informatie
€0,-
Probleemanalyse OCO in kaart brengen met TIM en de ketenpartners die OCO uitvoeren
TIM, MWW, Welzijn Middelburg
Januari
Klantroute in beeld brengen OCO, voor overzicht van het proces en verbetermogelijkheden inzichtelijk te maken van het huidige OCO proces
TIM, MWW, Welzijn Middelburg
Januari – Februari
Probleemanalyse OCO ontvangen van Movisie n.a.v. vragenlijst OCO.
Projectgroep OCO
Kick-Off Bijeenkomst met Movisie
Mariska Burger Kimberly Wagenaar Peter Vrancken Nuria Wattel Tessa Busé Kees Boeij Lianne Strijards Khadija Asouab
Blad: 12 van 15
Communicatieframe opstellen voor OCO en delen
Interne en externe betrokkenen + inwoners
Juni
Opstellen: Projectgroep, communicatie
Face to face afspraak Mail
€0,-
Feedback: Kerngroep Klankbordgroep
Advies borging onafhankelijkheid Onafhankelijke Cliëntondersteuning
College Raad
Juli
Projectgroep
Collegevoorstel Memo actieve informatie raad
€0,-
Projectplan opstellen, daarin:
Projectgroep OCO / Kerngroep OCO
April – juli
Opstellen: Wendy
€0,-
Inwoners Klankbordgroep
Juli
College nota met Projectplan en communicatieplan als bijlage
€0,-
Probleemanalyses OCO samenvoegen vanuit Movisie en ketenpartners Advies opstellen over de naam Onafhankelijke Cliëntondersteuning vs. Meedenkers
Bijdragen aan concept d.m.v. feedback: Projectgroep Wethouder College Ter informatie: Raad
Memo actieve informatie voor de Raad Face to face bijeenkomsten
€?,Prioriteit nr. 1 als besteding van het budget
Communicatiemateriaal maken of aanpassen (afh. van keuze naam)
Inwoners Ketenpartners
JuliAugustus
Projectgroep Klankbordgroep Communicatie
Klantroute incl. verbetermogelijkheden bespreken met Kerngroep. Afspraken maken over taakverdeling voor het verbeteren van het proces. Werkgroep vanuit de uitvoering samenstellen. Startbijeenkomst communicatie campagne
Kerngroep OCO
Augustus / September
Kerngroep
Face to face afspraak Werkgroep?
€0,-
Externe ketenpartners
September
Klankbordgroep
Live bijeenkomst
€? Hier zal ook een deel van het budget op inzet worden. Het exacte bedrag is onderdeel van de communicatie campagne, maar nog niet bekend.
Blad: 13 van 15
Subsidieafspraken vastleggen met MWW en Welzijn Middelburg over Onafhankelijke Cliëntondersteuning
Kernpartners Inwoners
Eind project
Kerngroep
Face to face bijeenkomst
€0,-
Borging invulling Onafhankelijke Cliëntondersteuning in Beleidsplan Wmo
Inwoners Collega’s Kernpartners
Eind project
Projectgroep, m.n. Tanja de Bruin
n.t.b.
€0,-
3.5
Wat zijn de raakvlakken met andere projecten
Er zijn drie projecten die raakvlakken hebben met Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Verbeteren Toegang, Sociaal Team en Wijknetwerken. Deze projecten vallen onder het overkoepelende Middelburgs Model. 1. Verbeteren Toegang Verbeteren Toegang is net als Onafhankelijke Cliëntondersteuning / Koploperstraject een Movisie traject. Deze processen sluiten bij elkaar aan en lopen parallel aan elkaar in 2022. Om verwarring te voorkomen over de inhoud en omdat de planning niet synchroon loopt, hebben we de projecten bewust los van elkaar vorm gegeven. Echter wordt er met regelmaat overlegd door de projectleiders en sluiten de projectleiders aan bij de klankbordgroep van het andere project. Daarnaast blijven we op de hoogte door beide aan te sluiten in het programmateam van het Middelburgs Model. 2. Sociaal Team De overlapping van Onafhankelijke Cliëntondersteuning is het grootst met de opzet van het Sociaal Team. Het Sociaal Team grenst enerzijds aan de ingang van TIM en anderzijds aan de toegang via Onafhankelijke Cliëntondersteuning. Daar waar het Sociaal Team de ingang wordt waar inwoners met al hun vragen terecht kunnen, is Onafhankelijke Cliëntondersteuning overal in het werkveld vertegenwoordigd en ook een laagdrempelige toegang voor mensen om hun hulpvraag neer te leggen. Een deel van de taken die het Sociaal Team uitvoert valt ook onder de formele cliëntondersteuning.
Het is belangrijk om in deze twee projecten samen te werken, de grenzen te bepalen, als ook de overlappingen in taken en de samenwerking tussen de Onafhankelijke Cliëntondersteuning en het Sociaal Team vorm te geven. 3. Wijknetwerken In de wijknetwerken kunnen de mensen die formeel en informeel een rol hebben in het werkveld, connecties met elkaar leggen en informatie uitwisselen. De informatie die uitgewisseld wordt betreft de inhoud van de ondersteuning die men kan bieden en signalen die op collectief niveau verzameld zijn bij inwoners. Deze kennis kan een basis vormen om uit te breiden met kennis over het invullen van de rol als Onafhankelijke Cliëntondersteuner. Zo kan men de inwoners als Onafhankelijke Cliëntondersteuners bijstaan vanuit hun dagelijkse praktijk en dagelijkse contact met inwoners. Voor inwoners is dit de meest laagdrempelige manier van Onafhankelijke Cliëntondersteuning die we kunnen aanbieden.
3.6
Evaluatie
Om goed te kunnen meten welk effect het Koploperstraject heeft gehad, na het uitvoeren ervan, willen we een evaluatie doen na een jaar. We zullen de uitkomsten van de vragenlijst waarmee we het Koploperstraject zijn gestart, gebruiken als nulmeting. We zullen over de uitvoering van de evaluatie te zijner tijd overleggen met de Klankbordgroep en Kerngroep. De resultaten zullen gecommuniceerd worden naar de betrokken partijen, waaronder de Klankbordgroep en Stuurgroep.
Blad: 14 van 15
4
Conclusie
Door alle informatie uit het verleden en de input van alle betrokken partijen en de inwoners naast elkaar te zetten, komt er een duidelijk overzicht in de stand van zaken en ook de uitdagingen waar we voor staan. Het geeft weer dat we in een proces zitten, waarin we al een bestaande voorziening willen optimaliseren. De doelstellingen geven weer dat we het grootste deel van de verbetering moeten zoeken in de communicatie richting inwoners en ketenpartners in het werkveld. Door de genoemde tussenproducten op te leveren willen we ook belangrijke vraagstukken zoals de handelsnaam, de onafhankelijkheid, de rolinvulling en de borging op lange termijn behandelen en neerzetten. Ook de samenhang met andere lopende projecten die vallen onder het Middelburgs Model moeten hierbij meegenomen worden. Zo kunnen we gezamenlijk streven naar een integrale samenwerking en een duidelijke klantroute per klantvraag. Er staan heel wat uitdagingen in de planning voor dit proces, die we met de kerngroep, klankbordgroep en projectgroep hopen op te pakken het komende jaar. Movisie is de ondersteunende partij hierbij, die eens per kwartaal overleg organiseert tussen projectleiders van verschillende gemeenten en een database beschikbaar stelt met informatie en ervaringen uit het hele land.
Blad: 15 van 15