MZ.2022.06.29 Memo actieve informatie Jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022 en begroting 2023 Zeeuws Archief

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Maatschappelijke zaken

Eduard Smit

7 juni 2022

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Renske Brandhoff

Samenleving

+31118675388

R.Brandhoff@middelburg.nl

onderwerp

Jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022 en begroting 2023 Zeeuws Archief

Geachte leden van de raad, aanleiding

Het dagelijks bestuur van gemeenschappelijke regeling het Zeeuws Archief heeft de jaarrekening en het jaarverslag 2021, de eerste begrotingswijziging 2022 en ontwerpbegroting 2023 op 16 mei 2022 aan de deelnemende gr-partners toegezonden. Volgens de Wgr kan de raad binnen acht weken na ontvangst van deze stukken een zienswijze aangeven. Het algemeen bestuur van het Zeeuws Archief is voornemens deze stukken tijdens het overleg van 11 juli 2022 definitief vast te stellen. Het algemeen bestuur heeft ingestemd met het voorstel onder voorwaarde dat de gemeenteraad van Middelburg instemt om geen zienswijze in te dienen. Vanwege de planning van de raadsvergadering in Middelburg is het niet mogelijk om voor de ab-vergadering van 11 juli 2022 de stukken aan de raad voor te leggen en u in de gelegenheid te stellen om daarop een zienswijze in te dienen. Dit komt geregeld voor bij gemeenschappelijke regelingen. Voor de raadsvergadering 9 van juni 2022 moesten de stukken uiterlijk op 10 mei 2022 worden aangeleverd. Wij hebben het Zeeuws Archief verzocht hiermee in het vervolg rekening te houden. Het indienen van een zienswijze indienen na vaststelling na de betreffende stukken heeft geen meerwaarde. Daarom informeren wij u met deze memo over dit proces, de stukken en de ontwikkelingen binnen het Zeeuws Archief. informatie

Financiën Bestemmingsreserve 2021: De reserve van het Zeeuws Archief mag in enig jaar niet meer bedragen dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen. Met dit voorstel blijft het Zeeuws Archief binnen deze normen. Het Zeeuws Archief wil veelgevraagde archieven en collecties projectmatig digitaliseren. De scans komen daarmee online voor iedereen beschikbaar. Het Zeeuws Archief beschikt hiervoor niet over structurele middelen en wil daarom het positieve saldo van € 19.593,-- over 2021 hiervoor inzetten. In 2022 en 2023 worden diverse

blad

2 van 3 onderwerp

Jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022 en begroting 2023 Zeeuws Archief

digitaliseringsprojecten uitgevoerd waaraan de bestemmingsreserve digitalisering zal worden besteed. Ontwerpbegroting 2023 en eerste begrotingswijziging 2022: Het Zeeuws Archief heeft een sluitende ontwerpbegroting 2023 en een sluitende eerste begrotingswijziging 2022 ingediend. De verhoging van de algemene dekkingsmiddelen ontstaat in de 1e wijziging begroting 2022 doordat de bijdragen van de GR-partners in 2021 zijn geïndexeerd. In de begroting 2022 is volgens afspraak geen rekening gehouden met indexering van bijdragen. Er wordt van de gemeenten geen hogere bijdrage gevraagd naast indexering van de bedragen. De gevraagde bijdrage past binnen het hiervoor gereserveerde budget in onze begroting (2022 e.v.). Bestemmingsreserves 2022 en 2023: Zowel in 2022 als in 2023 worden de bestemmingsreserves aangewend voor diverse projecten, aansluitend bij de speerpunten uit het beleidsplan van het Zeeuws Archief. Het saldo van de bestemmingsreserve digitalisering in 2023 is negatief en het saldo van de bestemmingsreserve programmagelden is positief. Door deze bestemmingsreserves met elkaar te verrekenen, kunnen voldoende reserves ingezet worden om de voorgenomen digitaliseringsplannen uit te voeren. Er blijft dan vanaf 2024 voldoende saldo bestemmingsreserve programmagelden over.

Beleidsplan De ingediende ontwerpbegroting 2023 en 1e begrotingswijziging 2022 sluiten aan bij het beleidsplan 'Verbinden en Inspireren 2021-2024' van het Zeeuws Archief. In dit beleidsplan worden publiek, digitalisering en het Zeeuws e-Depot met nadruk centraal gesteld. Bestuurlijke organisatie Uitgangspunt bij de ontwerpbegroting 2023 is het in 2018 voorgenomen besluit van de minister om per 2024 uit de gemeenschappelijke regelingen van alle RHC’s (Regionaal Historisch Centrum) te treden. Naar verwachting zullen de Archiefwet 2021, het archiefbesluit en de archiefregeling tegelijk met de uittreding, per 1 januari 2024 in werking treden. In de nieuwe Archiefwet wordt de delegatieopdracht van de minister voor het beheren, bewaren en beschikbaar stellen van de analoge rijksarchieven opgenomen. De bekostiging zal in de vorm van een specifieke uitkering plaatsvinden. Tussen het bestuur van het Zeeuws Archief en het Rijk worden op dit moment afspraken gemaakt over de voorwaarden van de uittreding. Uitgangspunt en verwachting daarbij is dat het Zeeuws Archief geen negatieve financiële gevolgen van de uittreding zal ondervinden. Ter inzage: Jaarrekening incl. jaarverslag 2021 Zeeuws Archief Eerste begrotingswijziging 2022 Zeeuws Archief Ontwerpbegroting 2023 Zeeuws Archief

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

blad

3 van 3 onderwerp

Jaarrekening 2021, eerste begrotingswijziging 2022 en begroting 2023 Zeeuws Archief

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann