MZ 2022.04.06 Memo actieve informatie Kwartaalrapportage TIM Q4 2021

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Maatschappelijke zaken

Carla Doorn

29 maart 2022

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Yoeba Dresen

Toegang in Middelburg

+31118675684

Y.Dresen@middelburg.nl

onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q4 2021

Geachte leden van de raad, aanleiding

Ter informatie informatie

Geachte leden van de raad, Het college informeert u ieder kwartaal over de voortgang TIM op het gebied van organisatieontwikkeling (zie amendement 19-99 organisatieplan toegang tot de zorg & aangepast raadsvoorstel 21-046 15 april 2021). Hierbij treft u de vierde kwartaalrapportage TIM 2021. In deze memo hebben naast de gebruikelijke cijfers en trends specifiek aandacht voor: •Toezeggingen n.a.v. de commissie MaZa van 15 september 2021. 5a) Rapportage beter vergelijkbaar maken met de suggesties van de commissieleden. De suggestie is om een vergelijkbaar overzicht te geven van de formatie en omvang van de externe inhuur.

1.Voortgang TIM in Q4 Het vierde kwartaal van TIM stond enerzijds in het teken van het bestendigen van verbeteringen die al in gang zijn gezet, maar ook het implementeren van nieuwe ontwikkelingen en het werven van nieuwe collega’s. TIM breed Eind december heeft Deloitte het Intern beheersingsplan opgeleverd, welke samen met de medewerkers van TIM is opgesteld. In dit plan staan de werkprocessen van TIM beschreven en waar mogelijke risico’s zich voor doen. Op basis van deze risico’s zijn verbeterpunten geformuleerd welke de komende twee jaar worden opgepakt. In zijn totaliteit is het aantal dossiers gestegen (zie tabel 4 en figuur 3). Dit komt overeen met een stijging van het aantal signalen in Q4 t.o.v. Q3 (zie tabel 1 en figuren 1 en 2). Dit kunnen we verklaren door een stijging van het aantal vragen door inwoners aan TIM. Anderzijds zien we een daling van het aantal telefoontjes per week. In Q4 was dat gemiddeld 243 per week, in Q3 257 gemiddeld per week en in Q2 was dat gemiddeld

blad

2 van 8 onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q4 2021

326 telefoontjes per week. Inwoners worden direct geholpen waardoor zij minder vaak terug dienen te bellen. Wmo Binnen Wmo zien we dat de signalen stijgen (zie figuur 1); meer inwoners hebben een beroep gedaan op een Wmo consulent van TIM. Maar door eerdere ingezette verbeteringen in het werkproces zien we dat dat de wachttijd redelijk stabiel blijft, voor het onderzoeksgesprek varieert dat tussen de 2 a 4 weken voordat deze kan plaatsvinden. In 2022 willen we u informeren over de doorlooptijden. In kwartaal vier hebben we een vervolg gegeven aan de herindicaties voor Huishoudelijke ondersteuning, welke worden uitgevoerd op basis van het eerder vastgestelde normenkader. Ook hebben we ons voorbereid op de extra taken die naar de lokale toegang komen per 1 januari 2022 in het kader van de Beschermd Wonen indicaties. De Wmo consulenten hebben in dit laatste kwartaal een training gehad om hun gesprekstechnieken te verbeteren en om betere doelen te kunnen stellen in het ondersteuningsplan. Jeugd Het aantal signalen Jeugd is in Q4 wat gedaald (zie figuur 2). Desondanks blijft het binnen het team jeugd een grote uitdaging om in te lopen op de werkvoorraad, ook omdat de formatie voor jeugdconsulenten nog niet volledig was ingevuld en we te maken hadden met zieke medewerkers. In het vierde kwartaal is er geworven voor jeugdconsulenten en casusregisseurs.

Dat heeft opgeleverd dat we per 1 februari 2022 zijn gestart met 2 nieuwe jeugdconsulenten en 4 nieuwe casusregisseurs (waarvan 2 extern geworven, 1 intern doorgeschoven vanuit jeugdconsulent en 1 inhuur). Het was opvallend dat er in het 4e kwartaal zes (voorwaardelijke) gesloten machtigingen voor jeugdigen zijn aangevraagd door TIM bij de rechtbank. Dit betekent dat we aan de rechter voorleggen of een jongere voor een bepaalde tijd naar een gesloten jeugdzorg instelling gaat. De jeugdconsulenten hebben in het laatste kwartaal trainingen gehad, zoals: kaders van de jeugdwet, een training meldcode kindermishandeling, een training veiligheidsplanning en risicotaxatie en over de beroepscode en tuchtrecht voor de jeugdconsulenten. Leerlingenvervoer Geen bijzonderheden.

2.Verbetertraject Toegang, in samenwerking met Movisie TIM is vanaf september 2021 aangesloten bij het ‘verbetertraject toegang’ van Movisie. Dit traject loopt naast het koplopertraject onafhankelijke cliëntondersteuning en heeft als doel een ‘merkbaar verbeterde toegang tot ondersteuning binnen het sociaal domein in samenwerking met gemeenten, maatschappelijke organisaties en inwoners’. In 2020 en 2021 heeft TIM zich vooral gericht op de interne verbeterpunten, door het verbetertraject willen we nu de externe ervaringen van inwoners, zorgaanbieders en partners in beeld brengen en aan de hand daarvan een verbeterplan opstellen. Begin 2022 zal een toegangsscan worden gemaakt. Input zal door middel van een digitale vragenlijst worden opgehaald bij alle zorgaanbieders Wmo en Jeugd, bij de partners en bij een grote groep inwoners die recent contact hebben gehad met onze toegang. Daarna volgt het in beeld brengen van de klantreis, waarbij de verbinding met het traject voor de onafhankelijke cliëntondersteuning gemaakt kan worden. Met dit verbetertraject willen we onze dienstverlening met behulp van het inwonerperspectief op een kwalitatief hoger niveau tillen.

blad

3 van 8 onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q4 2021

3.Sturingsinformatie In tabel 1 de signalen Wmo en Jeugd uitgesplitst naar de verschillende kwartalen. Het aantal signalen zegt iets over de inzet van de TIM medewerkers: waar hebben we werk aan. Een signaal wordt dus niet altijd een maatwerk of individuele voorziening Wmo of Jeugdhulp, omdat we naar voorliggend aanbod of andere wetgeving kunnen verwijzen of dat uit ons onderzoek blijkt dat de hulpvraag anders opgelost kan worden. Onder een signaal verstaan we: •Een vraag om informatie en advies welke direct te beantwoorden is. •Een nieuwe melding Wmo of jeugdhulp, waarbij een eerste gesprek en een verwijzing naar onze samenwerkingspartners in het voorliggend veld of binnen andere wetgeving voldoende kan zijn. Indien dit niet het geval is wordt er een onderzoek gestart naar een maatwerk of individuele voorziening; •Een vraag voor verlenging, uitbreiding, vermindering of aanpassing van een bestaande voorziening; •Een evaluatiemoment omdat de einddatum bereikt is.

Tabel 1: Signalen Wmo en Jeugd 2021

blad

4 van 8 onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q4 2021

Figuur 1:aantal signalen Wmo

Figuur 2:aantal signalen Jeugd

In tabel 2 een uitsplitsing van het aantal voorzieningen per Wmo categorie die door TIM zijn afgegeven in kwartaal 4 van 2021. De aantallen onder ‘Gestart in Q4’ bestaat uit ‘Nieuw gestart’ (voor TIM nieuwe voorzieningen Wmo die zijn afgegeven) en ‘Verlengd’ (dit zijn voorzieningen die zijn verlengd omdat deze een einddatum hadden). ‘Gestopt’ zijn voorzieningen die zijn beëindigd.

blad

5 van 8 onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q4 2021

Tabel 2:aantal voorzieningen Wmo Q4 2021

Tabel 3:formatie en externe inhuur TIM 2021

Tabel 4:

kwartaalcijfers

Figuur 3:aantal dossiers op peildatum (1e v.d. maand volgende kwartaal)

blad

6 van 8 onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q4 2021

Figuur 4:aantal evaluaties

blad

7 van 8 onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q4 2021

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann

blad

8 van 8 onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q4 2021