MZ 2021.09.15 Memo actieve informatie kwartaalrapportage TIM Q2 2021

Memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Maatschappelijke Zaken

Carla Doorn

7-9-2021

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Yoeba Dresen

Samenleving

06-51589728

y.dresen@middelburg.nl

Onderwerp

kwartaalrapportage TIM Q2 2021

Geachte leden van de raad, Het college informeert u ieder kwartaal over de voortgang TIM op het gebied van organisatieontwikkeling (zie amendement 19-99 organisatieplan toegang tot de zorg & aangepast raadsvoorstel 21-046 15 april 2021). Hierbij treft u de tweede kwartaalrapportage TIM 2021. Deze memo borduurt voor op de rapportage van Q1 en laat een doorontwikkeling zien van de sturingsinformatie. Daarnaast informeren we u over het verbetertraject toegang in samenwerking met Movisie. 1.

Voortgang TIM in kwartaal 2

In de eerste kwartaalrapportage zijn we ingegaan op de arbeidsmarktproblematiek. We hebben ondertussen stappen gezet in het aannemen van nieuwe ‘vaste’ medewerkers. In juli zijn de vacatures opengesteld en op korte termijn (aug, sept en oktober) starten er vijf nieuwe collega’s bij TIM. Dit betreft ook vervanging van vaste medewerkers die zijn vertrokken bij TIM. Op dit moment hebben we de beschikbare ‘vaste’ formatie ingevuld en zijn er nog inhuur collega’s op basis van tijdelijke middelen of voor ziektevervanging. Vooral in het team van Jeugd consulenten zijn er veel wisselingen van personeel geweest, waardoor het pas in kwartaal 3 mogelijk is om met het vaste team te gaan werken. Daarnaast hebben we u geïnformeerd over de maatregelen om de basis op orde te krijgen. In Q2 zijn we gestart met interne controles op de uitgaande beschikkingen en ondersteuningsplannen. Daarnaast is Deloitte gestart met het uitwerken van een intern beheersingsplan. In dit plan wordt het werkproces van TIM op hoofdlijnen beschreven en aangegeven waar de controles op recht- en doelmatigheid moeten plaatsvinden. Daarnaast worden er ook gekeken op welke momenten in het proces er kwaliteitscontroles moeten zijn en hoe deze vorm te geven. Wmo achterstand grotendeels ingehaald: Een belangrijke mijlpaal in Q2 is dat de achterstanden op het gebied van de Wmo grotendeels zijn ingehaald.

Dit betekent dat binnenkomende signalen direct toebedeeld kunnen worden naar de medewerkers conform het opgestelde werkproces. Helaas zijn we in de specialisatiegroep Jeugd nog niet op dit punt, dit heeft meerdere oorzaken. We zien een stijging van het aantal escalaties en zware casuïstiek. De corona-crisis en de gevolgen op de jeugd kan hiervan een mogelijk oorzaak zijn. Meerdere gemeenten zien deze trend (zie Dashboard sociale impact corona van de VNG: PowerPoint-presentatie (vng.nl)), maar er zijn nog geen onderzoeken die dit bevestigen. Deze zorg wordt tevens gedeeld door het RBL, zij zien een stijging van het aantal kwetsbare jongeren en vroegtijdig schoolverlaters.

blad

2 van 5 onderwerp

_______________

Movisie: TIM zal vanaf september aansluiten bij het ‘verbetertraject toegang’ van Movisie. Dit traject loopt naast het koplopertraject onafhankelijke cliëntondersteuning en heeft als doel een ‘merkbaar verbeterde toegang tot ondersteuning binnen het sociaal domein in samenwerking met gemeenten, maatschappelijke organisaties en inwoners’. De eerste stap is het uitvoeren van een ‘toegangsscan’ door middel van een vragenlijst naar inwoners, professionals en medewerkers. Een tweede stap is het in beeld brengen van de klantreis, waarbij de verbinding met het traject voor de onafhankelijke cliëntondersteuning gemaakt kan worden. Met dit traject willen we onze dienstverlening met behulp van het inwonerperspectief op een kwalitatief hoger niveau tillen. Voor meer informatie: Infographic-Verbetertraject-Toegang.pdf (movisie.nl) 2.

Sturingsinformatie

Sinds de start van TIM werken we hard aan het verbeteren van onze kwantitatieve sturingsinformatie. In de voorgaande rapportages bent u geïnformeerd over het aantal casussen en evaluaties. In deze rapportage maken we een verdiepingsslag door naast het aantal dossiers ook het aantal signalen in kaart te brengen. Onder een signaal verstaan we: Een vraag om informatie en advies welke direct te beantwoorden is. Een nieuwe melding Wmo of jeugdhulp, waarbij een eerste gesprek en een verwijzing naar onze samenwerkingspartners voldoende kan zijn. Indien dit niet het geval is wordt er een onderzoek gestart naar een maatwerk of individuele voorziening; Een vraag voor verlenging, uitbreiding, vermindering of aanpassing van een bestaande voorziening; Een evaluatiemoment omdat de einddatum bereikt is. Het aantal signalen zegt iets over de inzet van de TIM medewerkers: waar hebben we werk aan. Een signaal wordt dus niet altijd een maatwerk of individuele voorziening omdat we naar voorliggend aanbod kunnen verwijzen of dat uit ons onderzoek blijkt dat de hulpvraag anders opgelost kan worden.

Q2 van 1 april t/m 30 juni 2021 Signalen Wmo en Jeugd Q1

Q2

Wmo binnengekomen signalen Wmo openstaande signalen

753 442

914 290

Jeugd binnengekomen signalen Jeugd openstaande signalen

201 181

379 194

Signalen direct afgehandeld door telefonisten

4

68

Aantal binnengekomen signalen Wmo en Jeugd in heel het kwartaal Aantal openstaande signalen aan einde van het kwartaal Aantal afgeronde signalen Wmo en Jeugd in heel het kwartaal

958

1361

623

484

789

1200

% afgerond t.o.v. binnengekomen

83%

93%

blad

3 van 5 onderwerp

_______________

De komende kwartaalrapportages zullen we de trend omtrent de signalen in beeld brengen. Het doel is om afgeronde signalen binnen de gewenste doorlooptijd van maximaal 8 werken te doorlopen Q2 van 1 april t/m 30 juni 2021 Telefoongesprekken Telefonisten TIM in Q2:

In Q2 zijn er gemiddeld 326 telefoongesprekken per week bij de telefonisten van TIM binnengekomen.

Aanvragen leerlingenvervoer Q2 *  schooljaar 2020/2021  schooljaar 2021/2022  Aanvragen jeugdvervoer  Aantal afwijzingen

13 125 7 2

Aantal klantdossiers per 1 april 2021

4951

Aantal klantdossiers per 1 juli 2021 Aantal klantdossiers dat in Q2 een datum afgerond heeft gekregen Aantal evaluaties Aantal brede evaluaties met familie en netwerk (familienetwerkberaden) Aantal start beraden met familie en netwerk

4930 110

Aantal bezwaren Q2

2

151 42 17

Aantal klachten Q2 - inwoners 7 - zorgaanbieders 1 De weergegeven cijfers zijn over heel kwartaal 2, dus van 1 april t/m 30 juni 2021. *In Q3 zullen er nog aanvragen leerlingenvervoer schooljaar 2021/2022 bijkomen die in juli zijn afgehandeld. Figuur 1: aantal dossiers op peildatum (1e van de maand van volgende kwartaal)

blad

4 van 5 onderwerp

_______________

Het aantal dossiers lijkt te stabiliseren, dit zien we terug in de financiële cijfers (vooral op Wmo). In deze kwartaalrapportage kunnen we deze informatie nader duiden door naar het aantal binnengekomen, afgeronde en openstaande signalen te kijken: Figuur 2: aantal signalen Wmo

Zoals aangegeven zijn we op het gebied van Wmo steeds beter op orde, achterstanden zijn grotendeels weg gewerkt en aanvragen worden afgehandeld via het vastgestelde werkproces. De prioriteit van de Wmo consulenten lag in eerste instantie bij de nieuwe meldingen en aanvragen en in tweede instantie bij het doen van evaluaties. Figuur 3: aantal signalen Jeugd

Het aantal signalen Jeugd van Q1 en Q2 laten duidelijk zien dat we de inhaalslag nog niet hebben gemaakt. Zoals eerder aangegeven ervaren we op het gebied van Jeugd een toename van het aantal jeugdsignalen, maar ook een toenemende complexiteit. Maar ook hier kan de oorzaak nog gedeeltelijk liggen in de verbeterde registratie. Verder zien we op jeugd dat het aantal openstaande signalen nog niet is afgenomen. Voor de zomer is al gestart met het op orde brengen van de formatie en dit zal de komende periode de prioriteit blijven.

blad

5 van 5 onderwerp

_______________

Figuur 4: aantal evaluaties

Het aantal evaluaties is afgenomen, dit is een rechtstreeks gevolg van de werkdruk op de nieuwe aanvragen. Maar ook omdat in Q4 van 2020 en Q1 van 2021 veel evaluaties ihkv overgang naar de Wlz zijn uitgevoerd. In het laatste kwartaal van het jaar (Q4) zien we overigens elk jaar meer aflopende indicaties en dus eindevaluaties. We verwachten in Q4 de eerste resultaten van de basis op orde (vast personeel, beheersingsplan) waardoor de evaluaties zullen stijgen of in ieder geval stabiel blijven. Tot slot zien we dat het aantal klachten nagenoeg gelijk blijft (8 in Q2 t.o.v. 9 in Q1). De klachten gaan over de communicatie en over de doorlooptijden van de aanvraag. De kwantitatieve informatie over het procentueel halen van de wettelijke termijnen is in ontwikkeling en wordt zodra beschikbaar toegevoegd aan de kwartaalrapportage. Daarnaast werken we aan een verdere specificatie van de cijfers naar Wmo en Jeugdhulp afzonderlijk.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann