MZ 2021.06.23 Memo actieve informatie Kwartaalrapportage TIM Q1

memo - actieve informatie aan

commissie

portefeuillehouder

datum

Gemeenteraad

Maatschappelijke zaken

Carla Doorn

15 juni 2021

steller

afdeling

telefoon

e-mail

Evelien de Schipper

Samenleving

+31118675122

e.de.schipper@middelburg.nl

onderwerp

Kwartaalrapportage TIM Q1

Geachte leden van de raad, Het college informeert u in 2021 ieder kwartaal over de voortgang TIM op het gebied van organisatieontwikkeling (zie amendement 19-99 organisatieplan toegang tot de zorg & aangepast raadsvoorstel 21-046 15 april 2021). Hierbij treft u de eerste kwartaalrapportage TIM 2021. Deze memo richt zich naast de gebruikelijke cijfers specifiek op: - arbeidsmarktproblematiek; - werkvoorraad in combinatie met nieuwe werkwijze; - administratieve organisatie; - normenkader HH/HZ.

Voortgang Q1 In de voorgaande memo hebben we u geïnformeerd over een aantal wijzigingen in de werkprocessen. Eind 2020 zijn we gestart met specialisatiegroepen, waardoor de aanvragen gerichter en sneller opgepakt kunnen worden. De eerste reacties zijn positief (intern en extern) omdat de aanvragen direct worden opgepakt en door consulenten met de juiste expertise. Er zijn echter ook een aantal grote uitdagingen: 1.Arbeidsmarktproblematiek In het eerste kwartaal 2021 zijn we aan de slag gegaan met het verfijnen van deze nieuwe werkwijze. Hierbij zijn we met een hoog verloop geconfronteerd (8 medewerkers). We zien het verloop vooral bij externe inhuurmedewerkers. Hierbij zoeken we de oorzaak in de krapte op de arbeidsmarkt in combinatie met een startende organisatie met hoge werkdruk. Deze werkdruk geldt voor het hele sociale domein, maar we zien dat deze in het jeugddomein extra hoog is. Dit wordt niet alleen veroorzaakt door aantallen, maar ook door de vergaande regietaak die we als gemeente op basis van de Jeugdwet hebben. Dit zien we niet alleen bij TIM, maar ook bij andere gemeenten en in de gehele jeugdzorgketen. Het college heeft n.a.v. deze problematiek twee maatregelen genomen: • het structurele inhuurbudget wordt ingezet voor het aangaan van vaste dienstverbanden en de externe inhuur wordt gefaseerd terug gebracht naar € 490.000 per jaar tot nihil met ingang van 2022.

Dit geeft ons de mogelijkheden medewerkers voor langere tijd aan ons te binden en op te leiden. Dit is belangrijk voor onze

blad

2 van 6 onderwerp

Kwartaalrapportage TIM Q1

eigen organisatieontwikkelingen, maar ook voor het contact met externen en inwoners die een vast contactpersoon zoeken.; • de regiecasussen die nu door externen uitgevoerd worden, gaan vanaf 2022 naar TIM. Hiervoor hebben we 3 fte toegevoegd aan de businesscase. 2.Werkvoorraad in combinatie met nieuwe werkwijze TIM werkt met einddata en voert periodiek evaluaties uit. Dit zorgt ervoor dat consulenten meer zicht hebben op dossiers, maar ook intensiever en veelvuldiger betrokken zijn. Dit betekent een grotere tijdsinvestering op de dossiers, die door de aanwezige werkvoorraad onder druk staat. TIM heeft hiervoor gerichte acties ingezet, zo zijn er voor de Wmo een aantal medewerkers gericht aan de slag gegaan met het op orde brengen van deze achterstand. Daarnaast heeft het college besloten extra formatie in te zetten op de coördinatie van aantallen, doorlooptijden en werkverdeling. 3.Administratieve organisatie Na een interne analyse is geconcludeerd dat de administratieve organisatie niet goed is beschreven en verbetering vraagt. Dit werd tevens door de zorgaanbieders naar voren gebracht tijdens de verdiepende commissie van 2 juni jl.

We herkennen deze problematiek en hebben een aantal maatregelen genomen: • Werkprocessen worden efficiënter ingericht en er worden controles op rechtmatigheid ingevoerd: • De marktverkenning voor het aanbesteden van een nieuwe applicatie is in samenwerking met Vlissingen gestart; • Er wordt een intern beheersingsplan opgesteld door een extern bureau. Hierover wordt u in het tweede kwartaal nader geïnformeerd. 4. Normenkader (HH/HZ) In het eerste kwartaal is een start gemaakt met het vertalen van de nieuwe verordening Wmo en Jeugd en de beleidsregels naar een concreet normenkader. We zijn begonnen met het normenkader voor huishoudelijk hulp (HH) en huishoudelijk zorg (HZ), op basis waarvan de nieuwe aanvragen en evaluaties ingezet worden. Het normenkader zorgt voor een objectief instrument waar de aanvraag aan wordt getoetst. Inwoners die gebruik maken van HH of HZ worden middels een brief geïnformeerd wanneer zij voor een herindicatie benaderd worden vanuit TIM. Monitoring (kwantitatief) In de onderstaande tabel treft u de geactualiseerde gegevens TIM zoals deze voorheen in de kwartaalrapportage zijn opgenomen voor Q4.

blad

3 van 6 onderwerp

Kwartaalrapportage TIM Q1

Figuur 1: aantal dossiers

In Q1 zien we wederom een lichte stijging (1%) van het aantal dossiers, vergelijkbaar met het 4e kwartaal 2020.

blad

4 van 6 onderwerp

Kwartaalrapportage TIM Q1

Figuur 2: aantal evaluaties In Q4 2020 is er een piek in de evaluaties geweest in verband met de herbeoordelingen WLZ. Op het moment van schrijven van deze memo zijn er in totaal 605 van de 717 evaluaties WLZ voltooid. In het eerste kwartaal zien we dat de reguliere evaluaties ondanks de werkvoorraden (zie punt 2) wel zijn uitgevoerd. In de volgende kwartaalrapportage zullen we u nader informeren over:  Voortgang verbeterproces administratieve organisatie;  Verbetertraject toegang in samenwerking met Movisie;  Voortgang bestuursopdracht ondersteuningsstructuur Wmo en Jeugd

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris de burgemeester

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann

blad

5 van 6 onderwerp

Kwartaalrapportage TIM Q1

blad

6 van 6 onderwerp

Kwartaalrapportage TIM Q1