MZ 2021.05.12 Bijlage 1. Projectplan definitief

Projectplan.

Blad: 1 van 12

Wie is de beheerder van dit document? Titel: Subtitel: Auteur:

Project herijking subsidies Bianca Jansen

Welke mutaties zijn er doorgevoerd? Datum: 26-04-2021

Versie: 01

Status: Definitief

Opmerking:

.

Blad: 2 van 12

Inhoudsopgave

1

SAMENVATTING ..................................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

2

INLEIDING................................................................................................ 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

3

WAT IS DE PROBLEEMSTELLING ....................................................................... 4 WAT WILLEN WE BEREIKEN .............................................................................. 4 WAT ZIJN DE PRODUCTEN ................................................................................. 4 WAT ZIJN DE BEOOGDE EFFECTEN .................................................................... 4 WANNEER IS HET KLAAR .................................................................................. 4 WAT MAG HET KOSTEN .................................................................................... 4 WAT IS HET DOEL VAN DIT DOCUMENT? ........................................................... 5 WIE ZIJN BETROKKEN? ..................................................................................... 5 WIE ZITTEN ER IN DE PROJECTGROEP? .............................................................. 6 HOE ZIET DE PROJECTSTRUCTUUR ERUIT? ........................................................ 6 WIE WORDT DE BEHEERDER VAN DE OP TE LEVEREN PRODUCTEN? .................. 6 WANNEER, WAAR EN WAT ARCHIVEREN WE? ................................................... 6

PROJECTINHOUD EN ACTIVITEITENPLANNING ................................. 7 3.1 WAT IS DE AANLEIDING? .................................................................................. 7 3.1.1 Wat is de bestaande situatie? ................................................................... 7 3.1.2 Wat is de reden om de bestaande situatie te herzien? ............................. 7 3.2 WAT WILLEN WE BEREIKEN? ............................................................................ 8 3.3 WAT IS DE PROJECTOPDRACHT? ....................................................................... 8 3.3.1 Welke producten gaan we opleveren? ..................................................... 8 3.3.2 Welke effecten willen we bereiken? ......................................................... 8 3.4 WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? ................................................................... 8 3.5 WIE ZIJN DE DOELGROEPEN VAN HET PROJECT EN WAT LEVERT HET ZE OP? ..... 9 3.6 WELKE EISEN EN RANDVOORWAARDEN WORDEN GESTELD AAN HET PROJECTRESULTAAT? .................................................................................................. 9 3.7 WAT ZIJN DE RAAKVLAKKEN MET ANDERE PROJECTEN EN LIJNACTIVITEITEN 10

4

COMMUNICATIE ................................................................................... 11 4.1 MET WIE EN WANNEER COMMUNICEREN WIJ INTERN? .................................... 11 4.1.1 Hoe ziet onze overlegstructuur eruit? .................................................... 11 4.1.2 Wie informeren we? ............................................................................... 11 4.1.3 Aan wie rapporteren wij? ...................................................................... 11 4.2 ONS COMMUNICATIEPLAN .............................................................................. 11

5

PROJECTBEHEERSING ....................................................................... 11 5.1 WAT KOST HET PROJECT? ............................................................................... 11 5.1.1 Interne kosten ......................................................................................... 11 5.1.2 Externe kosten ........................................................................................ 12 5.1.3 Structurele kosten (indien al bekend) .................................................... 12 5.2 WAT IS DE ROL VAN PLANNING EN CONTROL BIJ HET PROJECT? ..................... 12 5.3 WAT IS DE ROL VAN DE ONDERNEMINGSRAAD? ............................................. 12 5.4 WELKE RISICO’S KUNNEN WORDEN VOORZIEN? ............................................. 12

Bijlage 1: advies toekomstige beheerder t.a.v. projectplan Bijlage 2: Communicatieplan

Blad: 3 van 12

1 1.1

Samenvatting Wat is de probleemstelling

Op 11 maart 2021 heeft de gemeenteraad het nieuwe Subsidiebeleidskader vastgesteld. Het beleidskader is aangevuld met een amendement. Het gevolg is dat een vervolgstap gezet kan worden. Met dit projectplan worden de stappen beschreven die de komende periode gezet gaan worden. 1.2

Wat willen we bereiken

Met het project wordt beoogd subsidies rechtmatig en doelmatig te verstrekken overeenkomstig de beleidskaders van de raad onder toepassing van de juiste wet- en regelgeving.

1.3

Wat zijn de producten

Opgeleverd wordt: Aanvulling (addendum) van het vastgestelde Subsidiebeleidskader Algemene subsidieverordening Nadere regels Eventueel beleidsregels Werkprocessen Standaard documenten 1.4

Wat zijn de beoogde effecten

Subsidies worden rechtmatig en doelmatig verstrekt. Financiële middelen worden ingezet om maatschappelijke doelen te bereiken waarmee de kracht van samen leven, wonen en werken in Middelburg wordt versterkt. Er ontstaat binnen de gehele organisatie een eenduidige uniforme werkwijze van behandelen en afhandelen van subsidies 1.5

Wanneer is het klaar

Eind 2021 worden de producten opgeleverd dan wel vastgesteld. 1.6

Wat mag het kosten

Kosten inhuur projectleider bedragen € 75.000,-. Verder zijn er geen kosten verbonden, behalve interne inzet.

Blad: 4 van 12

2

Inleiding

2.1

Wat is het doel van dit document?

Dit document biedt de grondslag voor het uitvoeren van het project herijking subsidies. Het beschrijft de resultaten, de wijze waarop en in samenwerking met welke partijen die tot stand komen en de wijze waarop de uitvoering van het project wordt beheerst. Na ondertekening is dit het contract waarop partijen elkaar aanspreken. Op 9 februari 2021 heeft het college ingestemd met het nieuwe Subsidiebeleidskader. Op 24 februari 2021 heeft de commissie Maatschappelijke Zaken aangegeven dat het Subsidiebeleidskader nog niet rijp was voor besluitvorming. De raad heeft het beleidskader op 11 maart 2021 vastgesteld. Het beleidskader is aangevuld met een amendement. Er kunnen nu vervolgstappen gezet worden in dit project. Met dit projectplan worden de stappen beschreven die de komende periode gezet gaan worden.

2.2

Wie zijn betrokken?

De politiek opdrachtgever is: Naam : wethouder Carla Doorn Telefoon : Akkoord

: Ja...........................................................................................................

Datum

:

De ambtelijk opdrachtgever is: Naam : Mirjam Wisse-Roelse Telefoon : Akkoord

: .Ja............................................................................................................

Datum

:

De opdrachtnemer van het programma (de programmamanager en opdrachtgever van de projecten) is: (optioneel) Naam : Telefoon : Akkoord

: ...................................................................................................................

Datum

:

De opdrachtnemer en projectleider is: Naam : Bianca Jansen elefoon : Akkoord

: Ja..............................................................................................................

Datum

:

Projectbudget (voor specificatie zie paragraaf 5.1) Hoogte projectbudget : € 75.000,De adviseur van Planning & Control heeft geconstateerd dat het projectbudget is gereserveerd voor dit project Naam Adviseur : <naam adviseur PC> Akkoord

:n.v.t.……………………………………………………………………

Blad: 5 van 12

2.3

Wie zitten er in de projectgroep?

De implementatie van het Subsidiebeleidskader kent verschillende stappen. Per stap worden andere personen op andere momenten betrokken. De stuurgroep bestaat uit: wethouder Doorn (politiek/bestuurlijk opdrachtgever), Mw. M. Wisse-Roelse (ambtelijk opdrachtgever) en Mw. B. Jansen (opdrachtnemer en projectleider) Vanuit het MT wordt in afstemmingssituaties gesproken met Edwin Israël en Astrid Faassen. De projectgroep bestaat uit: Bianca Jansen: projectleider Vanuit de organisatie: o Dhr. K. Janse (Afdeling Samenleving) o Dhr. F. Tillema (Afdeling Bedrijfsvoering)/ dhr. J. Gillisen (afdeling Bedrijfsvoering), o Mw. T. Houkes (Afdeling Samenleving) o Dhr. J. Groenenberg/ dhr. R. Kwekkeboom (Afdeling Wijk en Bestuur) o Dhr. R. de Bruijn (Facilitaire Zaken) o Dhr. I. Bosman (Afdeling Samenleving), o Mw. R. Koppejan (Afdeling Samenleving) o Mw. Veroude/ Mw. Semeijn (Communicatie). Vanuit de gemeenteraad: o Dhr. A. Rijpert (griffier) en o raadswerkgroep. 2.4

Hoe ziet de projectstructuur eruit?

Politiek opdrachtgever POG Ambtelijk opdrachtgever AOG (tevens Mt-lid) (bijgestaan door twee Mt-leden) Projectleider PL Projectgroep Projectleden

2.5

Wie wordt de beheerder van de op te leveren producten?

Afdeling Samenleving

2.6

Wanneer, waar en wat archiveren we?

P:\Projecten\Herijking subsidies

Blad: 6 van 12

3 3.1

Projectinhoud en activiteitenplanning Wat is de aanleiding?

Op 9 februari 2021 heeft het college ingestemd met het nieuwe Subsidiebeleidskader. De raad heeft het beleidskader vastgesteld op 11 maart 2021. Het beleidskader is aangevuld met een amendement. 3.1.1

Wat is de bestaande situatie?

Gemeente Middelburg verstrekt subsidies op basis van de Algemene Subsidieverordening. De verordening zorgt ervoor dat er voor het verstrekken van subsidies een wettelijke en rechtmatige basis is. Een tijdlang ontbrak er een actueel beleidskader. Hier is verandering in gekomen toen de raad op 11 maart 2021 het Subsidiebeleidskader heeft vastgesteld. Daar is het volgende amendement aan toegevoegd: De in de vervolgopdracht, die als bijlage bij dit amendement is gevoegd, geformuleerde punten (maar niet limitatief) I tot en met VII uit te werken; Participatie van belanghebbenden van subsidies (ook van verkapte subsidies) mogelijk te maken. Hierbij de trede ‘raadplegen’ van de participatieladder te hanteren. De participatie vorm te geven door digitale sessies en een (online) enquête; De uitwerking van de vervolgopdracht en het implementatieplan in een raadsvoorstel aan de raad voor te leggen, uiterlijk in het 4e kwartaal van 2021. Vervolgopdracht subsidiekaders De opdracht bevat de volgende punten: 1. Beter beschrijven welke rol verkapte subsidies in kunnen en mogen nemen 2. In volgende stukken willekeur bij subsidieverstrekking ondervangen maar ook de mate van flexibiliteit versterken 3.

Het opstellen van inhoudelijke subsidiekaders die duiding geven bij de maatschappelijke redenen voor subsidieverlening die als leidraad kunnen dienen voor afwegingen van het al dan niet verlenen van subsidie en ten behoeve van het vaststellen daarvan ook een duidelijke rolverdeling tussen gemeenteraad en college te maken 4. Effectmeting een duidelijk beschreven rol geven zodat aan de hand van gerapporteerde (maatschappelijke) effecten gestuurd kan worden op de effectiviteit van de subsidieregelingen; helder moet zijn hoe subsidieregelingen zullen worden gevolgd en geëvalueerd, zodat ook de subsidieontvanger weet waar hij/zij aan toe is. 5. In het vervolgproces zorgdragen voor het dusdanige vormgeven van inhoudelijk subsidiebeleid zodat de subsidieregelingen een instrument wordt dat actief ingezet kan worden voor het nastreven van beleidsdoelstellingen. Subsidies als middel om een doel te bereiken en niet het doel an sich. 6. In het implementatieplan een overgangsregeling uit te werken. Een zorgvuldige overgang van de huidige subsidieregelingen naar het nieuwe subsidiebeleid is belangrijk. 7. Waar nodig de genoemde onderwerpen een plaats te geven in de nog te ontwikkelen subsidieverordening 3.1.2

Wat is de reden om de bestaande situatie te herzien?

Het herzien van de Algemeen Subsidieverordening is noodzakelijk om de subsidies in lijn van het Subsidiebeleidskader te verstrekken. Daarnaast dienen subsidies rechtmatig verstrekt te worden en is het noodzakelijk het juridisch kader aan te vullen met, naast een geactualiseerde Algemene Subsidieverordening, nadere regels en beleidsregels.

Blad: 7 van 12

3.2

Wat willen we bereiken?

Met het project wordt beoogd subsidies rechtmatig en doelmatig te verstrekken overeenkomstig de beleidskaders van de raad onder toepassing van de juiste wet- en regelgeving. 3.3 3.3.1

Wat is de projectopdracht? Welke producten gaan we opleveren?

Opgeleverd wordt: Aanvulling (addendum) van het vastgestelde Subsidiebeleidskader Algemene subsidieverordening Nadere regels Eventueel beleidsregels Werkprocessen Standaard documenten 3.3.2

Welke effecten willen we bereiken?

De bedoeling is dat met het project het navolgende wordt bereikt: Verstrekken van subsidies op rechtmatig en doelmatige wijze; Financiële middelen worden ingezet om maatschappelijke doelen te bereiken waarmee de kracht van samen leven, wonen en werken in Middelburg wordt versterkt. Eenduidige uniforme werkwijze van behandelen en afhandelen van subsidies;

3.4

Wat gaan we daarvoor doen?

Amendement uitwerken: per onderdeel wordt aangegeven hoe dit wordt vorm gegeven. Participatie belanghebbenden: zie actualiseren ASV en opstellen nadere regels. 1. Beter beschrijven welke rol verkapte subsidies in kunnen en mogen nemen: Dit onderdeel wordt uitgewerkt in een bijlage (addendum) gekoppeld aan de Subsidiebeleidskaders die door de raad zijn vastgesteld. 2. In volgende stukken willekeur bij subsidieverstrekking ondervangen maar ook de mate van flexibiliteit versterken: Dit onderdeel wordt ondervangen door de juridische kaders en procedurele voorwaarden helder te beschrijven in regelgeving tezamen met de ontwikkeling van een uniforme werkwijze. Met andere woorden dit onderdeel wordt verwerkt in de juridische kaders en werkprocessen. 3. Het opstellen van inhoudelijke subsidiekaders die duiding geven bij de maatschappelijke redenen voor subsidieverlening die als leidraad kunnen dienen voor afwegingen van het al dan niet verlenen van subsidie en ten behoeve van het vaststellen daarvan ook een duidelijke rolverdeling tussen gemeenteraad en college te maken. Dit onderdeel komt deels terug in het addendum en in de regelgeving. 4.

Effectmeting een duidelijk beschreven rol geven zodat aan de hand van gerapporteerde (maatschappelijke) effecten gestuurd kan worden op de effectiviteit van de subsidieregelingen; helder moet zijn hoe subsidieregelingen zullen worden gevolgd en geëvalueerd, zodat ook de subsidieontvanger weet waar hij/zij aan toe is. Dit onderdeel betreft voornamelijk een stap in het subsidieproces. Na het verlenen van subsidie zal vóór de vaststelling beoordeeld worden of de subsidie heeft bijgedragen aan het doel waarvoor het is verstrekt. Deze stap is niet nieuw. Dit gebeurt in de praktijk al. In de nieuwe ASV komt dit terug en ook in de werkprocessen. 5. In het vervolgproces zorgdragen voor het dusdanige vormgeven van inhoudelijk subsidiebeleid zodat de subsidieregelingen een instrument wordt dat actief ingezet kan worden voor het nastreven van beleidsdoelstellingen. Subsidies als middel om een doel te bereiken en niet het doel an sich.

Blad: 8 van 12

6.

7.

Dit onderdeel sluit aan op het opstellen van een addendum bij het vastgesteld Subsidiebeleidskader. Het Subsidiebeleidskader is geen statisch document, maar een dynamisch document die aangevuld kan worden. In het implementatieplan een overgangsregeling uit te werken. Een zorgvuldige overgang van de huidige subsidieregelingen naar het nieuwe subsidiebeleid is belangrijk. Dit onderdeel komt terug in het overgangsrecht in de ASV en nadere regelingen. Waar nodig de genoemde onderwerpen een plaats te geven in de nog te ontwikkelen subsidieverordening. Zie alle opmerkingen hiervoor.

Actualiseren verordening (ASV) – tijdspad: Tweede kwartaal 2021: ambtelijk nieuwe ASV voorbereiden en bespreken met raadswerkgroep. Daarnaast de gehele raad actief informeren over het tijdspad van het project. Derde kwartaal: participatie/ter inzage legging/betrekken subsidieontvangers bij nieuwe verordening. De reacties worden verwerkt en besproken met de raadswerkgroep. Derde kwartaal/vierde kwartaal: vaststellen ASV door raad. Nadere regels/beleidsregels: Tweede en derde kwartaal: nadere regels ambtelijk voorbereiden. Derde kwartaal: participatie/ter inzage legging/betrekken subsidieontvangers bij nieuwe regels. Vierde kwartaal: vaststellen door het college. Werkprocessen: Derde en vierde kwartaal: opstellen nieuwe werkprocessen/standaard documenten (zoals bijvoorbeeld standaard aanvraagformulieren/beschikkingen) (betreft geen bestuurlijke besluitvorming).

3.5

Wie zijn de doelgroepen van het project en wat levert het ze op?

Intern: Subsidies worden verstrekt door verschillende afdelingen binnen de gemeente Middelburg. Nieuwe beleidsmatige en juridische kaders leiden tot uniformiteit bij de behandeling en afhandeling van subsidies. De raad: Subsidies worden rechtmatig en doelmatig verstrekt overeenkomstig het Subsidiebeleidskader van de raad. Extern: Subsidieontvangers krijgen duidelijke instructies van wat er van hun verwacht wordt in het kader van aanvragen van subsidies. Inwoners van de gemeente Middelburg gaan op langere termijn merken dat bepaalde initiatieven overeenkomstig de geformuleerde maatschappelijke beleidsuitgangspunten van de raad worden gestimuleerd door subsidie. 3.6

Welke eisen en randvoorwaarden worden gesteld aan het projectresultaat?

De raadswerkgroep moet zorgvuldig bij het project betrokken worden, vooral voor de actualisering van de verordening. Ook zullen subsidieontvangers betrokken worden via inspraak. Voor het opleveren van de producten is ook inzet van de leden van de projectgroep noodzakelijk.

Blad: 9 van 12

3.7

Wat zijn de raakvlakken met andere projecten en lijnactiviteiten

Het Subsidiebeleidskader is een gemeente breed project, aangezien binnen alle afdelingen subsidies kunnen worden verstrekt. Dit project heeft raakvlakken met het Herstelplan en het actieplan sociaal domein.

Blad: 10 van 12

4

Communicatie

4.1

Met wie en wanneer communiceren wij intern?

4.1.1

Hoe ziet onze overlegstructuur eruit?

De volgende communicatielijn wordt aangehouden: De raad wordt geïnformeerd voor wat betreft: de voortgang van het project (elk kwartaal), Daarnaast wordt de raad verzocht te besluiten over: de aanvulling van het subsidiebeleidskader en de verordening. Het college wordt geïnformeerd voor wat betreft: de voortgang van het project (elk kwartaal); informeren van de raad; Daarnaast wordt het college verzocht te besluiten over: vaststellen van de nadere regels en eventuele beleidsregels. De leden van de projectgroep worden betrokken bij: voortgang project; afstemmen documenten; toetsen documenten. Het MT wordt geïnformeerd over: voortgang project (elk kwartaal). Indien noodzakelijk worden alle betrokkenen eerder geïnformeerd. 4.1.2

Wie informeren we?

-

raadswerkgroep, raad, college, interne organisatie, subsidieontvangers.

4.1.3

Aan wie rapporteren wij?

Gemeenteraad en het college. 4.2

Ons communicatieplan

Op het moment van vaststelling van dit projectplan is er geen communicatieplan opgesteld. Het college zal per kwartaal de raad informeren over de voortgang van het project. Verder is met team communicatie afgesproken dat zij deelnemen in het projectteam. Per stap in het proces wordt communicatie betrokken. Daarnaast zijn ook afspraken gemaakt over participatie. Per stap in het proces zal nader uitgewerkt worden hoe aan participatie vorm gegeven wordt.

4.3 4.3.1

Wat kost het project? Interne kosten

Hieronder is een globale inschatting gemaakt van de interne kosten. Het project kent een brede aanpak. Dat betekent dat expertise van diverse beleidsmedewerkers die zich ook bezig houden met subsidie onderdeel uitmaken van het projectteam. Er kunnen op specifieke onderwerpen andere medewerkers gevraagd worden om inbreng te leveren. Niet ieder lid zal evenveel tijd besteden aan het project. Projectgroeplid:

Inschatting aantal uren:

Dhr. Jansen

24

Dhr. Tillema/dhr. Gillissen

12

Mw. Houkes/Mw. Brandhoff

24

Blad: 11 van 12

Dhr. Groenenberg/ dhr. Kwekkeboom

18

Dhr. De Bruijn

24

Dhr. Bosman

24

Mw. Koppejan

12

Mw. Semeijn/mw. Veroude

24

4.3.2

Externe kosten

Specificatie

Kosten excl. BTW

BTW

Kosten incl. BTW

Inhuur projectleider

€ 75.000,-

Totale externe kosten:

€ 75.000,-

4.3.3

Structurele kosten (indien al bekend)

Er zijn structurele kosten. 4.4

Wat is de rol van Planning en Control bij het project?

Voor toetsing van de rechtmatigheid van het subsidieproces is het van belang dat dit afgestemd wordt met Planning en Control, met name voor wat betreft het controleprotocol dat van toepassing is op sommige subsidies. 4.5

Wat is de rol van de Ondernemingsraad?

Er is in dit project geen rol voor de OR weggelegd. 4.6 a.

Welke risico’s kunnen worden voorzien? Zijn er risico’s te verwachten?

Er bestaat de mogelijkheid dat de gemeenteraad niet instemt met de nieuwe verordening. Het gevolg hiervan is dat er een discrepantie kan gaan ontstaan tussen het subsidiebeleidskader en de uitvoering. b.

Wat zijn de beheersmaatregelen?

Door de gemeenteraad aan het begin te betrekken bij het opstellen van de nieuwe verordening worden zij deelgenoot en mede verantwoordelijk voor het tot stand komen van een goede nieuwe werkbare verordening.

Blad: 12 van 12