Bijlage 4. Besprekingsverslag werkgroep bestuurscultuur en college december 2021

verslag overleg bestuurscultuur datum bespreking

datum verslag

20 december 2021

21 december 2021

Aanwezig

Harald Bergmann, Aart van den Brink, Ella Poppe, Piet Kraan, Rob van Eijkelenburg (voorzitter), Alex Rijpert (verslag) onderwerp

Overleg n.a.v. zienswijze college op initiatiefvoorstel bestuurscultuur

1. Opening Rob van Eijkelenburg licht toe dat de ontvangen zienswijze van het college bij de werkgroep enkele vragen heeft opgeroepen. Waar de reactie tijdens een overleg in september nog overwegend positief was (met wel wat voorbehouden) kenmerkt deze reactie zich volgens de werkgroep nu door "ja maar" of op onderdelen een zeer formele opstelling/reserves. Daarom heeft de werkgroep gevraagd dit met een afvaardiging van het college te bespreken. Hij bedankt de burgemeester en gemeentesecretaris voor de medewerking aan dit overleg, waarbij de werkgroep zich vooral afvraagt wat de zorgen zijn van het college en wat er anders is dan in september? 2. Algemene toelichting college Burgemeester Bergmann stelt dat de teneur in de reactie van het college niet anders is bedoeld dan zoals die in september was. De houding van het college ten aanzien van dit traject was en is nog steeds positief. Wel is er ruimte genomen in de zienswijze om de reactie te voorzien van wat finesses. Hij geeft aan dat een aantal reacties is terug te herleiden naar de gesprekken in het college over het afvaardigen van ambtenaren naar de openbare gesprekken over de zorg. Toen is stil gestaan bij de verhouding college – raad en daarbij is de vraag aan de orde geweest wie gesprekspartner kan zijn in openbare gesprekken met externen en de raad. Het college wil en moet hier zorgvuldig in opereren.

In de reactie leest u dat terug. Ten aanzien van het late tijdstip van aanleveren van de reactie wordt door de gemeentesecretaris aangegeven dat die wat later was omdat die niet alleen betrekking heeft op de notitie bestuurscultuur maar ook op het later toegevoegde initiatiefvoorstel. De werkgroep geeft aan dat het prettig is om te horen dat de reactie positief bedoeld was, omdat het zo niet was gelezen. 3. Hoofdpunten uit reactie De werkgroep heeft een aantal hoofdpunten aangestipt ter bespreking. In dit verslag wordt een verwijzing opgenomen naar de zienswijze van het college: a) Tijdige indiening van moties en amendementen (punt 1, 2 en 6 uit zienswijze) Reactie van College op amendementen/moties voorafgaand aan raadsvergadering (advies werkgroep) versus "een gedegen reactie” van college volgt (in raadsvergadering). Uit de formele reactie van het college lijkt de werkgroep op te maken dat het college de werkwijze zwaarder heeft ingevuld dan door de werkgroep bedoeld. De wens vanuit de werkgroep is om voorafgaand aan de

blad

2 van 3 onderwerp

Overleg n.a.v. zienswijze college op initiatiefvoorstel bestuurscultuur raadsvergadering te weten wat het (voorlopige) standpunt van het college is over de (tijdig aangemelde) moties en amendementen. De informatiebehoefte gaat niet verder dan antwoord op de vragen: is motie/amendement uitvoerbaar? Ziet het college het als ondersteuning of ontraadt het college of is het “oordeel raad”? De werkgroep stelt dat een dergelijke reactie de indieners in staat stelt motie of amendement desgewenst aan te passen zodat die bijvoorbeeld wel uitvoerbaar wordt. De werkgroep denkt bovendien dat het de fracties in staat stelt om in de voorbereiding beter een politieke afweging te maken. Hiermee kan de vergadering effectiever verlopen, ook omdat er toch geen debat met het college plaats kan vinden tijdens de raadsvergadering. Burgemeester Bergmann licht toe dat in praktijk het contact tussen indieners en college/organisatie over technische aspecten er in de voorbereiding van het opstellen van een motie of amendement vaak al wel is. Dat is ook nuttig en moet zo ook blijven. De zienswijze van het college komt voort vanuit de gedachte dat het niet goed zou zijn om politiek-bestuurlijke onderhandelingen buiten de raadsvergadering om te laten plaatsvinden. De werkgroep begrijpt dat standpunt. Conclusie

Afgesproken wordt dat het college mee kan werken aan het delen van een voorlopig standpunt ten aanzien van de tijdig aangeleverde moties en amendementen. Er zal nog een werkwijze (tot welk moment is aanleveren mogelijk?) moeten worden opgesteld waaraan het college zich dan ook strikt aan zal houden. Als er op een later moment moties en amendementen worden aangeleverd reageert het college daar ook niet met een voorlopig standpunt op voorafgaand aan de raadsvergadering. b) Beantwoording schriftelijke vragen voorafgaand aan commissie (punt 2 pagina 2) In de zienswijze wordt gesteld dat het schriftelijke reageren door het college op vragen die 48 uur voorafgaand een commissievergadering worden gesteld niet rolvast, administratief belastend en niet bijdraagt aan de een doelmatige en doeltreffende bestuurscultuur zou zijn. Er wordt gevraagd of de raad dat standpunt deelt. De werkgroep begrijpt dat schriftelijke beantwoording niet altijd mogelijk is, maar merkt ook op dat dit niet wordt gevraagd in deze notitie. Beantwoording van vragen in de commissie kan ook altijd via het verslag. c) Raadswerkgroepen (punt 3 uit zienswijze) Ten aanzien van de betrokkenheid van ambtenaren in raadswerkgroepen stelt het college dat zij gaat over de inzet. De burgemeester licht toe dat het college bepaalt welke collega wordt afgevaardigd voor een dergelijke inzet.

Dit punt komt voort uit de eerder aangegeven recente afweging over het beschikbaar stellen van ambtenaren voor de openbare gesprekken. Toen was op voorhand namelijk niet duidelijk wat voor soort gesprek gevoerd zou gaan worden en wie daar dan het beste voor afgevaardigd kan worden in de openbare setting met externen. De werkgroep heeft begrip voor dit standpunt en heeft met de notitie ook niet de intentie gehad om zich daar in te mengen. De werkgroep heeft bedoeld dat de raad bij het inzetten van raadswerkgroepen goed moet nadenken over het doel, de opdracht en de vraag welke partijen de raad nodig heeft om tot het invullen de opdracht te kunnen komen. Conclusie

Beide tekstvoorstellen bij dit punt (stelt “voor” in plaats van stelt “vast” en “voorstelt” in plaats van “wenselijk vindt”) zijn voor de werkgroep akkoord en de notitie zal hier op worden aangepast.

blad

3 van 3 onderwerp

Overleg n.a.v. zienswijze college op initiatiefvoorstel bestuurscultuur

d) Inrichting commissievergadering (punt 4 uit zienswijze) en informatievoorziening (punt 7 uit zienswijze) Bij beschikbaarheid ambtenaren voor technisch vragenuurtje houdt het college zich het recht voor om dat onder bepaalde omstandigheden niet te doen. De werkgroep begrijpt dat. Nog los van de ambtelijke inzet vraagt de werkgroep zich ook nog af onder welke voorwaarden een vragenuurtje georganiseerd kan worden. Is de vraag van één commissielid voldoende of dient er toch voldoende steun voor te moeten zijn van andere fracties. Hierover zullen nog werkafspraken gemaakt moeten worden. In de zienswijze gaat het over "rolvastheid" die in het geding kan komen. Het gaat dan met name over het beschikbaar stellen van ambtenaren aan de raad voor bijvoorbeeld een werkgroep of technische toelichting. De werkgroep heeft op dit punt niet de behoefte om op de stoel van het college te zitten, maar vraagt wel waar deze op het oog krampachtige houding vandaan komt. De burgemeester licht toe dat de rolvastheid er vooral op is gericht om ambtenaren zo nodig in bescherming te nemen, zodat zij niet met de vingers tussen de deur komen. Zij werken immers primair voor het college. De werkgroep heeft daar alle begrip voor. Conclusie

De tekstsuggestie om “in principe” past binnen bovenstaande, dus wordt die overgenomen in de notitie. De tekstaanpassingen om niet standaard voor iedere commissievergadering een technische sessie te houden sluit aan bij de nog uit te werken werkwijze en worden verwerkt in de notitie. e) Versterking van onze controlerende taak (punt 5 uit zienswijze) In de zienswijze is geschreven dat inhuur van externen door de raad zich lastig verhoudt tot de kritische houding ten aanzien van inhuur van externen door het college. De werkgroep begrijpt dat en vindt een kritische houding naar eventuele eigen inhuur ook nodig. Tegelijk is men van mening dat het om incidentele gevallen zal gaan. 4. Vervolg Na het bespreken van bovenstaande punten is gesproken over het vervolg. De vraag is aan de orde of de aanbevelingen uit notitie bestuurscultuur worden aangepast. Dat blijkt niet aan de orde. Wel worden een aantal tekstuele suggesties overgenomen. Aan het college wordt gevraagd of er aanleiding is de zienswijze aan te passen? Die blijkt er niet te zijn. Aanwezigen spreken af dat de zienswijze van het college gehandhaafd blijft en dat dit verslag wordt toegevoegd aan de vergaderstukken. Hiermee is voor een ieder transparant wat er is besproken en is de bedoeling van bepaalde zaken aan de orde gekomen. Onder dankzegging voor de bijdrage van aanwezigen sluit de voorzitter de bijeenkomst.