Bijlage 3. Zienswijze College Notitie Bestuurscultuur en Initiatiefvoorstel

Gemeente Middelburg Wijk en Bestuur Kanaalweg 3 Postbus 6000 4330 LA Middelburg

kenmerk

ons kenmerk

Notitie Bestuurscultuur 2021 21- 174

224163

contactpersoon

doorkiesnummer

datum

Sabine Bierens

+31118675324

2 december 2021

bijlage(n)

datum verzending

onderwerp

Notitie Bestuurscultuur 2021

Geachte leden van de Raad, Het college heeft met veel interesse kennis genomen van de Notitie Bestuurscultuur van uw raadswerkgroep. Wij danken de werkgroep voor de inspanningen ten behoeve van deze notitie en voor het voorliggende initiatiefvoorstel. Onze reactie leggen wij graag in deze zienswijze aan u voor. Met betrekking tot de door de werkgroep genoemde onderdelen van beslispunt 2. is onze zienswijze, 

voor wat betreft het actualiseren van het conceptprotocol memo actieve informatie uit 2016 en het vervolgens vaststellen hiervan: Dit is afhankelijk van de aard en inhoud van de voorgestelde aanpassingen. In beginsel staan wij positief tegenover het actualiseren en vaststellen van het conceptprotocol.



voor wat betreft het opstellen en laten vaststellen van een protocol moties en amendementen: De werkwijze daarbij en de inhoud daarvan vragen aandacht naar aanleiding van de passages hierover in de notitie Bestuurscultuur. Mogelijk volstaan bestaande regelingen als het ‘Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Middelburg’ uit 2016 met heldere uiteenzetting van taken, rollen en verantwoordelijkheden in de complexe bestuursstructuur tussen Raad, college en ambtelijke organisatie. U vindt onze toelichting in de zienswijze op de Notitie hieronder.



voor wat betreft het bepalen van een werkwijze om in raadsvoorstellen scenario’s op te nemen: In beginsel zijn wij positief. Met de kanttekening dat dit in sommige gevallen een uitbreiding zal betekenen van werkzaamheden en het dus een bewuste keuze van uw Raad moet zijn daarop extra capaciteit in te zetten.



voor wat betreft het jaarlijks beleggen van een bijeenkomst met college en raad rond het thema bestuurscultuur: Wij vinden het een goed idee een jaarlijkse bijeenkomst rond dit thema te beleggen en doen graag de suggestie het onderwerp bestuurlijke integriteit daarvan onderdeel te laten zijn.

pagina

2 van 4 onderwerp

Notitie Bestuurscultuur 2021 Voor het overige vindt u hieronder onze zienswijze in drie algemene punten en daarbij horende tekstvoorstellen en vragen.

Zienswijze Notitie bestuurscultuur 2021 algemeen I.

Het college heeft de regie over inzet van de ambtelijke organisatie. Voorstellen kunnen incidenteel door de raad worden gedaan, maar het college bepaalt wanneer extra ambtelijk advies kan worden gegeven, altijd technisch/feitelijk van aard. Volgens ons reglement is de griffier/griffie degene die de ambtelijke ondersteuning van de raad verzorgt. Daarnaast wordt er technisch, verhelderend vanuit het overig ambtelijk apparaat ondersteund op de afgesproken momenten (zoals bij schriftelijke technische vragen).

II.

In een goede bestuurscultuur is rolvastheid belangrijk. In het 'Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Middelburg' staan taken, rollen en instrumenten. Gebruik deze, pas deze toe en pas het Reglement zo nodig aan zodat voor Raad, college en ambtelijke organisatie de afspraken duidelijk zijn. Bij ‘bevoegdheid college’ besluit het college en het informeert de raad.

III.

Een schriftelijke reacties van het college vóór aanvang van de vergadering waarop deze staan geagendeerd op: a. Formeel nog niet ingediende conceptmoties en –amendementen, b. Binnen 48 uur voor aanvang van de vergadering ingediende schriftelijke vragen is niet rolvast, administratief belastend en draagt niet bij aan de een doelmatige en doeltreffende bestuurscultuur.

Hieronder staat puntsgewijs en per passage in de notitie benoemd waar wij menen dat de tekst van de notitie zou moeten worden aangepast in lijn met de hierboven ingenomen standpunten. Daarnaast hebben wij bij de tekstonderdelen 1./.2, 4. en 5. een vraag aan uw Raad, aangeduid met een ‘V’.

Tekstvoorstellen en vragen 1.

p. 2: Wat kan de raad zelf oppakken: Tijdige indiening van moties en amendementen:

Voorstel: Het woord ‘schriftelijk’ schrappen uit de vierde regel van deze alinea en vervangen door ‘gedegen’: ‘Dit vraagt discipline van de raad: moties en amendementen moeten tijdig ingediend worden, zodat het college schriftelijk gedegen kan aangeven wat de gevolgen kunnen zijn van instemming met een motie of amendement.’ 2.

Daarnaast op p.3 in de alinea ‘Schriftelijke reactie op ingediende moties en amendementen’ het woord ‘schriftelijk’ overal vervangen door ‘gedegen’.

Toelichting

-

Formeel worden moties en amendementen ter vergadering ingediend. Het voorstel van de werkgroep is dan ook dat voor aanvang van de vergadering schriftelijk door het college wordt gereageerd op nog niet ingediende conceptmoties en -amendementen.

-

Hierdoor ontstaat de onwenselijke situatie van een schriftelijke reactie op iets wat er nog niet is met niet alleen de mogelijkheid om op basis van deze reactie de motie of het amendement nog voor vergadering aan te passen, maar ook een vorm van ambtelijk/bestuurlijk advies aan raadsleden over moties en amendementen vooraf. Wij vinden dit – mede in het kader van het dualisme – onwenselijk. Ook wordt op deze manier een overbodige schriftelijke ronde

pagina

3 van 4 onderwerp

Notitie Bestuurscultuur 2021 toegevoegd aan het besluitvormingsproces onder tijdsdruk. Dat is een verhoging van de administratieve lastendruk. . -

Het tijdig indienen is fijn voor bestuur en organisatie, omdat zo de portefeuillehouder en het college kunnen worden voorzien van gedegen ambtelijk advies. Deze reactie komt via het verslag van de vergadering waarop moties en amendementen worden ingediend op schrift.

-

Daarbij hoort onze zienswijze dat algemeen de instrumenten uit het reglement van orde beter zouden kunnen worden ingezet, zoals moties, amendementen, vragenuur en schriftelijke vragen (ex art. 41).

-

Bij het tijdig indienen hoort wat ons betreft ook een beantwoordingstermijn voor schriftelijke 'technische' vragen voorafgaand aan commissievergaderingen. Van vragen die last-minute (binnen 48 uur vooraf en op de dag zelf) worden gesteld kan in beantwoording soms niet meer schriftelijke worden voorzien en deze kunnen dan ook niet meer in het RIS worden geplaatst. Het recht op technische beantwoording blijft overeind, maar via het college en niet op zo’n korte termijn. V: Deelt uw raad dit laatste punt over het tijdig indienen, ook van schriftelijke vragen?

3.

p. 2: Wat kan de raad zelf oppakken: Raadswerkgroepen

‘De raad stelt ook vooraf vast voor hoe zij de betrokkenheid van het college (en ambtelijke organisatie) ziet bij een raadswerkgroep ziet.’ Toelichting

De betrokkenheid van de ambtelijke organisatie bij raadswerkgroepen kan tegenstrijdig zijn. Ambtenaren werken immers voor het college. Zij adviseren het college, informeren de raad en ondersteunen raadsleden met antwoorden op technische vragen. Er kunnen situaties ontstaan dat het college en de raadswerkgroep anders over een bepaalde casus denken. Hoe moet de ambtenaar daarmee omgaan? Mag hij inhoudelijk adviseren aan de raadswerkgroep, in afwijking van het collegestandpunt? Kan de ambtenaar opdrachten van de raadswerkgroep weigeren? Door de formulering op bovenstaande manier aan te passen, blijft het instemmen met de ambtelijke betrokkenheid bij een raadswerkgroep en de manier waarop bevoegdheid van het college. ‘We omarmen het instrument van de raadswerkgroepen, of als het college instelling voorstelt wenselijk vindt of wanneer we daar zelf toe besluiten. In alle gevallen stelt de raad de opdracht vast.’ Toelichting

Raadswerkgroep a. als het college dit wenselijk vindt en b. besluit van de raad. In alle gevallen stelt de raad de opdracht vast; dat kan knellen met a.

4.

p. 2 Wat kan de raad zelf oppakken: Inrichting commissievergaderingen:

‘Wij willen dat het college het in principe mogelijk maakt dat ambtenaren beschikbaar zijn voor een toelichting aan commissieleden; een soort van technisch vragenuurtje waarin verduidelijking kan worden verkregen over het voorstel.’ Toelichting

Er zijn situaties denkbaar waarin dit om de onder 3. genoemde reden onwenselijk is. Op deze manier blijven wij rolvast en houdt het college de regie over ambtelijke inzet. -

‘Anders gezegd, in de commissievergaderingen moet het politieke debat plaatsvinden.’

pagina

4 van 4 onderwerp

Notitie Bestuurscultuur 2021

Onze zienswijze is dat het politieke debat dient plaats te vinden in de raadsvergadering. Het is de rol van de commissieleden raadsfracties te adviseren (op basis van feiten, omstandigheden en oordeelsvorming) over politiek in te nemen standpunten tijdens de raadsvergadering. V: Hoe ziet uw raad de verhouding politiek debat Raad vs. politiek debat commissies? 5.

p. 3 Wat kan de raad zelf oppakken: Versterking van onze controlerende taak:

Inhuur van expertise bij het opstellen van eigen voorstellen, dus anders dan met hulp van het ambtelijk apparaat, verhoudt zich lastig tot een kritische houding tegenover inhuur derden door het college. V: Deelt uw raad deze zienswijze? 6.

p. 3 De bijdrage van het college aan de beoogde bestuurscultuur: Schriftelijke reactie op ingediende moties en amendementen: Zie bovenaan bij ‘Tijdig indienen van moties en amendementen’.

7.

Ad. p. 4 Vergroten van de betrokkenheid van de organisatie: Informatievoorziening:

‘Wat daar ook aan kan bijdragen is een ambtelijke toelichting voorafgaand aan de commissiebehandeling van complexere voorstellen. Dat kan in onze ogen bij gebleken succes standaard bijvoorbeeld plaatsvinden voorafgaand aan een bij elke commissievergadering. Wij willen dat het college het in principe mogelijk maakt dat ambtenaren beschikbaar zijn voor een toelichting aan commissieleden; een soort van technisch vragenuurtje waarin verduidelijking kan worden verkregen over het voorstel. Toelichting

Ook hier is de rolvastheid in het geding. Het is onze zienswijze dat het de voorkeur heeft dat het college ruimte houdt per geval te beslissen over de inzet van de ambtelijke organisatie. Wij zouden om die reden ook de technische toelichting van ambtenaren niet automatisch koppelen aan commissie- en raadsvergaderingen. De mogelijkheden zijn per onderwerp anders. Er zijn situaties denkbaar, waarin dit op gespannen voet staat met andere verantwoordelijkheden van medewerkers, bijvoorbeeld als zij bij TIM in de casuïstiek werken en persoonlijk aansprakelijk zijn voor hun werk (tuchtcommissie).

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Middelburg, de secretaris,

de burgemeester,

mr. A. van den Brink

mr. H.M. Bergmann