Bijlage 3. Samenwerkingsconvenant OZO 2022

ozo

S e m e nurre rki n g scgnue n o

nt

Cluerleg ãeeuurse 0verheden

*¡ä Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden

Op 12 apríl 2022 tekenen de 15 Zeeuwse overheden het Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden.

Gemeenten: Gemeente tsorsele

,Æ

Gemeente Goes

,;;,r::r.¡p Goes

'.92

Étrrt

Gemeente Hulst Gemeente Kapelle

''¡i(ruslt

M

Gemeente Middelburg

'tr&

Gemeente Noord-Beveland

ffi

Gemeente Reimerswaal

'{iffH'

Gemeente Schouwen-Duiveland Gemeente Sluis

\s *¡Ë l-

Gemeente Terneuzen Gemeente Tholen Gemeente Veere Gemeente Vlissingen

.y'ã*,,*"^

t

1Ê

úuiirxèe¡

Waterschap: Waterschap Scheldestromen

@

Provincie: Provincie Zeeland

Wfüi""t

2

ozo

SamenwerkingsconvenantOverlegZeeuwse Overheden ozo

lnleidinq De maatschappelijke opgaven in Zeeland vereisen nauwe samenwerking door de overheden en het organiseren van gezamenlijke bestuurskracht. Daarom hebben partijen op 6 maart 2019 het

publiekrechtelijk Samenwerkingsconvenant Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) afgesloten. Daarmee legden zij een basis voor het stroomlijnen van het onderlíng overleg en het samenwerken aan de maatschappelijke opgaven die partijen voor Zeeland zien. Samen werken partijen aan een strategische samenwerkingsagenda, aan de gezamenlijke lobby en aan het betrekken van de volksvertegenwoord igers. De Bestuurlijke Kerngroep wordt gevormd door 6 bestuurders ter vertegenwoordiging van partijen, onder voorzitterschap van de Commissaris van de Koning. Het OZO en de Bestuurlijke Kerngroep worden ondersteund door een ambtelijk Regiobureau. Het Regiobureau biedt ondersteuning bij de noodzakelijke afstemming en integrale samenwerking tussen de Zeeuwse overheden.

ln2O2l heeft een externe op verzoek van partijen de samenwerking geëvalueerd. ln het Evaluatierapport 'Zeeuwse samenwerking naar vlieghoogte'worden aanbevelingen om het OZO verder op vlieghoogte te brengen: '¡ behouden van de hoofdstructuur van het OZO; vormgeven aan een gemeenschappelijke duiding van strategie en werken aan een overzicht van onderwerpen waar Zeeuwse overheden strategisch op willen samenwerken. Onder het OZO zijn daartoe thema overleggen opgezet; r het vormen van een vergadering van voorzitters en kerngroep, de rollen goed beleggen van de: ambtelijke leiding van de gemeentesecretaris, de zowel procesmatige als inhoudelijke rol van de strategen van het Regiobureau, de ambtelijke ondersteuning van de deelnemers (halen en brengen). Daarnaast wordt aanbevolen ambtelijke uitwisseling over de grens te organiseren met eventuele inzet van Rijkstrainees en detachering; . gebruik maken van een lerende aanpak waarbij het aanbieden van ondersteuning door middel van coaching, begeleiding en leerprocessen een belangrijk item vormen. En er wordt aanbevolen om, in afstemming met de VZG, een virtuele Zeeuwse academie op te zetten. Opgavegericht werken vergt een andere manier van kijken; ¡ het goed positioneren van de (gezamenlüke) lobby; .

het consequent en periodiek in eigen huis informeren van de volksvertegenwoordigers door bestuurders, nieuwe laagdrempelige communicatievormen ontwikkelen, een jaarlijkse toogdag organiseren, op korte termijn een digitale bijeenkomst te beleggen en het interactief betrekken van volksvertegenwoordigers via een extra overlegvorm; r het goed positioneren van het Zeeuws strategennetwerk, over ca. 2 jaar de capaciteit van het Regiobureau evalueren, de detacheringsconstructie in combinatie met een goede rechtspositie behouden, de dagelijkse operationele aansturing vanuit het Regiobureau beleggen, een set onderlinge afspraken voor het functioneren van het Regiobureau ontwerpen en de begroting indexeren met een jaarlijks prijspeil; r inzetten op opgaveger¡cht en op Triple-Helix samenwerken. En telkens de vraag stellen of het bedrijfsleven of relevante maatschappelijke organisaties voldoende betrokken zijn. De uitkomsten van de evaluatie vormen de basis voor de doorontwikkeling van het OZO in de

komende jaren. Op grond hiervan hebben partijen besloten tot structurele voortzetting van de samenwerking en daartoe een nieuw samenwerkingsconvenant af te sluiten. ln dit samenwerkingsconvenant maken partijen afspraken over het Overleg Zeeuwse Overheden, de Bestuurlijke Kerngroep, de bestuurlijke thema-overleggen en het Regiobureau. 3

Samenwerkingsconvenant OverlegZeeuwse Overheden o¿o

Ovenueoingen

A. Partijen hebben op 6 maart 2019 besloten te komen tot een bestuurlijk overlegplatform genaamd 'Overleg Zeeuwse Overheden' (OZO) en ten behoeve van het platform het formeren van een Bestuurlijke Kerngroep. B. Partijen hebben besloten om de samenwerking OZO voor onbepaalde tijd voort te zetten, gericht op afstemming van elkaars bevoegdheden voor de behartiging van de strategische belangen van Zeeland. C. Ter ondersteuning van het OZO en de Bestuurlijke Kerngroep wordt het in maart 2019 ingestelde Regiobureau voor onbepaalde tijd voortgezet en worden afspraken gemaakt over het functioneren, de aansturing en de financiering van dit Regiobureau.

Afspraken 1. Definities 1,1 Overleg Zeeuwse Overheden (OZO): het bestuurlijk overlegplatform van de 13 Zeeuwse gemeenten, de provincie Zeeland en het waterschap Scheldestromen. 1.2 Bestuurlijke Kerngroep: een groep van bestuurlijke vertegenwoordigers van de deelnemers aan het OZO die zorgdraagt voor de bestuurlijke aansturing van het OZO en het Regiobureau Zeeland. 1.3 Regiobureau Zeeland: het bureau van ambtelijke medewerkers die het OZO en de bestuurlijke kerngroep ondersteunen in hun werkzaamheden. Aan het bureau kunnen eventueel ook andere medewerkers worden verbonden. 1.4 Zeeuwse lobby: het ter behartiging van de Zeeuwse belangen stelselmatig uitoefenen van invloed op beleidsmakers en bestuursorganen, in met name Den Haag (Rijk) en in Brussel (EU); 1.5 Public Affairs: het repertoire aan voorbereide activiteiten dat wordt ingezet bij belangenbehartiging. Dít is een mix van stakeholder- en relatíemanagement, monitoring, strategie en het lobbyen.

Bestuurliike samenwerking Hoofdstuk I Het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) 2. Samenstelling 2.1 ln het OZO zijn vertegenwoordigd de colleges van burgemeester en wethouders van de dertien gemeenten in Zeeland, het college van gedeputeerde staten van Zeeland en het dagelijks bestuur van het waterschap Scheldestromen. 2.2 Het OZO wordt voorgezeten door de Commissaris van de Koning in Zeeland als onafhankelijk

voorzitter. 3. Doel 3.1 Het doel van het OZO is een bestuurlijk overlegplatform te zijn voor een optimale en integrale behartiging van de strategische belangen van Zeeland. Daartoe wordt in het OZO een Zeeuwse strategische samenwerkingsagenda vastgesteld en verdeeld in bestuurlijke thema-overleggen. Tevens worden integrale thema's en nieuwe samenwerkingskansen geagendeerd en teruggekoppeld

vanuit de thema-overleggen.

4

SamenwerkingsconvenantOverlegZeeuwse Overheden ozo

4. Taak 4.1 Het takenpakket van het OZO bestaat in ieder geval uit: het ontwikkelen, vormen en actueel houden van een Zeeuwse strategische agenda, verdeeld

.

. . r' '

in bestuurlijke thema's; het coördineren en afstemmen van de agenda met de Zeeuwse lobby, de Public Affairs en het Zeeuws subsidieteam; het afstemmen met andere strategische partners, zoals de Economic Board Zeeland; het overkoepelen van de verschillende thema-gerichte overleggen tussen de overheden; het signaleren van integrale thema's en nieuwe samenwerkingskansen; het betrekken van de volksvertegenwoordigers van de Zeeuwse overheden bij het OZO.

5. Overleg en vertegenwoordiging 5.1 Tenminste 4 maal per jaar wordt een plenair OZO overleg georganiseerd. 5.2 ledere partij is daarbij vertegenwoordigd door een coördinerend portefeuillehouder. Dat staat niet in de weg dat vanuit iedere partij meerdere dagelijks bestuurders tijdens het overleg aanwezig kunnen zijn, 5.3 Tenminste 1 maal per jaar wordt een bijeenkomst georganiseerd voor de volksvertegenwoordigers van de Zeeuwse overheden. Daarnaast kunnen bij gebleken behoefte en in overleg met de Kring van griffiers bijeenkomsten worden belegd over bepaalde thema's. 6. Duur 6.1 Partijen participeren in het OZO voor een onbepaalde periode

Hoofdstuk 2 De Bestuurlijke Kerngroep 7. Samenstelling

7.1De Bestuurlijke Kerngroep wordt gevormd door 6 bestuurders en een onafhankelijke voorzitter. 7.2 De kerngroep bestaat uit: r 2 provinciale bestuurders, gerelateerd aan de portefeuilleverdeling in GS; r 1 waterschapbestuurder en . 3 bestuurders namens de Zeeuwse gemeenten, gespreid op basis van de indeling van de regio's en waarbij één bestuurder mede is verbonden aan het dagelijks bestuur van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten. Zo mogelijk wordt rekening gehouden met de verhouding grote en kleine gemeenten en stedelijk en platteland. 7.3 De Bestuurlijke Kerngroep wordt voorgezeten door de Commissaris van de Koning in Zeeland als onafhankelijk voorzitter. 7 .4 De zittingsduur van de leden van de kerngroep is afhankelijk van de zittingsduur van de bestuurder in het bestuursorgaan waarvan hij of zij deel uitmaakt. 7.5 Onderscheiden partijen: provincie, waterschap en gemeenten, hebben ieder het recht op elk gewenst moment een andere vertegenwoordiger namens hen aan te wijzen zonder toestemming van de andere participanten. 7.6 Leden van de kerngroep kunnen zich bij afwezigheid of ontstentenis tijdens de vergadering van de kerngroep laten vervangen met inachtneming van de eisen als geformuleerd onder 7.2. 8.

Taak 8.1 Het takenpakket van de Bestuurlijke Kerngroep bestaat uit: het voorbereiden, voeden en positioneren van het OZO; het voorbereiden, opstellen en actueel houden van de gezamenlijk gedragen strategische agenda en de daarop gebaseerde thema's;

. .

5

SamenwerkingsconvenantOverlegZeeuwseOverheden ozo

r ¡ . . . ! .

de inhoudelijke aansturing van de Zeeuwse lobby en Public Affairs; het afstemmen met andere strategische partners, zoals de Economic Board Zeeland; het betrekken van de gemeenteraden, provinciale staten en algemene vergadering van het waterschap Scheldestromen bij de ontwikkeling van het OZO via nieuwsbrieven, bijeenkomsten, webina rs en a ndere activiteiten; de bestuurlijke functionele aansturing van het Regiobureau; het inbrengen van eventuele andere onderwerpen die van strategísch belang (kunnen) zijn voor Zeeland; het vanuit de strategische agenda organiseren van thema-overleggen; het twee keer per jaar afstemmen met de voorzitters van de thema-overleggen.

9. De thema-overleggen van het OZO 9.1. Op basis van de strategische samenwerkingsagenda van het OZO deelt de bestuurlijke

kerngroep de thema-overleggen in. 9.2 De thema-overleggen hebben tot doel om de strategische samenwerking tussen de overheden op specifieke thema's te stimuleren en te structureren en de gezamenlijke lobbypunten per thema uit te werken. 9.3. De thema-overleggen worden voorgezeten door een door de Bestuurlijke Kerngroep aan te wíjzen bestuurder van een van de deelnemende overheden. Deze voorzitter is verantwoordelijk voor de strategische aanpak inclusief de vertaling daarvan naar de actualiteit, participeert zo nodig in de lobby en onderhoudt de bestuurlijke relatie met de OZO-kerngroep. 9.4. De thema-overleggen zijn toegankelijk voor elk van de bestuurders van de in het OZO deelnemende overheden. 9.5. De thema-overleggen zijn proactief in het agenderen van integrale onderwerpen en het signaleren van n¡euwe strategische kansen. 9.6. De deelnemende overheden zijn samen aanspreekbaar op en verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde ambtelijke capaciteit voor de inhoudelijke voorbereiding van de themaoverleggen. De Kring van gemeentesecretarissen is verantwoordelijk voor het koppelen van een gemeentesecretaris aan een thema-overleg. Die gemeentesecretaris is belast met de coördinatie van de bemensing en ambtelijk aanspreekbaar op voldoende voortgang .

De gemeentesecretaris heeft, in samenspraak met de voorzitter, de leiding over de ambtelijke voorbereidlng binnen het thema. 9.7. Voorzitter en secretaris bepalen samen de agenda van het thema-overleg en kunnen externe partijen uitnodigen om mee af te stemmen.

Hoofdstuk 3 Regiobureau Zeeland 10. Doel 10.1 Het Regiobureau biedt ondersteuning aan het OZO en de Bestuurlijke Kerngroep voor hun

functioneren. 11. Taak

11.1 Het takenpakket van het Regiobureau bestaat uit: het ondersteunen en faciliteren van het OZO en de Bestuurlijke Kerngroep bij de uitvoering van hun taak; het voorbereiden en uitvoeren van de beslissingen van het OZO en de Bestuurlijke Kerngroep; het adviseren over het op elkaar afstemmen en het coördineren en faciliteren van de regie en de aanpak, van de processen en ontwikkelingen binnen de Zeeuwse overheden;

.

' r

6

SamenwerkingsconvenantOverlegZeeuwseOverheden ozo t

I

het adviseren over het actueel houden van overlegstructuren binnen de provincie Zeeland met als doel te komen tot een effectieve en efficiënte bestuurlijke afstemming tussen de partijen; het coördineren van de agendavoorbereiding van de thema-overleggen en daaraan bijdragen vanuit haar kennis van de bredere OZO-agenda; het signaleren van nieuwe samenwerkingskansen en het bieden van een platform daarvoor; het leveren van een bijdrage aan de Zeeuwse lobby en Publíc Affairs; het afstemmen van de werkzaamheden met de binnen de VZG georganiseerde ondersteuning.

12. Samenstell¡ng 12.1 De bemensing van het Regiobureau onder het OZO bestaat bij de start van dit convenant uit 3,7 fte, waarvan 3 fte wordt ingevuld voor de functie van strategisch adviseur en 0,7 fte voor de functie van officemanager. Afhankelijk van de ontwikkeling van het OZO heeft het Regiobureau een daarop aansluitende, adequate formatieve omvang. t2.2 Eén van de strategisch adviseurs is belast met de dagelijkse operationele aansturing van het regiobureau en vervult tevens de rol van ondersteunend secretaris van de Bestuurlijke Kerngroep; 72.4. Daarnaast biedt het regiobureau ruimte aan het secretariaat van de VZG, aan de programmamedewerker voor de Zeeuwse lobby en aan andere functies die de strategische samenwerking tussen de overheden kunnen versterken, werkt daarmee samen en stemt daarmee af. Hiervoor kunnen door de Bestuurlijke Kerngroep aparte financiële afspraken worden gemaakt. 13. Rechtspositie Regiobureau 13.L De medewerkers van het Regiobureau zijn formeel in dienst van één van de deelnemende gemeenten (hierna aan te duiden als de gastgemeente). 13.2 De rechtspositieregeling van die Bastgemeente is van toepassing op de medewerkers van het Regiobureau. 13.3 Bij de inwerkingtreding van dit samenwerkingsconvenant kunnen voor de zittende medewerkers persoonlij ke overgangsregelingen worden vastgesteld. 13.4.

ln geval van vacatures wordt een formele wervings- en selectieprocedure gevoerd. 13.5 lndien nodig kunnen (tijdelijk) medewerkers via detachering worden ingeleend bij de

deelnemende overheden. 14. Aanstur¡ng Regiobureau

14.1 De gemeentesecretaris van de gastgemeente is als directeur verantwoordelijk voor het functioneren van het bureau en bewaakt de continuite¡t, kwaliteit, mobiliteit alsmede een adequate rechtspositie van de medewerkers van het Regiobureau. 15. Huisvesting en faciliteiten Regiobureau L5.1 Het Regiobureau is gehuisvest in het kantoor van waterschap Scheldestromen, Kanaalweg 1 te

Middelburg. 15.2 Het waterschap biedt de medewerkers van het Regiobureau alle benodigde faciliteiten aan om hun taak als Regiobureau naar behoren uit te kunnen voeren. 16. Kostenverdeling 16.1 Kosten voor de oprichting en bemensing van het Regiobureau worden tussen gemeenten en de provincie verdeeld op basis van inwonertal per gemeente, waarbij de provincie participeert op basis van het inwonertal van de grootste gemeente (Terneuzen). 16.2 De financiële jaarlijkse bijdrage wordt bepaald op € 1,00 (prijspet 2O2I), per inwoner met als peildatum 1 januari van het jaar waarop de bijdrage betrekking heeft. De bijdrage wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de richtlijn van de VZG. 7

SamenwerkingsconvenantOverlegZeeuwse Overheden ozo 16.3 Het waterschap levert een bijdrage aan de samenwerking in de vorm van het beschikbaar stellen van de benodigde faciliteíten en huisvesting als bedoeld in artikel 15.1 en 15.2 en is daarmee vrijgesteld van de onder lid 16.2 genoemde financiële bijdrage. 16.4 De Bestuurlijke Kerngroep stelt jaarlijks de vergoeding vast voor de door de gastgemeente te verrichten werkzaamheden. Dit gebeurt voorafgaand aan het jaar op basis van een voorlopige raming en na afloop van het jaar definitíef. 16.5 De gastgemeente die onder lid 16.4 de financiën beheert, stelt een fínanciële regeling vast voor de invordering van de bijdrage als bedoeld in 16.2 en de bekostiging van het Regiobureau als bedoeld in 16.1 voor zover voortvloeiend uit dit convenant. 17. Financieel beheer en verantwoording 17.1 De kosten van het regiobureau worden geraamd via de begroting en verantwoord via de jaarrekening van de gastgemeente. De Bestuurlíjke Kerngroep beslist over de bestemming van

eventuele overschotten. 77 .2 De onder punt L4.1 bedoelde gastgemeente beheert de financiën van het OZO en het Regiobureau en verzorgt de financiële administratie van het Regiobureau. Hiervoor wordt overeenkomstig artikel 16.4 een vergoeding vastgesteld. 18. lnwerkingtreding en evaluatie 18.1 Deze samenwerkingsconvenant is een voortzetting van het op 6 maart 2019 afgesloten publiekrechtelijk samenwerkingsconvenant en treedt op 1 mei 2O22in werking. 18.2. Per raadsperiode, iedere keer twee jaar na de raadsverkiezingen, wordt de OZO-samenwerking geëvalueerd met het oog op verdere doorontwikkeling van de strategische interbestuurlijke samenwerking.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen 19. Wijziging 19.1 Het convenant kan alleen worden gewijzigd door schriftelijke instemming van alle partijen. 20. Opzegging 20.1 Deelname aan het convenant eindigt door opzegging door één of meer gemeenten, de provincie of door het waterschap. 20.2 Opzegging door een partij laat onverlet de (financiële) verplichting zoals gesteld in artikel 16, tenzij met de Bestuurlijke Kerngroep overeenstemming wordt bereikt over een

uittredingsvergoeding. 20.3 Het is niet mogelijk te participeren in het OZO zonder financiële ondersteuning conform de in artikel 16 gemaakte afspraken. 21. Geschillenbeslechting

2t.tOp dit convenant is het Nederlands recht van toepassíng. 2I.2 Er is sprake van een geschil indien een partij daarvan schriftelijk per brief en gemotiveerd melding maakt bíj de andere partijen. 21.3 Partijen verplichten zich ten opzichte van elkaar om al het mogelijke te doen om geschillen onderling op te lossen. 2L.4 lndien onderling niet tot een oplossing gekomen kan worden zoals in het vorige lid is vermeld, vindt onafhankelijke arbitrage plaats.

8

Samenwerkingsconvenant OverlegZeeuwse Overheden ozo

Ondertekening

7. Het college van burgemeester & wethouders van de Gemeente Bo rsele ve rtegenwoordigd door Bu rgem

2. Het college van

& nwoordigd

Gemeente Go

de heer G.M

ksterhuis:

nde burgemeester de heer J. de Goffau:

3. Het college van burgemeester & wethouders van de Gemeente Hulst

rdigd door loco-burgemeester de heer J. Hageman

4. Het college van burgemeester & Kapelle ve

ouders van de door Burgemeester de heer A.M.T. Naterop:

¿

5. Het

van

Middelburg ve

6. Het college van bu Gemeente N Meeuwisse:

van de igd door Burgemeester de heer H.M. Bergmann

eester & wethouders van de land vertegenwoordigd door Burgemeester mevrouw G.L.

w

7. Het college van burgemeester & wethouders van de Gemeente Reimerswaal vertegenwoordigd door Burgemeester mevrouw J.S. van Egmond:

9

SamenwerkingsconvenantOverlegZeeuwseOverheden ozo

8. Het college van burgemeester & wethou door Burgemeester de heerJ. Chr. van

Gemeente Schouwen-Duiveland der Hoek:

9. Het college van burgemeester & wethouders va de rdigd door Burge

Gemeente Sluis

r mevrouw M.M.D. Vermue:

10. Het college van burgemeester & wethouders van de Gemeente Terneuzen

nwoordigd door Burgemeester de heer H.J.A. van

Merrienboer:

11. Het college van burgemeester & wethouders van de Gemeente Tholen vertegenwoordigd door Bu rgemeester mevrouw M.L.P. Sijbers:

L/ 12. Het college van burgemeester & wethouders van de G

gd door Burgemeester de heer R.J. van der Zwaag:

13. Het college van burgemeester & wethouders van de Gemeente Vlissingen vertegenwoord igd door Wiskerke:

14. Het dagelijks vertegenwoo

15. Het college van vertegenwoord

gemee

ris de heer R.D.A.

estromen door de Dijkgraaf de hee

e

Poppelaars

Zeeland de Koning de heer J.M.M. Polman

10