Bijlage 2. Protocol actieve informatie
Tekst van het document
memo van
telefoon
datum
Edwin Israel Raadsgriffier
0118 - 675566
e.israel@middelburg.nl
28 april 2016
aan
Gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders
(cc)
onderwerp
Protocol actieve informatie
Dames, heren, De raadsledenwerkgroep Bestuurscultuur adviseert om een protocol vast te stellen voor de actieve informatie. De informatievoorziening van het college aan de raad is essentieel voor de raad om zijn controlerende rol te kunnen vervullen. Voor een goede relatie is het van belang dat de raad erop mag rekenen dat het college alle relevante informatie op het juiste moment en in de juiste vorm aan de raad verstrekt. Gebeurt dat niet of onvoldoende, dan heeft dat nadelige gevolgen voor de samenwerking tussen raad en college. De Gemeentewet geeft aan dat het college alle informatie aan de raad dient te verstrekken, waarvan het college redelijkerwijs kan weten dat die informatie relevant is voor de gemeenteraad. Op basis van de ervaringen in het verleden heeft de raadsledenwerkgroep geconcludeerd dat het nodig is om de verwachtingen over en weer te bespreken en vast te leggen. Onvrede over de informatievoorziening vloeit vaak voort uit verschillende verwachtingen en aannames. Met een protocol worden de verwachtingen gemanaged. Werkwijze met actieve informatie De raadsledenwerkgroep constateert dat de gemeenteraad veel memo’s ontvangt in het kader van de actieve informatie. De huidige werkwijze, waarbij raadsleden de memo’s actief kunnen agenderen in de commissie, bevalt goed.
Er zijn enkele vragen: wat is de informatiewaarde van de memo’s, zijn alle memo’s politiek-bestuurlijk voldoende relevant, is de informatie helder en toegesneden op de rol van de raad, wordt de informatie op het juiste moment aangeboden, is de continuïteit van de informatiestroom op orde? De raadsledenwerkgroep constateert dat op deze vlakken verbetering mogelijk is. Een teveel aan minder relevante informatie is even onhandig als onvoldoende informatie over onderwerpen die wel belangrijk zijn. Gemeenteraad haalt ook zelf informatie op Raadsleden hebben verschillende instrumenten om zelf informatie te verzamelen. Naast werkbezoeken is er de mogelijkheid om mondeling en schriftelijk vragen te stellen, een hoorzitting te houden, een raadsonderzoek te doen of een interpellatiedebat aan te vragen. De raadsledenwerkgroep constateert dat de raad steeds actiever wordt, maar dat ook hier verbeteringen mogelijk zijn: Bel of mail met ambtenaren,
blad
2 van 5 onderwerp
Protocol actieve informatie
-
Stel eerst mondelinge vragen in de commissie, ga pas daarna over tot het stellen van schriftelijke vragen, stel schriftelijke vragen alleen over logischerwijs politiek-relevante onderwerpen, ontwikkel als raad(sleden) de vaardigheid om kritisch te zijn op de aangeboden informatie. De rol van de raad zelf krijgt in dit protocol geen plek, maar is wel een punt van blijvende aandacht voor de raad en voor elk individueel raadslid. Protocol Een protocol is een door de raad vastgestelde set van uitgangspunten, waarin is aangegeven welke informatie de raad verwacht, over welke onderwerpen, op welk moment, in welke frequentie en in welke vorm. Voor de raad geeft het houvast (wat kunnen en mogen we verwachten), maar dat geldt ook voor het college (wat wordt van ons verwacht). Een protocol biedt ook een handvat om over de informatievoorziening een gesprek te voeren. Als verwachtingen uiteen lopen kan in een gesprek het protocol verder worden verduidelijkt. Zo’n gesprek kan constructief van karakter zijn, omdat het gaat over het aanscherpen van de afspraken en niet meteen om een politiek oordeel. Een protocol gaat over de invulling van de wettelijke bepalingen op dit gebied. In het protocol worden die niet herhaald. Zowel de raad als het college moeten uitspreken dat ze bereid zijn om het protocol te hanteren. Anders werkt het niet.
Feitelijke informatie In het protocol geeft de raad aan de informatie dan zo feitelijk mogelijk te willen ontvangen. Er is geen behoefte aan strategisch-tactische formuleringen, die de feiten anders (prettiger, positiever) presenteren. De raadsledenwerkgroep is van mening dat de manier waarop de informatie wordt opgeschreven bepalend is voor de goodwill die ermee wordt opgebouwd (of afgebroken). Frequente informatie Bij politiek gevoelige dossiers is het soms van belang om de raad intensief te informeren. Ook als er enkele weken niets is gebeurd kan dat feit voor de raad relevant zijn. De raadsledenwerkgroep adviseert het college om de raad over deze dossiers elke maand te informeren over de ontwikkelingen: welke gesprekken zijn gevoerd, wat waren de resultaten daarvan, is er financieel iets gewijzigd, welk perspectief is er voor de verdere toekomst, wat speelt op korte termijn, welke nieuwe risico’s en kansen zijn er? Et cetera. Vorm van de informatie Het bestaande memo voor de actieve informatie voldoet. Die vorm kan gebruikt worden. Het college stuurt persberichten standaard eerst aan de raad. Tijdigheid van de informatie Bij actuele ontwikkelingen kan het college de raad direct informeren. Ook als sprake is van geheimhouding kan de informatie op die basis met de raad onmiddellijk gedeeld worden. Overbodige informatie
blad
3 van 5 onderwerp
Protocol actieve informatie
Over een aantal zaken hoeft de raad niet geïnformeerd te worden. Het gaat dan met name over uitvoeringskwesties. Als die uitvoering maatschappelijke onrust veroorzaakt of anderszins politiek-relevant dreigt te worden is informatie aan de raad wel op zijn plaats. Het blijft voor het college altijd een lastige afweging om te bepalen wat voor de raad relevant is. En vooral ook wat niet. Bij onduidelijkheid of onvrede is het verstandig om dat onmiddellijk met elkaar te delen en te bespreken. Openbaarheid van de informatie Uitgangspunt is dat alle informatie openbaar is, tenzij er argumenten zijn om de informatie onder geheimhouding te overleggen. De bepalingen in de Wet openbaarheid bestuur zijn daarop van toepassing. Het spreekt voor zich dat het voor de controle van het openbaar bestuur belangrijk is om de geheimhouding te beperken tot een absoluut minimum. Wat doet de raad met de informatie? De raad is in de positie om zich met de aangeboden informatie een oordeel te vormen over het functioneren van het college. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de raad zich met allerlei uitvoeringszaken gaat bemoeien. In dit protocol wordt ervan uitgegaan dat het college de raad erkent in zijn rollen en bevoegdheden, maar dat betekent omgekeerd ook dat de raad en de raadsleden het college erkennen in haar rollen en bevoegdheden.
Als de raad bij elke informatieronde moties gaat maken om het college concreet bij te sturen, dan schiet dit instrument haar doel voorbij. Met vriendelijke groet, De werkgroep bestuurscultuur, De raadsleden Kraan, Van Kampen, Poppe en Van Eijkelenburg
blad
4 van 5 onderwerp
Protocol actieve informatie
PROTOCOL A. Algemeen 1. De raad is voor een groot deel afhankelijk van het college voor zijn informatievoorziening. 2. In dit protocol geeft de gemeenteraad van Middelburg aan welke verwachtingen hij heeft over de actieve informatieplicht van het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de raad. 3. De wettelijke bepalingen van de Gemeentewet zijn vertrekpunt voor dit protocol. 4. Het college verstrekt informatie zo feitelijk mogelijk aan de raad. 5. Het college / de wethouders verstrekt / verstrekken informatie gelijktijdig aan alle raadsleden. 6. De raad vraagt actief om alle informatie die hij nodig heeft voor het uitoefenen van zijn taken. 7. Het college en de raad onderschrijven dit protocol, waarmee het een wederzijds toetsingskader is voor het invullen van de actieve informatieplicht. B. Welke informatie? 8. De gemeenteraad besluit over welke onderwerpen hij door het college van burgemeester en wethouders in elk geval actief geïnformeerd wil worden. 9. Daarnaast informeert het college de raad over onderwerpen, waarvan het college kan vermoeden dat die voor de raad relevant zijn of worden. Daarvan is sprake bij een of meer van de volgende situaties: a. Voorzienbare kans op maatschappelijke onrust en/of media-aandacht. b. Financiële gevolgen die niet kunnen wachten tot de bestuurlijke tussenrapportage of de jaarrekening. c.
Als het college burgerparticipatie voorbereidt die betrekking heeft op bevoegdheden van de raad. d. Wanneer het college buiten door de raad vastgestelde kaders treedt of verwacht te treden. e. Bij een integriteitskwestie, waar college- of raadsleden bij betrokken zijn. 10. Het college informeert de raad op hoofdlijnen, tenzij de details politiek relevant zijn of kunnen worden. C. De vorm van de informatie 11. Het format van de memo’s voor actieve informatie wordt standaard gehanteerd. 12. Voor onderwerpen waar de raad heeft gevraagd om vaker geïnformeerd te worden kunnen onderwerpen worden gecombineerd in een memo (te noemen: verzamelmemo actieve informatie). 13. Bij actuele ontwikkelingen, waarover de raad direct geïnformeerd moet worden, kan het college aan de commissie of raad vragen of de informatie mondeling kan worden verstrekt. Daarna verstrekt het college deze informatie ook nog in de vorm van een memo. 14. Het college stuurt persberichten standaard gelijktijdig aan de gemeenteraad en aan de media. D. De frequentie van de informatie 15. Het verzamelmemo actieve informatie verschijnt elke maand. Het verzamelmemo verschijnt niet in recesperiodes van de raad, tenzij er in die periodes actuele ontwikkelingen te melden zijn. 16. De informatie wordt zo spoedig mogelijk gegeven, zodra deze bij het college bekend is. 17.
Het college geeft bij de informatie aan welke procesmatige stappen zij gaat zetten. E. De openbaarheid van de informatie 18. De verstrekte informatie is openbaar, tenzij het college formeel besluit om de informatie onder geheimhouding aan de gemeenteraad te verstrekken.
blad
5 van 5 onderwerp
Protocol actieve informatie
19. Bij het opleggen van geheimhouding motiveert het college waarom daartoe is besloten. De beperkingen van de Wet openbaarheid bestuur zijn van toepassing. F. Hoe behandelt de raad de aangeboden informatie? 20. De raad erkent de rollen taken en bevoegdheden van het college. 21. De raad of de raadsleden ondernemen actie op een dossier als daar aanleiding toe is. Uitgangspunt is dat voortgangsinformatie over dossiers voldoende is om de ontwikkelingen te kunnen volgen. 22. Een effectieve inzet van politieke instrumenten is een verantwoordelijkheid van de raad(sleden). Er zijn meerdere mogelijkheden: a. De memo’s worden voor kennisgeving aangenomen. De raad is op de hoogte en wacht verdere ontwikkelingen af. b. De memo’s kunnen door raadsleden actief in de commissies worden geagendeerd. In de commissies kan over de memo’s het gesprek plaatsvinden met het college en tussen raadsleden. c. De raad beschikt over voldoende instrumenten om de memo’s in de raad bespreekbaar te maken (agenderen, motie, interpellatie, vragenuur). De raadsleden bouwen de inzet van instrumenten op. d. De inzet van schriftelijke vragen (artikel 41 RvO) op deze onderwerpen wordt beschouwd als laatste middel om informatie hierover te verkrijgen. G. Evaluatie en vraagpunten 23. Dit protocol is bedoeld om verwachtingen tussen raad en college te managen. 24.
In gevallen van twijfel legt het college het vraagstuk voor aan het presidium. Het presidium adviseert het college of in het voorliggende geval een memo aan de raad gewenst wordt. 25. Op basis van de ervaringen overleggen raad en college of aanpassing van het protocol nodig is. Het initiatief daarvoor kan zowel van het college als van de raad uitgaan.